Dokument och information ska så långt det är möjligt hanteras på ett enhetligt sätt i hela organisationen och det finns flera skäl till det. Förutom att lagar i vissa fall finns att följa (bokföringslagen, GDPR) så underlättar det i det vardagliga arbetet och bidrar till effektivitet. Arkiveringsplanen nedan tillsammans med Riktlinjer för dokumenthantering och arkivering ger guidning i hur dokument ska hanteras. Observera att planen inte tar upp alla dokument. Saknas något går det bra att kontakta arkivansvarig Anna Rundberg (juridikstaben), anna.rundberg@academedia.se.

En allmän översyn av arkiveringsplanen genomförs en gång per år, vid årsskiftet, men respektive dokumentansvarig kan också uppdatera, eller delegera den uppgiften, vid behov.

Arkiveringsplanens upplägg

Handlingstyperna är uppdelade per segment och per koncernstab. Under segment ligger endast handlingar som innehåller personuppgifter och beskrivningar av hur de ska hanteras gällande gallring och bevarande. Hur dokumenten ska förvaras beskrivs inte i planen och för frågor kring det kontakta respektive segments dataskyddsombud eller koncernens dataskyddsombud.

Under koncernstaberna ligger dokument som rör alla, inklusive segmenten. Här finns dokument som inte bara innehåller personuppgifter. För att hitta information om en viss dokumenttyp är det enklast att öppna den del i planen som dokumentet kan tänkas tillhöra och göra en sökning där, t ex Nyhetsbrev under Kommunikation.

Arkiveringsplanen i sin helhet ägs av juridikstaben men de olika delarna i planen ägs av koncernstaberna där ytterst ansvarig är respektive koncernstabschef. För de delar som rör segmenten ansvarar juridikstaben och dataskyddsombuden.

Det mesta av dokumenthanteringen sker idag digitalt och för det ska avsedda system i första hand användas för förvaring. I de fall där dokumenten är fysiska och ska bevaras eller har en gallringsfrist (dvs ska destrueras efter en viss tid) används dels närarkiv på kontoret och dels en extern leverantör av arkivdepå. För mer detaljerad information om hur vi arkiverar fysiskt material i arkivdepå hänvisas till sidan Arkivering.

Nationella prov – segment

Hanteringen av de nationella proven finns med i arkiveringsplanen under grundskola och gymnasieskola, men här finns också Skolverkets instruktioner om hur länge de ska sparas i grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildning på gymnasial nivå.

Betyg – segment

Varje skola är ansvarig för att arkivera terminsbetyg och slutbetyg. Original ges till elev och kopia skickas till respektive kommun för arkivering. Kopia ska även sparas på skolan. Signerade betygskataloger ska sparas på skolan. Detta finns angivet i arkiveringsplanen. På koncernnivå arkiveras dessa handlingar endast för nedlagda enheter. Kontakta Anna Rundberg i sådant fall.

Övriga handlingar – rekommenderad gemensam hantering segment och stab

De flesta handlingstyper ägs av specifika staber men några hanteras av alla.

• Avtal (fullmakter, konsultavtal, leverantörsavtal, sekretessförbindelser), inte ramavtal
• Projektdokumentation
• Manualer, handböcker rutiner riktlinjer
• Policyer

Varje stab och verksamhet är ansvariga för sina dokument. Chef ansvarar för att mapp finns på gemensam server som är tillgänglig för medarbetarna som har behov.

Skannade dokument

Det fysiska dokumentet som skannas utgör originalhandlingen. Det hanteras enligt arkiveringsplanen. Den digitala filen ska gallras vid inaktualitet. Gallring utförs i samband med översyn av arkiveringsplanen och gallring av övriga digitala och fysiska dokument.

Begrepp

Handling innebär en dokumentation i skrift, bild, film eller liknande.

Handlingsslag innebär handlingar som uppkommer inom en process. Handlingsslaget innefattar en eller flera handlingstyper.

Handlingstyp innebär handling som blir till genom att en aktivitet genomförs i en process.

Gallring innebär att en handling förstörs.

Bevaras innebär att en handling ska sparas för all framtid.

Sparas tillsvidare används för handlingstyper som kan ha betydelse för lång tid framåt men som inte behöver bevaras enligt lag eller för forskning

Gallring vid inaktualitet innebär att handling kan gallras när den inte längre är aktuell.

Gallring efter (exempelvis) 3 år innebär att handlingen kan gallras tidigast tre år efter att den upprättats.

Avslutad utbildning innebär att studerande fått godkända betyg i samtliga kurser/kursmoment. Om en studerande läser ikapp kurser som inte blivit godkända är utbildningen således inte avslutad.

