Arkiveringsplan
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
Dokument och information ska så långt det är möjligt hanteras på ett enhetligt sätt i hela organisationen och det finns flera skäl till det. Förutom att lagar i vissa fall finns att följa (bokföringslagen, GDPR) så underlättar det i det vardagliga arbetet och bidrar till effektivitet. Arkiveringsplanen nedan tillsammans med Riktlinjer för dokumenthantering och arkivering ger guidning i hur dokument ska hanteras. Observera att planen inte tar upp alla dokument. Saknas något går det bra att kontakta Anna Rundberg (juridikstaben), anna.rundberg@academedia.se.
En allmän översyn av arkiveringsplanen genomförs en gång per år, vid årsskiftet, men koncernstaberna kan också uppdatera vid behov.
Arkiveringsplanens upplägg
Handlingstyperna är uppdelade per segment och per koncernstab. Under segment ligger endast handlingar som innehåller personuppgifter och beskrivningar av hur de ska hanteras gällande gallring och bevarande. Hur dokumenten ska förvaras beskrivs inte i planen och för frågor kring det kontakta respektive segments dataskyddsombud eller koncernens dataskyddsombud.
Under koncernstaberna ligger dokument som rör alla, inklusive segmenten. Här finns dokument som inte bara innehåller personuppgifter. För att hitta information om en viss dokumenttyp är det enklast att öppna den del i planen som dokumentet kan tänkas tillhöra och göra en sökning där, t ex Nyhetsbrev under Kommunikation.
Arkiveringsplanen i sin helhet ägs av juridikstaben. Koncernstabernas delar i planen ägs av koncernstaberna där ytterst ansvarig är respektive koncernstabschef. För innehållet som rör segmenten ansvarar juridikstaben och dataskyddsombuden.
Det mesta av dokumenthanteringen sker idag digitalt och för det ska avsedda system i första hand användas för förvaring. I de fall där dokumenten är fysiska och ska bevaras eller har en gallringsfrist (dvs ska destrueras efter en viss tid) används dels närarkiv på kontoret och dels en extern leverantör av arkivdepå. För mer detaljerad information om hur vi arkiverar fysiskt material i arkivdepå hänvisas till sidan Arkivering.
Anställningsavtal
Före 31 jan 2022: det fysiskt signerade avtalet utgör original och ska förvaras i personalakt i låst skåp, samt laddas upp i HR+. För AcadeMedia Support gäller att anställande chef ser till att avtalet kommer till HR-koncern, som ansvarar för arkiveringen. För segmenten ansvarar respektive chef med personalansvar att arkivering utförs.
Fr o m 1 feb 2022: anställningsavtalet signeras digitalt och utgör originalhandling. Avtalet ska inte skrivas ut utan endast förvaras i HR+. Efter signering av båda parter skickas ett automatiskt mail till båda parter med avtalet bifogat som pdf. Detta mail ska hanteras enligt GDPR och därmed ska den anställande chefen radera sitt mail.
Övriga anställningsvillkor
Fysiskt signerade handlingar utgör original och ska förvaras i personalakt. Digitalt signerade handlingar utgör original och ska skrivas ut och läggas i personalakt.
Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+.
Nationella prov – segment
Hanteringen av de nationella proven finns med i arkiveringsplanen under grundskola och gymnasieskola, men här finns också Skolverkets instruktioner om hur länge de ska sparas i grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildning på gymnasial nivå.
Betyg – segment
Varje skola ska arkivera terminsbetyg och slutbetyg. Original ges till elev och kopia skickas till respektive kommun för arkivering och sparas även på skolan. Signerade betygskataloger ska sparas på skolan. Detta finns angivet i arkiveringsplanen. På koncernnivå arkiveras dessa handlingar endast för nedlagda enheter. Kontakta Anna Rundberg i sådant fall.
