Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

IR-policy

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Eola Änggård Runsten
Skapad 2015-08-31
Reviderad och beslutad av styrelsen den 2017-11-24

Policy för investerarrelationer

Policy och regelverk för investerarrelationer.. 2

1.1          Syfte. 2

1.2          Stockholmsbörsen.. 2

1.3          Målgrupper. 3

1.4          Organisation och ansvarsfördelning.. 3

1.4.1       Styrelsens ansvar. 3

1.4.2       Verkställande direktörens ansvar. 3

1.4.3       CFO:s ansvar. 3

1.4.4       Kommunikationsdirektörens ansvar. 4

1.4.5       IR-ansvarigs ansvar. 4

1.4.6       Övriga medlemmar i företagsledningen, ansvar. 5

2        Grundläggande principer.. 5

2.1          Insiderinformation.. 6

2.1.1       Information som kan påverka värderingen av AcadeMedia. 6

2.2          Språk.. 6

2.3          Särskilda informationstillfällen.. 6

2.4          Informationssäkerhet och sekretess. 7

2.5          Informationsläckage. 7

2.6          Kriskommunikation.. 8

3        Löpande IR-aktiviteter.. 8

3.1          Bolagsstämma. 8

3.2          Periodisk finansiell rapportering.. 9

3.2.1       Årsredovisning. 9

3.2.2       Bokslutskommuniké samt delårsrapporter. 9

3.3          Lämnande av prognoser. 10

3.4          Pressreleaser. 10

3.4.1       Pressreleaser med insiderinformation. 10

3.4.2       Övriga pressreleaser. 10

3.4.3       Distribution av pressreleaser. 10

3.4.4       Tillgänglighet 11

3.5          Webben.. 11

3.6          Direkta kontakter med analytiker, investerare och press. 11

3.6.1       Tyst period. 11

3.7          Loggbok.. 12

3.8          Förhandsinformation till börsen.. 12

3.9          Distributionslista.. 12

4        Uppföljning av IR-verksamhet.. 12

4.1          Aktiekurs och aktieomsättning.. 12

4.2          Aktieägarstatistik. 12

4.3          Målgruppsundersökningar. 13

4.4          Register över analytiker och analyser. 13

4.5          Möten och besöksregister. 13

4.6          Mediabevakning (affärsmedia) 13


Policy och regelverk för investerarrelationer

För att AcadeMedia ska uppfylla de krav på informationsgivning som följer av noteringskrav, informationsregler och svensk och EU-rättslig lagstiftning har AcadeMedia den 24 november 2017 antagit denna IR-policy.

AcadeMedias informationsgivning till kapitalmarknaden ska ske i enlighet med gällande svensk och EU-rättslig lagstiftning, Nasdaq Stockholms informationsregler, Finansinspektionens föreskrifter samt enligt allmänt erkänd praxis.

1.1    Syfte

Syftet med Academedia IR-arbete är att alltid hålla kapitalmarknaden informerad om AcadeMedias verksamhet och framtidsutsikter så att priset på aktien återspeglar företagets värden och långsiktiga intjäningsförmåga.

IR-arbetet syftar också till att skapa intresse för bolaget och dess aktie. God kommunikation med kapitalmarknadens olika aktörer bidrar till att osäkerheten minskar och gör AcadeMedia till ett attraktivt investeringsobjekt.

Slutligen syftar IR-policyn till att beskriva roller och ansvar samt rutiner som säkerställer att bolaget fullgör sin informationsskyldighet till Nasdaq Stockholm och kapital-/aktiemarknaden på ett korrekt sätt.

1.2    Stockholmsbörsen

Nasdaq Stockholm (Stockholmsbörsen) har, förutom rollen som handelsplats, en marknadsövervakande funktion. Börshandeln och de noterade bolagens informationsgivning bevakas kontinuerligt. Informationsbevakningen innebär att bolagens informationsgivning i samband med bokslut, delårsrapporter och övriga väsentliga händelser granskas och analyseras.

För att fullfölja sin roll som marknadsövervakare behöver börsen, samtidigt eller något i förväg, samma information som den övriga kapitalmarknaden. Det är viktigt att inse att offentliggörandet till kapitalmarknaden och informationslämnande till Stockholmsbörsen är två separata förpliktelser som alltid måste iakttas eftersom de tjänar olika syften.

