Arkiveringsplan
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
Insamlade personuppgifter som inte längre behövs ska gallras, medan vissa insamlade personuppgifter måste arkiveras under kortare eller längre tid innan de kan raderas. För att säkerställa att arkivering och gallring sker korrekt finns en arkiveringsplan.
Tänk på att du inte kan kasta handlingar bara för att de inte listas i arkiveringsplanen nedan, den innehåller inte alla sorts dokumenttyper utan fylls på löpande. Om du har frågor kring hur länge viss dokumentation ska sparas, kontakta ditt dataskyddsombud.
Saknar du någon typ av dokument, tipsa oss gärna genom att maila juridik@academedia.se.
Här hittar du Skolverkets instruktioner om hur länge nationella prov ska sparas i grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildning på gymnasial nivå.
Begrepp
Handling – text, bild, film eller liknande.
Gallring innebär att en handling förstörs.
Bevaras innebär att en handling ska sparas för all framtid.
Gallring efter (exempelvis) 5 år innebär att handlingen kan gallras tidigast fem år efter att den upprättats.
Gallring vid inaktualitet innebär att handling kan gallras när den inte längre är aktuell.
Avslutad utbildning innebär att studerande fått godkända betyg i samtliga kurser/kursmoment. Om en studerande läser ikapp kurser som inte blivit godkända är utbildningen således inte avslutad.
- Förskola
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter att dom vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Viktiga dokument Erbjudande om förskoleplats Gallras vid läsårsslut Överenskommelse om plats Gallras vid läsårsslut Uppsägning av plats Gallras vid läsårsslut Dokumentation för särskilt stöd enligt 8 kap 9 § skollagen Gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan Dokumentation avseende tilläggsbelopp 10 år Protokoll från utvecklingssamtal Gallras vid övergång till grundskolan Plan mot kränkande behandling 10 år efter att plan upprättats Klasslistor Gallras vid läsårsslut Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras 1 år efter läsårsslut Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Utdrag ur belastningsregistret 1 år efter anställningsdatum Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter att samtycket har upphört att gälla
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/forskola/ - Grundskola
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter dom vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen Gallras vid läsårsslut Sparas hos huvudmannen Beslut om avstängning av elev 3 år efter beslut Sparas hos huvudmannen Interna utredningar Utredning om behov av särskilt stöd 2 år efter avslutad utredning Kunskapsbedömning av nyanländ 5 år efter utförd kunskapsbedömning Viktiga dokument Överenskommelse om plats Gallras vid läsårsslut Uppsägning av plats Gallras vid läsårsslut Beslut om åtgärdsprogram grundskolan 2 år efter avslutad utbildning Beslut om placering i annan undervisningsgrupp 2 år efter avslutad utbildning Beslut om anpassad studiegång i grundskolan 5 år efter avslutad utbildning Beslut om enskild undervisning 2 år efter avslutad utbildning Överklaganden avseende beslut om placering i särskild undervisningsgrupp 5 år efter avslutad utbildning Beslut om förberedelseklass för nyanlända 2 år efter avslutad utbildning Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs 2 år efter avslutad utbildning Protokoll från utvecklingssamtal 2 år efter avslutad utbildning Individuell utvecklingsplan 2 år efter avslutad utbildning Skriftliga bedömningar enligt 10 kap 22 § skollagen Bevaras Avser elev i årskurs 9 Terminsbetyg 2 år efter avslutad utbildning Kopior av slutbetyg Bevaras Utskriven och signerad betygskatalog Bevaras Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras 1 år efter läsårsslut Beslut om befrielse från obligatoriskt inslag i grundskolan 5 år efter avslutad utbildning Elevlösningar av nationella prov 3 år Nationella prov och instruktioner Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida Varierar beroende på ämne Plan mot kränkande behandling 10 år efter upprättad plan Ordningsregler Gallras vid inaktualitet Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter att samtycket upphört att gälla Utdrag ur belastningsregistret 1 år efter anställningsdatum Rutiner/policies/blanketter Klasslistor Gallras vid inaktualitet Överenskommelser Överenskommelse om prao-platser 1 år Kvittens vid lån av datorutrustning Gallras vid inaktualitet Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/grundskola/ - Gymnasieskola
