Ekonomi
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Dokument | Bevaring/ Gallring | Förvaras | Ansvarig arkivering/gallring | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Leverantör | Betalningsspecifikation Leverantörsbetalningar (LB) | 7 år | Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. | Chef Ekonomiservice | Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar |
| Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade | 7 år | Digitalt Opto (BGC) | Chef Ekonomiservice | från april 2008, inget manuellt | |
| Leverantörsfakturor, inkomna papper | 3 år | Pärmar BGC | Chef Ekonomiservice | 3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år | |
| Leverantörsreskontra | 7 år | Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system | Chef Ekonomiservice | Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus | |
| Rekvisitioner | 3 år | Digitalt Opto (BGC) | Chef Ekonomiservice | Bifogas faktura i Opto |
|
| Kund | Faktureringsunderlag + kopia på faktura | 7 år | Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. | Chef Ekonomiservice | Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor. |
| Kundregister | Bevaras | Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system | Chef Ekonomiservice | Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans | |
| Kundreskontra | 7 år | Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system | Chef Ekonomiservice | Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus | |
| Inkassoärende kunder | Gallras vid inaktualitet | Digitalt Intrum/Jurist&Inkasso | Chef Ekonomiservice | Gallras efter att avskrivning skett. | |
| Kundinbetalningar | 7 år | Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. | Chef Ekonomiservice | Verifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro | |
| Löpande ekonomiredovisning | Huvudboksposter | 7 år | Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system | Chef Ekonomiservice | |
| Kontoplan och konteringsdimensioner | Gallras vid inaktualitet | Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system | Koncernredovisningsansvarig | Årlig version bevaras i anslutning till bokslut | |
| Verifikation Plus- och bankgirolistor, inbetalningar | 7 år | Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. | Chef Ekonomiservice | ||
| Utbetalningar | Verifikation Underlag för utbetalningar | 7 år | Pärmar - verifikation. Digitalt - attester i resp. system | Chef Ekonomiservice | Attesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc. |
| Löpande ekonomiredovisning | Verifikationslistor | 7 år | Jeeves/Agresso eller annat ek system | Chef Ekonomiservice | |
| Avstämning | 7 år | Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. | Chef Ekonomiservice | Kontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift | |
| Skattedeklarationer, slutlig skatt | 7 år | Skattepärm, samt verifikation, digitalt med deklarationen | Chef Ekonomiservice | ||
| Prisbeslut kommun | 3 år | Digitalt på servern | Prisgruppen | Gäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta |
