Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Tidslinje

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Fredag 21 februari 2020

Vi är nu på fredagen i vecka 8. Skånes sportlov var på väg att ta slut. All rapportering fokuserade på Kina. På kvällen kom rapporten om det första dödsfallet i Italien.

AcadeMedia införde samma dag sin första riktlinje kopplad till Corona. Resenärer som anlände från Kina skulle enligt den stanna hemma i 14 dagar efter hemkomst, och först därefter komma till skola eller jobb. Detta uppmärksammades i media, reaktionen var inte helt positiv. Vår riktlinje ansågs överdriven.

Ett syfte med riktlinjen var naturligtvis att fånga upp resenärer från Kina. Vi visste dock att antalet inresande till Sverige från Kina vid den här tidpunkten var minimalt, vi hade kunnat nå dem utan en riktlinje. Ett annat, och faktiskt viktigare syfte var att höja medvetandet inom hela koncernen, något kan vara på väg att hända även här. Det har aldrig hänt förut att vi, sent en fredagseftermiddag, skickar ut en riktlinje till alla chefer inom organisationen. Resonemanget bakom var att om detta blir stort även i Sverige har vi något att bygga vidare på. Risken med utskicket var att det skulle uppfattas som en överreaktion. En risk vi ansåg var värd att ta.

Tisdag 25 februari 2020

Antalet dödsfall i Italien steg snabbt. Vi visste att vi hade många elever och medarbetare som just kommit hem från Italien efter Skånes sportlov i vecka 8 när utbrottet i Italien startade. Vi visste också att många stockholmare var i Italien denna vecka, och skulle komma hem på söndag.

AcadeMedias krisledare (trygghetsdirektör Paula Hammerskog) påbörjade beredskapsarbetet. I det ingick att skapa en struktur för ledning om detta skulle utvecklas till en kris, börja arbeta med planering för olika scenarier, och ta kontakt med olika stabsfunktioner för att snabbt kunna sätta igång ett eventuellt krisarbete. Kontakt togs också med ett antal myndigheter och politiker, samt med media, för att skapa förutsättningar för att undervisa på distans, och för att kunna hantera stora sjukskrivningstal. Det regelverk för främst grundskola och gymnasieskola som fanns då gav inget utrymme för att hantera en virusepidemi utan att bryta mot framför allt Skollagen.

Fredag 28 februari 2020

Förtruppen för krisarbetet samlas för ett första möte. Gruppen består av stabspersoner från HR, elevhälsa, kvalitet, juridik, kommunikation och krisledning. Här fördelas arbetet med all planering, ett arbete som dels har till syfte att ta fram så konkreta planer det går i detta läge, dels genom att börja arbeta öppet med krisförberedelser förbereda organisationen mentalt på att coronaviruset kan få mycket stora konsekvenser för vår organisation.

Måndag 1 mars 2020

Skolverket publicerade på kvällen före första skoldagen efter Stockholms sportlov information om hur skolor kunde agera i rådande läge – AcadeMedia utvidgade därefter sina riktlinjer till hemvändande resenärer. Alla som rest hem från riskområden, då var det Kina, Sydkorea, Iran och fyra regioner i norra Italien, skulle kontakta skolan innan de kom tillbaka, och vi underlättade, mot reglementet, för de elever som kunde och ville att studera på distans. Många valde att göra det. Medarbetare som varit i dessa regioner fick vara hemma med lön i 14 dagar.

Under helgen och i början av vecka 10 var vi med i ett antal medier, de störst var Studio1 i Sveriges, Radio, Morgonstudion i Sveriges Television, TV4 Nyheterna samt Efter fem i Tv4, Expressen och Dagens Nyheter. De som intervjuades var Paula Hammerskog (krisledare) och Jens Eriksson (segmentschef för våra grund- och gymnasieskolor). Intervjuerna inriktades helt på hur AcadeMedia agerade och vad vi tyckte att borde göras från myndigheternas sida för att hantera situationen.

1 mars – 10 mars 2020

Den tionde mars höjde Folkhälsomyndigheten risken för smittspridning i Sverige från måttlig till mycket hög. Många svenska företag börjar be medarbetare arbeta hemifrån. Oron i samhället ökade, vilket naturligtvis påverkade även AcadeMedia. Inte minst påverkade det våra enheter där medarbetarna fick många frågor från vårdnadshavare och elever.

  • se utvecklades med en särskild del för information om corona. Denna del byggdes ut och byggdes om, den blev navet i all kommunikation.
  • Riktlinjer beslutades om och publicerades för att ge struktur och guidning i en mycket ovanlig situation.
  • Mängder med frågor besvarades, antalet mail från vårdnadshavare gick igenom 1000-vallen runt den 5 mars.
  • Organisationen höll och fungerade, insikten att vi kan få smittspridning i Sverige ökade. Oron hos elever, vårdnadshavare och medarbetare ökade också. Debatten börjar handla om att stänga skolor.

