Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Använda Opto

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

I Opto hanterar du leverantörsfakturor. Fakturor mottages, konteras och attesteras i systemet. På denna sida har vi samlat allt som är bra för dig att veta om systemet. Hur du får åtkomst till det och hur du använder det i ditt dagliga arbete.

Beställning av Optokonton

Din chef beställer, ändrar och avslutar Optokonton via Servicewebben.

Utbildning i Opto

Är du ny i Opto eller i behov av en repetition?

Ta del av vår grundkurs i Opto. Det finns också en fortsättningskurs om du vill lära dig mer.

Utöver grundkurserna erbjuder vi utbildning i Opto via AcadeMedia Academy. Använd länken för information om anmälan, utbildningens innehåll, datum och tider.

I lila rutan hittar du användbara dokument som lathundar och förteckningar. Dessa kan du ladda ned och ta del av på ett sätt som passar dig.

Vi har även en instruktionsfilm. Observera följande innan du tar del av filmen:

  • Filmen beskriver hur du loggar in via PAX och den informationen gäller endast för vissa användare inom Pysslingen.
  • Det går inte att ändra lösenord i Opto själv. Det är samma inloggningsuppgifter till Opto som till din arbetsdator och medarbetarwebben. 
  • Användarnamn och lösenord administreras av IT-support.
  • Istället för att vända dig till en regionekonom frågar du oss på leverantörsgruppen eller din controller om kontoplanen.

Film: Att logga in på Opto och hur man använder Opto

Om du upplever problem med systemet kan du ta del av våra ”Tips och trix” längre ned på sidan.

Betalning av fakturor

  • AcadeMedias leverantörsgrupp sänder betalfiler på tisdagar och torsdagar.
  • För att fakturor ska betalas i tid behöver den sista personen i attestflödet godkänna fakturan senast fem dagar före förfallodatumet.
  • Leverantören ser i regel insättningen på sitt konto dagen efter att en fil har sänts.
  • Tänk på att hantera dina fakturor löpande. Det är ofta någon efter dig i flödet som även ska attestera fakturan.

Kontoplan och konteringshjälp

Kontoplan och konteringshjälp hittar du i lila rutan.

Här ser du information om anläggningstillgångar.

Eskalering av fakturor i Opto

I Opto finns en funktion som kallas eskaleringsrutin. Det betyder att systemet kan skicka ut påminnelser till användare men även skicka fakturor vidare till din chef. Detta för att vi ska kunna betala fakturan innan den förfaller.

Fakturor i Opto eskaleras så här:
Dag 7: Om du inte har hanterat din faktura inom fem kalenderdagar från det att den kom in till din postlåda skickar Opto-systemet automatiskt ett mail till dig och din chef för att påminna om att fakturan behöver behandlas.

Dag 10: Om du fortfarande inte har hanterat fakturan trots påminnelsen, skickas fakturan automatiskt vidare till din chef och du ignoreras i fakturaflödet.

Tips! Använd status ”Utredning” i Opto
Om du har en dialog med en leverantör och exempelvis inväntar en kreditfaktura kan du lägga fakturan under utredning i Opto. Detta gör man under fliken ”Meddelande” med en kommentar som till exempel ”Inväntar kreditfaktura/Utreds med leverantör”.

I din postlåda kommer du se att fakturan ligger kvar men med status Utredning och att den är markerad i gult. När din kreditfaktura kommit går du tillbaka till fliken meddelande och avbryter utredningen för att kunna kontera fakturan. På så sätt kommer din faktura inte att eskaleras eftersom den har status Utredning.

Koda frånvaro

  • Om du går på semester eller är borta från Opto en tid behöver du koda frånvaro till lämplig ersättare.
  • Du behöver komma överens med din ersättare innan du kodar frånvaro då denna person ärver dina behörigheter under frånvarotiden.
  • Frånvaron lägger du in under ”Inställningar” i Opto. Du kan även kontakta leverantörsgruppen så hjälper vi dig.

Tips och trix

I manualen Opto – Fortsättningskurs kan du läsa om en hel del funktioner som underlättar arbetet i Opto. Nedan är två bra exempel.

Favoritkonteringar
Favoritkonteringar kan användas för att exempelvis namnge ett konto du har svårt att komma ihåg. Det går att knyta ett konto till en specifik leverantör och du kan välja om du vill att konteringen läggs till per automatik eller manuellt varje gång du får fakturan i din postlåda. De favoriter som skapas i den egna postlådan blir personliga och ingen annan kan använda eller se dem.

Fördelningsmallar

Har du en leverantör där konteringen alltid ska delas upp på flera olika konton, avdelningar etc..? Då kan du skapa en fördelningsmall. Du kan lägga upp fördelningsmallar både manuellt och per automatik. Det kan vara till fördel då vissa återkommande fakturor fördelas mellan olika konton och kostnadsbärare, exempelvis telefonkostnader. Denna fördelning kan göras antingen genom att välja procent eller belopp för varje del.

Frågor & svar

Här kan du ta del av förekommande frågor och svar.

Innehållsansvarig

Uppdaterad