Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Telefonipolicy

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skapad: 2015-04-01

Syfte och omfattning

Telefonipolicyn ska tjäna som vägledning för medarbetarna och klargöra vilka möjligheter och krav som gäller inom detta område.

AcadeMedias IT-avdelning ansvarar för att telefonipolicyn hålls uppdaterad och känd bland medarbetarna.

Omfattning

  • Telefoni
  • Mobiltelefoni
  • Mobildata
  • Tillbehör
  • Applikationer i telefonen
  • Säkerhet och sekretess
  • Service och support

Vägen in till AcadeMedia

Externt publicerade telefonnummer

Vilka telefonnummer vi publicerar och lämnar ut är mycket viktigt för kommunikationen med våra elever, kunder, leverantörer, samarbetspartners och övriga intressenter. Publicerade telefonnummer hamnar i telefonkataloger, på hemsidor etc. och det kan ta lång tid att få ändringar att slå igenom. Därför rekommenderar vi att endast så få nummer som möjligt publiceras inom respektive enhet. Medarbetare med en personlig anknytning kommunicerar i första hand sitt direktvalsnummer (tex 08-…), eventuellt mobilnummer för SMS och faxnummer på visitkort, i mail, brevkonversation, utskick och i särskilda fall på hemsidor och telefonkataloger. Vid utgående samtal är det förvalt att direktvalsnumret presenteras. (Dvs. hela anknytningsnumret presenteras)

Svarsservice

AcadeMedia använder sig av en extern svarsservice som kan hjälpa till med att söka personal, upplysa om hänvisningar, koppla samtal mm. Svarsservicen har öppet Mån-Fred 07:00-18:00. För att föräldrar, elever och andra personer på ett enkelt sätt skall kunna komma i kontakt med AcadeMedias personal är det viktigt att alla finns inlagda med sina kontaktuppgifter i växeln. För att lägga in uppgifter eller uppdatera redan inlagda uppgifter som finns hos svarsservice lägger du ett ärende till IT genom servicecenter.academedia.se.

Kommunikation för medarbetaren

Vilken telefon och vilket abonnemang skall jag ha?

AcadeMedias medarbetare som har behov av en personlig telefon eller en telefon för t ex. ett arbetslag eller en kontorslokal tilldelas mobiltelefon, IP-telefon eller en fast telefon som är ansluten mot växeln. I första hand tilldelas en mobil växelanknytning. Om det av någon anledning inte passar verksamheten är IP-telefoni det som rekommenderas och i sista hand fasta telefoner, vilket då beslutas i samråd med AcadeMedia IT.

Telefonerna AcadeMedia erbjuder har en maxkostnad på 4000 kr inkl. moms, och skall tillsammans med sitt abonnemang vara olåst/obundet. Mobiltelefonen beräknas ha en livslängd på minst två år. För att detta skall kunna efterlevas kan krävas att man skyddar sin telefon på lämpligt sätt med exempelvis displayskydd eller skal. Maxbelopp för inköp av tillbehör till sin telefon är 500kr inkl. moms. Om telefonen går sönder inom 24 månader skall den i första hand lämnas in för reparation. Är det ett fel som omfattas av garantin innebär det ingen kostnad. Om felet ligger utanför det som omfattas av garantin får du ett kostnadsförslag av Telia: är det billigare att reparera än att köpa en ny telefon skall detta alternativ väljas. Kostnaden för reparationen belastar då kostnadsstället telefonen tillhör. I andra hand byts den ut mot en tidigare återlämnad telefon (om sådan finns att tillgå) och i sista hand köper man in en ny.

Personal som enbart är tillfälligt anställd eller provanställd bör i första hand använda sig av en lånetelefon som återlämnas vid anställningens eller behovets upphörande. Varje enhet ansvarar själva för att det finns lånetelefoner att tillgå. AcadeMedia erbjuder telefoner baserade på behov och funktion enligt följande:

Bas: Telefon för alldagligt arbete med tal, SMS, e-post, kalender och kontakter.
Telefon ur kategori Bas skall väljas i första hand.
Telefon ur kategori Bas skall väljas till exempelvis lärare och pedagoger som enbart behöver vara nåbara per telefon under arbetstid.

Medium: Telefon för den som behöver samma funktioner som bastelefonen men med bättre prestanda och något utökad funktionalitet.
Telefon ur kategori Medium skall enbart köpas i de fall användaren har ett uttalat behov av en smartphone med fler funktioner.
Telefon ur kategori Medium kan väljas till personal som har oreglerad arbetstid och behöver vara nåbara per telefon även utanför ordinarie arbetstid.

