Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kommunikationspolicy

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skapad 2011-05-05
Reviderad 2017-11-19
Dokumentägare: Kommunikationsdirektören

Det finns knappast en enda person som inte har ett förhållande till förskola, skola och utbildning. Alla har gått i skolan, nästan alla känner någon som går i skolan. Många har åsikter om skolan. Många anser sig veta hur skolan borde vara.

Det som sägs om vår bransch, och den som uttalar sig i dessa frågor, berör alltså många människor.

Vad vi kommunicerar, och hur vi kommunicerar, påverkar förtroendet för både AcadeMedia och alla våra dotterbolag/varumärken hos många människor just eftersom vår kärnverksamhet – utbildning – berör så många.

Denna kommunikationspolicy gäller för AcadeMedia, och samtliga dotterbolag/varumärken i samtliga länder där vi verkar. Den gäller också alla former av kommunikation och kanaler. Som bilagor till detta dokument finns:

  • IR-policy (Bilaga 1). IR-policyn finns som delrubrik även i denna övergripande kommunikationspolicy. I bilagan finns, förutom själva policyn, detaljerade riktlinjer av hur IR-arbetet ska bedrivas. Dessa riktlinjer uppfyller de krav som ställs på ett börsnoterat företag. IR-policyn gäller i samtliga länder där AcadeMedia har verksamhet.
  • Insiderpolicy (Bilaga 2). Insiderpolicyn gäller i samtliga länder där Academedia har verksamhet.
  • Riktlinjer för sociala medier (Bilaga 3). Riktlinjer för sociala medier ska finnas i samtliga länder där AcadeMedia verkar, dessa riktlinjer är dock lokala och skrivs i varje enskilt land.
  • Riktlinjer för krishantering (Bilaga 4). Riktlinjer för krishantering ska finnas i samtliga länder där AcadeMedia verkar, dessa riktlinjer är dock lokala och skrivs i varje enskilt land.
  • Internkommunikationspolicy (Bilaga 5). Riktlinjer för internkommunikation ska finnas i samtliga länder där AcadeMedia verkar, dessa riktlinjer är dock lokala och skrivs i varje enskilt land.
  • Visselblåsarpolicy (Bilaga 6).

1 Mål för AcadeMedias kommunikation

Kommunikationen ska:

  • Skapa förtroende för AcadeMedia och AcadeMedias samtliga dotterbolag/varumärken.
  • Visa att AcadeMedia är en stark och positiv drivkraft för att utveckla utbildningsväsendet i samtliga länder där AcadeMedia har verksamhet.
  • Bidra till att uppfylla AcadeMedias mål och vision.
  • Bidra till att AcadeMedia uppfattas som en attraktiv arbetsgivare både hos medarbetare och potentiella medarbetare.
  • Bidra till att vårt interna arbete utförs effektivt och med hög kvalitet.
  • Präglas av öppenhet, ärlighet och snabbhet.

2 Förutsättningar för AcadeMedias kommunikation

Allt vi gör kommunicerar. Ord och handling ska därför gå hand i hand. AcadeMedias kommunikationsarbete ska kännetecknas av öppenhet, ärlighet och snabbhet – kännetecken som bygger förtroende och trovärdighet.

AcadeMedia har en särskild ställning i den svenska utbildningsbranschen. Vi är störst och vi verkar i hela utbildningstrappan, från förskola till vuxenutbildning. Denna kombination gör att vi alltid kommer att vara i fokus, vilket ställer särskilda krav på vår kommunikation. Vi ska vara en förebild, både i det AcadeMedia gör och bidrar med, samt hur vi kommunicerar det vi gör.

Även vår flervarumärkesstrategi ställer särskilda krav på kommunikation. Vad som kommuniceras, och hur detta kommuniceras, skiljer sig kraftigt åt mellan olika varumärken. Det enda gemensamma är de övergripande målen (1), och det regelverk/riktlinjer som finns (se bilagor).

Alla medarbetare omfattas av denna policy. Kommunikationsansvariga och övriga ledare har ett särskilt ansvar att se till att kommunikationspolicyn används i det dagliga arbetet, först då blir den ett praktiskt redskap och inte bara ett dokument att läsa.

