Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

Koncernekonomi, redovisning och styrelse

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/ GallraFörvarasAnsvarig
arkivering/
gallring
Anmärkning
KoncernekonomiStyrelsedokumentKallelse, dagordning, bilagor
BevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget. Kallelsen utgörs av mötesinbjudan via outlook. Dagordning och bilagor distribueras via styrelseportalen Admincontrol en vecka innan mötet.
KoncernekonomiStyrelsedokumentStyrelseprotokollBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget
KoncernekonomiStyrelsedokumentStyrelseprotokoll, stämmoprotokoll, bolagsordning, aktiebok, aktiebrevBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget
KoncernekonomiStyrelsedokumentAktiebokBevarasEuroclearCFOEuroclear hanterar moderbolaget. Utdrag begärs ut vid behov.
KoncernekonomiStyrelsedokumentÅrsstämmoprotokoll och dagordningar med bilagorBevarasAdmincontrol, styrelseserver och juridikserverCFO/BolagsjuristAvser moderbolaget
KoncernekonomiStyrelsedokumentRegistrerings- och ändringsbevisVid inaktualitetMedarbetarwebben och OptoCFOEndast aktuella tillgängliga. Uttag från Bolagsverket.
KoncernekonomiVerksamhetsstyrningBolagsordning, Arbetsordning styrelse, VD-instruktion, Finanspolicy, IR-policy, InsiderpolicyBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget. Fastställs årligen på bolagsstämman och publiceras på IR-webben (del av medarbetarwebben).
KoncernekonomiVerksamhetsstyrningAttestinstruktionBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget. Granskas av revisionsutskottet vid förändring. Aktuella versioner publiceras på medarbetarwebben.
ControllingPlanerings- och uppföljningshandlingarEnhets verksamhetsplaner, budget, prognos
3 årRPCFOArbetsdokument och utdrag från RP sparas på server.
ControllingPlanerings- och uppföljningshandlingarVerksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsenBevarasRP och AdmincontrolCFOArbetsdokument och utdrag från RP sparas på server.
KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarMånadsbokslut
7 årJeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)
Koncernekonomi/
ekonomiservice
Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin
KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarÅrsbokslut/KvartalsrapportBevarasJeeves, Agresso, Adra, OCRA och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)Koncernekonomi/
ekonomiservice
Avser moderbolag och dotterbolag. Kvartalsrapporten delas till marknaden, publiceras på hemsidan
KoncernekonomiSkatteredovisningBolagsdeklaration7 årSkatteverket, signerade kopior i OptoCFOOriginal till Skatteverket. Deklarationen kan omprövas i 6 år.
KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarÅrsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport
BevarasPåskrivna original i bolagspärm. Digital förvaring i Opto, se anmärkningCFOAvser moderbolaget. Fr o m 2020-06-30 signeras årsredovisningen digitalt Admincontrol och förvaras endast digitalt.
KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarÅrsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapportBevarasPåskrivna original i bolagspärmCFOAvser dotterbolagen
KoncernekonomiAvtalBankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal)Sparas tillsvidareDigitalt - Bankens systemCFOUpplägg av konton för nya bolag, registrerar användare till dessa konton
KoncernekonomiAvtalBankavtal - övrigaSparas tillsvidarePärm hos CFO samt digitaltCFOLåneavtal bl a
KoncernekonomiInternkontrollInternkontrollplan, genomförande, åtgärdsplan3 årServer koncernekonomiCFOUnder framtagande, innebär regelbunden kontroll av processer.
KoncernekonomiInternkontrollRisk- och sårbarhetsanalys och uppföljningsrapport3 årServer koncernekonomiCFOÄr under framtagande
KoncernekonomiInternkontrollLoggböcker, insynslista, meddelanden till Finansinspektionen
Sparas tillsvidareServer koncerncontrollingCFOInsiderförteckning ska sparas minst fem år. Insynslistan uppdateras vid förändring i styrelsen och ledande ställning.

Innehållsansvarig

Uppdaterad