Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Utlägg, företagskort och reseräkning

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Alla reseräkningar som är löneavdelningen tillhanda senast den 2:a arbetsdagen i månaden utbetalas den 25:e i samma månad. De reseräkningar som inkommer efter den 2:a arbetsdagen bearbetas för utbetalning till nästkommande ordinarie löneutbetalning. Reser du mycket i tjänsten ska du använda dig av ett First Card företagskort så slipper du ligga ute med pengar som din arbetsgivare ska ersätta dig för.


Reseräkning

Du kan registrera din reseräkning i Personalwebben när som helst under månaden, ju förr desto bättre. Du gör detta under mina resor/utlägg och egen resa/utlägg. Har du små utlägg kan du däremot ha en reseräkning öppen under månaden som du kan fylla på med utlägg. Stäng sedan reseräkningen vid månadsskiftet senast den 2:a arbetsdagen i månaden. Om du har ett First Card behöver du inte vänta tills du fått fakturan för att göra din utläggsredovisning.

Du kan redovisa flera kvitton per reseräkning men varje kvitto måste redovisas för sig, du kan alltså inte summera ihop flera kvitton till ett utlägg.

OBS! Enligt riktlinjer från Bokföringsnämnden är det inte tillåtet att registrera utlägg med digitala kvitton. Detta trots att Skatteverket godkänner den praxis som vi har tillämpat. Detta innebär att du från och med 1 september när du gjort utlägg även måste skicka in originalkvitton, fastsatta på den reseräkning de hör ihop med, per post till vår löneavdelning. Detta gäller alla utlägg utom friskvård.

Originalkvitton ska skickas till:

AcadeMedia löneavdelning
Box 213
101 24 Stockholm

Vad är ett kvitto?

Kvitton måste alltid vara i original och på kvittot ska det framgå:

  • Vem som är säljaren/företaget
  • Organisationsnummer eller momsnummer eller identifikationsnummer eller personnummer (vid köp av privatperson)
  • Vad är inhandlat
  • När är det inhandlat
  • Summa
  • Varav moms

Originalkvitto är ett krav, annars är det ej en avdragsgill kostnad. Har man tappat bort sitt kvitto kan man kan försöka få ett nytt från inköpsstället, men detta är inget man kan kräva.

Undantag sker vid:

  • E-handel (till exempel trängselavgift eller autogirering) där kontoutdrag gäller som kvitto.
  • SMS-aviseringar (till exempel SL-biljetter).
  • Trängselskatt, om utlägget gäller trängselskatt ska du skicka in fakturan som underlag. Fakturan gäller som originalkvitto.

First Card

Om du reser mycket i tjänsten och har regelbundna utlägg (representation med mera) ska du använda First Card företagskort. Det är ett kort med privat betalningsansvar, där du är fullt ansvarig för kortet, men där AcadeMedia står för årsavgiften. Företagsupphandlade kort med personligt betalningsansvar innebär att fakturan kommer till din hemadress.

Medarbetaren gör en reseräkning för sina utlägg och efter attest från ansvarig chef ska samtliga kvitton skickas till löneavdelningen för registrering enligt beskrivning i relaterade dokument.

Kortanvändaren behöver inte ligga ute med några pengar förutsatt att reseräkning görs i tid!

Ansöka om First Card

Du hittar ansökningsblanketten här.

För att ansöka om ett First Card ska du först ha ett godkännande från din närmsta chef.

Avsluta First Card

Önskar du avsluta ditt First Card kontakta då:

Vuxenutbildning: helene.opperdoes@academedia.se

För-, grund och gymnasieskola: leverantor@academedia.se


Fakturor

Enbart en faktura är inte ett giltigt kvitto, faktura måste kompletteras med kontoutdrag där det tydligt framgår att medarbetaren haft en faktisk kostnad som är betald. Om du har ett First Card behöver du inte vänta till du fått fakturan för att göra din utläggsredovisning.

Registrera en reseräkning

Här hittar du en guide för att registrera utlägg i Personalwebben – steg för steg.

Klicka på Mina resor och mina resor/utlägg i vänstermenyn.

Ska du göra en ny reseräkning klickar du på knappen gör en ny reseräkning. Har du en befintlig reseräkning som du ska korrigera markerar du denna under avsnittet titta på ändra resa/utlägg, bocka i den du vill korrigera och klicka på knappen titta på el. ända resa/utlägg.

reseräkning

Välj resetyp

  • Endast utlägg/bilersättning
  • Inrikes
  • Utrikes

Om du har utlägg, fyll i hur många kvitton det handlar om, samt syftet för utläggen/resan.

Klicka på nästa.

Fyll i aktuellt formulär utifrån om det är utlägg eller traktamente som du ska registrera. Behöver du stöd finns denna guide för hur du registrerar detta: Registrera utlägg i Personalwebben – steg för steg.

Så bifogar du kvitto i Personalwebben

  1. Scanna in ditt kvitto, exempelvis som PDF, innan du påbörjar registreringen. Ett annat alternativ är att ta kort på kvittot med din mobil. Spara filen på din dator. Döp filen till vilken typ av kostnad kvittot gäller samt datum, till exempel: ”Taxi 2016-03-08” (säkerställ att allting syns tydligt på kvittot)
  2. Gå till Egen resa/utlägg, klicka på fliken Kvitto
  3. Tryck på Bläddra
  4. Leta på filen du sparat på datorn, tryck Öppna
  5. Ange i kommentarsfältet vad kvittot gäller samt datum för utlägget
  6. Tryck på Lägg till
  7. De bifogade kvittona syns längst ned i fönstret

Sänd din resa/utlägg till din chef som attesterar och kan öppna och kontrollera kvittona direkt i Personalwebben.

Från den 1 september måste du även skicka in dina originalkvitton med post när du gjort utlägg. Då skriver du ut reseräkningen och fäster dina originalkvitton på reseräkningen med tejp eller häftklammer. Reseräkning med kvitton skickas till:

AcadeMedia löneavdelning
Box 213
101 24 Stockholm

Du kan även lämna in dina kvitton till löneavdelningen på AcadeMedias huvudkontor på Adolf Fredriks kyrkogata.


Registrera friskvårdsbidrag

All friskvårdsregistrering sker via förmånswebben. Har du inte tillgång till förmånswebben kan du kontakta löneavdelningen så hjälper de dig med kvittoregistreringen.

Innehållsansvarig

Uppdaterad