Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

KOLL – verktyg för kompetens och behörighet

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

KOLL är ett verktyg för pedagogisk personal, chefer och ledning som arbetar inom AcadeMedia. Verktyget hjälper till att inventera och analysera kompetenser och behörighet inom för-, grund- och gymnasieskolan. Samt är ett stöd för den strategiska kompetensförsörjningen som förenklar och effektiviserar arbetet med kompetensutveckling.

Vilka medarbetare omfattas av kartläggningen?
All pedagogisk personal utom timanställda. Med det menas samtliga med följande befattningar i lönesystemet:

Barnskötare, fritidspedagog, förskolelärare, speciallärare, conduktor, specialpedagog, socialpedagog, lärare grundskola, yrkeslärare, fritidsledare, lärare gymnasium, mentor, programansvarig, inklusive rektor, biträdande rektor och förskolechef.

Hur ofta ska man göra kartläggningen?

Inför varje terminsstart (senast 31 augusti och 31 januari) ska alla medarbetare som omfattas logga in i KOLL och komplettera/korrigera sina tidigare registrerade uppgifter.

Hur loggar jag in?

Du loggar in till KOLL på koll.academedia.se

Ditt konto i KOLL är kopplat till det användar-ID som finns registrerat hos AcadeMedia IT. Om du är inloggad på en arbetsdator med ditt användarnamn kommer du att automatiskt loggas in i KOLL. Sitter du till exempelvis vid en privat dator kommer istället en pop-up ruta upp där du måste skriva in ditt användarnamn och lösenord (densamma som du använder när du exempelvis ska logga in på din dator eller mail)

Verktyget förutsätter alltså att alla användare har ett konto registrerat hos AcadeMedia IT. Saknas det beställer närmaste chef ett konto via Servicewebben.

Vem kan jag vända mig till om det inte fungerar?

Maila till koll@academedia.se om du har problem med inloggning.

Obs! Arbetar du på en kommun eller friskola som inte tillhör AcadeMediakoncernen, behöver du ta kontakt med ansvarig för just din skola. KOLL är ett verktyg som levereras av Comaea.

Vad behöver du som chef göra

Avstämning

När dina medarbetare har genomfört sina kartläggningar har du som chef som uppgift att göra en avstämning av dina medarbetares kompetenser. Vad har dina medarbetare fyllt i gällande behörighet och legitimation? Har lärarlegitimationen laddats upp som stödjer behörigheten? Har man kryssat i vilka ämnen man undervisar i?

Hur gör jag avstämningen?

Logga in i KOLL och klicka sedan på fliken mina medarbetare. Där klickar du sedan på den medarbetare du vill granska. Tips! Du ser i kolumnerna till höger om medarbetaren är klar med sin kartläggning genom att det visas en blå bock i mittenkolumnen. I den högra kolumnen ser du en grön bock när du har gjort din avstämning av medarbetaren.

Gå igenom medarbetarens kompetensprofil, stämmer medarbetarens behörighet med bifogad lärarlegitimation? Du ska inte godkänna behörighet om den inte kan styrkas med en lärarlegitimation. Övriga kompetenser behöver inte styrkas och där räcker det med din bedömning att du tycker att det ser rätt ut enligt din bedömning från tidigare samtal, vid anställning eller liknande.

I guiden på Supportwebben och på förstasidan i KOLL kan du läsa mer om hur du lägger till kompetenser som medarbetaren har missat samt instruktionsbilder för varje steg i processen.

Har inte dina medarbetare gjort kartläggningen?

Påminn de medarbetare som inte har gjort sin kartläggning, det är oerhört viktigt att alla lägger in sina uppgifter så att rätt underlag finns i KOLL.

Vill du delegera avstämningen?

Meddela då koll@academedia.se så lägger de till chefsbehörigheter på denna person.

Hur lägger man till medarbetare i KOLL?