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter att domen vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen Gallras vid läsårsslut Sparas hos huvudmannen Beslut om avstängning av elev 3 år efter beslut Sparas hos huvudmannen Interna utredningar Utredning om behov av särskilt stöd 2 år efter avslutad utredning Kunskapsbedömning av nyanländ 5 år efter upprättad kunskapsbedömning Viktiga dokument Beslut om åtgärdsprogram gymnasiet 1 år efter avslutad utbildning Beslut om reducerat program 1 år efter avslutad utbildning Beslut om individuellt anpassat program 1 år efter avslutad utbildning Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs 1 år efter avslutad utbildning Protokoll från utvecklingssamtal 1 år efter avslutad utbildning Individuell studieplan 1 år efter avslutad utbildning Skriftliga bedömningar enligt 8 kap 20 § gymnasieförordningen Bevaras Avser introduktionsprogram Sammanställning enligt 8 kap 22 § gymnasieförordningen Bevaras Avser introduktionsprogram Kopior av gymnasieintyg enligt 8 kap 21 § gymnasieförordningen Bevaras Avser introduktionsprogram Kopior av studieintyg Bevaras Kopior av examensbevis Bevaras Betyg efter prövning Bevaras Avser den som inte är elev i gymnasieskolan Utskriven och signerad betygskatalog Bevaras Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras 1 år efter läsårsslut Elevlösningar av nationella prov 3 år Nationella prov och instruktioner Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida Varierar beroende på ämne Skriftliga tester, prov och elevlösningar Gallras vid inaktualitet Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Plan mot kränkande behandling 10 år efter upprättad plan Ordningsregler Gallras vid inaktualitet Klasslistor Gallras vid inaktualitet Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter samtycket upphört att gälla Kvittens vid lån av datorutrustning Gallras vid inaktualitet Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt Kontrakt Kontrakt med APL-platser 2 år efter avslutad utbildning Kontrakt med övriga praktikplatser 2 år efter avslutad utbildning Kontrakt gällande lärlingsutbildning 2 år efter avslutad utbildning Kontrakt gällande lärlingsliknande praktik 2 år efter avslutad utbildning
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/gymnasieskola/ - Vuxenutbildning
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter dom vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Beslut om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen Gallras vid läsårsslut Sparas hos huvudmannen Beslut om avstängning av studerande 3 år efter beslut Sparas hos huvudmannen Interna utredningar Kunskapsbedömning av nyanländ 5 år efter upprättad kunskapsbedömning Viktiga dokument Dokumentation avseende extra anpassningar 2 år efter avslutad utbildning Protokoll från utvecklingssamtal 1 år efter avslutad utbildning Individuell studieplan 1 år efter avslutad utbildning Betyg efter prövning Bevaras Intyg efter validering Bevaras Utdrag ur betygskatalog Bevaras Intyg efter genomgången utbildning Bevaras Kopior av examensbevis Bevaras Utskriven och signerad betygskatalog Bevaras Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras vid inaktualitet Studerandes lösningar av nationella prov 3 år Nationella prov och instruktioner Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida Varierar beroende på ämne Ansökningar från studerande Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Systemansvarig antagningssystemet Beslut om studieavbrott 5 år efter beslut om studieavbrott Utbildningsledare/administratör Beslut om studieuppehåll 5 år efter beslut om studieuppehåll Utbildningsledare/administratör Examensarbete Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Bedömningsunderlag (LIA) Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Kunskapskontroller: tentamen (inkl försättsblad), betygsgrundande dokumentation som inte hämtats ut av studerande Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Betygsammanställning (genomströmningsflik) Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Dokumentering av individuella samtal 1 år efter avslutat intag Utbildningschef Kopior av examens- och utbildningsbevis Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Avser YH, utbildningsomgångar som är avslutade efter 2015. Protokoll inkl bilagor från ledningsgrupp Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare Information som lämnat till studerande Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare/Administratör Beslut från MYH (tillsyner och kvalitetsgranskningar) 3 år efter beslut Utbildningsledare Utvärdering av kurser och utbildningar tillsammans med handlingsplaner Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare/Administratör Plan mot kränkande behandling 10 år efter upprättad plan Klasslistor Gallras vid inaktualitet Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter samtycket upphört att gälla Avtal Kontrakt med APL-platser 2 år efter avslutad utbildning Uppdragsavtal med tillhörande villkorsbilaga 10 år efter att konsultavtalet har upphört Regional utbildningschef LIA: Samarbetsavtal Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare/Administratör
