Koncernekonomi, redovisning och styrelse
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Handlingsslag | Handlingstyp | Bevara/ Gallra | Förvaras | Ansvarig arkivering/ gallring | Anmärkning |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Koncernekonomi | Styrelsedokument | Kallelse, dagordning, bilagor | Bevaras | Admincontrol och styrelseserver | CFO | Avser moderbolaget. Kallelsen utgörs av mötesinbjudan via outlook. Dagordning och bilagor distribueras via styrelseportalen Admincontrol en vecka innan mötet. |
| Koncernekonomi | Styrelsedokument | Styrelseprotokoll | Bevaras | Admincontrol och styrelseserver | CFO | Avser moderbolaget |
| Koncernekonomi | Styrelsedokument | Styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, bolagsordning, aktiebok, aktiebrev | Bevaras | Admincontrol och styrelseserver | CFO | Avser moderbolaget |
| Koncernekonomi | Styrelsedokument | Aktiebok | Bevaras | Euroclear | CFO | Euroclear hanterar moderbolaget. Utdrag begärs ut vid behov. |
| Koncernekonomi | Styrelsedokument | Årsstämmoprotokoll och dagordningar med bilagor | Bevaras | Admincontrol, styrelseserver och juridikserver | CFO/Bolagsjurist | Avser moderbolaget |
| Koncernekonomi | Styrelsedokument | Registrerings- och ändringsbevis | Vid inaktualitet | Medarbetarwebben och Opto | CFO | Endast aktuella tillgängliga. Uttag från Bolagsverket. |
| Koncernekonomi | Verksamhetsstyrning | Bolagsordning, Arbetsordning styrelse, VD-instruktion, Finanspolicy, IR-policy, Insiderpolicy | Bevaras | Admincontrol och styrelseserver | CFO | Avser moderbolaget. Fastställs årligen på bolagsstämman och publiceras på IR-webben (del av medarbetarwebben). |
| Koncernekonomi | Verksamhetsstyrning | Attestinstruktion | Bevaras | Admincontrol och styrelseserver | CFO | Avser moderbolaget. Granskas av revisionsutskottet vid förändring. Aktuella versioner publiceras på medarbetarwebben. |
| Controlling | Planerings- och uppföljningshandlingar | Enhets verksamhetsplaner, budget, prognos | 3 år | RP | CFO | Arbetsdokument och utdrag från RP sparas på server. |
| Controlling | Planerings- och uppföljningshandlingar | Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen | Bevaras | RP och Admincontrol | CFO | Arbetsdokument och utdrag från RP sparas på server. |
| Koncernekonomi | Planerings- och uppföljningshandlingar | Månadsbokslut | 7 år | Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar) | Koncernekonomi/ ekonomiservice | Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin |
| Koncernekonomi | Planerings- och uppföljningshandlingar | Årsbokslut/Kvartalsrapport | Bevaras | Jeeves, Agresso, Adra, OCRA och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar) | Koncernekonomi/ ekonomiservice | Avser moderbolag och dotterbolag. Kvartalsrapporten delas till marknaden, publiceras på hemsidan |
| Koncernekonomi | Skatteredovisning | Bolagsdeklaration | 7 år | Skatteverket, signerade kopior i Opto | CFO | Original till Skatteverket. Deklarationen kan omprövas i 6 år. |
| Koncernekonomi | Planerings- och uppföljningshandlingar | Årsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport | Bevaras | Påskrivna original i bolagspärm. Digital förvaring i Opto, se anmärkning | CFO | Avser moderbolaget. Fr o m 2020-06-30 signeras årsredovisningen digitalt Admincontrol och förvaras endast digitalt. |
| Koncernekonomi | Planerings- och uppföljningshandlingar | Årsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport | Bevaras | Påskrivna original i bolagspärm | CFO | Avser dotterbolagen |
| Koncernekonomi | Avtal | Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal) | Sparas tillsvidare | Digitalt - Bankens system | CFO | Upplägg av konton för nya bolag, registrerar användare till dessa konton |
| Koncernekonomi | Avtal | Bankavtal - övriga | Sparas tillsvidare | Pärm hos CFO samt digitalt | CFO | Låneavtal bl a |
| Koncernekonomi | Internkontroll | Internkontrollplan, genomförande, åtgärdsplan | 3 år | Server koncernekonomi | CFO | Under framtagande, innebär regelbunden kontroll av processer. |
| Koncernekonomi | Internkontroll | Risk- och sårbarhetsanalys och uppföljningsrapport | 3 år | Server koncernekonomi | CFO | Är under framtagande |
| Koncernekonomi | Internkontroll | Loggböcker, insynslista, meddelanden till Finansinspektionen | Sparas tillsvidare | Server koncerncontrolling | CFO | Insiderförteckning ska sparas minst fem år. Insynslistan uppdateras vid förändring i styrelsen och ledande ställning. |
