Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Boka resa, konferens och logi

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

AcadeMedias grundsyn är att resor och bokning av externa konferenslokaler är medel som ska användas på ett omdömesgillt sätt. Den tid och de pengar som läggs ned ska kunna försvaras på samma sätt som övriga resurser för att nå våra mål. Därför är det viktigt att vi reser och bokar lokaler/konferenser på ett kostnadseffektivt, miljövänligt och trafiksäkert sätt. Detta gäller alla medarbetare som reser i jobbet, där var och en tar ansvar för att detta efterföljs.

I första hand ska resebyrån Egencia användas och AcadeMedias ramavtal.

Skapa reseprofil, boka resor och boende

Inom koncernen ska långsiktig reseplanering göras, detta för att möjliggöra kostnadsbesparingar genom att utnyttja rabatter och samordning av flera resmål. Resenären ska välja det lämpligaste och billigaste färdsättet med hänsyn till kostnad och tid. I planeringen ingår också att överväga om andra alternativ än resa är möjliga, till exempel telefonkonferens, webbmöte eller videokonferens. Dessa tankar ska även appliceras i samband med bokning av eventuellt boende. Vid gemensamma resor ska hänsyn tas till eventuell risk i samband med resan.

Resebyrå Egencia

När du ska ut och resa bokar du via vår resebyrå Egencias hemsida.

Saknar du en reseprofil eller vill ändra behörighet hos Egencia kan du kontakta inkop@academedia.se.

Uppgifterna du behöver ange är:
För/Efternamn
Mailadress
Mobilnummer
Bolag
Kostnadsställe (För- och grundskolesegmentet, gymnasiesegmentet, AcadeMedia Support)
Projektnummer (VUX)

Denna tjänst är kostnadsfri.

De tre största fördelarna med att använda sig av resebyrån är:

  • Enkelt och snabbt onlineverktyg för flyg, hotell, hyrbil och tåg.
  • Lägsta pris om AcadeMedias ramavtal används.
  • Inga utlägg för resan, resekostnader kommer som elektronisk faktura till ditt kostnadsställe.

För bokning av resor och boende gäller också följande principer:

  • Länk och instruktioner för anslutning finns nedan under rubriken ”Resebyrå Egencia”.
  • Resor ska bokas så lång tid i förväg som möjligt utan risk för fördyrande ombokning.
  • Ombokningsbara biljetter ska inte köpas. Vid ändrat resedatum köps en ny biljett. Enligt statistik bokas väldigt få resor om.
  • Gemensam transport ska användas om så erbjuds.
  • Resor mellan Stockholm och Göteborg ska genomföras med tåg. Flyg får endast bokas undantagsvis om godkännande erhållits från närmsta chef, se attestordning.
  • Vid hotellboende ska det billigaste alternativet väljas på ramavtal.

Logga in

För att komma in på webbplatsen och boka din resa, logga in på Egencias webbsida www.egencia.se.

För mer detaljerad information, se Egencias inloggningsguide. Inloggningsguiden hittar du här. Boka alltid resa online på www.egencia.se. Personlig service kostar AcadeMedia i snitt 360 kr per bokning.

Saknas ditt kostnadsställe hos Egencia eller behöver du ändra något, vänligen kontakta inkop@academedia.se.

Kundservice

Du når din affärsresekonsult på: Telefon: 08-55 52 37 60, E-post: customer_service@egencia.se.

App i mobilen

För att se din resa i mobilen behöver du först ladda ned appen Egencia TripNavigator.

Ersättning vid utebliven resa

Om du av någon anledning inte kan åka på din bokade resa och har ett intyg för detta, kan du få tillbaka pengarna.

I din anmälan till First Card anger du resekontonummer som finns på din följesedel.

För mer information om hur du går till väga med din reklamation kan du kontakta Nordea/First Card aksel.birol@nordea.com.

Konferens och möteslokaler

AcadeMedia eftersträvar kostnadseffektiva lösningar avseende konferens- och möteslokaler samt talare och andra leverantörer. Du kan läsa mer om detta i policyn för evenemang och möten. 

Om du ska boka konferens i Stockholm och det är fullt på huvudkontoret, boka då hos Eatery. Vi har 25% rabatt på deras lokalpriser och lokalen ligger precis söder om Södermalm. Du bokar på: http://lumakonf.bokalokal.se/

AcadeMedia har avtal på konferensrum med de flesta hotellkedjorna;

  • Scandic
  • Choice
  • Best Western
  • Hotel Terminus

Önskar du boka rum på någon av dessa kedjorna måste du vid bokning tydliggöra att du tillhör AcadeMedia Support AB för att få tillgång till våra avtalade rabatter.

Stockholm Meeting Selection

Stockholm Meeting Selection är en familj av unika hotell, konferens- och mötesplatser, exempelvis;

  • Bosön
  • Hesselby Slott
  • Näsby Slott
  • Rosersbergs Slottshotell
  • Ulfsunda Slott
  • Skytteholm Hotell & Konferens
  • Villa Lovik
  • Åkeshofs Slott

AcadeMedia erhåller 8 % rabatt hos SMS. Avtalspriserna omfattar en procentuell rabatt på SMS dynamiska priser på helpension och dagkonferenspaket (ej dag 2 – måltidspaket/dagpaket).

Mötesförfrågningar;
E-mail: meet@meetingselection.se
Telefon: 020 112 22 22

www.meetingselection.se

Miljö

Vid val av färdmedel ska man ta hänsyn till miljön. Inom landet rekommenderas resor med tåg istället för flyg respektive samt kommunalt transportmedel istället för taxi.

Säkerhet och försäkring

Säker bilkörning förutsätter att trafikregler och regler för användning av mobiltelefon följs. Ersättning för parkering i tjänsten betalas av respektive företag. Parkeringsböter betalas av respektive medarbetare.

AcadeMedia har en reseförsäkring som gäller för alla medarbetare som reser på uppdrag av AcadeMedia. Denna omfattar bland annat fysisk skada, försening och skadat bagage. Försäkringen gäller även på skolresor tillsammans med elever. Du kan läsa mer om försäkringen här.

Ledningsgrupper, oavsett nivå (enhet, verksamhet, koncern) bör alltid resa i mindre grupper, fler än hälften ur en ledningsgrupp bör inte använda samma resesätt samtidigt.

Innehållsansvarig

Uppdaterad