Avancerad: Telefon för den som frekvent arbetar med Internet, e-post, kalender och kontakter, m.m. Telefonen har större skärm, fler funktioner och högre prestanda.
Telefon ur kategori Avancerad skall enbart köpas till personal som ofta är på resande fot, eller har ett motiverat behov av stor skärm och hög prestanda.

Övriga telefoner: Konferenstelefoner, IP-telefoner, trådlösa eller fasta telefoner på arbetsplatsen.

Telefoner och utrustning bekostas av respektive kostnadsställe och inköpen skall godkännas av attestberättigad chef eller behörig beställare. Om användaren önskar en telefon som är dyrare än maxtaket får användaren köpa telefonen privat. AcadeMedia kan då ersätta den del av kostnaden som går upp till 4000 kr. Det är tillåtet att använda sin privata telefon i arbetet men den omfattas då inte av AcadeMedias service, support och tjänsteutbud.

Mer information om aktuellt telefonutbud finns att hitta på supportwebben.
Beställning av telefon och anknytning mot växeln.

 

Abonnemang:

Mobil växelanknytning: Ett abonnemang som innehåller både ett mobilnummer och ett fastnätsnummer. I grundabonnemanget ingår 1000 samtalsminuter, 1000 SMS samt 1GB data. Detta är det förvalda standardabonnemanget som läggs upp när en beställning kommer in till AcadeMedia IT. Om 1GB datatrafik inte är tillräckligt går det att välja större surfpaket vid ett befogat behov.

3GB kan väljas till personal som har oreglerad arbetstid och behöver använda telefon och datatrafik även utanför ordinarie arbetstid.

5GB kan väljas till personal som ofta är på resande fot och har ett motiverat behov av datatrafik.

Det finns även växelansluten IP-telefoni och fasta abonnemang för exempelvis fax och larm. Om behov finns av den typen av abonnemang beställs detta i samråd med AcadeMedia IT.

Mobil data via datorn

För personal vars roll innefattar mycket resor eller distansarbete och som har behov av mobil uppkoppling via datorn, skall man använda internetdelning via mobiltelefonen alternativt beställa en surfanslutning till sitt befintliga telefonabonnemang som då delar telefonens datatrafik. Datapaketet till ditt abonnemang går att anpassa till lämplig storlek. Separat mobilt bredband med USB-sticka eller liknande rekommenderas inte då det inte är kostnadseffektivt. Om du har ett mobilt bredband idag, kontakta AcadeMedia IT för att hitta en alternativ lösning.

Hur använder jag min telefon?

Röstbrevlåda & hänvisning

Alla medarbetare skall tala in ett personligt välkomstmeddelande i sin telefon och meddelandet ska vara så informativt som möjligt för att ge bästa service. Man bör även hänvisa sin telefon när man inte är anträffbar, exempelvis genom att knappa in hänvisning ”möte”, ”semester” eller ”sjuk”.

Är din telefon ansluten till Touchpointväxel finns det information att hämta under dina användarsidor på touchpoint.telia.se, fliken heter support.

Privat användning

Telefonen är ett arbetsredskap som tillhör företaget, avsett att användas i tjänsten, och får endast i rimlig omfattning användas privat. Privat användning utomlands är endast tillåtet om du är på tjänsteresa. Vissa avvikelser kan förekomma om användaren behöver vara tillgänglig i tjänsten. Detta beslutas av närmaste chef. Kostnadskontroll genomförs för att analysera avvikelser. Kostnader för privat bruk som inte är i rimlig omfattning kan komma att debiteras den anställde privat. Attestberättigad chef ansvarar för kostnadsuppföljning för sina medarbetare i samband med attest av telefonifakturor. Vill man använda sin mobiltelefon till nedladdning av prissatta applikationer och betaltjänster för privat bruk måste detta ordnas så att kostnaden inte belastar företaget.

