Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Ekonomi

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
LeverantörBetalningsspecifikation
Leverantörsbetalningar (LB)
7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceSammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar
Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade7 årDigitalt Opto (BGC)Chef Ekonomiservicefrån april 2008, inget manuellt
Leverantörsfakturor, inkomna papper3 årPärmar BGCChef Ekonomiservice3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år
Leverantörsreskontra7 årDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceLeverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus
Rekvisitioner3 årDigitalt Opto (BGC)Chef EkonomiserviceBifogas faktura i Opto
KundFaktureringsunderlag + kopia på faktura7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceBeställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor.
KundregisterBevarasDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceInformation om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans
Kundreskontra7 årDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceKundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus
Inkassoärende kunderGallras vid inaktualitetDigitalt Intrum/Jurist&InkassoChef EkonomiserviceGallras efter att avskrivning skett.
Kundinbetalningar7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceVerifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro
Löpande ekonomiredovisningHuvudboksposter7 årDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef Ekonomiservice
Kontoplan och konteringsdimensionerGallras vid inaktualitetDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemKoncernredovisningsansvarigÅrlig version bevaras i anslutning till bokslut
Verifikation
Plus- och bankgirolistor, inbetalningar
7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef Ekonomiservice
UtbetalningarVerifikation
Underlag för utbetalningar
7 årPärmar - verifikation. Digitalt - attester i resp. systemChef EkonomiserviceAttesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc.
Löpande ekonomiredovisningVerifikationslistor7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef Ekonomiservice
Avstämning7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceKontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift
Skattedeklarationer, slutlig skatt7 årSkattepärm, samt verifikation, digitalt med deklarationenChef Ekonomiservice
Prisbeslut kommun3 årDigitalt på servernPrisgruppenGäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta

Innehållsansvarig

Uppdaterad