Anställda på AcadeMedia som vill delta i den allmänna debatten om förskolan, skolan och vuxenutbildningen, och vara med i olika offentliga samtal, både får och ska givetvis göra det. De kan dock inte uttala sig för AcadeMedias eller något av dotterbolagens räkning om de inte har en roll där detta ansvar ingår. De talespersoner som finns i koncernen specificeras i punkt 7 i denna kommunikationspolicy.
För finansiell kommunikation och kriskommunikation gäller särskilda regler, se bilaga 1 (IR-policy) och 4 (krishanteringspolicy).

3 Ledord

AcadeMedia strävar efter att uppfylla innebörden i följande ord i sin kommunikation:

Öppenhet

Öppenhet betyder att vi alltid svarar på frågor, om så bara med ”det kan vi tyvärr inte svara på av [ange skäl]”. Vi ser varje tillfälle till kommunikation som en möjlighet. Vi har också många talespersoner (definieras nedan), var och en talar om sitt expertområde.

Ärlighet

Vi är ärliga och står för en korrekt och begriplig verklighetsbild. Förtroende är en konsekvens av ärlighet, och förtroende är ett av de mål kommunikationen ska uppnå. All kommunikation ska vara av hög kvalitet, både ur ett sändar- och ur ett mottagarperspektiv. Det innebär att den ska vara begriplig, relevant och anpassad för den målgrupp och kanal som valts. Det är först då den blir ärlig på riktigt.

Snabbhet

Idag går kommunikation fort. Den kan planeras länge, men när den väl sjösatts, och kontrollen därmed släppts, kan den snabbt få egna fötter. Detta gäller inte minst kommunikation via massmedia och i sociala medier. Vi ska aldrig ligga steget efter, vi ska alltid ligga i framkant. Ibland ligger vi steget före. AcadeMedia vill, och har möjlighet att, vara med och driva utvecklingen av utbildningsbranschen. Detta görs inte minst genom kommunikation.

4 Målgrupper

Eftersom i princip alla berörs av utbildningsväsendet har vi en mycket bred målgrupp som vi vill ska ha en positiv bild av oss. Vi delar in målgrupperna i två huvudgrupper, en generell och en finansiell målgrupp. Den finansiella behandlas i detalj i IR-policyn (bilaga 1). Det är dock viktigt att alltid ha i åtanke att målgrupperna alltid överlappar varandra – medarbetare och vårdnadshavare kan vara aktieägare, en finansanalytiker kan vara debattör i utbildningsfrågor på sociala medier. Dessutom har AcadeMedia som ett av sina viktigaste kommunikationsmål att vara en stark och positiv drivkraft i utbildningsväsendet i de länder där vi verkar, detta är ett budskap som bör nå samtliga målgrupper. En konsekvens av detta resonemang är att all kommunikation måste vara lättillgänglig, inte bara rent praktiskt utan också innehållsmässigt. Vi ska använda ett språk som förstås av alla målgrupper. Därför har AcadeMedia formulerat enkla och lättföljda skrivregler som alltid ska följas i all skriven kommunikation.

Generella målgrupper

Primära

  • Medarbetare och potentiella medarbetare
  • Barn, elever, deltagare och vårdnadshavare, befintliga och potentiella
  • Politiker, myndigheter och opinionsbildare (riks och lokalt)
  • Medier (ibland kanal, ibland en målgrupp)
    • Nyhetsmedier
    • Bransch- och fackmedier

Sekundär

  • Allmänheten

Finansiella målgrupper

  • Aktieägare och potentiella aktieägare
  • Finansanalytiker
  • Affärsmedier
  • Nasdaq Stockholm
  • Finansinspektionen
  • Banker och långivare

5 Huvudbudskap

AcadeMedias huvudbudskap gäller inom alla bolag i koncernen. Dotterbolagen kan lägga till egna budskap. Budskapen är inte färdigformulerade meningar som vi ska rabbla, utan ett innehåll, och en känsla, som ska förmedlas i alla intervjuer och vid andra tillfällen som vi kommunicerar, både internt och externt.

  • AcadeMedia är ett samhällsnyttigt och samhällsbyggande företag. Vi har en lång historia som ger oss trovärdighet och styrka.
  • AcadeMedia är en stark och positiv drivkraft i svenskt utbildningsväsende.
  • AcadeMedia är en långsiktigt hållbar organisation med höga kvalitetsambitioner.
  • Vi förbättrar våra elevers möjligheter att uppfylla sina mål.
  • Våra viktigaste mål är att alla som väljer våra verksamheter dels ska nå utbildningens mål, dels nå sin egen fulla potential.

