Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

Ekonomiservice

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
gallra
FörvarasAnsvarig
arkivering/
gallring
Anmärkning
LeverantörPengar utBetalningsspecifikation
Leverantörsbetalningar (LB)
7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceSammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar
LeverantörPengar utLeverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade7 årOpto (BGC)Chef Ekonomiservicefrån april 2008, inget manuellt
LeverantörPengar utLeverantörsfakturor, inkomna papper3 år alt 7 årPärmar arkiv plan 2 AFKChef Ekonomiservice3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år
LeverantörPengar utLeverantörsreskontra7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceLeverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus
LeverantörPengar utRekvisitioner, underlag för kreditkortsfakturering7 årOpto (BGC)Chef EkonomiserviceKvitton skannas in och bifogas faktura i Opto.
LeverantörPengar utBestridande av fakturorVid inaktualitetOutlook, OptoChef EkonomiserviceKrav gallras löpande, efter action tagen/kravet är löst. Dokument under hantering sparas i bolagsmapp i Opto.
KundPengar in
Faktureringsunderlag + kopia på faktura7 årTopdesk och / eller JeevesChef EkonomiserviceBeställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor.
KundPengar inKundregister7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceInformation om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans
KundPengar inKundreskontra7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceKundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus. Vux i Agresso.
KundPengar inInkassoärende kunderVid inaktualitetIntrum/Jurist&InkassoChef EkonomiserviceGallras efter att avskrivning skett.
KundPengar inKundinbetalningar, underlag som laddas ner från kommuners portaler7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
server
Chef EkonomiserviceVerifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro. Verifikationsunderlag ifrån BGC. Kommuners direktinbetalningar (skolpeng). Jeeves används för förskola, grundskola, gymnasium. Agresso används för vux.
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningHuvudboksposter7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
server
Chef Ekonomiservice
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningUnderlag till huvudbokposter7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
server
Chef EkonomiserviceUnderlagen består av ett stort antal filer som sparas på Google Drive eller filserver.
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningVerifikation7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
server
Chef Ekonomiservice
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningKontoplan och konteringsdimensioner7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemCFOÅrlig version bevaras i anslutning till bokslut
Löpande ekonomiredovisningPlanerings- och
uppföljnings-
handlingar
Resultaträkning7 årJeevesChef Ekonomiservice
Löpande ekonomiredovisningPlanerings- och
uppföljnings-
handlingar
Balansräkning7 årJeevesChef Ekonomiservice
Löpande ekonomiredovisningPengar inPlus- och bankgirolistor, inbetalningar7 årJeeves och
koncernekonomi-
server
Chef Ekonomiservice
UtbetalningarPengar utVerifikation
Underlag för utbetalningar
7 årJeeves och
koncernekonomi-
server
Chef EkonomiserviceAttesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc.
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningVerifikationslistor7 årJeevesChef Ekonomiservice
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningAvstämning7 årAdraChef EkonomiserviceKontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift
Löpande ekonomiredovisningSkatteredovisningSkattedeklarationer, slutlig skatt7 årJeeves och AdraChef EkonomiserviceKopplat till både huvudbok och bokslut
Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningPrisbeslut kommun7 årOptoPrisgruppenGäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta

Innehållsansvarig

Uppdaterad