Användning av mobiltelefon utomlands

Privat användning av telefonen är endast tillåten om du är på tjänsteresa.
Rekommenderade åtgärder:

  • Sök i första hand en ”WiFi hotspot” (trådlös surfzon) på tex flygplats, hotell för uppkoppling via datorn eller telefon.
  • Vidta största försiktighet vid användande av mobiltelefon och mobilt bredband när du är utomlands. Det är användarens skyldighet att veta vad kostnaderna är i det land man befinner dig i. Här finns aktuella priser.
  • Kontrollera att automatisk synkfunktion (för t.ex. e-post) och roaming för mobil data är avslagen i telefonen. Endast manuell synkronisering är tillåten. Användaren ansvarar för detta. OBS, Tänk på att varje synkronisering är förenat med en kostnad som kan vara hög.
  • Bilagor i inkommande e-post bör endast i undantagsfall öppnas i mobiltelefonen eftersom de kräver stor mängd datatrafik.

Nummerupplysning

Användandet av externa leverantörer för att få uppgifter om vilket nummer en viss person eller företag skall begränsas till att i första hand använda avgiftsfria tjänster. Ett par sådana som vi rekommenderar är eniro.se, där både gula sidorna och privatpersoner finns med, samt hitta.se som innehåller väldigt mycket information. I undantagsfall kan vi använda oss av nummerupplysning via telefon: 118 118.

Säkerhet och sekretess

Förhållningsregler

Personlig integritet

Lämna inte ut personliga uppgifter om medarbetare eller kollegor till externa parter, såsom hemadress, hemtelefonnummer, civilstånd, läkarbesök mm utan medarbetarens medgivande. Medarbetares direktvalsnummer får endast ges ut av växeln eller medarbetare om medarbetaren själv gett tillåtelse till det eller i nödsituation.

Samtal i offentlig miljö

Var försiktig vad du talar om i offentlig miljö i mobilen. Känslig och konfidentiell information får inte diskuteras på allmänna platser.

Arbetsmiljö mobiler

Under bilkörning får du enligt svensk lag endast använda mobiltelefon och annan kommunikationsutrustning om det inte påverkar körningen på ett trafikfarligt sätt. Den som bryter mot denna bestämmelse kan dömas till penningböter. Observera och förhåll dig till lokala regler när du är utomlands då det även där ofta är lag på att använda headset/handsfree under bilkörning.

ICE–In Case of Emergency

Ett snabbt sätt för räddnings/sjukvårdspersonal att i händelse av olyckshändelse/akut sjukdom komma i kontakt med anhöriga är att söka i den nödställdes telefonbok i mobiltelefonen. Lägg in nummer till närmast anhörig i mobiltelefonen under rubriken ICE (In Case of Emergency). Använd utlandsprefix så att det även fungerar när du är utomlands. På vissa telefonmodeller går det att få fram ICE-kontaktlistan trots att telefonen är låst.

Abonnemang och utrustning

Det är inte tillåtet att låna ut ett personligt abonnemang eller utrustning till personer som inte är anställda av AcadeMedia.

Säkerhet

Säkerhetskod

Din mobiltelefon skall skyddas mot användning av obehöriga med hjälp av pin-kod. Din pin-kod är personlig. Med det menas att det endast är Du som ska känna till den. Det är inte tillåtet att lämna ut sin pin-kod. Mobilen skall förses med en individuell säkerhetskod (telefonlås/skärmlås utöver PIN-kod) som är tidsinställd till max fem (5) minuter.

IMEI-kod

För att kunna spärra telefonen vid eventuell förlust behöver man ha telefonens IMEI-kod. Skriv upp mobilens IMEI-kod och spara den på lämplig plats. För att få fram koden tryck *#06# eller läs på telefonens förpackning.

Meddelanden

Okända länkar som inkommit via t.ex. SMS, MMS och e-post skall inte öppnas.

Bluetooth

Det finns en risk för tjuvlyssnande och övertagande av information från en bluetooth-ansluten telefon. Förfrågningar om anslutning från okända enheter får inte godkännas.

Om din telefon blir stulen

Om telefonen blir stulen eller om du tappar bort den är det din skyldighet att anmäla detta så fort som möjligt. Anmäl förlusten direkt till polisen på tel.11414 (995 11414 från centrex mobil). Glöm inte att anteckna det diarienummer du får av polisen. Ring Telia på 90400 (995 90400 från centrex) och begär spärr av både telefonen och SIM-kortet. För att spärra telefonen krävs att du kan uppge mobilens IMEI-kod och polisens diarienummer. Skriv upp mobilens IMEI-kod och spara den på lämplig plats. För att få fram koden tryck *#06# eller läs på telefonens förpackning.

Service och Support

Har man problem med sin telefon eller behöver hjälp med att komma i gång så finns följande kontaktvägar för AcadeMedias medarbetare.