Relevant information kring Stockholmsbörsens regelverk finns att hämta i ”Börsens regelverk för emittenter” (se www.nasdaqomx.com ).

Om vi som företag är tveksamma när det gäller informationslämning ska kontakt tas med börsens avdelning för marknadsövervakning för att i förväg diskutera frågan. AcadeMedia kan också alltid be Stockholmsbörsen att i speciella fall bevaka aktiens utveckling om det förekommer förhandlingar som har stor kurspåverkande potential

Börsens personal har tystnadsplikt som regleras i värdepappersmarknadslagen.

1.3    Målgrupper

  • Existerande aktieägare i AcadeMedia
  • Institutionella aktieplacerare och större förvaltare, i Sverige och utlandet
  • Privatinvesterare
  • Finansanalytiker på aktiemarknaden
  • Affärsmedia
  • Nasdaq Stockholm
  • Övrig kapitalmarknad

1.4    Organisation och ansvarsfördelning

Korrekthet, insikt, och förmåga att avgöra relevans är nyckelfrågor i vår finansiella kommunikation. Därför begränsas finansiell kommunikation till de personer som uppfyller dessa krav. AcadeMedias talespersoner i finansiella frågor är främst VD samt CFO och även kommunikationsdirektören. I de fall dessa inte är tillgängliga uttalar sig vice VD. I finansiella frågor och till finansiella målgrupper som omnämns i 1.3 så kan även IR-ansvarig uttala sig.

Ett nära samarbete krävs mellan VD, ekonomi-, IR- och kommunikationsavdelningen.

1.4.1    Styrelsens ansvar

  • Att fastställa delårsrapporter och kommunikéer.
  • Att fastställa årsredovisningen.
  • Att fatta beslut om eventuellt offentliggörande av prognoser.
  • Att årligen fastställa kommunikations-, IR- och insiderpolicyn
  • Styrelseordföranden ska vid behov delta vid presentationer för analytiker, investerare och massmedia.

1.4.2    Verkställande direktörens ansvar

  • Att godkänna pressreleaser med insiderinformation.
  • Att tillsammans med CFO hantera direkta kontakter med analytiker, investerare och affärsmedia.

1.4.3    CFO:s ansvar

CFO är huvudansvarig för finansiell kommunikation och investerarrelationer. IR-funktionen är en del av CFO:s ansvar och organisation.

  • Att besluta om en helårsplan för AcadeMedias finansiella rapportering
  • Att med stöd av IR-ansvarig säkerställa att årsredovisning, bokslutskommuniké samt delårsrapporter följer de riktlinjer vad gäller produktion, distribution och innehåll som beskrivs under punkten 3.2 nedan. CFO ska med stöd av kommunikationsdirektören och IR-ansvarig ansvara för produktion av dessa dokument.
  • Att tillsammans med IR-ansvarig assistera VD i kontakter och förfrågningar från analytiker, aktieägare och massmedia.
  • Att sköta uppföljning av AcadeMedias Investor Relations-verksamhet i enlighet med vad som föreskrivs i avsnitt 1.7.
  • Att med stöd av IR-ansvarig och kommunikationsavdelningen ansvara för att pressreleaser med insiderinformation sprids i enlighet med börsens informationsregler.
  • Att besluta om uppskjutet offentliggörande av insiderinformation (och sedermera även om offentliggörande av sådan information) i enlighet med särskilda rutiner som antagits för detta ändamål.
  • Att med stöd av IR-ansvarig och tillsammans med kommunikationsdirektören förbereda, organisera och genomföra AcadeMedias bolagsstämma
  • Att se till att rapportering till Stockholmsbörsen sker i enlighet med regelverket
  • Att kontakta Stockholmsbörsen före publicering av insiderinformation enligt övervägande enligt punkt 2.1
  • Att ansvara för att insiderförteckningar (loggböcker) upprättas i samband med delårsrapportering och andra nyheter som bedöms utgöra insiderinformation.
  • Att vara insideransvarig och se till att AcadeMedia fullgör sina åligganden i förhållande till personer i ledande ställning.

