Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kriskommunikation – exempel

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Exempel 1

I slutet av september 2018 utbröt en brand på vår grundskola Vittra Luma Park (förskola- åk 3) i Hammarby Sjöstad i Stockholm. Medan utrymning pågick gick meddelade ut till samtliga vårdnadshavare i förskolan via Schoolsoft, några timmar senare till alla inom skolan. Då var händelsen vida känd i hela Stockholm, den var under eftermiddagen förstanyhet på de flesta nyhetssiter. Utrymningen gick bra, ingen skadades. Två av skolans tre plan rökskadades måttligt, det översta planet brändes ut till 50%, resten rökskadades rejält.

Under eftermiddagen gick information ut vida Schoolsoft, dock beslöts sent på eftermiddagen att inte i första hand använda det som kommunikationskanal med vårdnadshavare, det var en relativt ny kanal för skolan och många hade svårt att logga in/hitta information. Därför valdes mail. Mailet nedan gick ut klockan 18:00. Detta var första gången vi la all information både på webb och Facebook strax efter att mail gått ut, det var i detta fall en framgångsrik metod.

Dessa mail uppskattades av vårdnadshavare som genom den fick en snabbare och enklare kommunikationskanal än Schoolsoft. När det händer stora saker är ofta den personliga kommunikationen mest effektiv. Antalet svar/frågor efter de cirka 15 mail som skickades ut från en personlig mailadress under dryga två månader var här betydligt lägre än de normalt är när kommunikationen är från en funktion.

Till vårdnadshavare för barn på förskolan och grundskolan Vittra Luma Park

Hej,

Under helgen kommer vi att behöva kontakta er om ett antal olika saker. Eftersom vi under händelserna i fredags såg att Schoolsoft inte fungerade som enda informationskanal kommer vi att lägga ut denna information på fyra sätt. Ett skäl till att vi lägger den även publikt är att många av våra medarbetare under evakueringen lämnade kvar telefoner, paddor och datorer i byggnaden, och därför kan ha svårt att komma åt mail eller Schoolsoft. Därför lägger vi den även på webben och på Facebook. Ingen känslig information kommer att läggas på öppna kanaler.

Här kommer den information vi har nu, vi kommer att fylla på under helgen.

Hur får vi ut saker från Vittra Luma Park?

Skolans lokaler är förseglade medan polisen gör sin tekniska undersökning, inget material som blev kvar kan alltså hämtas ut. Vi har inte fått någon information från polisen om när vi kan börja hämta saker. Så snart vi får komma in i lokalerna kommer vi att skicka ut tider där ni kan hämta saker.

Lokaler och start på måndag

Vi har hittat reservlokaler i Hammarby Sjöstad, vi återkommer med adressen så snart vi fått alla papper på plats. Vi är dock så säkra att vi beställt leveranser av möbler dit till klockan 12 i morgon lördag. De möbleras och fylls med allt från pennor och böcker till leksaker under helgen. Vi kommer att göra vårt absolut bästa för att lokalerna ska vara helt färdig på måndag morgon, dock vet vi av erfarenhet att några frågor troligen kommer att behöva lösas under nästa vecka. Andra skolor inom AcadeMedia har erbjudit oss sina förråd, vi har naturligtvis accepterat alla sådana erbjudanden.

Vi vore tacksamma om ni kunde lämna era barn från klockan 0800 och framåt på måndag. Vi behöver samla våra medarbetare och förbereda på morgonen, detta för att kunna skapa bästa möjliga förutsättningar för verksamheten i de nya lokalerna. Vi samlar medarbetarna för ett frukostmöte 0730, sedan har vi ytterligare ett möte för samtliga medarbetare klockan 17-19.

Om någon av er behöver lämna tidigare ber vi er kontakta oss på lumapark@vittra.se, vi kommer att lösa det.

Vad behöver barnen ha med sig med på måndag?