Övriga handlingar – rekommenderad gemensam hantering segment och stab
Vissa handlingstyper återkommer i alla staber och verksamheter. Varje stab och verksamhet är ansvariga för sina dokument. Det är:
- Konsultavtal, leverantörsavtal, (inte ramavtal) – bevaras
- Fullmakter, sekretessförbindelser – gallras vid inaktualitet
- Projektdokumentation – bevaras
- Manualer, handböcker rutiner riktlinjer – gallras vid inaktualitet
- Policyer – gallras vid inaktualitet
Varje stab och verksamhet är ansvariga för sina dokument, som oftast är digitala. Chef ska se till att mapp finns på gemensam server som är tillgänglig för medarbetarna som har behov, eller i pärmar uppmärkta med år och innehåll.
Skannade dokument
Det fysiska dokumentet som skannas utgör originalhandlingen. Det hanteras enligt arkiveringsplanen. Den digitala filen ska gallras vid inaktualitet. Gallring utförs i samband med översyn av arkiveringsplanen och gallring av övriga digitala och fysiska dokument.
Begrepp
Handling innebär en dokumentation i skrift, bild, film eller liknande.
Handlingsslag innebär handlingar som uppkommer inom en process. Handlingsslaget innefattar en eller flera handlingstyper.
Handlingstyp innebär handling som blir till genom att en aktivitet genomförs i en process.
Gallring innebär att en handling förstörs.
Bevaras innebär att en handling ska sparas för all framtid.
Sparas tillsvidare används för handlingstyper som kan ha betydelse för lång tid framåt men som inte behöver bevaras enligt lag eller för forskning.
Gallring vid inaktualitet innebär att handling kan gallras när den inte längre är aktuell.
Gallring efter (exempelvis) 3 år innebär att handlingen kan gallras tidigast tre år efter att den upprättats.
Avslutad utbildning innebär att studerande fått godkända betyg i samtliga kurser/kursmoment. Om en studerande läser ikapp kurser som inte blivit godkända är utbildningen således inte avslutad.
- Förskola
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter att dom vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Viktiga dokument Erbjudande om förskoleplats Gallras vid läsårsslut Överenskommelse om plats Gallras vid läsårsslut Uppsägning av plats Gallras vid läsårsslut Dokumentation för särskilt stöd enligt 8 kap 9 § skollagen Gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan Dokumentation avseende tilläggsbelopp 10 år Protokoll från utvecklingssamtal Gallras vid övergång till grundskolan Plan mot kränkande behandling 10 år efter att plan upprättats Klasslistor Gallras vid läsårsslut Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras 1 år efter läsårsslut Tillbudsrapporter 5 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Utdrag ur belastningsregistret Gallras direkt Utdraget uppvisas endast och får inte sparas Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter att samtycket har upphört att gälla
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/forskola/ - Grundskola
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter dom vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen Gallras vid läsårsslut Sparas hos huvudmannen Beslut om avstängning av elev 3 år efter beslut Sparas hos huvudmannen Interna utredningar Utredning om behov av särskilt stöd 2 år efter avslutad utredning Kunskapsbedömning av nyanländ 5 år efter utförd kunskapsbedömning Viktiga dokument Överenskommelse om plats Gallras vid läsårsslut Uppsägning av plats Gallras vid läsårsslut Beslut om åtgärdsprogram grundskolan 2 år efter avslutad utbildning Beslut om placering i annan undervisningsgrupp 2 år efter avslutad utbildning Beslut om anpassad studiegång i grundskolan 5 år efter avslutad utbildning Beslut om enskild undervisning 2 år efter avslutad utbildning Överklaganden avseende beslut om placering i särskild undervisningsgrupp 5 år efter avslutad utbildning Val av moderna språk Vid inaktualitet Gallras så snart eleven har börjat läsa valt språk Beslut om förberedelseklass för nyanlända 2 år efter avslutad utbildning Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs 2 år efter avslutad utbildning Önskemål om modersmålsundervisning Vid inaktualitet Gallras när eleven börjat läsa önskat modersmål. Starten av modersmålsundervisningen bör dokumenteras. Avanmälan om modersmålsundervisning Vid inaktualitet Gallras senast i samband med att eleven slutar på skolan Protokoll från utvecklingssamtal 2 år efter avslutad utbildning Individuell utvecklingsplan 2 år efter