Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Ny inköpspolicy – tänk på detta

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Alla enheter inom AcadeMedia gör inköp av olika slag, vilket sammantaget innebär stora summor pengar och många leverantörer att förhålla sig till. Från maj 2019 gäller en ny inköpspolicy, som ser till att alla koncernens inköp av varor och tjänster sker på ett korrekt sätt.

Nedan får du som chef eller administratör en snabb guide till de viktigaste punkterna i policyn.

Gör så här när du ska göra inköp av varor och tjänster till din enhet:

  1. Köp i första hand av en ramavtalsleverantör.
  2. Hittar du inte det du söker – kontakta inköpsavdelningen.
  3. Enstaka inköp kan göras med inköpskort (Eurocard).
  4. I sista hand kan du göra inköp för utlägg på lönen.

Det finns också några fler punkter att ta hänsyn till vid inköp:

  • Köp inte saker av privatpersoner för kontanter. Inköp av begagnade varor är fördelaktigt med hänsyn till miljö och ekonomi, men ska i så fall ske via ett företag som kan fakturera och ge kvitto på köpet.
  • Anlitar din enhet en lokal leverantör? Se till att inte du eller någon av dina medarbetare har en personlig koppling till leverantören.
  • Undvik att betala på faktura till nya leverantörer som inte är ramavtalsleverantörer. Att lägga in fakturor från nya leverantörer kostar ofta mer än fakturabeloppet.

Varför välja en ramavtalsleverantör?

Det finns många fördelar med att välja en ramavtalsleverantör vid alltifrån enstaka inköp till omfattande ordrar. Här är några av fördelarna:
Enkelt: Alla ramavtalsleverantörer skickar e-fakturor som kommer direkt in i Opto, med minst 30 dagars betalningsvillkor.
Prisvärt: Inköp i stora volymer ger bättre priser. Att använda en befintlig leverantör minimerar administrationskostnaderna rejält. Goda betalningsvillkor minskar risken för påminnelseavgifter och att ärenden skickas till Kronofogden eller inkasso.
Säkert: Alla ramavtalsleverantörer är kvalitetssäkrade av inköpsavdelningen, vilket minimerar risken för felaktiga fakturor och oseriösa försäljningsmetoder. E-fakturor och goda betalningsvillkor minskar risken för ärenden hos Kronofogden och är därmed bra för bolagens kreditvärdighet – viktigt vid exempelvis ansökan av statsbidrag.

Har du frågor?

Kontakta inköpsavdelningen. De är experter på inköpsfrågor och hjälper dig gärna.

Vill du vet mer om vad som gäller vid inköp? Här hittar du den nya inköpspolicyn.