1.4.4    Kommunikationsdirektörens ansvar

  • Att se till att beskrivningen av AcadeMedia i den finansiella kommunikationen till budskap och form stämmer med den övergripande kommunikationsstrategin.
  • Att bevaka de politiska riskerna och se till att den finansiella kommunikationen är balanserad i förhållande till övriga intressenter utanför kapitalmarknaden.

1.4.5    IR-ansvarigs ansvar

  • Att tillsammans med CFO se till att pressreleaser med insiderinformation sprids i enlighet med börsens informationsregler.
  • Att tillsammans med CFO ansvara för produktion av årsredovisning, bokslutskommuniké och delårsrapporter samt självständigt ansvara för distribution av desamma
  • Att ombesörja översättning av årsredovisning, delårsrapporter samt pressreleaser
  • Att ta fram en årlig IR-plan och ansvara för att den genomförs
  • Att underhålla IR-webben och bolagsstyrningssidorna
  • Att följa upp IR-arbetet och rapportera utfallet till CFO
  • Att hålla kommunikationsavdelningen informerad om alla mediakontakter. Detta ska om möjligt ske före publicering.

1.4.6    Övriga medlemmar i företagsledningen, ansvar

  • Att i god tid informera VD eller CFO avseende aktuella större händelser såsom större avtal m.m. för att underlätta en snabb och effektiv hantering av pressreleaser.

2      Grundläggande principer

Information till kapitalmarknaden ska ske i enlighet med gällande svensk och EU-rättslig lagstiftning, Nasdaq Stockholms informationsregler, Finansinspektionens föreskrifter samt enligt allmänt erkänd praxis. Därutöver ska AcadeMedias informationsgivning kännetecknas av följande principer:

Tillförlitlighet – AcadeMedia ska lämna korrekt, relevant och aktuell information som ger målgrupperna en god förståelse av vad som sker i AcadeMedia och på AcadeMedias marknad.

Snabbhet – publicering av information ska, om det inte föreligger särskilda omständigheter, ske så snart som möjligt.

Samtidighet – AcadeMedia ska offentliggöra informationen så att den når samtliga finansiella målgrupper samtidigt och på ett icke diskriminerande sätt.

Långsiktighet och konsekvens – AcadeMedia ska bygga förtroende genom att ha en konsekvent och korrekt informationsgivning som minimerar risken för överraskningar. Kontakterna ska vara kontinuerliga och AcadeMedia ska sträva efter att underlätta jämförbarheten i informationen.

Tillgänglighet – VD, CFO, kommunikationsdirektör eller IR-ansvarig ska alltid finnas tillgängliga, när pressmeddelanden har skickats eller en nyhet är aktuell. Om ingen av dessa finns tillgängliga måste en tillförordnad talesperson finnas på plats, alternativt en pressansvarig som kan nå en talesperson. Börsens marknadsövervakning ska alltid kunna komma i kontakt med VD, CFO, IR-ansvarig eller tillförordnad sådan för att diskutera orsaker och eventuella åtgärder vid onormala kursrörelser i AcadeMediaaktien.

2.1    Insiderinformation

Om AcadeMedia fattar beslut som kan förväntas påverka den bild av företagets situation som skapats av tidigare offentliggjord information, eller på annat sätt påverka värderingen av AcadeMedia (insiderinformation), ska vi omedelbart, såvida inte bestämmelserna om så kallat uppskjutet offentliggörande är tillämpliga och utnyttjas, offentliggöra beslutet genom ett pressmeddelande som distribueras via en professionell distributionskanal som uppfyller samtliga börsens regler samt att det publiceras på egna webbplatsen. Denna informationsplikt gäller även vid händelser som står utanför bolagets kontroll men som kan ha samma påverkan.

Vid varje sådant tillfälle ska vi överväga om vi före offentliggörandet ska informera Nasdaq Stockholm.

2.1.1    Information som kan påverka värderingen av AcadeMedia

AcadeMedia har identifierat nedanstående faktorer att potentiellt utgöra insiderinformation. Dessa ska därför behandlas med sekretess och offentliggöras i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar. Därtill ska AcadeMedia bevaka myndighetsbeslut som kan påverka något av nedanstående punkter.

