Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Frågor och svar

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Anställningsstöd

Hur hanteras anställningsstöd?

Lönebidrag eller andra anställningsstöd, rekvireras av löneavdelningen via Arbetsförmedlingen. Du som chef ansöker om anställningsstöd samt tar emot och arkiverar beslut.
Administrativ kontakt: löneavdelningen. Kontaktperson: du som chef.

Behörigheter

Hur hanteras förändringar i behörighet?

Alla ändringar av behörigheter ska i första hand anmälas i Personalwebben, via Personalanmälan, fönster Ändra/förlänga.

Gäller det förändringar av de högsta chefernas behörigheter kan detta istället sändas via e-post av chef eller HR-ansvarig på AcadeMedia, eftersom det i dessa fall kanske inte är ändring av kostnadsställe, utan beror exempelvis på organisationsförändring.

Alla ska skickas till löneavdelningen och vara hos dem senast 6:e arbetsdagen i månaden för att slå igenom till nästkommande månad.

Inloggning

Första gången du loggar in

Se info om inloggning här

Nedan kommer några vanliga felmeddelanden som kan dyka upp vid din inloggning.

”Ingen behörighet att logga in som xxx”
Kontrollera att rollen stämmer och att du skriver med små bokstäver. För medarbetare är den vanligaste rollen ”egen” och för chefer ”chefam” eller ”chefvux”.

”Lösenordet har gått ut. Var vänlig byt lösenord”
Du byter själv lösenord genom att fylla i ett nytt längre ner på sidan. Tänk på att lösenordet skall bestå av 7-12 tecken (bokstav, siffra och ett specialtecken måste ingå i lösenordet).

”Användaren saknas i persontabellen”
Kontrollera att personnummer är rätt angivet. Tio siffror utan bindestreck. Har någon annan användare använt samma dator och sparat sitt personnummer så att numret kommer upp automatiskt i form av svarta prickar? Markera prickarna och skriv över med ditt personnummer.

”Programfel. Kontakta systemansvarig. Felnr…”
Får du detta felmeddelande i samband med att du byter lösenord uppfyller antagligen inte ditt lösenord de villkor som krävs för lösenordsbyte. Tryck ok. Börja om från början och ange ett lösenord som uppfyller de krav som står på den grönmarkerade informationsrutan längst ned på sidan.

”Du är redan inloggad. Öppna ny webbläsare om du vill logga in…”
Stäng ner alla internetfönster och starta om din webbläsare. Fungerar inte detta, öppna upp en annan webbläsare.

Hur ändrar jag en felaktig e-postadress?

Som chef eller administratör kan man ändra detta via Mina Medarbetare > adressuppgifter. Markera den medarbetare vars e-postadress som du vill ändra samt klicka på registrera.

Personalanmälan: nyanställa, ändra och förlänga

Hur byter jag kostnadsställe för en medarbetare?

Chefen går in via Personalanmälan > Ändra förlänga och markerar aktuell person. Ange datum för ändringen. Om du som chef har behörighet till det kostnadsställe som personen ska flyttas till klickar du på välj bredvid Kostnadsställe/Plats, och väljer nytt kst. Om du ska flytta en person till ett kostnadsställe som du som chef inte har behörighet till, fyller du i ändringsdatum samt anger i noteringsfältet ”Byte av kst till XXXXXXX”.

Kan inte få utskrift av anställningsavtal vid personaländring?

Om man glömt klicka på knappen Sänd, syns inte anmälan hos löneavdelningen. I fönstret Nyanställa eller Ändra/förlänga ligger då anmälan kvar. Klicka upp Personalanmälan och tryck Sänd.

Vilka uppgifter registreras vid nyanställning?

Vid ny- eller återanställning av en medarbetare ska uppgifterna registreras via Personalanmälan och fönster Nyanställda. Förbered dig innan registreringen genom att skriva ut denna bilaga och kontrollera att du vet vilka uppgifter som du ska registrera.

Kan jag anställda en lärare med ferielön innan läsårsstart?