• Förskola

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter att dom vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  Viktiga dokument	Erbjudande om förskoleplats	Gallras vid läsårsslut
  	Överenskommelse om plats	Gallras vid läsårsslut
  	Uppsägning av plats	Gallras vid läsårsslut
  	Dokumentation för särskilt stöd enligt 8 kap 9 § skollagen	Gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan
  	Dokumentation avseende tilläggsbelopp	10 år
  	Protokoll från utvecklingssamtal	Gallras vid övergång till grundskolan
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter att plan upprättats
  	Klasslistor	Gallras vid läsårsslut
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras 1 år efter läsårsslut
  	Tillbudsrapporter	5 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Utdrag ur belastningsregistret	1 år efter anställningsdatum
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter att samtycket har upphört att gälla

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/forskola/
• Grundskola

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter dom vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  	Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen	Gallras vid läsårsslut	Sparas hos huvudmannen
  	Beslut om avstängning av elev	3 år efter beslut	Sparas hos huvudmannen
  Interna utredningar	Utredning om behov av särskilt stöd	2 år efter avslutad utredning
  	Kunskapsbedömning av nyanländ	5 år efter utförd kunskapsbedömning
  Viktiga dokument	Överenskommelse om plats	Gallras vid läsårsslut
  	Uppsägning av plats	Gallras vid läsårsslut
  	Beslut om åtgärdsprogram grundskolan	2 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om placering i annan undervisningsgrupp	2 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om anpassad studiegång i grundskolan	5 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om enskild undervisning	2 år efter avslutad utbildning
  	Överklaganden avseende beslut om placering i särskild undervisningsgrupp	5 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om förberedelseklass för nyanlända	2 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs	2 år efter avslutad utbildning
  	Protokoll från utvecklingssamtal	2 år efter avslutad utbildning
  	Individuell utvecklingsplan	2 år efter avslutad utbildning
  	Skriftliga bedömningar enligt 10 kap 22 § skollagen	Bevaras	Avser elev i årskurs 9
  	Terminsbetyg	2 år efter avslutad utbildning
  	Kopior av slutbetyg	Bevaras
  	Utskriven och signerad betygskatalog	Bevaras
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras 1 år efter läsårsslut
  	Beslut om befrielse från obligatoriskt inslag i grundskolan	5 år efter avslutad utbildning
  	Elevlösningar av nationella prov	3 år
  	Nationella prov och instruktioner	Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida	Varierar beroende på ämne
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter upprättad plan
  	Ordningsregler	Gallras vid inaktualitet
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter att samtycket upphört att gälla
  	Utdrag ur belastningsregistret	1 år efter anställningsdatum
  Rutiner/policies/blanketter	Klasslistor	Gallras vid inaktualitet
  Överenskommelser	Överenskommelse om prao-platser	1 år
  	Kvittens vid lån av datorutrustning	Gallras vid inaktualitet	Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/grundskola/
• Gymnasieskola

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter att domen vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  	Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen	Gallras vid läsårsslut	Sparas hos huvudmannen
  	Beslut om avstängning av elev	3 år efter beslut	Sparas hos huvudmannen
  Interna utredningar	Utredning om behov av särskilt stöd	2 år efter avslutad utredning
  	Kunskapsbedömning av nyanländ	5 år efter upprättad kunskapsbedömning
  Viktiga dokument	Beslut om åtgärdsprogram gymnasiet	1 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om reducerat program	1 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om individuellt anpassat program	1 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs	1 år efter avslutad utbildning
  	Protokoll från utvecklingssamtal	1 år efter avslutad utbildning
  	Individuell studieplan	1 år efter avslutad utbildning
  	Skriftliga bedömningar enligt 8 kap 20 § gymnasieförordningen	Bevaras	Avser introduktionsprogram
  	Sammanställning enligt 8 kap 22 § gymnasieförordningen	Bevaras	Avser introduktionsprogram
  	Kopior av gymnasieintyg enligt 8 kap 21 § gymnasieförordningen	Bevaras	Avser introduktionsprogram
  	Kopior av studieintyg	Bevaras
  	Kopior av examensbevis	Bevaras
  	Betyg efter prövning	Bevaras	Avser den som inte är elev i gymnasieskolan
  	Utskriven och signerad betygskatalog	Bevaras
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras 1 år efter läsårsslut
  	Elevlösningar av nationella prov	3 år
  	Nationella prov och instruktioner	Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida	Varierar beroende på ämne
  	Skriftliga tester, prov och elevlösningar	Gallras vid inaktualitet	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter upprättad plan
  	Ordningsregler	Gallras vid inaktualitet
  	Klasslistor	Gallras vid inaktualitet
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter samtycket upphört att gälla
  	Kvittens vid lån av datorutrustning	Gallras vid inaktualitet	Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt
  Kontrakt	Kontrakt med APL-platser	2 år efter avslutad utbildning
  	Kontrakt med övriga praktikplatser	2 år efter avslutad utbildning
  	Kontrakt gällande lärlingsutbildning	2 år efter avslutad utbildning
  	Kontrakt gällande lärlingsliknande praktik	2 år efter avslutad utbildning

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/gymnasieskola/
• Vuxenutbildning