  • Elevtal vid höststart
  • Lärarlönerevision
  • Årlig skolpengsjustering
  • Större vunna/förlorade kontrakt inom Vuxenutbildningen
  • Förvärv (större), avyttringar fastigheter
  • Problem med krediter
  • Brott och oegentligheter
  • Anseendehotande omständigheter

När det handlar om myndighetsbeslut som potentiellt berör AcadeMedia ska pressmeddelanden oavsett beslut förberedas för att därmed minimera tid mellan kännedom om beslut och offentliggörandet av nyheten till marknaden.

2.2    Språk

AcadeMedia ska offentliggöra pressmeddelanden och finansiella rapporter på svenska och engelska. Det gäller även den information på webbplatsen som berör finansiell information, IR och bolagsstyrning.

2.3    Särskilda informationstillfällen

AcadeMedia ska följa Nasdaq Stockholms regelverk i vilket det framgår att följande händelse/information alltid ska offentliggöras genom pressmeddelande:

  • Kallelse till och kommuniké från bolagsstämma
  • Bokslutskommuniké/delårsrapporter
  • Prognosjusteringar
  • Beslut om emission
  • Beslut om börsnotering eller avnotering
  • Byte av VD, styrelseledamot och revisorer
  • Beslut om transaktioner med närstående
  • Förändrad verksamhetsinriktning
  • Oren revisionsberättelse
  • Beslut om köp eller försäljning av egna aktier

I händelse av att börsen väljer att handelsstoppa aktien ska AcadeMedia, innan handeln släpps fri, offentliggöra ett pressmeddelande med information om bakgrund till handelsstoppet.

2.4    Informationssäkerhet och sekretess

AcadeMedia ställer höga krav på god informationssäkerhet. Arbetet med, och hanteringen av, all insiderinformation måste ske med största försiktighet. Informationsspridning internt, innan offentliggörande, ska endast ske till personer som behöver informationen för att fullgöra sina arbetsuppgifter.

Enligt marknadsmissbruksförordningen är det obligatoriskt för börsbolag att fortlöpande föra ”loggbok” över personer som arbetar med finansiell rapportering och eller som har tillgång till information som har potential att väsentligt påverka kursen.

En loggbok ska föras för varje händelse som utgör sådan information, vilket innebär att ett bolag kan föra flera loggböcker parallellt. Exempelvis kan ett bolag föra en loggbok gällande en delårsrapport samtidigt som en loggbok förs om ett större avtal, förvärv eller annan händelse.

Även registrerade personer i ledande ställning som exempelvis styrelsemedlemmar kan införas i loggbok. Läs mer om personer i ledande ställning, loggbok och insiderregler i AcadeMedias insiderpolicy.

2.5    Informationsläckage

Om icke offentliggjord insiderinformation, trots alla ansträngningar för att förhindra läckage, skulle läcka till utomstående gäller följande:

Vid läckage av sekretessbelagd information uppstår ofta stort intresse i form av frågor från exempelvis media och företag/myndigheter som Stockholmsbörsen och Finansinspektionen.

  • Den som först uppmärksammar läckaget kontaktar kommunikationsdirektören, som i sin tur kontaktar VD och CFO.
  • Den som blivit informerad enligt punkt 1 informerar resten av ledningen.
  • VD eller den som fått i uppdrag att agera i VD:s ställe vidtar nödvändiga åtgärder såsom att kontakta styrelsen, Stockholmsbörsen och/eller skickar ut en pressrelease.

2.6    Kriskommunikation

Vid kriskommunikation är det viktigt för ett noterat bolag att lämna tillräckligt med relevant information för att marknaden så kunna bedöma en eventuell påverkan på bolagets resultat och ställning.

I mycket allvarliga situationer bör Stockholmsbörsens marknadsövervakning informeras omedelbart. När det på grund av brist på information inte är möjligt att värdera bolaget fattar börsen troligen beslut om ett handelsstopp. I dessa situationer bör CFO tillsammans med VD och kommunikationsansvarig alltid noga överväga timingen av pressmeddelanden med insiderinformation och pressmeddelanden med nyhetskaraktär.

Mer information om kriskommunikation finns i AcadeMedias Riktlinjer för krishantering.

3      Löpande IR-aktiviteter

AcadeMedias IR-aktiviteter kan delas in i två grupper. De som är:

  • en legal nödvändighet samt
  • de som kompletterar dessa för att AcadeMedias primära målgruppers krav på information ska täckas.

