Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Internkommunikationspolicy

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skapad 2013-03-24
Reviderad: 2016-03-18
Dokumentägare: kommunikationsdirektören

AcadeMedia är en koncern som består av en central stab med cirka 200 medarbetare och ett stort antal dotterbolag/verksamheter med drygt 12 000 medarbetare varav drygt 500 har någon form av chefsansvar. Flera av dessa verksamheter är förvärvade och har olika företagskulturer med olika sätt att kommunicera vilket ställer särskilda krav på den koncerngemensamma internkommunikationen.

Denna policy, som inkluderar vår internkommunikationsstrategi, är en långsiktig och övergripande inriktning för vår interna kommunikation. Den är en utgångspunkt för kommunikationsplaner med mer preciserade mål, sådana görs vid olika typer av händelser. Vår övergripande hållning i kommunikationsfrågor slås fast i vår övergripande kommunikationspolicy, som denna internkommunikationspolicy är en bilaga till.

Kommunikationen internt är viktig för alla, hur den fungerar på en enskild arbetsplats betyder mycket för hur arbetsplatsen fungerar som helhet. AcadeMedias internkommunikation är ett verktyg med två samverkande syften. Den är dels ett styr- och ledningsinstrument som ska hjälpa oss nå våra mål, dels ska den bidra till en god företagskultur.

1. Mål

Det övergripande målet med det interna kommunikationsarbetet är att AcadeMedia av medarbetare uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och en viktig aktör i samhällsbygget Sverige.

AcadeMedias interna kommunikationsarbete ska leda till:

  • Delaktighet och tillhörighet både i koncernen och i den egna verksamheten.
  • Förståelse för koncernens strategier, mål, vision och vad AcadeMedia står för.
  • Stärkt gemensam företagskultur och arbetsklimat. Samtidigt både kan och bör företagskulturen se olika ut i olika verksamheter inom AcadeMedia.
  • Att cheferna har stöd så att de kan ta sitt kommunikationsansvar.
  • Att medarbetarna har tillgång till den information/kunskap de behöver för att kunna göra ett bra jobb.

2. Medarbetarlöftet

Medarbetarlöftet är en del av AcadeMedias varumärke och en avgörande grundpelare för att vara attraktiv som arbetsgivare och tilldragande som varumärke, inte minst i rekryteringssyfte. Medarbetarlöftet är också utgångspunkten för den interna kommunikationens budskap.

AcadeMedias löfte till alla medarbetare är att få:

  • Vara med om något stort och viktigt: att utveckla svensk skola och utbildning.
  • Arbeta med kvalitet i fokus och det gemensamma målet 100 % – alla ska i mål.
  • Tillgång till en stor intern arbetsmarknad i ett företag som satsar på ledarskap.

3. Strategiska prioriteringar

Samhällsuppdraget. Vägen till delaktighet och tillhörighet till såväl AcadeMedia som den egna verksamheten inom koncernen går via företagets bidrag som samhällsbyggare. Att arbeta i koncernen innebär att vara med och skapa något stort och viktigt: att bidra till ett bättre samhälle genom skola och utbildning med hög kvalitet.

Det kommunikativa ledarskapet. Den närmaste chefen är den viktigaste och mest förtroendeskapande kanalen till medarbetarna. Chefens kommunikativa förmåga är nyckeln till att skapa engagemang, nå mål och förebygga kriser. Den är också central för ett gott ledarskap av verksamheten totalt sett och innefattar kommunikation med elever, deltagare och vårdnadshavare.
Chefernas förmåga att leda och kommunicera behöver kontinuerligt tränas och utvärderas. Därför finns olika interna kommunikationsutbildningar men också stöd och rådgivning.
Alla chefer är också bärare av kultur och nyckelpersoner för att skapa engagemang för det övergripande samhällsuppdraget.

Effektiva kanaler/processer som avlastar och stödjer chefernas linjekommunikation. Moderna och effektiva kanaler bidrar till att företaget kan öka sin produktivitet och effektivitet. Det handlar inte bara om kultur och att förmedla vad AcadeMedia står för utan också om att stödja det kollegiala lärandet, få nytta av skalfördelar, kapa kostnader genom att man inte ”uppfinner hjulet” gång på gång, spara dyrbar arbetstid genom att man snabbt hittar korrekt information på egen hand osv.

Genom att i möjligaste mån göra medarbetarinformation tillgänglig publikt stödjer vi också koncernens transparenta arbetssätt och får ett kraftfullt stöd i byggandet av ett högt förtroende för AcadeMedia, internt såväl som externt.

