Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

För chefer (admin och attest)

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Följande moment kan du som chef göra i Personalwebben, samtliga moment ska vara godkända senast den 6:e arbetsdagen varje månad.

Tidrapport

Godkänn dina medarbetares tidrapporter i menyn Tidrapport med attest markera medarbetarens tidrapport och klicka på granska/godkänn tidrapport.


Resor/utlägg

Godkänn medarbetares reseräkningar i menyn Resor och utlägg med attest. Markera medarbetarens reseräkning och klicka på attestera resa/utlägg. Kontrollera och attestera reseräkningar, utlägg och friskvårdsbidraget är registrerade korrekt och att samtliga kvitton är bifogade.

Obs! Tänk på att spärren i systemet för utbetalt friskvårdsbidrag endast gäller för helårs anställda. Vid kortare anställningar måste du själv kontrollera att maxbelopp inte överskrids. Praxis är en tolftedel per månad.

Tips! Du kan se status på dina reseräkningar i Resor/Utlägg för attest/Alla resor/Utlägg

Hur lägger jag in en gratifikation till min medarbetare?

I tidrapporten väljer du avvikelsen ”Övriga tillägg” och typ ”Gratifikation”. Fyll i bruttobeloppet som ska betalas ut under ”Tim/ant/bel” och tryck Spara. Godkänn sedan tidrapporten. Klicka här för att läsa AcadeMedias gratifikationpolicy.


Personalanmälan

Här rapporterar du uppgifter om nyanställda/återanställda för löneutbetalning och här tar du ut anställningsbevis. Registrera din personalanmälan senast den 6:e arbetsdagen i månaden för att medarbetaren ska kunna få sin lön i rätt tid.

Nyanställa AcadeMedia

Denna personalanmälan används vid:

  • Nyanställning
  • Byte från månadslön till timlön eller tvärtom
  • Byte från semestertjänst till ferietjänst eller tvärtom
  • Byte till en anställning med lägre sysselsättningsgrad. OBS! Då behövs även ett accepterat omplaceringserbjudande, blankett om sänkt sysselsättningsgrad eller en uppsägning av den gamla tjänsten som underlag.
  • Ny visstidsanställning om det är ett glapp tidsmässigt mellan ny och gammal anställning
  • Byte av bolag (uppsägning eller omplaceringsbeslut krävs som underlag för avslut i gamla bolaget samt ifylld blanketten Flytt mellan företag som  skickas in om semester eller liknande ska följa med i det nya bolaget )

Inför när du träffar medarbetaren för att skriva på anställningsavtalet är att rekommendera att skicka följande dokument så att de kan läsa dem innan, annars tas dessa med vid ert möte.

Samt hänvisa till denna sida på AcadeMedias intranät för information om skattesedel och anmälan om lönekonto till Nordea.

När anställningsavtalet är signerat skickar du detta till löneavdelningen.

Ändra/Förlänga

Denna personalanmälan används vid:

  • Förlängning av visstidsanställning om nya anställningen börjar dagen efter den gamla gått ut.
  • Byte till högre sysselsättningsgrad i innehavd anställning.
  • Byte av kostnadsställe i innehavd anställning och/eller ny fördelning mellan kostnadsställen.
  • Byte av befattning.
  • Anmäla schemaändringar. Detta är extra viktigt vid deltidsarbete då schemat påverkar semesterberäkning, frånvaroavdrag och tillägg.

Obs! Tänk på att bara fylla i de uppgifter som ska ändras vid en ändring av anställning

Registreras en tillfällig utökning av tjänst

Klicka på Personalanmälan i vänstermenyn och sedan Ändra förlänga. Markerar den aktuella personen och klicka på knappen klicka här för att registrera uppgift.

Ange datum för utökningen. I noteringsfältet anges exempelvis: Har redan 20 t/v tillsvidareanställning. Ska ha tillfällig utökning som vikarie för NN tom åååå-mm-dd med 10 t/v.

Ändring av lön utanför lönerevision (kan inte ändras via personalanmälan)

Enligt lönepolicy sker löneutveckling vid årlig lönerevision. Löneändring utanför lönerevision sker i undantagsfall. Vid löneändring utanför lönerevision så tillämpas farfarsprincipen. Det innebär att lönesättande chef beslutar om ny lön och får godkännande av överordnad chef.

Vuxensegmentet: enbart farfarsprincip. Löneändringen mailas till lön med kopia till överordnad chef och HR.

För- och grundsegmentet och gymnasiesegmentet: Löneändringen mailas till HR som i sin tur mailar till lön.


Mina medarbetare

Här finns information om medarbetarnas löner, semester, övertidstimmar och övriga anställningsvillkor och annat.


Personalstatistik

Här kan du se exempelvis statistik för frånvaro, sjukprocent, friskprocent, personalomsättning.

Lönekostnader

En gång i månaden bör du ta ut rapporten om lönekostnader. Detta gör du i Personalstatistik och lönekostnader bokföring. I denna rapport kan du se samtliga lönekostnader som kommer att debitera ditt kostnadsställe är lönen betalas ut den 25:e. Ändringar inför löneutbetalningen kan inte göras utan rapporten finns endast till som information.

Obs! Korrigeringar när det gäller tillägg görs i nästa månads tidrapport. Alla rättningar görs till nästa månads löneutbetalning

Löneöversyn

Rapport av löneökningar i samband med löneöversyn.


Sjuk- och rehabiliteringsärenden

Här kan du rapportera sjukperioder och bevaka rehabiliteringsärenden. Säkerställ så att medarbetaren har registrerat sin sjukfrånvaro även här och inte enbart i tidrapporten.


Attest- eller adminroll

Som chef kan du lägga till en admin- eller attestroll som kan stötta kring attestering och administrering av dina medarbetare.

Admin: ser alla löner, godkänner/attesterar tidrapporter och reseräkningar. Kan göra personalanmälningar och ändringar.

Attest: ser inte några löner, men kan godkänna tidrapporter och reseräkningar.

Ändra roll på en av dina medarbetare

Klicka på tidrapport med attest  i vänstermenyn och sedan på attestdelegera. Leta fram aktuell medarbetare och bocka för denna, klicka på knappen registrera välj mellan ovan roller och spara.

Relaterade länkar

Personalwebben

Innehållsansvarig

Uppdaterad