IR-aktiviteter sammanställs i en årlig plan. Pressmeddelanden och finansiella rapporter ska i samband med offentliggörande göras tillgängliga och lagras i arkiv på AcadeMedias webbplats.

Enligt Regelverket ska arkivet över finansiella rapporter sträcka sig minst tio år. Pressmeddelande med insiderinformation som offentliggjorts enligt Regelverket ska hållas tillgängligt på Bolagets webbplats i minst fem år.

3.1    Bolagsstämma

Bolagsstämma ska hållas i enlighet med gällande lagstiftning, Stockholmbörsens informationsregler samt AcadeMedias egen bolagsordning. CFO är ansvarig för stämmans organisation och genomförande.

AcadeMedia ska annonsera agendan för bolagsstämman i svensk press i enlighet med bolagsordningen för att möjliggöra ett ställningstagande från aktieägarnas sida. I enlighet med börsens informationsregler ska kallelsen offentliggöras i form av en pressrelease i samband med utfärdandet.

Detta innebär att AcadeMedia skickar kallelsen i form av pressrelease den vardag som närmast föregår annonsering i press. Offentliggörande av kallelse innehållande insiderinformation får inte ske senare än den tidpunkt då kallelsen skickas för annonsering i press. AcadeMedia ska dessutom i möjligaste mån underlätta röstningsförfarandet för sina aktieägare. Detta ska ske genom att aktieägare ges möjligheten att, via fullmakter till ombud, rösta på distans.

På årsstämma/bolagsstämma får inte ny insiderinformation lämnas ut om inte samtidigt en pressrelease distribueras till övriga intressenter. I omedelbar anslutning till årsstämman ska uppgift, i form av pressrelease ”stämmokommuniké”, lämnas om beslut om utdelning, förändring av styrelse och revisorer och annan information som är av inte oväsentlig betydelse för aktiemarknaden. För nyvalda ledamöter ska uppgift om huvudsysselsättning och övriga väsentliga styrelseuppdrag lämnas.

3.2    Periodisk finansiell rapportering

En helårsplan för den finansiella rapporteringen ska fastställas i slutet av det föregående räkenskapsåret. AcadeMedia avser att publicera kvartalsrapporter. I planen fastställs

  • Specifika datum för rapporter (bolagets kalender), vilka i normalfallet fall styrs av datum för styrelsemöten.
  • Rapporternas planerade omfattning
  • Datum för årsstämma
  • Datum eller vecka för publicering av årsredovisning

Information om datum för rapporter samt årsstämma ska vidarebefordras till kapitalmarknaden, lämpligen i Q3-rapporten, samt publiceras på AcadeMedias webbsida innan det aktuella räkenskapsårets början.

3.2.1    Årsredovisning

3.2.1.1  Produktion

En snabb publicering av AcadeMedias årsredovisning är ett starkt önskemål från kapitalmarknaden. AcadeMedias mål är att publicera årsredovisningen senast tre månader efter räkenskapsårets utgång. En intern grupp bestående av CFO, IR-ansvarig och kommunikationsdirektör driver projektet.

3.2.1.2  Distribution

Utskick av tryckt årsredovisning ska endast ske till de aktieägare som meddelat att de vill erhålla den. Årsredovisningen publiceras på AcadeMedias webbsida och distribueras per post till de som så beställer.

3.2.1.3  Innehåll

Årsredovisningen ska inte innehålla insiderinformation som tidigare inte meddelats.

3.2.2    Bokslutskommuniké samt delårsrapporter

3.2.2.1  Produktion

Snabbheten är även här av stor vikt då dessa rapporter är finansanalytikers viktigaste arbetsredskap. Ett internt mål ska vara att delårsrapporterna bör publiceras senast 35 dagar efter rapportperiodens utgång. Bokslutskommunikén ska publiceras i slutet av augusti för verksamhetsår som slutar i juni.

3.2.2.2  Distribution

Om rapportutskick föregås av ett styrelsemöte ska utskicket göras så snabbt rapporten är fastställd av styrelsen. AcadeMedias styrelsemöten bör läggas på sena eftermiddagar så att rapporten fastställs efter börsens stängning. Detta möjliggör ett utskick av delårsrapporten i god tid innan börsen öppnar följande handelsdag, vilket är den ideala tidpunkten för primära målgrupper.

