Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Riktlinjer för krishantering

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Kommunikationsdirektören

Skapad 2015-07-16
Reviderad

Riktlinjer för krishantering

En kris för AcadeMedia är en händelse, eller en serie händelser, som hotar företagets, en verksamhets eller en enhets existens, och som den drabbade organisationen (exempelvis en enhet) inte är riggad att hantera.

AcadeMedias medarbetare hanterar varje dag en mängd svåra händelser som för de inblandade individerna är att beteckna som personliga kriser. I dessa lägen kan företaget ha ett arbetsgivaransvar för att bistå den eller de drabbade. Gäller det förskolebarn, elever eller vuxendeltagare finns kraven på insatser definierade i styrdokumenten för elevhälsoarbetet.

Förutom dessa formella krav på insatser som arbetsgivare eller ”skola” ställer AcadeMedia ytterligare krav på alla medarbetare. Människor i kris ska, även om krisen inte har med företaget att göra, bemötas med respekt, empati och professionalitet.

Händelser som för många andra företag kan betecknas som kriser är sådana händelser som AcadeMedias organisation förväntas kunna hantera, exempel på händelser som inte ska leda till en kris för AcadeMedia är allvarliga personskador och dödsfall (eller risk för). För en enhet är situationen annorlunda, en enhets krisorganisation aktiveras vid oväntade dödsfall och vid allvarlig personskada (eller risk för).

Både dödsfall och svåra personskador (eller risk för) innebär normalt att både den/de drabbade och de som står nära den/de drabbade hamnar i kris. Det är därför krisorganisationen normalt aktiveras. Om en sådan händelse skulle leda till en kris för verksamheten (alltså varumärket), eller koncernen beror det troligen på felaktiga beslut, eller felaktig hantering, av ledningspersoner. Eller på att magnituden på händelsen är så stor att organisationen inte klarar den.

Exempel på vad som kan göra att krisorganisationen sätts i gång på koncernnivå är:

  • Risk för allvarlig skada på företagets rykte och anseende
  • Mycket stor brist i uppfyllandet av gällande lagar och regler, exempelvis skollagen, arbetsmiljölagen, börsregler, aktiebolagslagen eller annat.
  • Ledningspersoners bristande omdöme/vandel
  • Väsentlig ekonomisk skada eller risk för sådan

Vid en kris aktiveras varumärkets eller AcadeMedias krisorganisation. Vilken nivå som väljs beror på vilken typ av kris det handlar om. Även vid kriser gäller de övergripande målen i vår kommunikationspolicy, övriga punkter i nämnda kommunikationspolicy kan dock bortses från utom vad gäller en punkt, börsreglerna ska följas vad gäller börspåverkande och samtidig informationsgivning.

AcadeMedia har fyra centrala krishanteringsdokument. Dessa är:

  • Dessa riktlinjer
  • Krisplaner finns på varje enhet, på varje verksamhet (varumärke) och på koncernnivå. Krisplanen görs likadant överallt, mallen hittar du här.
  • Larmkedjan som under 2015-16 kommer att distribueras till, och sättas upp på, samtliga enheter.
  • AcadeMedias personsäkerhetspolicy.

Organisation

1.1      ORGANISATION FÖR KRISARBETET

Ansvarig krisledare på AcadeMedia är Paula Hammerskog.

Enhetsnivå

Varje enhet (förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildningsenhet) ska ha en krisansvarig utsedd. Dennes uppgift är att ha en uppdaterad krisplan, och att varje gång det uppstår en situation som kan utvecklas till en kris, kontakta minst en högre chef för att ta ett gemensamt beslut om en krisgrupp ska tillsättas. Hur detta ska göras står i krisplanen.

Förskolor, grundskolor och gymnasieskolor har utsedda krisgrupper som aktiveras vid kriser på den egna enheten. Görs detta ska alltid nästa nivå (verksamhet) kontaktas, verksamheten ska sedan informera AcadeMedia skrisledare.

Verksamhetsnivå (varumärke)

Alla varumärken ska ha en central krisgrupp. Dessa kan, men måste inte, bestå av personer från det egna varumärket.

Denna krisgrupp fungerar oftast som stöd till enheternas krisarbete, det är ovanligt med kriser som drabbar en hel verksamhet även om det naturligtvis kan förekomma.

Koncernivå

Koncernens krisgrupp leds av utsedd krisledare. Denna ska alltid informeras när en krisgrupp aktiveras, oavsett vari koncernen detta görs. Den som aktiverat krisgruppen fattar, tillsammans med AcadeMedias krisledare, beslut om hur krisarbetet ska hanteras.

I samtliga fall där AcadeMedias centrala krisgrupp sätts i gång ska AcadeMedias IR-ansvarige involveras i arbetet, krisen är då av sådan dignitet att den kan komma att bli börspåverkande.

Extern krishjälp

För akut krishantering finns avtal med 2Secure. Larmnumret dit ges till alla krisansvariga på samtliga nivåer efter genomgången utbildning i hur krisarbetet ska bedrivas (se nedan, och här).

2Secure kan hjälpa till med akut krishantering, personsäkerhetsfrågor, skydd av material och fastigheter och samtalsstöd.

För samtalsstöd anlitar AcadeMedia dock oftast Magnus Holst, som känner vår organisation väl.

Kontaktuppgifter finns på krisplansmallen.

1.2      UTBILDNING / TRÄNING

AcadeMedia Academy utför centralt krisutbildningar och kristräningar. Dessa görs enligt följande:

  • Heldagsutbildningar för alla krisledare, genomförs verksamhetsvis samt i ”uppsamlingsheat” för nya krisledare. Denna utbildning är en kombinerad teoretisk och praktisk kristräning och är obligatorisk för alla krisledare.
  • Verksamhetsledningarnas krisgrupper tränas en gång vartannat år, då med kort teoretisk genomgång både före och efter en längre övning.
  • Koncernens krisgrupp/koncernledningens krisarbete aktiveras skarpt i snitt fyra gånger per år. Beslut finns om att genomföra en krisövning vartannat år även för denna grupp.
  • Heldagsutbildningar som görs på begäran. Samma upplägg som för utbildningen ovan, men här tränas enskilda grupper, ofta krisgrupper på stora enheter.

För mer information och frågor om detta dokument, kontakta:

Paula Hammerskog, kommunikationsdirektör AcadeMedia

paula.hammerskog@academedia.se 0733 34 87 50

Innehållsansvarig

Uppdaterad