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter dom vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  	Beslut om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen	Gallras vid läsårsslut	Sparas hos huvudmannen
  	Beslut om avstängning av studerande	3 år efter beslut	Sparas hos huvudmannen
  Interna utredningar	Kunskapsbedömning av nyanländ	5 år efter upprättad kunskapsbedömning
  Viktiga dokument	Dokumentation avseende extra anpassningar	2 år efter avslutad utbildning
  	Protokoll från utvecklingssamtal	1 år efter avslutad utbildning
  	Individuell studieplan	1 år efter avslutad utbildning
  	Betyg efter prövning	Bevaras
  	Intyg efter validering	Bevaras
  	Utdrag ur betygskatalog	Bevaras
  	Intyg efter genomgången utbildning	Bevaras
  	Kopior av examensbevis	Bevaras
  	Utskriven och signerad betygskatalog	Bevaras
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras vid inaktualitet
  	Studerandes lösningar av nationella prov	3 år
  	Nationella prov och instruktioner	Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida	Varierar beroende på ämne
  	Ansökningar från studerande	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Systemansvarig antagningssystemet
  	Beslut om studieavbrott	5 år efter beslut om studieavbrott	Utbildningsledare/administratör
  	Beslut om studieuppehåll	5 år efter beslut om studieuppehåll	Utbildningsledare/administratör
  	Examensarbete	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Bedömningsunderlag (LIA)	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Kunskapskontroller: tentamen (inkl försättsblad), betygsgrundande dokumentation som inte hämtats ut av studerande	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Betygsammanställning (genomströmningsflik)	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Dokumentering av individuella samtal	1 år efter avslutat intag	Utbildningschef
  	Kopior av examens- och utbildningsbevis	10 år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Avser YH, utbildningsomgångar som är avslutade efter 2015.
  	Protokoll inkl bilagor från ledningsgrupp	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare
  	Information som lämnat till studerande	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare/Administratör
  	Beslut från MYH (tillsyner och kvalitetsgranskningar)	3 år efter beslut	Utbildningsledare
  	Utvärdering av kurser och utbildningar tillsammans med handlingsplaner	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare/Administratör
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter upprättad plan
  	Klasslistor	Gallras vid inaktualitet
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter samtycket upphört att gälla
  Avtal	Kontrakt med APL-platser	2 år efter avslutad utbildning
  	Uppdragsavtal med tillhörande villkorsbilaga	10 år efter att konsultavtalet har upphört	Regional utbildningschef
  	LIA: Samarbetsavtal	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare/Administratör

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/vuxenutbildning/
• Koncernekonomi, redovisning och styrelse

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ Gallra	Förvaras	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Koncernekonomi	Styrelsedokument	Kallelse, dagordning, bilagor	Bevaras	Admincontrol och styrelseserver	CFO	Avser moderbolaget. Kallelsen utgörs av mötesinbjudan via outlook. Dagordning och bilagor distribueras via styrelseportalen Admincontrol en vecka innan mötet.
  Koncernekonomi	Styrelsedokument	Styrelseprotokoll	Bevaras	Admincontrol och styrelseserver	CFO	Avser moderbolaget
  Koncernekonomi	Styrelsedokument	Styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, bolagsordning, aktiebok, aktiebrev	Bevaras	Admincontrol och styrelseserver	CFO	Avser moderbolaget
  Koncernekonomi	Styrelsedokument	Aktiebok	Bevaras	Euroclear	CFO	Euroclear hanterar moderbolaget. Utdrag begärs ut vid behov.
  Koncernekonomi	Styrelsedokument	Årsstämmoprotokoll och dagordningar med bilagor	Bevaras	Admincontrol, styrelseserver och juridikserver	CFO/Bolagsjurist	Avser moderbolaget
  Koncernekonomi	Styrelsedokument	Registrerings- och ändringsbevis	Vid inaktualitet	Medarbetarwebben och Opto	CFO	Endast aktuella tillgängliga. Uttag från Bolagsverket.
  Koncernekonomi	Verksamhetsstyrning	Bolagsordning, Arbetsordning styrelse, VD-instruktion, Finanspolicy, IR-policy, Insiderpolicy	Bevaras	Admincontrol och styrelseserver	CFO	Avser moderbolaget. Fastställs årligen på bolagsstämman och publiceras på IR-webben (del av medarbetarwebben).
  Koncernekonomi	Verksamhetsstyrning	Attestinstruktion	Bevaras	Admincontrol och styrelseserver	CFO	Avser moderbolaget. Granskas av revisionsutskottet vid förändring. Aktuella versioner publiceras på medarbetarwebben.
  Controlling	Planerings- och uppföljningshandlingar	Enhets verksamhetsplaner, budget, prognos	3 år	RP	CFO	Arbetsdokument och utdrag från RP sparas på server.
  Controlling	Planerings- och uppföljningshandlingar	Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen	Bevaras	RP och Admincontrol	CFO	Arbetsdokument och utdrag från RP sparas på server.
  Koncernekonomi	Planerings- och uppföljningshandlingar	Månadsbokslut	7 år	Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)	Koncernekonomi/ ekonomiservice	Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin
  Koncernekonomi	Planerings- och uppföljningshandlingar	Årsbokslut/Kvartalsrapport	Bevaras	Jeeves, Agresso, Adra, OCRA och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)	Koncernekonomi/ ekonomiservice	Avser moderbolag och dotterbolag. Kvartalsrapporten delas till marknaden, publiceras på hemsidan
  Koncernekonomi	Skatteredovisning	Bolagsdeklaration	7 år	Skatteverket, signerade kopior i Opto	CFO	Original till Skatteverket. Deklarationen kan omprövas i 6 år.
  Koncernekonomi	Planerings- och uppföljningshandlingar	Årsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport	Bevaras	Påskrivna original i bolagspärm. Digital förvaring i Opto, se anmärkning	CFO	Avser moderbolaget. Fr o m 2020-06-30 signeras årsredovisningen digitalt Admincontrol och förvaras endast digitalt.
  Koncernekonomi	Planerings- och uppföljningshandlingar	Årsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport	Bevaras	Påskrivna original i bolagspärm	CFO	Avser dotterbolagen
  Koncernekonomi	Avtal	Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal)	Sparas tillsvidare	Digitalt - Bankens system	CFO	Upplägg av konton för nya bolag, registrerar användare till dessa konton
  Koncernekonomi	Avtal	Bankavtal - övriga	Sparas tillsvidare	Pärm hos CFO samt digitalt	CFO	Låneavtal bl a
  Koncernekonomi	Internkontroll	Internkontrollplan, genomförande, åtgärdsplan	3 år	Server koncernekonomi	CFO	Under framtagande, innebär regelbunden kontroll av processer.
  Koncernekonomi	Internkontroll	Risk- och sårbarhetsanalys och uppföljningsrapport	3 år	Server koncernekonomi	CFO	Är under framtagande
  Koncernekonomi	Internkontroll	Loggböcker, insynslista, meddelanden till Finansinspektionen	Sparas tillsvidare	Server koncerncontrolling	CFO	Insiderförteckning ska sparas minst fem år. Insynslistan uppdateras vid förändring i styrelsen och ledande ställning.

