Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Slipp telefonkön och få snabbare hjälp

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Nu är det terminsstart och de flesta medarbetare har kommit tillbaka efter semestern. Det innebär att många vill komma i kontakt med IT-supporten och lönesupporten, och att man därför kan behöva vänta lite längre än vanligt på att få hjälp. Här har vi samlat de bästa tipsen för att alla ska kunna få hjälp så snabbt som möjligt – och för att riktigt akuta ärenden alltid ska kunna lösas direkt.

– Vi tycker att det är fantastiskt roligt att kunna hjälpa så många som möjligt, vi på IT och Lön ger ju support åt alla AcadeMedias 13 000 medarbetare i Sverige. Det kan dock göra att det blir kö ibland. Många frågor kan man dock lösa själv, via servicewebben, och vi vill be alla som stött på ett problem att prova att gå in där först. Där lägger vi löpande upp guider och driftinformation, säger Carina Gustafsson, chef för AcadeMedia IT-support.

En del IT-ärenden behöver inte ens gå via supporten, vare sig via telefon eller webben, utan kan istället lösas direkt på enheten.

– En vanlig fråga vi får, särskilt efter sommarlov och semester, är att man glömt sitt lösenord. Alla som har ett konto i Schoolsoft ska ta kontakt direkt med Schoolsoft-administratören på sin arbetsplats, ofta intendenten eller administratören, så kan hen skapa ett nytt lösenord, säger Billy Henriksson, IT-tekniker på AcadeMedia IT-support.

Servicewebben snabbaste vägen till hjälp

– Under skolstartsveckorna får vi på IT-supporten in ungefär 250-350 ärenden per dag. Då är det viktigt att kunna prioritera och förstå verksamheternas behov. Eftersom vi ger stöd åt alla skolformer inom AcadeMedia hanterar vi också en stor mängd system. Om du ringer in ditt ärende behöver vi därför först få veta var du jobbar och med vad, så att vi kan hjälpa till på rätt sätt. Skickar du in ett ärende via servicewebben får vi all sådan information automatiskt och kan hjälpa dig snabbare, berättar Billy Henriksson.

Även bland de ärenden som kommer in till AcadeMedias lönesupport finns det en hel del som kan lösas på den egna arbetsplatsen.

– Gäller ärendet till exempel att man fått fel lön för att man arbetat fler timmar än vad som rapporterats in är det din chef du ska prata med. Din lönespecifikation kan du se där du tidrapporterar, eller i förmånswebben där du inte ens behöver sitt lösenord utan bara Bank-ID för att logga in, berättar Martina Törnsten, enhetschef för AcadeMedias löneservice.

– Många som ringer in är också stressade och oroliga, till exempel för att de glömt att tidrapportera. Det är dock ingen panik – sådant går att lösa, och det är ofta inte så bråttom som man tror. Man behöver inte vara orolig för att man inte ska få sin lön, säger hon.

Gemensam insats för kortare köer

– Vi måste alla ta ett gemensamt ansvar för att hålla telefonlinjerna öppna, så att vi på lönesupporten kan ta emot de mest akuta ärendena via telefon. När det är riktigt brådskande ska man kunna ringa till oss och till IT utan att behöva riskera att hamna i telefonkö – och för att nå dit måste vi hjälpas åt, säger Martina Törnsten.

Var förberedd

För att kunna få så snabb hjälp som möjligt när du ringer, vilket också bidrar till att de båda supportfunktionerna kan ta emot så många samtal som möjligt, är det bra att vara förberedd innan man ringer.

IT-supportens tips

  1. Om du redan lagt ett ärende i servicewebben och ringer för att följa upp det, behöver du ditt ärendenummer.
  2. Om ditt ärende rör problem med din dator, se till att ha ditt TeamViewerID redo. Det hittar du genom att starta programmet TeamViewer på datorn. Det ska finnas installerat på alla AcadeMedia-datorer, saknar du ändå programmet kan du ladda ner det här: remote.academedia.se.

Lönesupportens tips till medarbetare

  1. Ha namn och kontaktuppgifter till din närmaste chef redo. Många frågor kan hen svara på direkt, och det är bara hen som till exempel kan rätta till en tidrapport.

Lönesupportens tips till chefer

  1. Om du redan lagt ett ärende i servicewebben och ringer för att följa upp det, behöver du ditt ärendenummer.
  2. Vem eller vilka av dina medarbetare rör ärendet? Ha namn och personnummer redo.
  3. Gäller ärendet flera medarbetare är det enklast att registrera ett ärende via servicewebben.

#IT #Lön #Servicewebben