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/vuxenutbildning/ - Koncernledning och redovisning
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Koncernekonomi Styrelse:
Kallelse
Föredragningslista
Styrelseprotokoll
Bevara Admincontrol (moderbolaget)
Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)CFO/Koncernekonomi CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag. Bolagsordning och stadgar
Ägardirektiv
Firmateckning
Aktiebrev
AktiebokBevara Admincontrol (moderbolaget)
Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)CFO/Koncernekonomi CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag. Årsstämma:
Protokoll och dagordningar med bilagor
Bevaras Admincontrol (moderbolaget)
Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)CFO/Koncernekonomi CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag. Controlling Enhets verksamhetsplaner, budget, prognos
3 år Digitalt -RP Koncerncontroller Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen
Bevara Digitalt -RP och Admincontrol Koncerncontroller Koncernekonomi Insiderinformation
- Loggböcker
- Insynslista
- Meddelanden till FI
Bevara Digitalt, server koncerncontrolling CFO/Koncerncontroller Månadsbokslut
7 år Digitalt - Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)
Koncernekonomi/ekonomiservice Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin Koncernredovisning 7 år Digitalt - OCRA Koncernekonomi Årsbokslut/Kvartalsrapport
Verksamhetsberättelse
Revisionsberättelse
Hållbarhetsredovisning
Bevara Digitalt - Opto
Påskrivna original i bolagspärmKoncernekonomi/Koncerncontroll Avser på bolagsnivå såväl som koncernnivå. Bolagsdeklaration Bevaras Digitalt -SKV. Signade kopior i Opto Koncernekonomi Internkontrollplan
Risk- och sårbarhetsanalys
Uppföljningsrapport3 år Admincontrol CFO Register bankkonton/Fullmakter Gallras vid inaktualitet Digitalt - Bankens system Koncernekonomi/ekonomiservice Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal) Bevara Digitalt - Bankens system Koncernekonomi Bankavtal - övriga Bevara Pärm hos CFO samt digitalt Koncernekonomi Delegations- och attestinstruktion Bevara Digitalt - gällande på supportwebben. Äldre versioner ekonomi servern CFO Registrerings- och ändringsbevis Gallras löpande supportwebben samt Opto Koncernekonomi Endast aktuella tillgängliga
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/koncernledning-och-redovisning/ - Personal
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Anställning Anställningsavtal
Tillägg till avtal
Avtal om förmåner/Bonusar
Avtal om upphörande av anställning
Pappersdokument sparas 3 år efter digitalisering
Digitalt dokument bevarasDigitalt arkiv Personalchef Scannas och förvaras i digitalt arkiv Underskriven blankett om tystnadsplikt
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i HR plus
Personalchef Ansökan och beslut om tjänstledighet längre än 6 månader
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i HR plus Personalchef Protokoll från lönesättande samtal
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i HR plus Personalchef Skriftlig erinran
Beslut om omplacering
Uppsägning
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i HR plus Personalchef Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i HR plus Personalchef Ansökan förändrad sysselsättningsgrad
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i HR plus Personalchef Ansökan och beslut om tjänstledighet kortare än 1 mån Gallras 3 år efter anställnings upphörande HR Plus Personalchef Ansökan om tjänstledighet under en månad finns i hr-plus Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer 7 år Personalakt i HR plus Personalchef Utbetalning av bonus och gratifikationer finns i hr-plus. Kontorsansvarig ansvarar för lokalt arkiv Beslut Skatteverket skyddad identitet
Gallras vid inaktualitet Personalakt i HR plus Personalchef Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör Protokoll från skyddsronder
Central åtgärdsplan
Anmälningar Hot och våld
Riskbedömningar3 år
Digitalt server Personalchef Anmälan om arbetsskada/tillbud Bevara Lagras på anmälaarbetsskada.nu
(Digital anmälningstjänst)Personalchef Arbetsanpassningar och rehabiliteringar Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan
Rehabiliteringsplan
Läkarintyg
Handlingsplan
Beslut Läkarintyg