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/koncernledning-och-redovisning/
• Ekonomiservice

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaras	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Leverantör	Pengar ut	Betalningsspecifikation Leverantörsbetalningar (LB)	7 år	Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.	Chef Ekonomiservice	Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar
  Leverantör	Pengar ut	Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade	7 år	Opto (BGC)	Chef Ekonomiservice	från april 2008, inget manuellt
  Leverantör	Pengar ut	Leverantörsfakturor, inkomna papper	3 år alt 7 år	Pärmar arkiv plan 2 AFK	Chef Ekonomiservice	3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år
  Leverantör	Pengar ut	Leverantörsreskontra	7 år	Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice	Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus
  Leverantör	Pengar ut	Rekvisitioner, underlag för kreditkortsfakturering	7 år	Opto (BGC)	Chef Ekonomiservice	Kvitton skannas in och bifogas faktura i Opto.
  Leverantör	Pengar ut	Bestridande av fakturor	Vid inaktualitet	Outlook, Opto	Chef Ekonomiservice	Krav gallras löpande, efter action tagen/kravet är löst. Dokument under hantering sparas i bolagsmapp i Opto.
  Kund	Pengar in	Faktureringsunderlag + kopia på faktura	7 år	Topdesk och / eller Jeeves	Chef Ekonomiservice	Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor.
  Kund	Pengar in	Kundregister	7 år	Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice	Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans
  Kund	Pengar in	Kundreskontra	7 år	Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice	Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus. Vux i Agresso.
  Kund	Pengar in	Inkassoärende kunder	Vid inaktualitet	Intrum/Jurist&Inkasso	Chef Ekonomiservice	Gallras efter att avskrivning skett.
  Kund	Pengar in	Kundinbetalningar, underlag som laddas ner från kommuners portaler	7 år	Jeeves, Google Drive och koncernekonomi- server	Chef Ekonomiservice	Verifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro. Verifikationsunderlag ifrån BGC. Kommuners direktinbetalningar (skolpeng). Jeeves används för förskola, grundskola, gymnasium. Agresso används för vux.
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Huvudboksposter	7 år	Jeeves, Google Drive och koncernekonomi- server	Chef Ekonomiservice
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Underlag till huvudbokposter	7 år	Jeeves, Google Drive och koncernekonomi- server	Chef Ekonomiservice	Underlagen består av ett stort antal filer som sparas på Google Drive eller filserver.
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Verifikation	7 år	Jeeves, Google Drive och koncernekonomi- server	Chef Ekonomiservice
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Kontoplan och konteringsdimensioner	7 år	Jeeves/Agresso eller annat ek system	CFO	Årlig version bevaras i anslutning till bokslut
  Löpande ekonomiredovisning	Planerings- och uppföljnings- handlingar	Resultaträkning	7 år	Jeeves	Chef Ekonomiservice
  Löpande ekonomiredovisning	Planerings- och uppföljnings- handlingar	Balansräkning	7 år	Jeeves	Chef Ekonomiservice
  Löpande ekonomiredovisning	Pengar in	Plus- och bankgirolistor, inbetalningar	7 år	Jeeves och koncernekonomi- server	Chef Ekonomiservice
  Utbetalningar	Pengar ut	Verifikation Underlag för utbetalningar	7 år	Jeeves och koncernekonomi- server	Chef Ekonomiservice	Attesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc.
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Verifikationslistor	7 år	Jeeves	Chef Ekonomiservice
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Avstämning	7 år	Adra	Chef Ekonomiservice	Kontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift
  Löpande ekonomiredovisning	Skatteredovisning	Skattedeklarationer, slutlig skatt	7 år	Jeeves och Adra	Chef Ekonomiservice	Kopplat till både huvudbok och bokslut
  Löpande ekonomiredovisning	Löpande ekonomiredovisning	Prisbeslut kommun	7 år	Opto	Prisgruppen	Gäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/ekonomi/
• HR

