Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Använda Opto

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

I Opto konterar och attesterar du leverantörsfakturor. På denna sida har vi samlat allt som är bra för dig att veta om systemet. Hur du får åtkomst till det och hur du använder det.

Beställning av Optokonton

Din chef beställer, ändrar och avslutar Optokonton via servicewebben.

Utbildning i Opto

Våren 2019 gick vi live med den senaste versionen av Opto v6. Alla fakturor hanteras nu där.

I den lila rutan hittar du manualer till Opto v6.

Det finns även instruktionsfilmer för nya Opto v6: Filmer om Opto v6.

Utöver manualer och Optos egna filmer erbjuder vi utbildning i Opto v6 via AcadeMedia Academy. På länken finns redan två inspelade webinar, ett som går igenom hela systemet och ett som fokuserar på sökning och rapporter i Arkivet.  Använd länken för information om utbildningstillfällen, datum, tider och anmälan.

Betalning av fakturor

Academedias leverantörsgrupp sänder betalfiler på tisdagar och torsdagar.

För att fakturor ska betalas i tid behöver den sista personen i attestflödet godkänna fakturan senast fem dagar före förfallodatumet.

Leverantören ser i regel insättningen på sitt konto dagen efter att en fil har sänts.

Tänk på att hantera dina fakturor löpande. Det är ofta någon efter dig i flödet som även ska attestera fakturan.

Viktiga datum

Alla leverantörsfakturor som kommit in i Opto behöver vara färdighanterade inför varje månadsslutet.

Vi stänger den tidigvarande månaden i Opto första vardagen i en ny månad. Innan kl 17.00 den dagen behöver samtliga fakturor vara slutgodkända.

Systemet känner av när förfallodatumet är och inga fakturor bli betalda i förväg. Alla slutgodkända fakturor i Opto blir betalade till förfallodatumet på fakturan.

Du kan läsa mer om detta på sidan Inför Bokslut.

Koda frånvaro

Om du går på semester eller är borta från Opto behöver du koda frånvaro till lämplig ersättare.

Du behöver komma överens med din ersättare innan du kodar frånvaro. Personen du kodar frånvaro till måste tillhöra samma skola (din rektor, skolchef osv) eller ha samma behörigheter som du. Om du är osäker kring detta kan du kontakta leverantörsgruppen.

Koda frånvaro finner du under ”Inställningar” när du klickar dig in på din profil i Opto. Du kan även kontakta leverantörsgruppen så hjälper vi dig koda frånvaro.

Tips och trix

I manualerna om Opto v6 kan du läsa om en hel del funktioner som underlättar arbetet i Opto. Nedan är två bra exempel.

Favoritkonteringar
Favoritkonteringar kan användas för att exempelvis namnge ett konto du har svårt att komma ihåg. Det går att knyta ett konto till en specifik leverantör och du kan välja om du vill att konteringen läggs till per automatik eller manuellt varje gång du får fakturan i din postlåda. De favoriter som skapas i den egna postlådan blir personliga och ingen annan kan använda eller se dem, detta görs under fliken ”Kontering” i Opto.

Fördelningsmallar

Har du en leverantör där konteringen alltid ska delas upp på flera olika konton, avdelningar etc..? Då kan du skapa en fördelningsmall. Du kan lägga upp fördelningsmallar både manuellt och per automatik. Det kan vara till fördel då vissa återkommande fakturor fördelas mellan olika konton och kostnadsbärare, exempelvis telefonkostnader. Detta finner du även under fliken ”Kontering”.

Frågor?

Har du frågor ber vi dig att kika i manualerna eller filmerna. Där finns ofta svaren. Om dem inte hjälper är du välkommen att kontakta leverantörsgruppen.

Innehållsansvarig

Uppdaterad