Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Riktlinjer för sociala medier

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Kommunikationsdirektören
Skapad: 2013-02-25
Reviderad: 2015-06-05

AcadeMedia, alla dess verksamheter, och alla som i eget namn kommunicerar i arbetet håller en vänlig ton i all kommunikation. Vi tar upp relevanta ämnen och vi svarar alltid på tilltal och frågor. Om vi hamnar i diskussioner bör dessa lyftas över till konton där en person står för åsikter/fakta. Varumärket AcadeMedia diskuterar alltså inte med någon på exempelvis Twitter om en artikel vi skickat ut, den diskussionen förs över till någons (ofta kommunikationsdirektörens) privata konto. Motsvarande bör göras för alla varumärken.

Om vi diskuterar med anonyma personer svarar vi tre gånger, sedan berättar vi att vi gärna fortsätter diskutera (om det är det vi vill) men då bara om den vi har en debatt med berättar vem hen är. Vill vi avsluta diskussioner gör vi det antingen genom att helt enkelt sluta svara, eller ännu hellre genom att säga att nu kommer vi nog inte längre i denna diskussion, vi är oeniga.

Bakgrund

AcadeMedia har en övergripande kommunikationspolicy som omfattar hela koncernen och gäller alla former av kommunikation, även sociala medier.

För att underlätta för våra anställda har vi även tagit fram detta dokument som enbart handlar om när vi agerar på sociala medier. Dessa riktlinjer gäller alla som kommunicerar på sociala medier för ett varumärke, oavsett om hen gör det under en logotyp eller i eget namn.

Vi tycker det är bra att våra medarbetare deltar i samtalet i sociala medier. Vårt engagemang på digitala plattformar hjälper till att skapa en mångsidig, ofta personlig och god bild av oss och stärker därmed våra varumärken. All vår kommunikation, oavsett metod, bör präglas av respekt och relevans.

Du som person är alltid närvarande som en enskild individ, men din medverkan i sociala medier påverkar inte bara bilden av dig utan också bilden av AcadeMedia och de verksamheter du representerar. Därför är det viktigt att du skiljer på när du deltar i sociala medier inom ramen för din anställning och när du gör det privat. Du är alltid personligt ansvarig för sådant du publicerar på eget initiativ, oavsett om publiceringen skett i egenskap av arbetstagare eller privatperson.

Riktlinjer

Var tydlig med syfte och vem du är. När en verksamhet (med verksamhet menar vi varumärken, alltså exempelvis Vittra, Plusgymnasiet och Pysslingen Skolor) eller en enhet (med det menar vi enskild förskola eller skola) är aktiv på sociala medier är det viktigt att det tydligt framgår vem som är avsändare. Det gör du genom att alltid använda fastslagna logotyper, begrepp och beskrivningar kring våra verksamheter. En enhet/verksamhet kan inte ha åsikter, däremot informera och berätta om sig själv.

Det är även klokt att vara tydlig med vad syftet med närvaron i de olika sociala mediekanalerna är och hur kommentarsfunktionen kommer att användas. Det ska vara lätt att förstå vilka regler som gäller för kommentarsfältet, alltså vilka typer av kommentarer som inte får förekomma och vad som kan hända om enskilda personer inte följer anvisningarna. AcadeMedias regler för hur vi hanterar kommentarer hittar du här.

När du som person uttalar dig inom ramen för din anställning ska du alltid vara noga med att berätta vem du är och var du arbetar. När du deltar i sociala medier på din fritid, tänk på att det du skriver/visar alltid kan uppfattas som ett inlägg från din arbetsplats. Vi ser därför gärna att det framgår var du arbetar när du diskuterar ämnen som handlar om, eller tangerar, ditt jobb.

Du har ansvar för andras kommentarer

Möjligheten att kommentera innehåll i sociala medier, som i princip finns i alla digitala plattformar, innebär också att du själv har ansvar för sådant som publiceras i kommentarsfältet i de kanaler du driver. Svensk lagstiftning ska följas och därför ska du inte släppa igenom kommentarer som innehåller exempelvis hets mot folkgrupp. Du behöver inte kontrollera kommentarer innan de publiceras, men du måste ha koll på vad som skrivs på din Facebooksida eller på din blogg.

I sådana kanaler där inlägg och kommentarer inte modereras på förhand (exempelvis bloggar och Facebooksidor) ska material som är olagligt eller kränkande mot någon person avpubliceras. Vid avpublicering av kommentarer på exempelvis Facebook är det klokt att lägga in ytterligare en kommentar för att förklara varför avpublicering skett. Kritiska kommentarer bör alltid släppas igenom och besvaras, avpublicering bör enbart användas för olagligt eller kränkande material.

Följ alla regelverk

När vi är aktiva i sociala medier är det alltid viktigt att vi respekterar de användarvillkor och förhållningssätt som gäller för respektive kommunikationsplattform. Ett exempel på detta är att följa Facebooks regel om att en person bara får ha en enda profil, du kan alltså inte ha en privat profil som heter ”Kalle Karlsson” och en annan som heter ”Kalle på AcadeMedia” eller ”Kalle Rektor”. I förlängningen riskerar du båda dina konton, du riskerar också genom att medvetet bryta mot Facebooks regler i AcadeMedias eller något av våra varumärkens namn, att skada AcadeMedias varumärke.

Följ alltid upphovsrättsliga regler, publicera alltså inte upphovsrättsskyddade bilder, texter eller filmer utan godkännande.

När det gäller publicering av bilder och andra personuppgifter inom våra verksamheters kanaler i sociala medier är det viktigt att vi respekterar såväl kollegors som våra barns, elevers och deltagares rätt att kunna välja att delta eller inte. Vi ska därför alltid följa Datainspektionens riktlinjer och aldrig publicera någon information om någon som inte vill vara med. Vid publicering av bilder, namn eller andra personuppgifter på minderåriga barn krävs ett skriftligt medgivande från vårdnadshavare. Sådana blanketter finns att få via respektive verksamhets kommunikationsansvarig.

Våra förskoleverksamheter, och viss utsträckning även grundskolan, måste vara extra varsamma när det gäller publicering i sociala medier. Därför gäller följande regler dessa:

  • Inget barn får förekomma på bild om det inte finns tillstånd från vårdnadshavare.
  • Barnen ska visas sparsamt, mer miljö än barn således. Var ytterst försiktig med att visa ansikten, närbilder av ansikten/porträtt bör inte förekomma. Om de förekommer, måste det vara i fullt samförstånd med vårdnadshavare.
  • Namnpublicering ska vi i alla verksamheter vara försiktiga med och sådan får aldrig förekomma utan godkännande av vederbörande (för minderårig krävs godkännande av målsman)
  • Syftet är att visa förskolans/skolans pedagogiska verksamhet.

Om något går fel

Alla kan göra fel och det bästa sättet att hantera det är att vara öppen med vad som hänt. Berätta vad som blivit fel och förklara så bra som möjligt varför det blev fel (utan att bortförklara eller försvara felet). Handlar det om ett faktafel i en text kan du gärna vara tydlig med vilka korrigeringar som gjorts så att det inte upplevs som att man försöker dölja den felaktiga postningen.

Tips och hjälp

Är du osäker eller har frågor är du alltid välkommen att kontakta AcadeMedias kommunikationsavdelning.

Läs mer

Datainspektionen: Personuppgifter i sociala medier.

Innehållsansvarig

Uppdaterad