Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kontinuitetsplaner för koncernstaber för att motverka coronavirusets påverkan och spridning

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

VIKTIG INFORMATION: Inget av det som står i detta dokument ska ageras på annat än av segments- och koncernstaber inom AcadeMedia

Friskolornas Riksförbund har bett att få en förkortad variant av våra kontinuitetsplaner för att dela med samtliga medlemmar. Detta material är publicerat på deras hemsida och ger en inblick i vilka planer AcadeMedia har när det gäller hur vi kan motverka coronavirusets påverkan på verksamheten och skapa uthållighet i organisationen. Materialet ligger till grund för det arbetet som kommer att göras av staberna för att stötta rektor/enhetschef på skolan. 

Bakgrund

Folkhälsomyndigheten har gått ut med att hela samhället behöver ha beredskap för att hantera Coronaviruset. Detta dokument innehåller allmänna råd som stöd för skolverksamheters beredskapsarbete och kontinuitetshantering. Mycket går att applicera på hela skolkedjan, från förskola till gymnasium och vuxenutbildning. Det är dock viktigt att alltid utgå från sina egna förutsättningar. En förskola på en mindre ort eller i ett område där “alla känner alla” kan inte agera som en gymnasieskola med 1000 elever i en storstad. Om du har frågor, hör av dig (kontaktuppgifter i slutet av detta dokument).

Exempel på scenarier

  • Leveranser av viktiga varor och tjänster uteblir eller minskar kraftigt
  • Elev eller medarbetare är i hemkarantän eftersom hen testats för coronavirus.
  • Enstaka medarbetare, elev, förskolebarn och/eller deltagare som testas positivt för coronavirus och har vistats i verksamheten före symptom
  • Många medarbetare, elev, förskolebarn och/eller deltagare som testas positivt för coronaviruset inom samma verksamhet
  • Verksamheten saknar tillräcklig bemanning till följd av medarbetare som är på provtagning, är i karantän, eller smittats och är sjukskrivna.
  • Större utbrott av coronaviruset inom samma stad, stadsdel, kommun
  • Påtryckningar av andra att stänga verksamhet (kan vara externa eller interna)
  • Beslut av myndighet att stänga verksamhet.

Vilka åtgärder som man genomför vid dessa scenarier kommer att variera från verksamhet till verksamhet. Detta dokument innehåller korta punkter tänkta som ett stöd i processen fram till beslut. Använd dem som är relevanta.

 

När stänger vi en enhet?

Vi stänger enheter på myndigheters uppmaning eller myndigheters beslut.

Vi stänger också enheter om vi på grund av personalbrist eller andra omständigheter inte kan garantera säkerheten eller verksamhetsdrift på en acceptabel nivå i lokalerna (observera att vi inte själva ansvarar för smittspridningsbedömningar, det är Folkhälsomyndighetens uppgift).

 

Beslutskedja

Folkhälsomyndighetens nationella rekommendationer är att skolor ska hållas öppna tills annat meddelas ur ett smittskyddsperspektiv. Viktigt att understryka är att det i Folkhälsomyndighetens information till förskolor och skolor daterad 2020-03-01 står följande: “Det är huvudmannen, det vill säga kommunen för kommunala skolor och styrelsen för fristående skolor, som har arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar för skolorna. De fattar beslut i frågor kopplade till arbetsgivar- och arbetsmiljöansvaret och Folkhälsomyndighetens bedömning kan därför tjäna som underlag för sådana beslut”. Detta betyder att vi fattar beslut om exempelvis hemskickning av elever/stängning av enhet om vi bedömer att det är motiverat ur ett arbetsgivar- eller arbetsmiljöansvar.

 

Verksamhet

Planera för att driva och organisera verksamheten utifrån alternativa lösningar och arbetssätt (till exempel att arbeta hemifrån). Identifiera, avgränsa och prioritera för hur verksamhet ska hanteras utifrån de nu givna förutsättningarna.

 

Undervisningstid

Planera för hur elevernas ska få sin garanterade undervisningstid vid eventuell längre stängning av skola (myndighetsbeslut). Ett sätt kan vara att planera för undervisning på distans i 14 dagar (för elever som nått den mognad som behövs för detta). Exempel på ett sådant upplägg kan vara att filma undervisning från annan skola, handledning via digital plattform, grupparbeten via Teams, etc. Planera även för hur undervisningen ska säkerställas för elever som inte kan tillgodogöra sig undervisning på distans (till exempel genom att förlänga läsåret).