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ Gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Anställning	Anställnings- handlingar	Anställningsavtal och övriga villkor	Gallras 10 år efter pension	Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+	Chef med personal- ansvar	Alla anställda på AcadeMedia Support ska ha en fysisk personalakt i arkivskåp på plan 1, AFK. För segment gäller att varje enskild enhet ansvarar för att personalakt i arkivskåp finns. I personalakterna ska signerat anställningsavtal förvaras. Detta gäller tills digital signering av anställningsavtal är på plats. Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+. För AcadeMedia Support: det signerade fysiska avtalet skickas till HR för arkivering i personalakt.
  Anställning	Anställnings- handlingar	Dokumentation rörande byte av tjänst	Bevaras	HR+	Chef med personal- ansvar	Ärende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind.
  Anställning	Anställnings- handlingar	Avtal om upphörande av anställning	Bevaras	Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+	Chef med personal- ansvar	Avser avtalad, överenskommen, uppsägning
  Anställning	Anställnings- handlingar	Uppsägning	Bevaras	Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Ansökan och beslut om tjänstledighet	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	HR+	Chef med personal- ansvar	Ansökan görs i Medvind
  Anställning	Anställnings- handlingar	Protokoll från lönesättande samtal	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	HR+	Chef med personal- ansvar	Avser protokoll från fackliga förhandlingar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Skriftlig erinran Beslut om omplacering Uppsägning	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i arkivskåpet	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Beslut om omplacering	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i arkivskåpet	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Utdrag ur belastningsregistret	Gallras direkt	Får ej sparas	Chef med personal- ansvar	Utdraget uppvisas endast och får inte sparas.
  Anställning	Anställnings- handlingar	Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	HR+	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Ansökan förändrad sysselsättningsgrad	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	HR+	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer	7 år	HR+	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Beslut Skatteverket skyddad identitet	Vid inaktualitet	HR+	Chef med personal- ansvar	Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör
  Anställning	Arbetsmiljö- handlingar	Dokumentation från skyddsronder -Protokoll -Central åtgärdsplan -Riskbedömningar	3 år	Server	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Arbetsmiljö- handlingar	Protokoll från skyddsronder Central åtgärdsplan Anmälningar Hot och våld Riskbedömningar	3 år	Topdesk	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Arbetsmiljö- handlingar	Anmälan om arbetsskada/tillbud	Bevaras	Topdesk	Chef med personal- ansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Kvitton för friskvård	Gallras 1 år efter anställningens upphörande	Benify	Chef med personal- ansvar	Kvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv.
  Anställning	Anställnings- handlingar	Kontaktinformation närmast anhörig	Vid inaktualitet	HR+	Chef med personal- ansvar	Uppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande
  Arbetsanpassningar och rehabiliteringar	Anställnings- handlingar	Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan -Rehabiliteringsplan -Läkarintyg -Handlingsplan -Beslut Läkarintyg -Beslut om ersättning	Vid inaktualitet	Hos respektive chef	Chef med personalansvar	Behörighetskrav närmsta chef och HR
  Fackligt	Anställnings- handlingar	Fackliga förhandlingsmöten: -Protokoll -Beslut -Överenskommelse	Bevaras	Behörighet HR	HR-chef	Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll.
  Kompetensutveckling	Anställnings- handlingar	Intyg från genomförd utbildning	Gallras vid anställningens upphörande	LMS för intern utbildning	Chef med personalansvar	För externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea.
  Kompetensutveckling	Anställnings- handlingar	Dokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutveckling	Vid inaktualitet	Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR	Chef med personalansvar
  Rekrytering	Rekryteringshandlingar	Kravprofil Annons	3 år	Rekryteringssystem	Chef med personalansvar	Kravprofil och annons publiceras externt.
  Rekrytering	Rekryteringshandlingar	Lista över sökande Urvalslista	3 år	Rekryteringssystem	Chef med personalansvar	Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget.
  Rekrytering	Rekryteringshandlingar	Intervjuanteckningar Referensanteckningar	3 år	Rekryteringssystem	Chef med personalansvar
  Rekrytering	Rekryteringshandlingar	Ansökningshandlingar, samtliga	3 år	Rekryteringssystem	Chef med personalansvar	Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen.
  Rekrytering	Rekryteringshandlingar	Spontanansökningar	Vid inaktualitet	Rekryteringssystem	Chef med personalansvar
  Anställning	Anställnings- handlingar	Nyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK)	Vid inaktualitet	I pärm i receptionen, AFK	Navet	Gäller kontoret på AFK

