Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

Riktlinjer dokumenthantering och arkivering

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Chefsjurist Skapad: 2021-09-22 Reviderad: Ett uppdaterat och väl fungerande arkiv är viktigt för att både kunna upprätthålla lagstadgad hantering och för att underlätta i daglig administration och i arbetsuppgifter, t ex genom ökad transparens och minskat personberoende. Dessa riktlinjer tillsammans med arkiveringsplanen på medarbetarwebben ger guidning i hur dokument ska hanteras. Riktlinjerna gäller för koncernstaber och för segment. Arkiveringsplanen i sin helhet ägs av juridikstaben men de olika avsnitten i planen ägs av koncernstaberna där ytterst ansvarig är respektive koncernstabschef. För de avsnitt som rör segmenten ansvarar juridikstaben och dataskyddsombuden. Handlingstyperna i planen är uppdelade per segment och per koncernstab. Under segment ligger endast handlingar som innehåller personuppgifter och här beskrivs hur de ska hanteras gällande gallring och bevarande. Hur handlingarna ska förvaras beskrivs inte i planen och för frågor kring det kontakta respektive segments dataskyddsombud eller koncernens dataskyddsombud. Det mesta av dokumenthanteringen sker idag digitalt och för det ska avsedda system i första hand användas. I de fall där handlingarna är fysiska och ska bevaras eller har en gallringsfrist (dvs ska destrueras efter en viss tid) används dels närarkiv på kontoret och dels en extern leverantör av arkivdepå. Riktlinjerna omfattar: • Översyn av arkiveringsplanen och användarguider till system • Hantering och gallring av digitala dokument • Hantering och gallring av fysiska dokument • Hantering av material vid förvärv och vid nedläggning av enhet • Gemensamma handlingstyper • Skannade dokument Riktlinjerna är övergripande och respektive stabschef, verksamhetschef eller den som hen delegerar uppgiften till, ansvarar för att detaljerade rutiner för hantering och förvaring, såsom nomenklatur av filer, benämningar på pärmetiketter och register mm, finns för gemensamma dokument. Till riktlinjerna finns två bilagor som förklarar innebörden av gallringsfrister och handlingsslag på ett övergripande sätt. Översyn av arkiveringsplanen och av användarguider till system Arkiveringsplanen är ett levande dokument och ska uppdateras vid förändring. Koncernstabschef ansvarar för att uppdatering genomförs. Vidare ska en allmän översyn utföras en gång per år, efter årsskiftet. Koncernens arkivansvarige skickar ut information till respektive koncernstabschef om när det är dags för översyn. Översynen innefattar: • Ska dokument läggas till eller tas bort i planen? • Stämmer gallringsfristen? • Stämmer förvaringen? • Behöver anmärkningen uppdateras? För att underlätta för medarbetare och för nya medarbetare i on boarding-processen bör användarguider och rutinbeskrivningar för de system som koncernstaben ansvarar för också ses över och uppdateras vid behov i samband med att översyn av arkiveringsplanen utförs. Dessa guider kan finnas på medarbetarwebben under Information och dokument eller som interna dokument på egen server. Det viktiga är att det är lättillgängligt för medarbetarna. Hantering och gallring av digitala dokument Arkivytor: • Avsedda digitala system • Stabernas egna servrar/nätverksenheter • Google Drive och One Drive Som nämnts ovan sker dokumenthanteringen till största delen idag digitalt. När system finns ska de användas som arkiv och i övrigt används gemensamma mappar på egna servrar inom stab eller verksamhet. När egen server används som arkiv ansvarar respektive chef för att gemensam information förvaras i gemensamma mappar enligt ett mappsystem och nomenklatur av filer som är lättillgängligt för de medarbetare som behöver åtkomst. Google Drive och One Drive kan användas som förvaring av dokument vid kortsiktiga uppgifter eller i projekt och arbetsuppgifter som delas mellan medarbetare i olika staber, men utgör inte en plats för slutarkiv. Det gör endast avsett system eller server. Gallring ska utföras enligt de tidsfrister som uppges i arkiveringsplanen. För system ska om möjligt automatisk gallring upprättas där det inte redan finns. Respektive koncernstabschef ansvarar för att detta utförs. Om automatisk gallring inte kan upprättas måste manuell gallring arrangeras. Gallring på egna servrar och på Google Drive och One Drive sker manuellt och för att underlätta kommer det genomföras i samband med den årliga översynen av arkiveringsplanen. Förutom att gallra i gemensamma mappar bör gallring i Outlook och personliga mappar också genomföras. Förutom att bidra till ordning och reda i dokument görs detta också för att uppfylla GDPR. Hantering och gallring fysiska dokument Arkivytor: • Pärmar eller mappar i avsedda rum, på hyllor eller i arkivskåp • Pärmar eller mappar i låsta skåp på kontoret • För ej känsligt material kan pärmar och mappar förvaras i öppna bokhyllor på kontoret • Arkivdepå Handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist ska skickas till arkivdepå en gång per år eller vid annan överenskommelse eller behov. Information om vart detta ska skickas och hur det ska gå till finns på arkivsidan på medarbetarwebben. Innan handlingar skickas till arkivdepå ska de förvaras i närarkiv på kontoret. Närarkiv utgörs för vissa staber med sådant behov av separata rum medan det för andra mindre staber, utgörs av pärm i skåp på det egna kontorsrummet. Respektive chef ansvarar för att rutiner finns för förvaring av gemensamma fysiska handlingar, t ex benämning på pärmetiketter, registerflikar mm. Gallring av dessa dokument sker enligt tidsfrist i arkiveringsplanen. Den utförs också i samband med översynen av arkiveringsplanen och gallring av digitala dokument. Hantering av fysiska dokument vid förvärv och vid nedläggning av enhet Vid förvärv eller nedläggning av enhet uppstår diverse hantering av fysiska handlingar. Material som ofta behöver hanteras: • Bokföringsmaterial • Anställningsavtal • Slutbetyg/Samlat betygsdokument • Examensbevis/Studiebevis • Nationella prov • Betyg/Betygskataloger/Elevdokumentation • Försäkringsdokument • Hyresavtal Hanteringen finns beskriven i arkiveringsplanen. I vissa fall är det verksamheten som ansvarar för hantering (t ex betyg och nationella prov) och i andra fall är det koncernstaber (t ex anställningsavtal och bokföringsmaterial). Om arkiveringsplanen inte ger svar på frågor så kontakta koncernens arkivansvarige för vidare undersökning och hantering. Gemensamma handlingstyper Vissa handlingstyper är gemensamma för alla och ägs inte av en viss stab. De finns angivna i en egen del i arkiveringsplanen där hanteringen finns beskriven. • Avtal (fullmakter, konsultavtal, leverantörsavtal, sekretessförbindelser), inte ramavtal • Projektdokumentation • Manualer, handböcker rutiner riktlinjer • Policyer Skannade dokument Det fysiska dokumentet som skannas utgör originalhandlingen. Det hanteras enligt arkiveringsplanen. Den digitala filen ska gallras vid inaktualitet. Gallring utförs i samband med översyn av arkiveringsplanen och gallring av övriga digitala och fysiska dokument.

Innehållsansvarig

Uppdaterad