Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Ändrade regler kring lön och skatt

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Alla arbetsgivare är skyldiga att lämna en arbetsgivardeklaration. Det innebär att arbetsgivaren ska redovisa utbetald lön och avdragen skatt till Skatteverket. Från januari 2019 ändrar Skatteverket på reglerna: istället för att redovisa utbetald lön och avdragen skatt i en klumpsumma som helhet för bolaget, ska arbetsgivaren istället redovisa avdragen skatt separat, för varje anställd, varje månad.

För dig som medarbetare är det senare positivt, då du kan följa upp dina inkomster löpande under året. Om en löneutbetalning skulle blir fel finns det dock en del i dessa bestämmelser som är viktig att veta om för dig som medarbetare eller chef.

– Tidigare redovisades underlag för arbetsgivaravgifter och avdragen skatt varje månad på bolagsnivå, och avstämning för medarbetare gjordes årligen i form av kontrolluppgift. Då fanns ett visst utrymme för oss och andra arbetsgivare att rätta inkomst och skatteuppgifter efterföljande månad. De nya reglerna begränsar den flexibiliteten, eftersom varje månad är ett avslut för sig vilket ställer ännu större krav på noggrannhet från början. Därför är det viktigt att du som medarbetare respektive chef rapporterar och attesterar frånvaro och hanterar tjänstledighet och förändringar i anställningen enligt tidplan för Personalwebben, berättar Martina Törnsten, avdelningschef på AcadeMedias löneavdelning.

Vad kan hända när en löneutbetalning blir fel?

En löneskuld kan uppstå när lön felaktigt har betalats ut till en medarbetare som inte har arbetat. Det gäller till exempel när avslut av anställning inte har rapporterats i tid eller när en tjänstledighet eller motsvarande inte har rapporterats. Tidigare behövde medarbetaren bara betala tillbaka nettobeloppet till arbetsgivaren som i sin tur kunde justera de skattegrundande uppgifterna till Skatteverket.

– Med de nya reglerna har vi som arbetsgivare inte längre rätt att justera skatteunderlaget på individnivå till Skatteverket, berättar Martina Törnsten.

Istället måste medarbetaren betala tillbaka både den nettolön som betalats ut samt den preliminärskatt som rapporterats in till Skatteverket, alltså även bruttodelen av lönen de inte fått utbetald. Justerad skatt får medarbetaren sedan tillbaka från Skatteverket i samband med nästkommande års deklaration.

Exempel

En medarbetare ska vara tjänstledig utan lön i februari 2019, men glömmer att ansöka om tjänstledigt till sin närmaste chef i god tid före tjänstledighetens början och får därför full lön för månaden februari. Den felaktiga lönen ska betalas tillbaka till arbetsgivaren. Tidigare har arbetsgivaren kunnat jämka skatten och medarbetaren har bara behövt betala tillbaka den nettolön som hen fått ut. Med de nya reglerna måste medarbetaren betala tillbaka hela bruttolönen inklusive skatt, alltså en större summa än den utbetalade nettolönen. Skatten får medarbetaren sedan åter från Skatteverket vid skatteåterbäringen 2020.

– Vi som arbetsgivare gör nu allt för att säkerställa att skulder inte ska uppstå. För dig som medarbetare är det också viktigt att vara medveten om och själv ansvara för att följa tidplanen för Personalwebben och att ansöka om tjänstledighet till närmaste chef i god tid. Gör man det, så minskar risken att löneskuld uppstår, säger Martina Törnsten.

Både medarbetare och chef hittar tidplan för rapportering och attest i Personalwebben, i högermarginalen efter att ha loggat in.

 

Du som betalningsmottagare/löntagare kan läsa mer om de nya reglerna på Skatteverkets hemsida.

#Lön