Ferieanställningar som läggs upp med ett tidigare startdatum än läsårsstart genererar ingen lön eftersom medarbetaren inte tjänat in någon ferielön under föregående läsår. OM det är en medarbetare som går i tjänst innan terminsstart måste ni lägga upp en visstidsanställning med månadslön och semestertjänst fram till terminsstart och därefter lägger ni upp en ferietjänst. När visstidsanställningen avslutas betalas de semesterdagar ut som tjänats in under perioden eftersom det inte går att föra över semesterdagar till en ferietjänst

”Heltidsmått måste anges”

Även om medarbetaren arbetar deltid eller är timanställd behöver du ange heltidsmått. Ange antalet timmar per vecka som räknas som heltid enligt kollektivavtal.

Vid varningsmeddelande: ”Tidigare anställning – AcadeMedia måste anges”

Klicka på ok. Välj sedan Nej i rullisten.

Var finns bilagorna till anställningsavtalet?

Bilagor till anställningsavtal såsom IT, Pul, Nordeablankett hittar du här, här och här.

Reseräkning, bilersättning och friskvårdsbidrag

Vad är skillnaden mellan körjournal och bilersättning?

Körjournal är för dig som har tjänstebil med fritt drivmedel. Bilersättning innebär ersättning för bilresor med privat bil eller tjänstebil utan drivmedelsförmån. Typerna Inrikes och Utrikes genererar traktamente och används exempelvis vid övernattning/utlandsresa.

Kan jag kopiera tidigare resor?

I både körjournalen och utlägg/bilersättning kan du välja tidigare rutter. Välj Tidigare rutt först och lägg därefter in datum och klicka på spara.

Min reseräkning har inte blivit utbetald?

Antingen har den inte blivit sänd för attest eller också har den inte blivit attesterad av chefen.

När du kommer till sammanställningen i reseräkningen och sparar kommer ett meddelande att du inte sänt för attest. Klicka på ok och sedan på knappen Sänd för attest. I översikten kan du se om reseräkningen är sänd för attest. Den skall då ha ett J för ”Sänd för attest”. I Egen historik kan du se om din reseräkning är attesterad av chefen. Den skall då ha ett J för ”Attest”.

För att få dina utlägg utbetalda måste du ha skickat in orginalkvittot till oss. Information finns här.

Varför måste jag skicka in orginalkvitton per post till Academedia?

Enligt riktlinjer från Bokföringsnämnden är det inte tillåtet att registrera utlägg med digitala kvitton. Detta trots att Skatteverket godkänner den praxis som vi tidigare har tillämpat.

Du finner mer information här.

Vilken bilersättning ska jag välja?

Valet ”Endast skattefri del/Privatbil” ger 1:85 kr/km och det beloppet betalar man ingen skatt på. Det är Skatteverket som bestämmer detta grundbelopp,och det kan därmed variera år för år.

Vart hittar jag en påbörjad reseräkning?

Öppna mappen Resor/utlägg i navigeringsfältet till vänster och klicka på Egen resa.

I höger fönster längst ned under knappen Titta på el. ändra resa/utlägg ser du dina påbörjade resor. Markera den du vill öppna och klicka på knappen Titta på el. ändra resa/utlägg. Du är nu inne på första sidan av din reseräkning. Högst upp har du fyra flikar, den första heter resenärsuppgifter. Markera den flik du vill gå till (såsom kostnader) för att fortsätta registrera.

”Antal vid bilersättning måste vara ett heltal”

Får du detta meddelande tryck först på ok. Skriv sedan in antalet kilometer. Inte med decimaler, punkt, kommatecken eller förkortningen km. Tryck på Spara.

”Reseräkningen är inte sänd för attest”

Får du meddelandet ”Reseräkningen är inte sänd för attest” gör följande: Tryck ok. Tryck sedan på knappen Sänd för attest.

Hur registrerar jag friskvårdsersättning?

Friskvård registreras i förmånswebben. Du finner information om vad som mer erbjuds via förmånswebben här.

Hur mycket friskvårdsersättning är utbetald?

Information om friskvårdsersättning hittar du via din inloggning i Förmånswebben.

AcadeMedias friskvårdsår är samma som verksamhetsåret, det vill säga 1 juli-30 juni. Ackumulatorn töms efter juli månads lönekörning när rapportering för juni är klar.

Semester och frånvaro

Frånvaro

Hur hanteras lön vid längre obetald frånvaro?

