Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Representation och uppvaktning

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Representation

Begreppet representation saknar en mer bestämd definition. I allmänhet avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med ett företags verksamhet. Skatteverket har utfärdat anvisningar kring representation. Denna policy för har tagits fram med beaktande av Skatteverkets anvisningar.

Representation kan vara riktad utåt mot externa intressenter, extern representation, eller inåt mot medarbetarna, intern representation. Representationskostnad kan vara kostnad för till exempel mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till gäster, intern uppvaktning och liknande. För att representation skall vara skattemässigt avdragsgill bör det finnas ett direkt samband mellan verksamheten och representationen. Kravet gäller både tidpunkten och platsen samt de personer mot vilka representationen riktar sig.

Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer då detta inte räknas som representation och därmed inte kan anses vara skattemässigt avdragsgillt och den enskilde mottagaren kan komma att förmånsbeskattas.

Extern representation

Extern representation ska vara godkänd i förväg av ansvarig chef och enbart förekomma i undantagsfall då denna märkbart kan anses främja verksamheten. Representationsmåltider ska anses som skattefria även om avdragsramen på 90 kronor exklusive moms överskrids.

Intern representation

Måltider som intas i samband med interna möten, konferenser eller dylikt är normalt skattepliktiga, dock finns vissa undantag. Skattefrihet kan förekomma om det är fråga om intern representation. För att det ska vara fråga om det senare måste följande krav vara uppfyllda:

  • Det är ett internt möte som enbart inkluderar personer från enskild verksamhet och/eller koncernen.
  • Det är ett möte eller konferens som pågår som längst under en vecka (det vill säga fem arbetsdagar).
  • Det är en middag eller annat arrangemang dit samtliga deltagare/medarbetare är inbjudna.

Alkoholförtäring

Intern representation ska i första hand vara alkoholfri. Vid konferenser, personalfester och liknande kan öl och vin tillåtas efter samråd med verksamhetschef. Vad som gäller i fråga om alkoholförtäring i övrigt se koncernens antidrogpolicy.

Representationskostnader

All representation ska vara kostnadsmedveten. Vad som ska betraktas som godtagbara och därmed maximalt tillåtna representationskostnader beslutas av ansvarig chef i samråd med verksamhetschef. Skatteverket har utfärdat anvisningar som anger riktvärden för vad som är avdragsgilla kostnader i samband med representation.

Extern representation

Frukost, lunch, middag 0 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer
Enklare förtäring 60 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer
Teater eller liknande aktivitet 180 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer

Intern representation

Frukost, lunch, middag 0 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer
Enklare förtäring 60 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer
Hyra, underhållning och liknande vid personalfester 180 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer
Teater eller liknande aktivitet 180 kr/person avdragsgiltig moms tillkommer

Intern uppvaktning

Vi vill på flera sätt visa uppskattning för våra medarbetare. De flesta människor uppskattar också att bli ihågkomna vid speciella händelser och vi ser ett värde i att vi behandlar våra medarbetare likvärdigt och jämlikt. Dessa rekommendationer och riktlinjer ska ge rättvist stöd för chefer samtidigt som vi också följer de lagar och regler som finns för att gåvan ska vara skattefri.

Tänk på att gåvor i form av kontanter, eller som kan lösas in i kontanter, inte får förekomma. Gåvor utöver det som specificeras nedan sker genom privata initiativ och bekostas av medarbetarna själva.

Nyanställning Välkomstbukett, vilken inte får överstiga mer än 300 kr.
Julgåva En julgåva till medarbetare av mindre värde är skattefri. Med mindre värde innebär att kostnaden per julklapp inte ska överstiga 450 kr inkl. moms.
Minnesgåva

 

Ges till varaktigt anställda (anställd i minst sex år enligt skatteverket) vid 30 års anställning, 50-årsdag eller när anställning upphör. Firas/avtackas med tårta och blommor. Värdet av en minnesgåva bör inte överstiga mer än 2 000 kr inkl. moms.
Pensionsavgång Ges till medarbetare, om medarbetaren önskar, och firas med tårta och blommor. Värdet av gåvan bör inte överstiga mer än 2 000 kr inkl. moms.
Vid dödsfall Blommor och kondoleanser skickas till närmsta anhörig vilken inte bör överskrida 450 kr inkl. moms. Krans/kistbukett vid begravning bör inte överstiga mer än 2 000 kr inkl. moms. Se rutinbeskrivning för vidare information gällande dödsfall.

Redovisning av kostnader

Ersättning för utlägg i samband med representation utgår mot kvitto som tydligt anger vad utlägget gäller (mat, dryck, julgåva, eller liknande) samt en detaljerad redovisning där följande ska ingå:

  • Syftet med representationen
  • Datum och plats
  • Vilka som deltog vid representationen alternativt vem som var mottagare av gåvan.

I övrigt gäller för attest de regler som följer av gällande attestregler inom koncernen/den egna verksamheten. Om utlägget inte motsvarar skatteverkets krav för skattefrihet innebär det att mottagaren blir förmånsbeskattad och bolaget (anställande verksamhet) belastas med sociala avgifter.

Innehållsansvarig

Uppdaterad