Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skolfotografering och skydd av personuppgifter

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skolfotografering är en tradition inom svensk skola och så även inom AcadeMedias verksamheter. Den nya dataskyddsförordningen (GDPR) innebär att det är extra viktigt att vi säkerställer att fotografering och behandling av personuppgifter i form av fotografier och kontaktinformation sker på ett tryggt sätt.

Denna information syftar till att stödja dig som arbetar inom AcadeMedias skolor och förskolor att hantera skolfotografering på ett tryggt sätt och att tydliggöra vilka krav vi ställer på oss och våra samarbetspartners.

Fotografering i syfte att ha bilder på alla barn, elever och klasser

Inom våra skolor behandlar vi personuppgifter huvudsakligen med stöd av det allmänna intresse som skolverksamhet utgör. Med stöd av detta kan vi även fotografera och internt använda fotografier av barn, elever, personal och klasser för att underlätta för dem som arbetar i skolan/förskolan att på ett tryggt sätt identifiera barn, elever och kollegor. Denna hantering av bilder är vi som skolhuvudman ansvarig för.

Det finns två sätt att ta dessa bilder vilket påverkar olika ur ett juridiskt perspektiv. Skiljelinjen mellan de två sätten är hur bilderna ska användas. Det första sättet (se A nedan), som också är det tryggaste och enklaste juridiskt sett, är att vi själva ansvarar för fotograferingen och bara använder bilderna internt. Det andra sättet (se B nedan) är att ett externt företag (ett så kallat skolfotoföretag) genomför fotograferingen, publicerar en skolkatalog och även säljer bilderna till vårdnadshavare.

Tillvägagångssättet för dessa två alternativ skiljer sig och beskrivs nedan.

A. Skolan/förskolan fotograferar själv
Vi kan välja att själva utföra fotografering med egen personal eller ge det som uppdrag till en extern fotograf som då inte får sälja bilderna vidare eller sprida dessa. Den externe fotografen (dess företag) blir då vårt personuppgiftsbiträde och dennes behandling av fotografierna ska regleras i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal). Vi använder en mall för personuppgiftsbiträdesavtal. Den finns som pdf och Word. Om vi väljer denna väg så ska bilderna användas internt på skolan och vi lämnar inte ut klassfoton till elevernas familjer.

B. Skolfotoföretag fotograferar
Om skolan/förskolan vill anlita ett skolfotoföretag krävs att detta företag har skrivit under AcadeMedias samarbetsavtal. På så sätt kan alla parter vara trygga med att personuppgifter hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). För en lista med skolfotoföretag som tecknat samarbetsavtal med AcadeMedia klicka här.

I samarbetsavtalet delas ansvaret på följande sätt:

Skolans/förskolans ansvar

  • Skolan är ansvarig för att se till att lokaler finns tillgängliga så att skolfotoföretaget kan genomföra fotograferingen.
  • Skolan ska ta fram ett schema inför skolfotograferingen som gör det möjligt för barn och elever att delta vid fotograferingen.
  • Skolan ska ge skolfotoföretaget klasslistor med information om de barn och elever som eventuellt ska delta i fotograferingen. Listorna ska bara innehålla namn, klass och postadress.
  • Skolan ska se till att fotograferingen sker på ett sätt som inte medför risk för barn med skyddad identitet eller andra sekretessbelagda uppgifter.
  • De bilder och skolkataloger som skolfotoföretaget förser skolan/förskolan med ska bara användas för att underlätta identifiering av barn och elever i verksamheten. Detta behöver skolan/förskolan inte be om samtycke för. Däremot krävs att skolan/förskolan inhämtar samtycke om dessa bilder ska användas i något annat syfte t ex lokal marknadsföring. Skolan/förskolan ska alltså inte be elever/vårdnadshavare om samtycke för själva fotograferingen, det är skolfotoföretagets ansvar att ha laglig grund för fotograferingen.

Skolfotoföretagets ansvar

  • Skolfotoföretaget ska förse skolan/förskolan med ett tillräckligt, lokalt överenskommet, antal tryckta exemplar av skolkatalog, tryckta personalporträtt, eventuella gruppbilder och samtliga porträttbilder i digitalt format. De bilder som tas under läsåret 2018/19 ska vara tillgängliga för skolan via ett digitalt arkiv under hela följande kalenderår.
  • Skolfotoföretaget ansvarar för information till elever och vårdnadshavare inför skolfotograferingen samt ansvarar för behandling av personuppgifter och hur personuppgifterna ska användas. Skolan/förskolan ska dock vara behjälplig, och kan komma överens med skolfotoföretaget, om att till exempel dela ut informationsmaterial till eleverna.

Notera att utöver det centrala samarbetsavtalet behövs ett lokalt avtal som reglerar de kommersiella villkor som gäller för fotograferingen. AcadeMedia har ramavtal med skolfotoföretag, för att nyttja det kontakta inköpsavdelningen.

Fotografering vid examen, avslutning och skolbal

Fotografering av elever eller avgångsklasser i samband med skolavslutningar, skolbaler, examen eller liknande kan anordnas av skolans elevkår eller av eleverna själva. Att behandla denna typ av foton har ingen egentlig grund i skolans uppdrag och AcadeMedias skolor ska därför inte ta ansvar för sådan fotografering. Det innebär att vi inte ska teckna någon form av avtal där fotograf eller skolfotoföretag utgör ett personuppgiftsbiträde till skolan som då skulle bli personuppgiftsansvarig. Vi ska därmed inte heller samla in samtycke av eleverna för denna typ av fotografering, då det inte är vi som ansvarar för den.

Elever som slutar gymnasiet och enskilda lärare kan själva samtycka till fotografering, så det står elevkåren, eleverna eller skolan fritt att bjuda in en fotograf som fotograferar och tar ansvar för personuppgiftsbehandlingen som denna innebär. Om avgångselever i grundskolan själva arrangerar fotografering eller bjuder in fotograf är det acceptabelt, men det är viktigt att det inte framstår som att det är en del av skolans verksamhet eller ansvar. Det är okej att upplåta lokaler för denna typ av fotografering, men den ska inte ske på schemalagd lektionstid. Lärare som vill delta i fotografering får gärna göra det, men det är varken en förväntan eller ett krav från arbetsgivaren.

Innehållsansvarig

Uppdaterad