Beslut om ersättningAktualitet, gallras vid rehabiliteringsperiodens slut Personalakt i HR plus
Behörighetskrav närmsta chef och HRPersonalchef Fackligt Fackliga förhandlingsmöten:
Protokoll
Beslut
ÖverenskommelseGallras 3 år efter anställnings upphörande Digitalt + papper
Behörighet HRPersonalchef Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll. Kompetensutveckling Intyg från genomförd utbildning
Gallras vid anställningens upphörande LMS Personalchef Kompetensutvecklingsplaner Gallras vid anställningens upphörande Personalakt i HR plus
Behörighet närmsta chef och HRPersonalchef Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Gallras två år efter utvecklingssamtalet Personalakt i HR plus
Behörighet närmsta chef och HRPersonalchef Rekrytering Kravprofil
AnnonsGallras vid inaktualitet Rekryteringssystem Personalchef Kravprofil och annons publiceras externt. Lista över sökande
Urvalslista
3 år Rekryteringssystem Personalchef Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget. Intervjuanteckningar
Referensanteckningar
3 år Pappersakt Personalchef Ansökningshandlingar, ej anställda på tjänsten. Samt anställd på tjänsten 3 år Rekryteringssystem Personalchef Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen. Spontanansökningar
3 år Rekryteringssystem Personalchef
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/personal/ - Lön
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Beräkna och betala ut löner och arvoden Banklistor, utbetalad nettolön
7 år Banklistor finns digitalt, skrivs inte ut. Avdelningschef lön Kontrolluppgifter till Skatteverket 2 år Avdelningschef lön Lönespecifikation 7 år
HR Plus Avdelningschef lön Lönelista anställd 7 år HR Plus Avdelningschef lön Avser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i hr-plus att ta ut vid behov. Lönepåverkande inrapportering per anställd
(t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)3 år
HR Plus Avdelningschef lön T.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester. Sjukintyg/läkarintyg Gallras vid sjukdomsperiodens slut HR Plus Avdelningschef lön Läkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. Reseräkningar 7 år HR Plus Avdelningschef lön Pappersform (kvitton). Reseräkning finns i HR+ Beslut om jämkning Gallras efter upplägg i lönesystem HR Plus Avdelningschef lön Info finns i hr-plus att ta ut vid behov. Beslut om utmätning av lön Gallras vid inaktualitet Pappersform samt HR+ Avdelningschef lön Löneskuldsbrev Gallras vid inaktualitet Pappersform Avdelningschef lön Övertids- och jourjournaler 3 år HR Plus Avdelningschef lön Finns i hr-plus att ta ut vid behov. Pensionsansökan Bevara Digitalt arkiv (inscannat papper) Avdelningschef lön Påskrift av chef och inscannat av lön Uppgift om barn vid föräldraledighet
8 år HR Plus Avdelningschef lön Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
8 år pga rätten att ta ut föräldraledighet upp till 8 års ålderStatistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom
Bevara HR Plus Avdelningschef lön Finns i hr-plus att ta ut vid behov. Pension och försäkring Uppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande Bevara HR Plus Avdelningschef lön Finns i hr-plus att ta ut vid behov. Pensionsavtal Bevara Personalakt Avdelningschef lön Uppgifter om inbetalade premiebelopp Bevara Collectum samt fakturaspecifikation Avdelningschef lön Arbetsgivarfil till Idun Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar
7 år HR Plus Avdelningschef lön Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/lon/ - Ekonomi
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Leverantör Betalningsspecifikation
Leverantörsbetalningar (LB)7 år Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. Chef Ekonomiservice Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade 7 år Digitalt Opto (BGC) Chef Ekonomiservice från april 2008, inget manuellt Leverantörsfakturor, inkomna papper 3 år Pärmar BGC Chef Ekonomiservice 3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år Leverantörsreskontra 7 år Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus Rekvisitioner 3 år Digitalt Opto (BGC) Chef Ekonomiservice Bifogas faktura i Opto
Kund Faktureringsunderlag + kopia på faktura 7 år Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. Chef Ekonomiservice Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor. Kundregister Bevaras Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans Kundreskontra 7 år Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus Inkassoärende kunder Gallras vid inaktualitet Digitalt Intrum/Jurist&Inkasso Chef Ekonomiservice Gallras efter att avskrivning skett. Kundinbetalningar 7 år Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. Chef Ekonomiservice Verifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro Löpande ekonomiredovisning Huvudboksposter 7 år Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Kontoplan och konteringsdimensioner Gallras vid inaktualitet Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system Koncernredovisningsansvarig Årlig version bevaras i anslutning till bokslut Verifikation