Allt som normalt finns på förskolan och skolan som är till för barnens privata behov behöver skickas med på måndag. Det kan handla om sovkläder, extrakläder, snuttefiltar, regnkläder/stövlar och mediciner. Dessa saker behöver ligga i en märkt väska eller påse som går att stänga, vi kommer tyvärr inte på måndag att kunna ha uppmärkta lådor.

Allergier

Vi har register på vilka barn som har allergier. Våra medarbetare har också god kännedom om barn med allergier men vi vill för säkerhets skull att ni som har barn med allergier mailar till lumapark@vittra.se. Det räcker med att ni skriver barnets namn så kontaktar vi er om vi mot förmodan skulle vara osäkra på vilken typ av allergi det gäller. Skriv alltså inte ut personnummer eller vilken allergi det gäller i mailet.

Samtalsstöd

Rädda Barnen har bra information om hur man talar med barn om svåra saker.

https://www.raddabarnen.se/rad-och-kunskap/foralder/prata-om-tragedier-och-katastrofer/

Om någon av er känner att ni behöver eget samtalsstöd, eller mer hjälp med hur ni ska prata med era barn, hör av er till paula.hammerskog@academedia.se. Hon kan hjälpa till att slussa vidare.

Kontaktpersoner under helgen

Anneli Wisén, 0733 65 00 36, anneli.wisen@vittra.se. Anneli är skolchef och därmed rektorns chef.

Paula Hammerskog, 0733 34 87 50. Paula är krisledare på AcadeMedia, som äger Vittra.

Hälsningar

Paula H

Exempel 2

Ett annat exempel på kriskommunikation är en förebyggande text. Den skrevs efter attentatet mot Kronans skola i Trollhättan 2015. Fyra personer dödades, en av dem var gärningsmannen. (Länk till nedanstående text, samma metod som för Vittra)

Strax efter nio på morgonen den 22 oktober 2017 gick en utklädd man in på grundskolan Kronans skola i Trollhättan. Han var beväpnad med ett svärd, och hans mål var att döda personer med utländsk härkomst. Händelsen påverkade hela skolsverige. Med utgångspunkt från tanken att alla som jobbar i skolan, har barn i skolan, eller går i skolan, förmodligen kände ”det kunde varit vi, det kunde varit min skola”, valde AcadeMedia att gå ut med ett centralt producerat brev som skickades till samtliga rektorer inom grund-  och gymnasieskola. De skulle fylla i de uppgifter som saknades, och skicka ut. Brevet skulle gå klockan 13.55 till samtliga medarbetare på alla skolor, 14.00 skulle det gå till samtliga vårdnadshavare och myndiga elever. När brevet skrevs fanns inte någon information om dödsfall.

Brevet i sin helhet:

Mail till vårdnadshavare att skicka i den kanal rektor normalt använder

Detta mail skickas med anledning av den tragiska attacken vid en skola i Trollhättan tidigare idag. Enligt mediauppgifter har fyra eller fem personer skadats, även gärningsmannen är skadad.

Attacken är, tror och hoppas vi naturligtvis alla, en enskild händelse som inte kommer att upprepas. Samtidigt är det viktigt för oss att elever på våra skolor i hela landet är trygga och att ingen känner sig osäker i lokalerna eller på skolgården. Även om den skola det gäller inte är en av våra skolor, kommer alla att öka vaksamheten och därmed också beredskapen.

Rent konkret betyder det att vi ska vaka över att bara behöriga personer befinner sig i våra lokaler genom att [fyll i vad du gör] och vara extra uppmärksamma under elevernas raster. Detta gör vi som extra trygghetsåtgärder.

Det är naturligtvis förfärligt det som hänt, och våra tankar går till dem som drabbats, både direkt och indirekt. Det går cirka 400 elever på skolan som utsatts för detta och jag tror att vi alla känner med dem, och alla medarbetare, vars tillvaro på några sekunder förändrats totalt.

Mitt största fokus den närmaste tiden är att säkerställa största möjliga trygghet för barn, elever och medarbetare.

Har du frågor når du mig på telefon xxx och e-post xxxx.

Med vänlig hälsning
Namn

Innehållsansvarig

Uppdaterad