Koncernledning och redovisning
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Dokument | Bevaring/ Gallring | Förvaras | Ansvarig arkivering/gallring | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Koncernekonomi | Styrelse: Kallelse Föredragningslista Styrelseprotokoll | Bevara | Directors Desk (moderbolaget) Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag) | CFO/Koncernekonomi | CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag. |
| Bolagsordning och stadgar Ägardirektiv Firmateckning Aktiebrev Aktiebok | Bevara | Directors Desk (moderbolaget) Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag) | CFO/Koncernekonomi | CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag. | |
| Årsstämma: Protokoll och dagordningar med bilagor | Bevaras | Directors Desk (moderbolaget) Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag) | CFO/Koncernekonomi | CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag. | |
| Controlling | Enhets verksamhetsplaner, budget, prognos | 3 år | Digitalt -RP | Koncerncontroller | |
| Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen | Bevara | Digitalt -RP och Directors Desk | Koncerncontroller | ||
| Koncernekonomi | Insiderinformation - Loggböcker - Insynslista - Meddelanden till FI | Bevara | Digitalt, server koncerncontrolling | CFO/Koncerncontroller | |
| Månadsbokslut | 7 år | Digitalt - Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar) | Koncernekonomi/ekonomiservice | Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin | |
| Koncernredovisning | 7 år | Digitalt - OCRA | Koncernekonomi | ||
| Årsbokslut/Kvartalsrapport Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse Hållbarhetsredovisning | Bevara | Digitalt - Opto Påskrivna original i bolagspärm | Koncernekonomi/Koncerncontroll | Avser på bolagsnivå såväl som koncernnivå. | |
| Bolagsdeklaration | Bevaras | Digitalt -SKV. Signade kopior i Opto | Koncernekonomi | ||
| Internkontrollplan Risk- och sårbarhetsanalys Uppföljningsrapport | 3 år | Directors Desk | CFO | ||
| Register bankkonton/Fullmakter | Gallras vid inaktualitet | Digitalt - Bankens system. | Koncernekonomi/ekonomiservice | ||
| Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal) | Bevara | Digitalt - Bankens system. | Koncernekonomi | ||
| Bankavtal - övriga | Bevara | Pärm hos CFO samt digitalt | Koncernekonomi | ||
| Delegations- och attestinstruktion | Bevara | Digitalt - gällande på supportwebben. Äldre versioner ekonomi servern | CFO | ||
| Registrerings- och ändringsbevis | Gallras löpande | supportwebben samt Opto | Koncernekonomi | Endast aktuella tillgängliga |