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/personal/
• Lön

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Banklistor, utbetalad nettolön	7 år	Löneserver	Avdelningschef lön
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Kontrolluppgifter till Skatteverket	7 år		Avdelningschef lön
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Frivillig skatt	7 år	Topdesk och HR+	Avdelningschef lön	Begäran initieras av medarbetare via ärendesystemet Topdesk. Ny skattenivå registreras i lönesystemet för innevarande år.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Lönespecifikation	7 år	HR+	Avdelningschef lön
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Lönelista anställd	Sparas tillsvidare	HR+	Avdelningschef lön	Avser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i HR+ att ta ut vid behov.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Lönepåverkande inrapportering per anställd (t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)	7 år	HR+ och Medvind	Avdelningschef lön	T.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Sjukintyg/läkarintyg	Vid inaktualitet	HR+	Avdelningschef lön	Läkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. Frånvarodatum anmäls i Medvind. Gallras vid sjukdomsperiodens slut.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Reseräkningar och utlägg	7 år	HR+	Avdelningschef lön	Eventuella papperskvitton gallras efter inskanning eller fotografering. Reseräkning finns i HR+
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Beslut om jämkning	7 år	Topdesk och HR+	Avdelningschef lön	Info finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Beslut om utmätning av lön	7 år	Topdesk och HR+	Avdelningschef lön	Info finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Löneskuldsbrev	Vid inaktualitet	Löneserver	Avdelningschef lön	Gallras efter action tagen/kravet är löst. Original skickas per post och kopia sparas på filserver.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Övertids- och jourjournaler	7 år	HR+	Avdelningschef lön	Finns i HR+ att ta ut vid behov.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Pensionsansökan	Sparas tillsvidare	Topdesk	Avdelningschef lön	Påskrift av chef. Ansökan skannas in och läggs som ärende i Topdesk.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Uppgift om barns personnummer vid föräldraledighet	Vid inaktualitet	HR+ och Medvind	Avdelningschef lön	Finns i HR+ att ta ut vid behov. Rätt att ta ut föräldraledighet upp till 12 års ålder. Gallras när rätt ta ut föräldraledighet upphör eller när anställning upphör.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Statistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom	3 år efter anställnings upphörande	HR+	Avdelningschef lön	Finns i HR+ att ta ut vid behov.
  Pension och försäkring	Löneadministrativa handlingar	Uppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande	3 år efter anställnings upphörande	HR+	Avdelningschef lön	Finns i HR+ att ta ut vid behov.
  Pension och försäkring	Löneadministrativa handlingar	Uppgifter från pensionsavtalet	Sparas tillsvidare	HR+	Avdelningschef lön	Information om ITP1 eller ITP2 läggs in i HR+, inga belopp.
  Pension och försäkring	Löneadministrativa handlingar	Uppgifter om inbetalade premiebelopp	Sparas tillsvidare	Collectum och Söderberg och partner	Avdelningschef lön	Arbetsgivarfil till Idur (Collectum) samt Söderberg och Partner.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar	Sparas tillsvidare	HR+	Avdelningschef lön	Finns i HR+ att ta ut vid behov.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Semester saldo /sparade semesterdagar	3 år efter anställnings upphörande	HR+	Avdelningschef lön	Saldo syns på lönespecifikation innevarande år + 4 senaste åren. Finns dagar kvar efter 5 år sker utbetalning.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Schema arbetstid	Vid inaktualitet	HR+ och Medvind	Avdelningschef lön	Schema läggs upp i Medvind och läses in i HR+
  Pension och försäkring	Löneadministrativa handlingar	Löneväxling	Vid inaktualitet	Benify	Avdelningschef lön	Skickar informationon om lön till Collectum. Benify sköter avdraget på lönen.
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Löneadministrativa handlingar	Lönekorrigering pga förmåner	3 år efter anställnings upphörande	HR+	Avdelningschef lön	Inläsningsfil från Benify rörande t ex friskvård, SL-kort

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/lon/
• Inköp

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Upphandling	Upphandling	Ramavtal med avtalstillägg	10 år efter avtalstidens utgång	Inköpsserver, Opto och medarbetarwebben	Admin
  Upphandling	Upphandling	Informationsförfrågan (RFI)	10 år eller vid inaktualitet	Inköpsserver	Teamleader	Undersökning vilka produkter och tjänster som finns. Om informationsförfrågan inte leder till ett avtal gallras dokumentationen direkt.
  Upphandling	Upphandling	Förfrågningsunderlag (RFQ)	10 år eller vid inaktualitet	Inköpsserver	Teamleader	Om förfrågningsunderlaget inte leder till ett avtal gallras dokumentationen direkt.
  Upphandling	Upphandling	Anbud, antaget Anbud, ej antaget	10 år eller vid inaktualitet	Inköpsserver	Teamleader
  Upphandling	Upphandling	Utvärdering av anbud	10 år	Inköpsserver	Teamleader
  Upphandling/ segment	Upphandling	Lokalanpassade avtal kopplad till ramavtalet	10 år Pga reglerna för generell preskription	Digitalt ute på respektive enhet	Rektor/Skolchef	Avtalet skapas ute på enheten av behörig beställare.
  Upphandling/ segment	Upphandling	Avrop/beställning mot ramavtal	3 år	Digitalt ute på respektive enhet (gäller vid mailbeställning)	Rektor/Skolchef	Skapas ute på enheten av behörig beställare.
  Vårda och förvalta ingångna avtal	Upphandling	Avstämning och uppföljning med avtalsparter Protokoll	3 år	Inköpsserver	Teamleader