Medarbetare med månadslön får din lön delvis i förskott den 25:e för innevarande månad. Du som är timavlönad får din lön månaden efter utfört arbete. Om du är frånvarande del av månad, enstaka dagar eller timmar, men har ett avtal om att fortsätta arbeta månaden efter, görs ett löneavdrag månaden efter på kommande månadslön. Är du timanställd är detta inget problem eftersom du inte får timlön när du inte arbetar. Är du frånvarande över en längre period så kan situationen uppstå att det inte finns någon framtida lön att göra löneavdraget på. Då måste avdraget göras på månadslönen för den månad den avser (brukar benämnas att avdraget görs i innevarande månad).

Semester

Vad påverkar ferielönen?

Full ferielön betalas ut:

  • Du har arbetat hela verksamhetsåret utan frånvaro, som inte är semesterlönegrundande**
  • Din anställning löper under hela verksamhetsåret*
  • Din arbetstid har inte ändrats under verksamhetsåret*

Faktorer som påverkar att inte full ferielön betalas ut är:

  • Din anställning har börjat någon gång under verksamhetsåret*
  • Din arbetstid har ändrats under verksamhetsåret* med följd att den genomsnittliga sysselsättningsgraden är lägre än den faktiska sysselsättningsgraden vid sommarlovets ingång
  • Du har haft frånvaro, som inte är semesterlönegrundande**, med en eller flera dagar under verksamhetsåret

*)
Verksamhetsåret = Första arbetsdagen på höstterminen till och med sista arbetsdagen vid vårterminens slut.

**) Följande typer av frånvaro från arbetet räknas som semesterlönegrundande:

  • Sjukdom och smitta – 180 dagar
  • Arbetsskada
  • Föräldraledighet – 120 dagar per förälder och födsel (ensam vårdnadshavare 180 dagar)
  • Tillfällig vård av barn – 120 dagar (ensam vårdnadshavare 180 dagar)
  • All tid för vilken havandeskapspenning utges
  • Närståendevård – 45 dagar
  • Viss försvarsutbildning – 60 dagar
  • Ledighet för utbildning: vid rekryteringsbidrag, facklig utbildning, viss teckenspråksundervisning, svenskundervisning (SFI) – 180 dagar (övrig utbildning är inte semesterlönegrundande)

Förskottssemester

Om du är nyanställd och inte tjänat in betald semester erbjuder vissa av koncernens arbetsgivare förskottssemester. Det innebär att du får ordinarie lön under förskottssemestern, men samtidigt uppstår också en skuld till arbetsgivaren. Det är därför viktigt att chefen informerar om regelverket ifall den provanställde säger upp sig själv.

På vuxenutbildningen godkänner vi bara förskottssemester till den som är tillsvidareanställd eller provanställd. I det fallet du är provanställd så är det närmaste chef som fattar beslut. Riktlinje cirka 4,5 månad.

Kolla med din chef eller HR för att ta reda på om du har rätt till förskottssemester eller inte.

Tjänstledighet

Hur anmäler jag tjänstledighet?

All tjänstledighet (även tjänstledighet på deltid) ska anmälas via ”Blankett ledighetsansökan” som finns i Personalwebben. Läs mer om Tjänstledighet.

Tidrapport och schema

När ska jag göra min sista tidrapport vid anställningens slut?

Senast din sista arbetsdag. Du har tillgång till Personalwebben så länge du har en pågående anställning inom AcadeMedia. Om din anställning avslutas det viktigt att du gör din tidrapport senast din sista arbetsdag, efter det har du inte längre tillgång till Personalwebben.

Hur rapporterar jag som deltidsanställd in min fyllnadstid/mertid?

Välj Avvikelse, tillägg. Tillägg: Övertidsarbete och Typ: Mertid, Pengar. (Mertid kan enbart rapporteras av deltidsanställda)

Vem godkänner kostnadsfördelades tidrapport?

Huvudkostnadsställeansvarig slutgodkänner tidrapporten. Den som är ansvarig för det andra kostnadsstället kan ta upp tidrapporten under ”Kst-fördelade tidrapporter” och delgodkänna den innan huvudkostnadsställeansvarig slutgodkänt den.

Hur registrerar jag sjukfrånvaro del av dag?