6 IR-policy

Information till kapitalmarknaden ska ske enligt gällande lagstiftning, NASDAQ Stockholms informationsregler, Finansinspektionens föreskrifter samt allmänt erkänd praxis. AcadeMedias informationsgivning ska kännetecknas av följande principer:

  • Tillförlitlighet – AcadeMedia ska lämna korrekt, relevant och aktuell information som ger målgrupperna en god förståelse av vad som sker i AcadeMedia och på AcadeMedias marknad.
  • Snabbhet – publicering av information ska, om det inte finns särskilda omständigheter, ske så snart som möjligt.
  • Samtidighet – AcadeMedia ska offentliggöra informationen så att den når samtliga finansiella målgrupper samtidigt och på ett icke diskriminerande sätt.
  • Långsiktighet och konsistens – AcadeMedia ska bygga förtroende genom att ha en konsistent och korrekt informationsgivning som minimerar risken för överraskningar. Kontakterna ska vara kontinuerliga och AcadeMedia ska sträva efter att underlätta jämförbarheten i informationen.
  • Tillgänglighet – VD, CFO, kommunikationsdirektör eller IR-ansvarig ska alltid finnas tillgängliga när pressmeddelanden har skickats eller en nyhet är aktuell. Om ingen av dessa finns tillgängliga måste en tillförordnad talesperson finnas på plats, alternativt en pressansvarig som kan nå en talesperson.

Kurspåverkande information

Om AcadeMedia fattar beslut som kan förväntas påverka den bild av företagets situation som skapats av tidigare offentliggjord information, eller på annat sätt påverka värderingen av AcadeMedia (kurspåverkande information), ska vi omedelbart offentliggöra beslutet. Detta görs genom ett pressmeddelande som distribueras både via den egna webbplatsen och via en professionell distributionskanal som uppfyller samtliga börsens regler. Denna informationsplikt gäller även vid händelser som står utanför bolagets kontroll men som kan ha samma påverkan.

Vid alla sådana tillfällen ska vi överväga om vi före offentliggörandet ska informera NASDAQ Stockholm.

AcadeMedia ska offentliggöra pressmeddelanden och finansiella rapporter på svenska och engelska. Det gäller även den information på webbplatsen som berör finansiell information, IR och bolagsstyrning.

7 Talespersoner

Frågor från media ska prioriteras och besvaras skyndsamt. Vi bör alltid återkomma till journalister som kontaktar oss inom högst tre timmar. Vi begär också alltid att få läsa de citat som ska användas, innan dessa publiceras.

All finansiell kommunikation ska följa AcadeMedias IR-policy (bilaga 1) där talespersoner i finansiella frågor definieras. Detta stycke 7 i vår övergripande kommunikationspolicy gäller därför all kommunikation utom just den finansiella.

För varje roll nedan står utskrivet vilka frågor man ska svara på. Talespersonerna kan också svara på mer allmänna frågor, eller delta i den allmänna debatten. Det finns dock inga krav på detta, däremot finns det ett krav på att frågor från media om den egna verksamheten alltid ska besvaras.

Hög tillgänglighet är en förutsättning för goda medierelationer. Vid semestrar eller annan frånvaro ska en tf alltid utses.

Förskolechefer, rektorer och enhetschefer

Våra förskolechefer, rektorer och enhetschefer är våra viktigaste talespersoner – eftersom vi väldigt gärna vill berätta om våra enheter och det som sker där.

I dessa personers ansvar ligger att skapa relationer med relevanta medier i skolans närhet. De medier som ska ingå i nätverket är både tryckta medier, nätmedier och etermedia. En av uppgifterna är att säkerställa att nyheter om skolan/enheten når dessa medier.

I förskolechefens, rektors och enhetschefens ansvar ligger också att svara på frågor från media när media kontaktar oss. Om denne inte är tillgänglig ska den som tar emot förfrågningar från media alltid hänvisa till verksamhetschef eller utbildningsdirektör, alternativt till segmentets eller koncernens kommunikationsavdelning.