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/inkop/
• Fastighet

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Hyresavtal	Lokalavtal	Lokalhyresavtal inklusive tilläggsavtal och internavtal och externa uthyresavtal	10 år efter att lokalen avskaffas	Pythagoras, Google Drive och arkiv plan 2	Koncern business control	Alla giltiga avtal finns i Pythagoras. Internavtal innebär enhet som hyr av annan enhet. Externa uthyresavtal innebär att AcadeMedia hyr ut till extern organisation. Förvaltare på segment sköter omförhandling.
  Hyresavtal	Lokalavtal	Uppsägning och bekräftelse av denna	10 år efter att lokalen avskaffas	Pythagoras, Google Drive och arkiv plan 2	Koncern business control	Kan inte e-signeras. Uppsägning skickas via rek. All dokumentation kring upsägningar lagras på Google Drive.
  Hyresavtal	Lokalavtal	Bevakningslista med kommentarer om eventuell uppsägning	Bevaras	Google Drive	Koncern business control	bevakning på vilka avtal som kan sägas upp. Andra listor tas även ut för lättare översyn.
  Hyresavtal	Lokalavtal	Övriga listor rörande hyresavtal	Bevaras	Google Drive och filserver	Koncern business control	För att underlätta översynen av hyresavtalen, t ex kostnader, ytor, mm
  Investering	Bygghandlingar	Investeringsprojekt kopplad till fastighet/lokal - Behovsanalys från verksamheten - Beställning till fastighetsägare - Kostnader - Byggprojekt-handlingar (kopior från fastighetsägare)	10 år efter att lokalen avskaffas	Segment förvarar handlingarna	Rektor/ skolchef	Avser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren. Styrs helt av segmenten och sköts av lokala förvaltare. Organisationen gjordes om våren 2020. Innan dess kan projekt ha drivits av koncernen.
  Investering	Bygghandlingar	Bygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade)	10 år efter att lokalen avskaffas	Segment förvarar handlingarna	Rektor/ skolchef	Avser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent. Fr o m våren 2021 ska bygglovsansökningar läggas in i Pythagoras. Sköts av förvaltarna inom segment.

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/fastighet/
• Trygghet och säkerhet

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Trygghet	Utredningsärenden	Whistleblowing	10 år	2 Secure	Trygghetsdirektör	Enligt lag. Anmälan görs via 2 secure. Alla okvalificerade anmälningar gallras tre veckor efter att det har kommit in. De som utreds gallras elektroniskt, men de finns utskrivna i ett kassaskåp, sedan 2017. Handlar till stor del om arbetsmiljöfrågor och trakasserier och diskriminering. De bevaras tillsammans med utredningen och beslut.
  Trygghet	Utredningsärenden	Hot framförda på mail och sms	Vid inaktualitet		Trygghetsdirektör	Dokumentation angående hot- och våldsituationer. Hot i lagens mening polisanmäls, arbetsmiljöfrågor anmäls till arbetsmiljöverket
  Trygghet	Utredningsärenden	Incidenter som har negativ påverkan på organisation och person	10 år	Topdesk	Trygghetsdirektör
  Trygghet	Verksamhetsstyrning	Code of conduct	Bevaras	Medarbetarwebben och filserver	Trygghetsdirektör	Uppdateras varje år av styrelsen efter årsstämman

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/trygghet-och-sakerhet/
• Kommunikation

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Extern kommunikation	Extern kommunikation	Företagsinformation och nyhetsflöde	Bevaras	Hos leverantören, Duva och Ember	Kommunikations-direktör	Avser moderbolaget. Sparas ned en gång om året, första veckan i juni. Arkivering hos leverantören.
  Extern kommunikation	Extern kommunikation	Pressmeddelanden	Bevaras	Hos leverantören, Duva och Ember	Kommunikations-direktör	Avser moderbolaget. Distribueras via TT
  Extern kommunikation	Extern kommunikation	Debattartiklar	Bevaras	Hos leverantören, Duva och Ember	Kommunikations-direktör	Publiceras på extern media
  Extern kommunikation	Extern kommunikation	Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube	Vid inaktualitet	Finns kvar på sociala medier	Kommunikations-direktör	Avser moderbolaget. Viktiga nyheter arkiveras som pressmeddelande. Inlägg på sociala medier arkiveras inte. Olämpliga kommentarer gallras.
  Intern kommunikation	Verksamhetsstyrning	Nyhetsbrev internt	Vid inaktualitet	Hos leverantören, Duva och Ember	Ansvarig på koncernstab och verksamhetstab	Fr o m 2021 ligger de kvar på medarbetarwebben, tidigare mailades de ut.
  Intern kommunikation	Verksamhetsstyrning	AcadeMedias kommunikationsplan	Bevaras	Kommunikations-servern	Kommunikations-direktör
  Intern kommunikation	Verksamhetsstyrning	Kommunikationsplaner av ringa betydelse och tillfällig karaktär	Vid inaktualitet	Kommunikations-servern	Kommunikations-direktör
  Grafisk profil	Grafisk profil	Bilder	Bevaras	Qbank bilddatabas	Kommunikations-direktör	Avser moderbolaget. Sparas ner tillsammans med samtyckesavtal. Inga bilder får sparas längre än samtycke finns, men idag när samtycket löper ut gallras det inte. Bilderna är tagna av proffs.
  Grafisk profil	Extern kommunikation	Referenskopior av varje trycksak	Bevaras	Fysiskt (5 ex) och digitalt (PDF)	Ansvarig på koncernstab och verksamhetstab	För AFK: Navet sköter hanteringen (kvalitetsrapporten, årsredovisningen, färdplanen och ett par olika foldrar)
  Grafisk profil	Grafisk profil	Logotyper, mallar	Bevaras	Hos leverantören, Duwa och Ember och kommunikations-servern	Kommunikations-direktör
  Extern kommunikation / juridik	Extern kommunikation	Remissvar	Bevaras	Hos leverantören, Duwa och Ember och kommunikations-servern	Kommunikations-direktör