4. Ansvar

För att denna strategi ska lyckas behöver ansvarsområden tydliggöras.

Chefernas ansvar

Den närmaste chefen är den viktigaste kanalen för den interna kommunikationen inom AcadeMedia.

Varje chef i koncernen med alla dess dotterbolag/verksamheter ansvarar för att kommunikationen fungerar inom den egna medarbetargruppen. Det är chefens ansvar att anpassa central information så att den skapar mening för medarbetarna och se till att alla medarbetare har förutsättningar att omsätta våra gemensamma mål och strategier till konkret handling.

Medarbetarnas ansvar

Det är alla medarbetares ansvar att skaffa sig den information som var och en behöver för att kunna genomföra sitt arbete och att flagga för närmaste chef om något saknas. AcadeMedias över 12 000 medarbetare är en mycket viktig kommunikationskanal till alla förskolebarn och deras föräldrar, grundskoleelever och deras föräldrar, gymnasister och vuxendeltagare och det är i det dagliga arbetet denna kommunikation sker.

Kommunikationsavdelningens ansvar

För att stödja, i första hand koncernens chefer, har den centrala kommunikationsavdelningen på AcadeMedia ett ansvar att ge stöd och råd vid behov. Det kan ske vid specifika situationer men också i form av utbildningar och stödmaterial som riktlinjer, verktyg, mallar och modeller.

5. Våra kanaler och mötesplatser

Kanaler är de vägar ett budskap färdas. Vid varje kommunikationstillfälle ska kanal väljas utifrån budskap och målgrupp. Nedan kommer en beskrivning av de olika kanalerna och hur de används.

E-post

Den vanligaste kommunikationskanalen inom AcadeMedia är e-post. E-post är ett viktigt verktyg i vardagen och en bra kanal för att snabbt nå ut till ett urval mottagare. De flesta får idag stora mängder e-post, både från interna och externa avsändare. För att undvika att e-postkanalen belastas med alltför stora mängder irrelevant information och därmed går förlorad som värdefull kanal, är det viktigt att den används på ett genomtänkt sätt. Den är exempelvis inte en bra kanal för att massinformera om sådant som på olika sätt skulle kunna påverka medarbetarna.

Möten

Så mycket som möjligt av viktig information bör kommuniceras muntligt och få stöd av det skriftliga. Detta för att skapa möjlighet till dialog och säkerställa att budskapet når fram. Fysiska möten är en av de mest använda kanalerna inom koncernen, men den riskerar vara också den mest ineffektiva. Det är därför viktigt att planera sina möten och vara tydlig med vad mötet ska leda till.

Närmsta chef

Den närmsta chefen är den viktigaste kommunikationskanalen. På samma sätt som att all viktig information bör tas muntligt så är det den närmsta chefen som ska vara den som förmedlar sådan information.

Gemensamma kanaler för hela koncernen

Medarbetarwebben

På AcadeMedias medarbetarwebb finns koncernövergripande information och viktiga dokument som koncernens samtliga medarbetare har tillgång till. Verksamhetsspecifik information finns på lokala intranät eller liknande.

Målgrupp: Samtliga medarbetare

Tidningen Framsteg

En tryckt medarbetartidning vars syfte är att ge insikt och därigenom skapa stolthet över helheten – AcadeMedia. Tidningen är en kulturbärare och görs tillgänglig för samtliga medarbetare, och opinionsbildare, politiker, forskare inom relevanta områden samt media. Framsteg ges normalt ut med 2-4 nummer per år.

Målgrupp: I första hand samtliga medarbetare, i andra hand opinionsbildare och beslutsfattare.

Nyhetsflash

Ett koncerngemensamt digitalt nyhetsbrev som kan skickas ut till samtliga medarbetare via e-post när något väsentligt som påverkar koncernen och medarbetarna har hänt. Denna kanal ska användas restriktivt.

Målgrupp: Samtliga medarbetare

Supportbrev

Tio gånger per år skickas ett supportbrev ut till alla chefer och administratörer inom förskola­, grundskola och gymnasium. Supportbrevet skickas även till supportmedarbetare. Detta brev innehåller instrumentell information.

Målgrupp: Chefer och administratörer (knappt 1000 personer).

6. Uppföljning

Att mäta och utvärdera är centralt i all kommunikation, vi måste säkerställa att vi gör rätt saker. I den årliga medarbetarundersökningen ställer vi frågor kopplade till intern kommunikation. Genom det koncerngemensamma programmet för chefsbedömning mäter och följer vi upp chefens kommunikationsansvar.

Innehållsansvarig

Uppdaterad