Övrigt

Planera kring praktiska saker som vem som ta hand om posten, att firmatecknare finns tillgänglig vid behov etc.

Hur agerar vi om smittade personer har vistats i lokalerna (elev eller medarbetare bär på smitta)

  1. Huvudinriktning är att skolan håller öppet, alla som vill får dock gå hem under ordnade former (vilka som kan gå hem utan att vårdnadshavare är medvetna om att det sker avgörs från fall till fall, tänk “kan detta barn gå hem själv när det blir sjukt under skoldagen?”). För förskola gäller naturligtvis att barnen får, men inte måste, hämtas. Troligt är att i princip alla elever går hem.
  2. Kommunicera med vårdnadshavare och medarbetare först. (se exempel nedan).
  3. Kommunicera med elever, helst i klassrum.
  4. För elever som är kvar på skolan, skapa lämpliga aktiviteter/lämplig undervisning.
  5. Utse en person att svara på frågor från media, det är troligt att sådana kommer. Som alltid gäller att myndiga elever själv beslutar om de vill prata med media, minderåriga ska ha vårdnadshavares tillstånd. Vi förmedlar inte intervjuer i detta läge om det inte finns särskilda skäl för det.
  6. Skolan ska normalt hållas öppet även kommande dagar. Utgångspunkten är att friska elever och medarbetare är på skolan. Detta både för elevers och medarbetares skull. Arbeta alltså för att så många som möjligt ska återvända så snart som möjligt, var dock öppen för individuella lösningar.
  7. De vårdnadshavare som håller sina barn i grundskolan hemma, och elever på gymnasiet som studerar hemma, måste förstå att de har ett stort ansvar att tillsammans med skolan se till att eleverna verkligen studerar. Att vara hemma i detta läge betyder inte att man är ledig, det betyder att man studerar på annan plats och är alltid undantagsfall. Det är alltid bäst att eleverna är i skolan, bara då kan god undervisning garanteras. Det är skolans uppgift att säkerställa att vårdnadshavare och elever får veta detta. Bäst är att meddela det både muntligt och skriftligt via normala kanaler.


Hur agerar vi när elev eller medarbetare är i hemkarantän eftersom hen tagit coronaprov?

  1. Ta reda på om eleven varit i ett riskområde. Om så ska eleven skickas hem/hämtas. Några rektorer har även vid ”i närheten av riskområde” gjort detta och låtit 1177 avgöra (se nedan)
  2. Be familjen ringa 1177. Hittills har 100% valt att göra det. Vi ska inte ringa 1177 varken för information eller för att hjälpa till, bara individer med eget ärende ska ringa.
  3. Om 1177 skickar vidare till läkare som beslutar att prover ska tas, ger 1177 instruktionen till familjen att hålla sig hemma. Vi informerar normalt inte några andra än mentorer/ansvarspedagoger i detta läge och inskärper vikten av sekretess. Däremot frågar vi familjen om de pratat med andra på skolan om detta,  i så fall är risken för ryktesspridning stor. ”Gör Coronatest” blir snabbt ”har Corona” när ryktet går.  Har familjen informerat några förbereder vi utskick till skolan att använda när ryktet börjar gå, vi kommer snabbt att märka det. Förslag på informationsmail nedan.
  4. Om testet är negativt, alltså saknar spår av coronavirus, kommer eleven tillbaka efter att ha fått besked.
  5. Om testet är positivt, se särskild plan.

Exempel på informationsmail:

Hej,

Jag skickar detta via mail till er så att ni alla nås av informationen. Vi fick sent igår eftermiddag veta att en av familjerna på skolan befann sig i Italien vecka sju. De tog igår prover för Coronaviruset. Ingen av familjemedlemmarna visar i dagsläget något tecken på sjukdom men i väntan på svar, som förväntas komma i dag eller i morgon, fram till dess att de fått svar är de i karantän. Vi skickar ut detta i samförstånd med familjen, varken vi eller de vill att det ska uppstå några rykten. Vi återkommer så fort familjen får det provsvar som vi naturligtvis hoppas och tror kommer att vara negativt, alltså fritt från virus.