3.2.2.3  Innehåll

Rapporterna ska utformas huvudsakligen av ekonomi- och IR-funktionerna och stäms av med kommunikationsfunktionen. Bokslutskommunikén och delårsrapporterna ska ha ett enhetligt utseende och innehåll för att underlätta jämförelser över tiden.

3.3    Lämnande av prognoser

AcadeMedia har som grundregel att inte lämna prognoser. Men om resultatet oväntat väsentligen skulle förändras, ska AcadeMedia överväga att omedelbart offentliggöra förändringen.

Om AcadeMedia väljer att lämna prognos eller annan framåtblickande information så ska den lämnas på ett tydligt och enhetligt sätt. Underliggande antaganden ska beskrivas tydligt för att marknaden ska kunna på ett bra sätt bedöma prognosens förutsättningar. Det ska till exempel framgå vilka resultatmått som prognosen bygger på, dvs om resultatet är redovisat före eller efter skatt, om effekterna av eventuella förvärv eller försäljningar är beaktade eller om orealiserade värdeförändringar beaktats i prognosen eller inte. Det ska också framgå vilken tidsperiod som prognosen avser.

Om bolaget har anledning att förvänta sig att dess finansiella resultat eller ställning kommer att avvika väsentligt från en tidigare offentliggjord prognos eller framåtblickande uttalande och en sådan avvikelse utgör insiderinformation, ska AcadeMedia offentliggöra information om avvikelsen. Sådan information ska även innehålla de väsentliga delarna av den tidigare prognosen.

3.4    Pressreleaser

3.4.1     Pressreleaser med insiderinformation

Pressreleaser ska alltid användas för att sprida insiderinformation. Dessa pressreleaser är obligatoriska.

Koncernkommunikation koordinerar alla obligatoriska pressreleaser. För mer information se separat instruktion för pressreleaser avseende insiderinformation i Bilaga 1

3.4.2    Övriga pressreleaser

Pressreleaser ska också användas i syfte att sprida ny information om företaget.

3.4.3    Distribution av pressreleaser

För att möjliggöra en snabb informationsgivning som når ut i många kanaler använder AcadeMedia nyhetsdistributörer som når ut till de mottagare som ska få insiderinformation enligt lag och börsens informationsregler.

3.4.4    Tillgänglighet

VD, CFO, kommunikationsdirektör eller IR-ansvarig ska alltid finnas tillgängliga när pressmeddelanden har skickats eller en nyhet är aktuell. Om ingen av dessa finns tillgängliga måste en tillförordnad talesperson finnas på plats, alternativt en pressansvarig som kan nå en talesperson.

3.5    Webben

Internet och webbsidan är det viktigaste sättet att förmedla aktuell information till bredast tänkbara målgrupp. AcadeMedias webbsida ska ha en speciell IR-sida och Bolagsstyrningssida som följer gällande krav på innehåll. Huvudansvaret för dessa sidors utformning och uppdatering ligger hos IR-ansvarig och kommunikations­avdelningen.

Ansvaret för uppdatering av AcadeMedia-koncernens webbsidor i ligger hos kommunikationsavdelningen, men CFO och IR-ansvarig ansvarar för innehåll på IR- och bolagsstyrningssidor.

3.6    Direkta kontakter med analytiker, investerare och press

VD samt CFO ansvarar för kontakter med analytiker, investerare och affärspress. Även IR-ansvarig kan ha sådana kontakter.

Kontakter med denna målgrupp sker via direkta möten (såväl större som enskilda) via telefon, webbmöten och email. Intresset fokuseras till tidpunkterna för finansiell rapportering. För att på ett effektivt sätt få ut AcadeMedias budskap ska möten, i egen eller i annans regi, hållas i nära anslutning till rapporten. AcadeMedias kontaktpersoner ska också vid tiden för rapportens publicering finnas närvarande för telefonfrågor. Dessa personer ska också i möjligaste mån enskilt träffa de analytiker, investerare och journalister som så önskar.

AcadeMedia avser att anordna analytikerträffar minst en gång per år och komplettera dessa med konferenssamtal i samband med respektive rapporteringstillfälle. AcadeMedia ska ha som målsättning att få ta del av finansanalytikers analyser innan de publiceras. Kommentarerna ska dock vara sparsamma och koncentrera sig på rena sakfel om AcadeMedias verksamhet. Analytikers antaganden om tillväxt och resultatutveckling ska ej kommenteras.