11 mars – 17 mars 2020

Dagen efter Folkhälsomyndigheten höjning av risken för smittspridnings krissatte AcadeMedia organisationen. Det betyder att krisgruppen, som består av trygghetsdirektör Paula Hammerskog (krisledare), chefsjurist Jonas Nordström, kommunikationsdirektör Annette Lilliestierna, Isabella Gynne Västberg, HR-chef Pysslingen förskolor samt IT-chef Andreas Roos börjar arbeta organiserat i krisläge. I och med det ändras befogenheter och kapacitet kan ökas.  En mötesstruktur skapades, med dagliga avstämningar där vi följer upp vad som hänt det senaste dygnet, och vad som behöver göras utifrån det som skett.

Mycket material producerades, svårigheten låg att inte göra för mycket, vi är en stor organisation som inte kan ta emot hur mycket som helst. Bara det som verkligen behövs ska spridas

  • Stort fokus på HR-frågor där HR under ledning av Lisa Oldmark, HR-direktör, startade dagliga möten för att möta dem och organisera arbetet. I HR-gruppen togs bland annat följande upp:
    • Agera utifrån nya lagar och förordningar, skapa riktlinjer och guidelines, ta fram och publicera vanliga frågor och svar, som bygger på frågor från verksamheten. Utreda och förstå regeringens olika krispaket och hur de påverkar oss.
    • Tätt samarbete med fackliga parter om bland annat arbetsmiljö, försäkrade medarbetare vid distansarbete
    • Uppskjuten lönerevision – hur påverkar det?
    • Utveckla strategier och processer så att AcadeMedia Sverige fungerar som helhet
  • Kommunikationsarbetet fick ytterligare kapacitet genom att andra avdelningar sköt till resurser, det handlade främst om det digitala teamet och Academy.
    • Förstärkt kapacitet att svara på frågor på mail.
    • Produktion av en särskild coronasida som man år både från medarbetarwebben och academedia.se. Sidan nås via en pop-up. Där samlas allt material som berör organisationen i detta speciella läge.
    • Nyhetsbevakningstjänst som sammanfattar de viktigaste nyheterna från dagen.

På eftermiddagen den 17 mars rekommenderade Folkhälsomyndigheten och regeringen att alla gymnasier och vuxenutbildningar skulle gå över till fjärr- och distansundervisning. Fjärrundervisning betyder att man har undervisning ungefär som i skolan, lärare och elever jobbar samtidigt och har kontakt – skillnaden är att de sitter åtskilda och jobbar via olika digitala plattformar. Distansundervisning är all undervisning som sker på just distans, alltså även fjärrundervisning.

AcadeMedia beslöt att följa rekommendationen och påbörjade överflyttningen av samtliga våra gymnasieskolor i Sverige samt våra vuxenutbildningar från undervisning i skolan, till distansundervisning. Alla andra huvudmän gjorde såvitt vi vet precis likadant. På ett dygn gjordes här den största förändringen av svensk skola som överhuvudtaget gjorts.

Onsdag 18 mars 2020

Nästan samtliga gymnasieskolor och nästan all vuxenutbildning gick över till att undervisa på distans. Det fanns en bra planering inför att göra detta, övergången gick på de flesta håll bra. Ett intensivt arbete med att skaffa datorer och internetpuckar till elever som behöver det genomfördes parallellt.

Hela detta arbete både leddes och genomfördes av gymnasiesegmentet respektive vuxenutbildningssegmentet.

AcadeMedia centralt fick många frågor om, och starka påtryckningar att på eget bevåg stänga även våra grundskolor. Vi beslöt att svara på det kravet genom att säga att vi följer de rekommendationer som myndigheterna ger, det är ett svar vi fortfarande ger.

19 mars – 26 mars

Krisarbetet fortsatte på samma sätt som före stängningen av gymnasierna, dock nu med en hel skolform i ett helt nytt läge.

Samtidigt fick en del grundskolor så hög personalfrånvaro på grund av Folkhälsomyndighetens rekommendation att stanna hemma vid även mycket lindriga symtom på luftvägsinfektion plus två extra dagar, att de fick svårt att hålla igång verksamheten. Därför gick en del grundskolor över till distansundervisning på högstadiet, det gjorde det möjligt att upprätthålla verksamheten för alla.

Inriktningen i krisarbetet flyttades under helgen den 21-22 mars sakta från akuta insatser och beslut, till att skapa en hållbar organisation som kan fungera utifrån dessa helt nya förutsättningar.

Den 23 mars beslöt AcadeMedias krisledare och VD att krisledningen ska trappa ner arbetet och att krisgruppen från den 30 mars ska fungera som rådgivare till organisationen, då utifrån sina normala roller. Arbetet som görs på AcadeMedias förskolor, grundskolor, gymnasier och vuxenutbildningar nu, görs nu under mycket speciella omständigheter, och hela organisationen gör allt för att få vardagen att fungera. Detta innebär inte en minskning av stödet, det innebär enbart att tilliten till organisationen fungerat, vi är rustade för att klara detta nya läge nu när vi anpassat organisationen och arbetet till det. Vi har dock fortfarande hög beredskap och kan snabbt sätta igång krisarbetet igen om situationen kräver det.

Kommunikationsinsatsen fortsätter med hög intensitet, liksom arbetet i HR-gruppen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Innehållsansvarig

Uppdaterad