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/kommunikation/
• Juridik och Compliance

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Dokumenthantering	Verksamhetsstyrning	Arkiveringsplan	Bevaras	Medarbetarwebben, koncernjuridiks server	Chefsjurist	Ses över en gång per år av respektive stab och dataskyddsombud.
  Rättsliga processer	Utredningsärenden	Överklaganden, domar, yttranden, fullmakt, registreringsbevis	10 år efter att domen vunnit laga kraft.	Filserver koncernjuridik	Chefsjurist
  Interna utredningar	Utredningsärenden	Rättsutredningar -PM	10 år	Filserver koncernjuridik	Chefsjurist
  Interna utredningar	Internkontroll	Registerförteckningar, kartläggningar med stöd av dataskyddsförordning	3 år	Filserver koncernjuridik	Chefsjurist	Ansvar för innehållet är resp personuppgifts-ansvarig
  Interna utredningar	Utredningsärenden	Anmälningsärenden, kränkande behandling, klagomål på utbildning, Skolinpektionen och BEO	10 år	Filserver skoljuridik i Göteborg	Chefsjurist	Hanteras av skoljuridik i Göteborg för segmenten.
  Interna utredningar	Utredningsärenden	Personuppgiftsincidenter utifrån GDPR	10 år	Topdesk	Chefsjurist	Handläggs av DSO eller personuppgiftsansvarig
  Interna utredningar	Utredningsärenden	Juridiska frågor och svar av ringa och tillfällig betydelse	Vid inaktualitet	Filserver koncernjuridik	Chefsjurist
  Avtal	Avtal	Bolagsjuridiska handlingar, t ex avtal	Sparas tillsvidare	Filserver Koncernmaterial	Chefsjurist
  Interna utredningar	Internkontroll	Riskanalys/ Risklista	3 år	One Drive	Chefsjurist	Risklistan uppdateras vid varje rapporteringstillfälle (september, november, januari, mars, maj)

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/juridik-och-compliance/
• Academy

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaring	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  Utbildning	Medarbetarutbildning	Presentation av utbildningar	Vid inaktualitet	Utbildningswebben, LMS	HR-direktör	LMS är plattformen där utbudet presenteras, både digital utbildning via teams och fysisk utbildning. Utifrån hur behoven har sett ut de senaste åren, om utbildningsledaren finns kvar inom AcadeMedia och om den är gammal så har gallring skett. Gallras när kursen raderas.
  Utbildning	Medarbetarutbildning	Statistik på deltagande	Vid inaktualitet	Utbildningswebben, LMS	HR-direktör	Fr o m våren 2020 har statistiken börjat räknas om. På utbildningar som har raderats går det inte att ta fram statistik. Gallras när kursen raderas.
  Utbildning	Medarbetarutbildning	Utvärdering	Vid inaktualitet	Utbildningswebben, LMS	HR-direktör	Utvärderingen görs på respektive utbildningssida. Resultatet är aggregerat. Gallras när kursen raderas.
  Utbildning	Medarbetarutbildning	Kursmaterial, t ex filmer underlag till utbildningar, guidade instruktioner	Vid inaktualitet	Utbildningswebben, LMS	HR-direktör	Det utbildningsledaren vill dela med deltagarna laddas upp här. Gallras när kursen raderas.
  Utbildning	Medarbetarutbildning	Kursmaterial, t ex filmer underlag till utbildningar, guidade instruktioner	Bevaras	Google Drive och One Drive	HR-direktör	Material som Academy har producerat

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/academedia-academy/
• IT

  Område	Handlingsslag	Handlingstyp	Bevara/ gallra	Förvaras	Ansvarig arkivering/ gallring	Anmärkning
  IT	IT-administration	E-postloggar	90 dagar	Microsoft och Google	IT-chef	Avser Office 365 och Google suite
  IT	IT-administration	Systemloggar	90 dagar	Microsoft	IT-chef	Allmänna systemloggar på hostade system, ex driftloggar, felloggar, inloggningsloggar, ändringsloggar, e-postloggar
  IT	IT-administration	Säkerhetsloggar	90 dagar	Microsoft	IT-chef
  IT	IT-administration	Spamfilter	30 dagar	Microsoft och Google	IT-chef
  IT	IT-administration	Konton för anställda	90 dagar efter avslut		IT-chef
  IT	IT-administration	Konton för elever och vårdnadshavare	90 dagar efter avslut		IT-chef
  IT	Internkontroll	Informationssäkerhets- klassning	3 år	Confluence	IT-chef
  IT	Internkontroll	Riskbedömningar	3 år	Confluence	IT-chef
  IT	IT-administration	Förvaltningsplaner	Sparas tillsvidare	Confluence, Google Drive, One Drive, Office 365	IT-chef
  IT	IT-administration	Incidenthantering, ändringshantering, problemhantering	Sparas tillsvidare	Topdesk	IT-chef
  IT	IT-administration	utvecklingskod	Vid inaktualitet	Microsoft for developers, Amazon	IT-chef	Gallras vid avveckling av tjänst

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/it/

• print Skriv ut
• Textinnehåll CC0