AcadeMedia ska på sin hemsida publicera alla presentationer som hållits samt ange presentationstillfällen.

Vid enskilda möten med analytiker, investerare och press ska lämnad information dokumenteras av den som lämnar informationen.

3.6.1    Tyst period

Kontakter i form av möten med investerare, analytiker och ekonomimedia bör ej ske på initiativ av AcadeMedia under den månad som närmast föregår en rapport (tyst period).

3.7    Loggbok

Bolaget ska enligt svensk och EU-rättslig lagstiftning föra loggbok då insiderinformation finns inom bolaget men ännu inte offentliggjorts. Loggboken ska innehålla notering om informationsmottagare, informationslämnare, lämnad information och datum samt klockslag m.m.

Se vidare separata riktlinjer för loggbok i AcadeMedias Insiderpolicy.

3.8    Förhandsinformation till börsen

Vid särskilt viktiga händelser ska börsen delges förhandsinformation. Det gäller i första hand om AcadeMedias verksamhet förändras på ett så väsentligt sätt att bolaget framstår som ett nytt företag, om bolaget förbereder ett offentligt erbjudande eller fått vetskap om att någon annan planerar ett motsvarande på AcadeMedia.

3.9    Distributionslista

AcadeMedia ska upprätthålla en aktuell distributionslista vad avser mottagare av pressreleaser, årsredovisningar och delårsrapporter. Distributionslistan omfattar media allmänt, affärspress, analytiker, investerare med flera. Distributionslistan hanteras av kommunikationsavdelningen.

VD, CFO, IR-ansvarig och kommunikationsavdelningen ansvarar för att deras respektive kontakter hålls uppdaterade i registret (hos informationsdistributör). Kommunikationsdirektör ansvarar för att eventuella distributionsföretag har aktuella distributionslistor.

4      Uppföljning av IR-verksamhet

IR-ansvarig ska följa upp AcadeMedias IR-verksamhet på flera plan. De inom företaget som aktivt arbetar med IR får med tiden en närhet till kapitalmarknaden, vilket i sig är en källa till information från vilken en intern analys av AcadeMedias IR-verksamhet kan göras.

IR-ansvarig ska kvartalsvis till ledningen sammanställa en rapport över IR-arbetet avseende följande faktorer:

4.1    Aktiekurs och aktieomsättning

AcadeMedias aktiekurs och aktieomsättning ska kontinuerligt följas upp och dokumenteras. Vid extrema marknadsrörelser ska företagets representanter ha så mycket information som möjligt om vad som sker samt vara förberedda på frågor från kapitalmarknadens representanter.

4.2    Aktieägarstatistik

Aktieägarstatistik över de 20-30 största aktieägarna ska regelbundet (minst en gång per kvartal) sammanställas (Euroclear) för vidarebefordran till företagets ledning samt eventuellt till styrelsen.

4.3    Målgruppsundersökningar

Målgruppsundersökningar är ett effektivt sätt att informera sig om kapitalmarknadens syn på både AcadeMedia som företag och hur IR-verksamheten sköts.

4.4    Register över analytiker och analyser

Register över de analytiker som regelbundet följer AcadeMedia ska underhållas. Detta underlättar kontakterna med dessa och ökar möjligheterna att erhålla analyser samt uppdaterade resultatprognoser. Resultatprognoserna ska följas upp så att AcadeMedia har en god uppfattning om var snittprognoserna ligger. Härigenom kan AcadeMedia bättre förutse hur aktiekursen kan komma att reagera vid de olika rapporttidpunkterna. Detta register ska följa PUL (personuppgiftslagen).

4.5    Möten och besöksregister

IR-ansvarig ska föra ett register över möten med analytiker och investerare. I detta register ska IR-ansvarig dokumentera de frågeställningar som diskuteras. Detta är ett mycket bra instrument för att mäta hur intresset utvecklas samt för att säkerställa kontinuitet och en effektiv hantering av målgrupperna då man vid senare möten vet vad som tidigare diskuterats. Informationen är dessutom mycket viktig vid personal- och ledningsförändringar inom företaget. Detta register ska följa PUL (personuppgiftslagen).