 

Nedan följer ett antal saker att tänka på, och göra.

Vid risk för smitta och oro

Myndighetsinformation
Håll dig uppdaterad på Skolverket och Folkhälsomyndigheten riktlinjer. Frågor om Coronaviruset bör hänvisas till Folkhälsomyndighetens Fråga&svar-sida om du inte själv känner dig inläst på ämnet.

Information
Informera löpande både internt och externt. Säkerställ att all viktig info ligger på ett ställe (förslagsvis på hemsidan och/eller intranätet). AcadeMedias riktlinjer hittar du här.

Kommunikationsplan
Det kan vara bra att göra en enkel kommunikationsplan, om du behöver kommunicera snabbt är det ofta lättare att få det rätt om du är förberedd. En lokal sådan kan förslagsvis innehålla följande rubriker:

Mål med kommunikationen : Ofta i dessa lägen är det tydlig information som ger mottagarna kunskap. Skapa möjligheter till dialog genom att informera om kontaktperson och kontaktuppgifter.
Genom vilka kanaler kommunicerar du, SMS? Schoolsoft eller annan plattform? Mail? På hemsidan? Använd helst normal kanal, den kommer dina normala mottagare att gå till först.

Mottagargrupper i detta läge: Alltid vårdnadshavare, elever, medarbetare. Kanske media, grannar, övriga skolor på orten/i området. Alltid kommunen för förskolor. Alltid huvudmannen. För vuxenutbildning kund (AF, kommun etcetera).

I dessa lägen är det ofta enklast att använda samma information till alla – ett mail till lokaltidningen kan lyda “Vi skickade just ut följande information till våra vårdnadshavare”, och så hela texten du skickat ut. Du sparar tid och alla får samma information. Båda sakerna är bra.

 

Möjliga förberedelser

Riktlinjer för hemvändande barn, elever, vuxenstuderande och medarbetare från riskområden
Upprätta riktlinjer och säkerställ att det finns en plan för alla som varit i riskområden. Om personen har luftvägssymtom, hosta eller feber bör personen vara hemma och kontakta 1177 Vårdguiden för vidare bedömning. Av riktlinjerna bör det framgå att rektorn ska ha nära dialog med elev/vårdnadshavare. Om det gäller en medarbetare ska närmaste chef kontaktas. Det är viktigt att hantera varje individ för sig och hitta individuella lösningar samt att beakta patientsekretessen och den enskildes personliga integritet. AcadeMedias riktlinjer hittar du här.

Riskbedömningar
Gör en riskbedömning tillsammans med skyddsombud. I riskbedömningen ska det anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. I bedömningen ska även arbetsmiljöaspekter, som oro hos medarbetare, elever och vårdnadshavare, beaktas. Riskbedömningen ska även beakta de råd och uppmaningar som framgår av myndigheter och andra expertinstanser. Bedömningen av de allvarliga riskerna ska resultera i förslag till åtgärder för att få bort eller minska riskerna. Uppdatera riskbedömningen löpande. I samband med riskbedömningen är det även bra att ha en dialog med de lokala arbetstagarorganisationerna om samverkansformerna före eventuella beslut om viktigare förändring som behöver fattas med kort varsel. Mall för riskbedömning ligger i slutet av detta dokument.

Denna riskbedömning blir ditt planeringsverktyg, den är också mycket användbar i kommunikationsplanen. Där kan man ha en rubrik för varje identifierad risk, vilka ska man kommunicera med om en viss risk blir verklighet, och via vilka kanaler. Finns kapacitet, kan man också förbereda mail/innehåll. Det är alltid lättare att ha ett förberett material som ska anpassas, än att börja från noll när något händer. Mall för riskbedömning hittar du här.

Stödteam
Tillsätt ett stödteam för att stödja verksamhetens chefer med bland annat krishantering, kommunikation, HR och elevhälsa. På en enskild enhet (eller litet friskoleföretag), översätts detta till att man delar upp arbetet. Detta dokument publiceras även på Friskolornas Riksförbunds hemsida. Exempelvis kan en person vara ansvarig för att normal verksamhet fungerar så bra det går, en annan är ansvarig för att svara på frågor/hantera elever som är hemma. Hur detta ska göras på enhet beslutas av rektor.