  • AcadeMedia IT 0771-794400 (öppet mellan 8-17 helgfria vardagar)
  • Servicewebben

AcadeMedia IT hanterar alla ärenden gällande beställningar av abonnemang och telefoner.
AcadeMedia IT hanterar även felanmälningar av abonnemang och svarar på frågor gällande telefonin.
Är din telefon trasig vänder du dig direkt till en Teliabutik för att få hjälp, alternativt kan du beställa en förfrankerad inskickspåse för att skicka in telefonen på service. Inskickspåsen beställer du via Servicewebben.

Utbildning och användarstöd

För grupputbildning på plats för växelfunktioner kontaktar man sin IT-chef, som i sin tur beställer detta via AcadeMedia IT. I övrigt erbjuds kostnadsfri information och användarstöd enligt följande:

  • Användarmanualer för Touchpointväxeln och dess funktioner finns på din personliga sida i Touchpoint webgränssnitt.
  • Information finns på medarbetarwebben.

Vid nyanställning

Vid nyanställning skall attestberättigad chef eller behörig beställare, om möjligt, två veckor före att anställningen börjar beställa telefon, SIM-kort och växelanknytning. Valet av utrustning beror på vilka telefonibehov som de nyanställde har för sin tjänst. För mer information om telefonutbudet och beställning se ”Vilken telefon och vilket abonnemang skall jag ha?” Om du som chef har tidigare återlämnad utrustning kan denna med fördel återanvändas.

Om du byter tjänst

Om du byter tjänst till ett annat bolag inom koncernen eller får nytt arbete inom samma bolag men på en annan ort skall du eller din närmaste chef göra en ändringsbeställning till AcadeMedia IT och du byter därmed fastnätsnummer. Det går bra att behålla sitt mobilnummer om man så önskar.

När anställningen upphör och vid längre tids frånvaro

AcadeMedia äger all utrustning och telefonnummer och förfogar över dessa även vid anställningens upphörande och vid längre tids frånvaro. Om inte annat avtalats ska all utrustning återlämnas till arbetsgivaren i följande fall :

  • När anställningen upphör
  • Föräldraledighet (beslutas av närmaste chef)
  • Lång sjukfrånvaro (beslutas av närmaste chef)
  • Lång tjänsteledighet (beslutas av närmaste chef)

När någon slutar sin anställning skall man senast på den sista anställningsdagen lämna in all sin utrustning såsom mobiltelefon med SIM-kort, tillbehör och ev. utrustning för mobil data till
närmaste chef, administratör eller annan ansvarig. Om telefonen och tillbehör är i gott skick skall denna återanvändas av nästa medarbetare som har behov av en telefon. Om medarbetaren som slutar vill överta mobilnumret så skall detta godkännas av närmaste chef och mottagaren får själv bekosta överlåtelseavgiften som uppkommer. Beställning på överlåtelse läggs sedan via Servicewebben.

Vid avslutad anställning finns även möjligheten att överta sin telefon om telefoner är över två år gammal samt om närmaste chef godkänner övertagandet.

Nya anknytningar och förändringar i växeln

När verksamhet upphör, startar eller när en anställd börjar, slutar eller flyttar, alternativt får nya arbetsuppgifter, ansvarar närmaste chef för att göra en anmälan om avslut eller förändring till växeln. Detta görs enklast genom att registrera ett ärende under Servicewebben.

Organisatoriskt ansvar för telefoni

Ansvar

Roller och ansvar

IT-avdelningen ansvarar för telefoni och kommunikationsriktlinjerna samt över utvecklingen av telefonifunktionerna efter verksamhetens behov.

Kontroll och uppföljning

Verksamhetsledning med stöd av IT-chef, ansvarar över kontroll och uppföljning av missbruk mm.

Förändringar

Större förändringar hanteras av AcadeMedia IT eller efter beslut i koncernledningsgruppen.

Beslutstrappa

Mindre avvikelser såsom köp av extrasurf, utökning av surfpaket och liknande beslutas och godkänns av närmaste chef. Andra förfrågningar och avvikelser från standard, så som önskemål om annan telefonmodell (inom ramen för maxtaket), IP-telefonilösning eller annat som fortfarande är inom ramen för policyn, beslutas detta av behörig beställare i samråd med AcadeMedia IT. Är det avvikelser som ligger utanför policyramen skall detta godkännas av koncernledningen.

Innehållsansvarig

Uppdaterad