Plus- och bankgirolistor, inbetalningar7 år Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. Chef Ekonomiservice Utbetalningar Verifikation
Underlag för utbetalningar7 år Pärmar - verifikation. Digitalt - attester i resp. system Chef Ekonomiservice Attesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc. Löpande ekonomiredovisning Verifikationslistor 7 år Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Avstämning 7 år Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. Chef Ekonomiservice Kontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Skattedeklarationer, slutlig skatt 7 år Skattepärm, samt verifikation, digitalt med deklarationen Chef Ekonomiservice Prisbeslut kommun 3 år Digitalt på servern Prisgruppen Gäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/ekonomi/ - Inköp
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Upphandling Ramavtal 5 år efter avtalets utgång Digitalt på Q-server & OptoOriginal förvaras hos Inköp. Admin Lokalanpassade avtal kopplad till ramavtalet 5 år efter avtalets utgång Digitalt ute på respektive enhet Rektor/Skolchef Avtalet skapas ute på enheten av behörig beställare. Avrop/beställning mot ramavtal 2 år efter avtalets utgång Digitalt ute på respektive enhet (gäller vid mailbeställning) Rektor/Skolchef Skapas ute på enheten av behörig beställare. Vårda och förvalta ingångna avtal Avstämning och uppföljning med avtalsparter
Protokoll2 år Digitalt på Q-server Admin Tvister gällande pågående avtal Bevaras Digitalt på Q-server Respektive avtalsansvarig
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/inkop/ - Fastighet
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Hyresavtal Hyresavtal lokal
Omförhandling
Tilläggsavtal
Uppsägning och bekräftelse av denna.7 år efter att lokalen avskaffas Digitalt & Pappersform i original. Fastighetschef Samtliga hyresavtal kopplad till en fastighet/lokal bör sparas så länge man hyr lokalen. Gallras 7 år efter att slutgiltig uppsägning och avflytt skett. Andrahandskontrakt överytor
2 år efter avtalets utgång Digitalt & Pappersform i original. Fastighetschef Investering Investeringsprojekt kopplad till fastighet/lokal
Behovsanalys från verksamheten
Beställning till fastighetsägare
Kostnader
Byggprojekthandlingar (kopior från fastighetsägare)7 år efter att lokalen avskaffas Digitalt Fastighetschef Avser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren. Bygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade) 7 år efter att lokalen avskaffas Digitalt Fastighetschef Avser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent.
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/fastighet/ - Kommunikation
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Extern kommunikation Externa webben
- Bloggar
- Nyheter
-Pressmeddelanden TT
-Pressmeddelanden börsen
Bevara Digitalt på server Kommunikationsdirektör Sparas ned en gång om året, första veckan i juni Intern kommunikation Nyhetsbrev internt
1 år Digitalt Kommunikationsdirektör Interna dokument- T.ex kommunikationsplan
Bevara Digitalt, på server Kommunikationsdirektör Grafisk profil Bilder Bevara
Digitala kopior, Qbank arkiveringssystem Kommunikationsdirektör Sparas ner tillsammans med samtyckesavtal med medarbetare Referenskopior av varje trycksak
Bevara Fysiskt (5 ex) och digitalt (PDF) Kommunikationsdirektör Logotyper
Bevara Digitala kopior Kommunikationsdirektör
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/kommunikation/ - Juridik och Compliance
Område Dokument Bevaring/ Gallring Förvaras Ansvarig arkivering/gallring Kommentar Rättsliga processer Akter, underlag från rättsliga processer 10 år efter att domen vunnit laga kraft. Papper/digitalt Chefsjurist Digitalt på filserver
Interna utredningar Ärenden Whistleblower Bevaras
Digitalt - filserver Chefsjurist PM
Rättsutredningar
kartläggningar
etc.10 år Digitalt - filserver Chefsjurist Anmälningsärenden
10 år Digitalt - filserver Chefsjurist Juridiska frågor&svar Gallras vid inaktualitet
Digitalt - filserver Chefsjurist Avtal Avtal 10 år Papper/digitalt Chefsjurist Pappersform hos huvudmannen
Digitalt på filserverStrukturmaterial Policyer 5 år efter policyns utgång
Supportwebben Chefsjurist
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/juridik-och-compliance/