KOLL uppdateras med data från vårt lönesystem i slutet av varje månad. Se därför till att alla uppgifter i lönesystemet är korrekta genom att uppdatera eventuella ändringar i Personalwebben. En förutsättning för att kunna föras över till KOLL är att de har ett företagskonto hos IT samt har sin mailadress registrerad i lönesystemet.  Ändringar av kan alltså inte göras i KOLL eftersom det hämtas nya uppgifter från lönesystemet varje månad.

Vad händer med nya medarbetare?

Har du som chef en ny medarbetare så ska hen göra en kartläggning under sin första period på arbetsplatsen. Systemet uppdateras mot vårt lönesystem i slutet av varje månad, så därefter kan den nya medarbetaren logga in och registrera sina uppgifter, förutsatt att de har ett företagskonto hos IT och att mailadressen är registrerad i lönesystemet.

Vad händer när medarbetare slutar?

När du som chef har avslutat en medarbetares anställning i Personalwebben uppdateras KOLL med denna uppgift i samband med den månadsuppdatering som genomförs i slutet av varje månad. Medarbetarens uppgifter blir då dolda i verktyget.

Rapporter i KOLL

Det går att ta ut ett antal rapporter ur systemet och nedan förklaras de överskådligt. För med information om varje rapport, se guide för chefer i lila rutan ovan.

Tolka de olika färgerna/kolumnerna i rapporterna rätt:

  • Ljusgrön = har examensbevis och/eller lärarlegitimation
  • Mörkgrön = medarbetaren är behörig i ämnet samt undervisar i ämnet
  • Gul = medarbetaren är behörig i ämnet men undervisar inte i ämnet
  • Röd = medarbetaren är inte behörig i ämnet men undervisar i ämnet

Skolinspektionen

I KOLL finns det en specialrapport som är framtagen för att möta Skolinspektionens krav vid inspektion. Ska du ha en inspektion på din skola? ta då kontakt med ditt segments HR som hjälper dig att ta fram denna rapport.

KOLL 1 – översikt per medarbetare

Rapporten visar vilka kompetenser varje enskild medarbetare har kartlagt. Den ger information om vilka ämnen medarbetaren undervisar i och om medarbetaren är behörig i ämnet eller inte, liksom om medarbetaren är behörig i något ämne som hen inte undervisar i.

KOLL 2 – översikt per ämne

Rapporten visar en sammanställning per ämne/område/utbildning. Här kan du exempelvis inom ämnet svenska se hur många som är behöriga och undervisar, behöriga som inte undervisar samt obehöriga som undervisar. Denna rapport visar inte namn på enskilda medarbetare utan är en sammanställning i siffror.

KOLL 3 – översikt per ämne

Rapporten bygger på KOLL 2 och visar en sammanställning per ämne/område/utbildning. Här kan du exempelvis inom ämnet svenska se hur många som är behöriga och undervisar, behöriga som inte undervisar samt obehöriga som undervisar. Rapporten är klickbar vilket gör att du på ett smidigt sätt kan se vilka medarbetare som genererar resultaten.

Denna rapport ger dig svar på frågorna:

  • Vilka medarbetare är behöriga inom varje ämne/årskurs?
  • Vilka behöriga resurser finns det att nyttja?
  • Vilka medarbetare är verksamma i ”fel” ämne?

KOLL 4 – Lärarlegitimation-/examen

I denna rapport skapas ett cirkeldiagram där du kan få svar på frågorna:

  • Hur många medarbetare har legitimation?
  • Hur många medarbetare har ansökt men inte fått legitimation?
  • Hur många medarbetare har en pedagogisk examen?
  • Hur ser den generella graden av legitimerade lärare ut?

KOLL 5 – Ämnesbehörighet

I denna rapport skapas ett spindeldiagram eller cirkeldiagram utifrån ämne. Den ger dig svar på hur behörigheten ser ut fördelat på respektive ämne och årskurs. Den är en bra överblick för att se hur tjänstefördelningen fungerar utifrån behörighetsaspekten.

Innehållsansvarig

Uppdaterad