4.6    Mediabevakning (affärsmedia)

AcadeMedias kommunikationsavdelning bevakar löpande allt som skrivs och publiceras om företaget. Information i affärsmedia kan ha stor påverkan på företagets marknadsvärdering och IR-ansvarig har ett särskilt ansvar att bevaka vad som publiceras i affärsmedia. Detta för att snabbt kunna korrigera felaktigheter och eller förbereda VD, CFO och kommunikationsdirektören om de eventuella frågor som kan följa av en negativ artikel eller analys.

IR-ansvarig ska löpande underhålla relationer med ekonomijournalister i syfte att lära dem mer om AcadeMedia och den bransch som AcadeMedia verkar inom.

Bilaga 1

Instruktion för offentliggörande av insiderinformation

Rutin för pressmeddelanden

Beslut att genom ett pressmeddelande offentliggöra insiderinformation fattas av VD, CFO eller vice VD.

I en situation när ingen av de ovan uppräknade personerna är tillgängliga eller om de på annat sätt är förhindrade från att fatta beslut kan beslutet fattas av IR-ansvarig i samarbete med Kommunikationsdirektör.

Vid mycket betydelsefulla situationer ska VD och CFO tillsammans med kommunikationsdirektören gå igenom situationen och det som ska kommuniceras.

När ett beslut fattats om att ett pressmeddelande med insiderinformation ska offentliggöras gäller följande rutiner;

  • Ett utkast av pressmeddelandet ska normalt förberedas av IR-ansvarig, baserat på uppgifter från relevant person. Vid delårsrapporter och bokslutskommuniké är CFO ansvarig för förberedelsen av pressmeddelandet.
  • Utkastet ska processas (kommentarer och justeringar etcetera) med relevanta personer.
  • Ett slutligt utkast ska skickas till VD för slutliga kommentarer.
  • Mejl till VD ska märkas “Pressmeddelande för kommentar – brådskande” för att visa mottagaren att det är bråttom med återkoppling.
  • Efter ovanstående avstämningsprocess ska IR-ansvarig med stöd av kommunikationsavdelningen offentliggöra pressmeddelandet enligt följande genom vald distributör.

Samtliga som är involverade i denna process måste

  • Prioritera ärendet
  • Respondera skriftligen till IR-ansvarig
  • Behandla ärendet strikt konfidentiellt.

Om IR-ansvarig eller kommunikationsdirektören och dennes medarbetare inte kan utföra dessa uppgifter i första hand bör de utföras kommunikationsavdelningen tillsammans med medarbetare från ekonomifunktionen. Om så sker ska extern IR-hjälp anlitas för att säkerställa att informationen är korrekt och ges på ett korrekt sätt.

AcadeMedia har fastslagit separata rutiner för pressmeddelanden innehållandes insiderinformation vars offentliggörande uppskjutits.

Dokument för “frågor-och-svar”

När ett pressmeddelande ska offentliggöras ska IR-ansvarig ta fram ett dokument för ”frågor-och svar” som ska distribueras till de som är utsedda som AcadeMedias talespersoner för detta område.

Krav på innehåll i ett pressmeddelande

Ett pressmeddelande måste innehålla

  • datum och tid för offentliggörande
  • företagets namn; adress till företagets hemsida
  • kontaktperson och telefonnummer
  • en rubrik som tydligt anger vad pressmeddelande handlar om
  • den viktigaste informationen ska framgå tydligt i pressmeddelandets inledning.
  • i tillämpliga fall hänvisning till den eller de lagar eller regler i enlighet med vilken eller vilka informationen i pressmeddelandet offentliggjorts

Informationen ska

  • vara korrekt
  • relevant och tydlig
  • får inte vara missvisande, ett exempel på missvisande information är när det som sägs är sant, men en så liten del av sanningen att en felaktig bild skapas.
  • fakta måste vara tillräckligt omfattande så att det är möjligt att göra en bedömning av påverkan på bolagets resultat och ställning.

Språk

Alla AcadeMedias finansiella pressmeddelanden ska publiceras på svenska och engelska.

Mallar

Mallar för pressmeddelanden finns här.

Innehållsansvarig

Uppdaterad