Checklista /loggbok
Upprätta en checklista och en loggbok. Uppdatera dokumenten löpande med aktiviteter samt information om händelseutvecklingen, ställningstaganden, beslut och vidtagna åtgärder.

Har du inte möjlighet att föra loggbok parallellt med jobbet, spara alla mail och anteckningar. Att spara material som lett fram till viktiga beslut är viktigt eftersom det kan komma frågor efteråt. Det är inte alltid lätt att komma ihåg varför eller exakt när ett beslut fattades, kombinationen av noteringar och mail/sms är då till stor hjälp.

Checklistan är egentligen samma sak som detta dokument, gör dock en egen där du tar bort allt som inte är relevant för dig.

 

Riktlinjer för planerade skolresor eller APL utomlands

Upprätta riktlinjer med stöd av UDs reserekommendationer. Tillämpa försiktighetsprincipen och låt dem som inte vill resa avstå. AcadeMedias riktlinjer hittar du här. Undvik i möjligaste mån att många personer reser utomlands samtidigt, då situationen kan snabbt förändras och arbetsgivaren kan behöva omfördela arbetsuppgifter och medarbetare mellan enheter.

 

Riktlinjer för planerade tjänsteresor utomlands

Upprätta riktlinjer med stöd av UDs reserekommendationer. Tillämpa försiktighetsprincipen och låt de som inte vill resa avstå. AcadeMedias riktlinjer för tjänsteresor hittar du här. Undvik i möjligaste mån att många personer reser utomlands samtidigt, då situationen kan snabbt förändras och verksamheten kan behöva omfördela arbetsuppgifter och ansvarsområden. Prioritera närvaro på enhet för ledningen och ta med i riskbedömningen inför eventuella ledigheter/resor att förutsättningarna på enheten kan förändras totalt genom ett enda telefonsamtal från smittskyddet.

Varor och tjänster

Inventera vilka varor som måste finnas och säkerställ att de finns på plats (dock utan att köpa in mer varor än vad verksamheten kräver). Rekommendationen är att ha råvaror på enheten för tre dagar utan behov av matleverans (mat i frysen och torrvaror). Bidra inte till en överdriven hamstringsiver, töm inte blöjförrådet hos den lokala handlaren – familjers behov går före.

 

Bemanning

Gör en plan för hur verksamheten kan bemannas vid ovanligt hög sjukfrånvaro (till exempel genom att skapa en vikariepool/resurspool, organisera om arbetet). Om du skulle få bemanningsproblem, kommunicera det med relevanta grupper (vårdnadshavare/elever).

 

Semester medarbetare

Chef tar som vanligt beslut om semesteransökningar (rekommendation att bevilja semester med beaktning av bemanningssituationen). Beviljad semester kan inte dras tillbaka utan att extraordinära omständigheter råder. Rådgör med jurist innan du tar upp frågan med en medarbetare.

 

Barn/elev insjuknar med sjukdomssymptom i skola/förskolemiljön

Kontakta vårdnadshavare. Vårdnadshavare kontaktar 1177 som gör en första bedömning. Om 1177 anser att det är motiverat kommer den uppringande att kontaktas av en specialistläkare per telefon. Det kan ta allt från några minuter till flera dygn innan detta andra samtal kommer, under tiden sätts familjen i hemkarantän.

 

Patientsekretess och den enskildes personliga integritet

Smittade eller misstänkt smittade personer omfattas av patientsekretess. Som huvudman får vi inte kännedom om smittade eller misstänkt. Undantag görs när till exempel smittskyddet behöver vår hjälp (till exempel vid en smittspårning). Vid sådana situationer gäller patientsekretessen för de medarbetare som får ta del av information.  Beakta även tystnadsplikt enligt 18 § sjuklönelagen (gällande medarbetarnas hälsotillstånd och personliga förhållanden i övrigt).

 

Information, stödmaterial och rådgivning (länkar):

Skolverket
Krisinformation
Folkhälsomyndigheten
MSB
EU:s smittskyddsmyndighet
Världshälsoorganisationen WHO
1177 vårdguiden
UD reseinformation

Almega


Frågor

Paula Hammerskog, trygghetsdirektör AcadeMedia, e-post paula.hammerskog@academedia.se eller telefon 0733 34 87 50.

Bilagor

 

 

Innehållsansvarig

Uppdaterad