Verksamhetschefer och utbildningsdirektörer

Verksamhetschefer och utbildningsdirektörer uttalar sig i frågor som rör deras specifika regioner/verksamheter, och är ansvariga för att ha kontakt med större medier. Dessa behöver inte själva bygga medianätverk (inget hindrar dock att de gör det) men ska ha hög tillgänglighet både för att stödja sina enhetschefer, och för att själva svara på frågor som rör de olika skolorna/enheterna.

Regionchefer/verksamhetscheferna ska svara på frågor om sina egna verksamheter.

Övriga talespersoner

VD

VD kan givetvis uttala sig i alla frågor, men bör i första hand framträda i frågor som handlar om övergripande frågor, oavsett om dessa handlar om utbildning, bransch, eller om AcadeMedia som företag.

Kommunikationsdirektör

Kommunikationsdirektören ska främst fungera som länk mellan media och rätt intervjuperson inom AcadeMedia och bistå media med bakgrundsmaterial/fakta. Hen kan också själv ge intervjuer när så är lämpligt.

Specialister/experter

Koncernledningspersoner inom AcadeMedia är talespersoner inom sina respektive områden.

AcadeMedia har också ett stort antal mycket kunniga specialister inom olika områden som kvalitet, elevhälsa, integration, yrkesutbildningar, små barns lärprocesser, listan kan göras mycket lång. Dessa specialister är talespersoner både gentemot media, och vid olika konferenser som AcadeMedia deltar i eller arrangerar.

Vi kan också utse särskilda talespersoner vid speciella förfrågningar.

Komplexa/komplicerade kommunikationstillfällen

Det bästa är om de redan utsedda kommunikationspersonerna/specialisterna är talespersoner även vid svåra kommunikationslägen som exempelvis Uppdrag Granskning, Kalla Fakta eller annan grävande/avslöjande journalistik. Här kan dock efter överenskommelse koncernkommunikation utse en annan talesperson. Detta görs om den som normalt skulle vara talesperson av något skäl inte bör framträda.

8 Kanaler i korthet

Ofta är de mest effektiva kanalerna sådana vi själva äger. Vi får sagt det vi vill, när vi vill det. Samtidigt är räckvidden begränsad, varför det är mycket viktigt för oss att nå ut också via andra kanaler. Våra olika kanaler kräver olika typer av information och olika tonfall. Vi använder rätt tonfall, och rätt budskap, i varje enskild kanal.

Ägda kanaler

  • Hemsidor
  • Pressreleaser (publiceras på egna hemsidor samt via vald distributionstjänst)
    Intranät
  • Supportbrevet
  • Interna nyhetsbrev (görs på koncern- och verksamhetsnivå)
  • Foldrar, broschyrer, fickkort
  • Möten (från mässor och Öppna hus till 1-1 med viktiga politiker)

Sociala plattformar

  • Twitter
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Youtube
  • Alla andra sociala plattformar som är relevanta

För sociala medier gäller särskilda riktlinjer (bilaga 3).

Förtjänade kanaler

  • Media
  • Kommentarsfunktioner på bloggar/hemsidor

9 Ansvar

Huvudansvarig för AcadeMedias kommunikation är VD.

Kommunikationsdirektören på AcadeMedia ansvarar för att denna kommunikationspolicy efterlevs inom koncernen.

Kommunikationsavdelningen på koncernnivå stödjer samtliga varumärken.

Segmenten ansvarar för både extern och intern kommunikation inom segmentet. Koncernkommunikation är rådgivare och stöd till samtliga segment.

10 Kriskommunikation

Vid en kris aktiveras varumärkets eller AcadeMedias krisorganisation. Vilken nivå som väljs beror på vilken typ av kris det handlar om. Även vid kriser gäller de övergripande målen (1), övriga punkter i denna kommunikationspolicy kan dock bortses från – detta gäller dock inte börsreglerna som alltid ska följas. Hur AcadeMedias krisorganisation fungerar beskrivs i bilaga 4, Riktlinjer för krishantering.

När en krisgrupp någonstans i organisationen aktiveras ska kommunikationsdirektören på koncernnivå alltid informeras.

För mer information och frågor runt denna kommunikationspolicy, kontakta:

Annette Lilliestierna, 070 432 08 61, kommunikationsdirektör AcadeMedia.

Innehållsansvarig

Uppdaterad