Välj avvikelse ”Frånvaro sjuk” och ”Typ” sjuk. Välj datum i ”From” när du blev sjuk (”tom” behöver inte fyllas i). Ange antal timmar du var frånvarande i fältet ”Tim/ant/bel”. Spara. Gör en till avvikelse för resterande dagar om du är sjuk flera dagar.

Hur får jag min lönespecifikation hemskickad?

Klicka på Mina anställningsuppgifter, därefter på Lönespec via post/internetbank. Välj Ja i listan under ”Lönespec via post/internetbank Ja/Nej”.

Vad betyder statusen på min tidrapport?

Rapportering ej påbörjad Inget gjort
Rapportering pågår Börjat registrera avvikelser
Sänd för godkännande Tidrapport skickad till chef, kan fortfarande ändra i tidrapporten.
Granskning pågår Chefen har tittat på rapporten
Godkänd Chefen har godkänt rapporten
Ej godkänd Chefen vill att du ändrar något.
Lönebearbetas Töms och bearbetas för att generera lön. (Ev korrigeringar kan göras först efter den 16:e i månaden)
Lönebearbetad och avslutad Tömd och avslutad.

Hur lägger jag in en gratifikation till min medarbetare?

I tidrapporten väljer du avvikelsen ”Övriga tillägg” och typ ”Gratifikation”. Fyll i bruttobeloppet som ska betalas ut under ”Tim/ant/bel” och tryck Spara. Godkänn sedan tidrapporten.

Chefen har redan godkänt min tidrapport, men jag har avvikelser att registrera.

Om du behöver lägga till avvikelser när chefen redan godkänt, får chefen ändra status till ”Ej godkänd”. Sedan lägger antingen du in avvikelser och skickar rapporten, eller så lägger chefen in avvikelser och godkänner direkt.

Hur ändrar jag mitt schema i tidrapporten om det inte stämmer?

Om du som medarbetare upptäcker att ditt schema inte stämmer, meddela din chef om det korrekta schemat.

Var ändrar jag som chef schema ?

Ändring görs via ”Personalanmälan”. Välj ”Ändra/Förlänga”, i första fliken skall datum för ändringen skrivas in och i andra fliken ändras schemat.

Var ser jag medarbetarnas schema?

Personalens schema framgår i medarbetarens tidrapport samt i Personalanmälan ”Ändra/förlänga”

Hur kan jag titta på eller ändra i en ”gammal” tidrapport?

Gå in i mappen Tidrapport och välj Egen korrigering. Markera den månad du vill korrigera. Lägg in din avvikelse och tryck på Spara och Sänd. Enbart tillägg kan göras i ”Egen korrigering”, till exempel lägga till en semesterdag eller sjukdag som du tidigare glömt att registrera. Du kan inte ta bort en tidigare felregistrering. Vid borttag skickas mail från attesterande chef till löneavdelningen om den felaktiga registreringen.


Egen uppsägning

Hur hanteras egen uppsägning?

Vid egen uppsägning används blanketten ”Egen uppsägning” som du hittar i Personalwebben, denna skrivs under och lämnas till din chef samt skickas till löneavdelningen.

Var registrerar jag ändring av lön?

Enligt lönepolicy sker löneutveckling vid årlig lönerevision. Löneändring utanför lönerevision sker i undantagsfall. Vid löneändring utanför lönerevision så tillämpas farfarsprincipen. Det innebär att lönesättande chef beslutar om ny lön och får godkännande av överordnad chef.

Om lönen skall ändras mellan lönerevisioner behöver chef maila till segmentets HR-avdelning, samt kopiera in sin chef (enligt ”farfars-/farmorsprincipen”).
Kontaktuppgifter till HR finner ni här: https://medarbetare.academedia.se/om-din-anstallning/kontakta-hr-och-praktikertjanst/

Uppgifter som ska finnas med i mailet till HR:
Namn
Personnummer
Enhet
Lön
Ny lön
Datum för förändring
Lönenivå (år)
Orsak till löneändring
Lönestatistik/referenslöner
Budgetkonsekvenser

Hur kontaktar jag Academedias löneavdelning?

Ärende Servicewebben
Telefon 0771-794401
Öppettider 09:00 – 15:00 (mån-fre)
Adress AcadeMedias löneavdelning
Box 213
101 24 Stockholm

Innehållsansvarig

Uppdaterad