Fastighet
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Handlingsslag | Handlingstyp | Bevara/ gallra | Förvaring | Ansvarig arkivering/ gallring | Anmärkning |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hyresavtal | Lokalavtal | Lokalhyresavtal inklusive tilläggsavtal och internavtal och externa uthyresavtal | 10 år efter att lokalen avskaffas | Pythagoras, Google Drive och arkiv plan 2 | Koncern business control | Alla giltiga avtal finns i Pythagoras. Internavtal innebär enhet som hyr av annan enhet. Externa uthyresavtal innebär att AcadeMedia hyr ut till extern organisation. Förvaltare på segment sköter omförhandling. |
| Hyresavtal | Lokalavtal | Uppsägning och bekräftelse av denna | 10 år efter att lokalen avskaffas | Pythagoras, Google Drive och arkiv plan 2 | Koncern business control | Kan inte e-signeras. Uppsägning skickas via rek. All dokumentation kring upsägningar lagras på Google Drive. |
| Hyresavtal | Lokalavtal | Bevakningslista med kommentarer om eventuell uppsägning | Bevaras | Google Drive | Koncern business control | bevakning på vilka avtal som kan sägas upp. Andra listor tas även ut för lättare översyn. |
| Hyresavtal | Lokalavtal | Övriga listor rörande hyresavtal | Bevaras | Google Drive och filserver | Koncern business control | För att underlätta översynen av hyresavtalen, t ex kostnader, ytor, mm |
| Investering | Bygghandlingar | Investeringsprojekt kopplad till fastighet/lokal - Behovsanalys från verksamheten - Beställning till fastighetsägare - Kostnader - Byggprojekt-handlingar (kopior från fastighetsägare) | 10 år efter att lokalen avskaffas | Segment förvarar handlingarna | Rektor/ skolchef | Avser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren. Styrs helt av segmenten och sköts av lokala förvaltare. Organisationen gjordes om våren 2020. Innan dess kan projekt ha drivits av koncernen. |
| Investering | Bygghandlingar | Bygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade) | 10 år efter att lokalen avskaffas | Segment förvarar handlingarna | Rektor/ skolchef | Avser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent. Fr o m våren 2021 ska bygglovsansökningar läggas in i Pythagoras. Sköts av förvaltarna inom segment. |