avslutad utbildning Skriftliga bedömningar enligt 10 kap 22 § skollagen Bevaras Avser elev i årskurs 9 Terminsbetyg 2 år efter avslutad utbildning Kopior av slutbetyg Bevaras Utskriven och signerad betygskatalog Bevaras Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras 1 år efter läsårsslut Beslut om befrielse från obligatoriskt inslag i grundskolan 5 år efter avslutad utbildning Elevlösningar av nationella prov 3 år Nationella prov och instruktioner Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida Varierar beroende på ämne Plan mot kränkande behandling 10 år efter upprättad plan Ordningsregler Gallras vid inaktualitet Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter att samtycket upphört att gälla Utdrag ur belastningsregistret Gallras direkt Utdraget uppvisas endast och får inte sparas Anmälan om födoämnesöverkänslighet/annan specialkost Vid inaktualitet Gallras senast i samband med att eleven slutar på skolan Rutiner/policies/blanketter Klasslistor Gallras vid inaktualitet Överenskommelser Överenskommelse om prao-platser 1 år Kvittens vid lån av datorutrustning Gallras vid inaktualitet Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/grundskola/ - Gymnasieskola
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter att domen vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen Gallras vid läsårsslut Sparas hos huvudmannen Beslut om avstängning av elev 3 år efter beslut Sparas hos huvudmannen Interna utredningar Utredning om behov av särskilt stöd 2 år efter avslutad utredning Kunskapsbedömning av nyanländ 5 år efter upprättad kunskapsbedömning Viktiga dokument Beslut om åtgärdsprogram gymnasiet 1 år efter avslutad utbildning Beslut om reducerat program 1 år efter avslutad utbildning Beslut om individuellt anpassat program 1 år efter avslutad utbildning Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs 1 år efter avslutad utbildning Protokoll från utvecklingssamtal 1 år efter avslutad utbildning Individuell studieplan 1 år efter avslutad utbildning Skriftliga bedömningar enligt 8 kap 20 § gymnasieförordningen Bevaras Avser introduktionsprogram Sammanställning enligt 8 kap 22 § gymnasieförordningen Bevaras Avser introduktionsprogram Kopior av gymnasieintyg enligt 8 kap 21 § gymnasieförordningen Bevaras Avser introduktionsprogram Kopior av studiebevis Bevaras Kopior av examensbevis Bevaras Betyg efter prövning Bevaras Avser den som inte är elev i gymnasieskolan Utskriven och signerad betygskatalog Bevaras Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras 1 år efter läsårsslut Elevlösningar av nationella prov 3 år Nationella prov och instruktioner Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida Varierar beroende på ämne Skriftliga tester, prov och elevlösningar Gallras vid inaktualitet Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Plan mot kränkande behandling 10 år efter upprättad plan Ordningsregler Gallras vid inaktualitet Klasslistor Gallras vid inaktualitet Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter samtycket upphört att gälla Kvittens vid lån av datorutrustning Gallras vid inaktualitet Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt Kontrakt Kontrakt med APL-platser 2 år efter avslutad utbildning Kontrakt med övriga praktikplatser 2 år efter avslutad utbildning Kontrakt gällande lärlingsutbildning 2 år efter avslutad utbildning Kontrakt gällande lärlingsliknande praktik 2 år efter avslutad utbildning
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/gymnasieskola/ - Vuxenutbildning
Område Exempel på dokument Bevaras/gallras Anmärkning Rättsliga processer Ärenden i domstol 10 år efter dom vunnit laga kraft Anmälningsärenden Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen 5 år efter beslut Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen 5 år efter beslut Beslut om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen Gallras vid läsårsslut Sparas hos huvudmannen Beslut om avstängning av studerande 3 år efter beslut Sparas hos huvudmannen Interna utredningar Kunskapsbedömning av nyanländ 5 år efter upprättad kunskapsbedömning Viktiga dokument Dokumentation avseende extra anpassningar 2 år efter avslutad utbildning Protokoll från utvecklingssamtal 1 år efter avslutad utbildning Individuell studieplan 1 år efter avslutad utbildning Betyg efter prövning Bevaras Intyg efter validering Bevaras Utdrag ur betygskatalog Bevaras Intyg efter genomgången utbildning Bevaras Kopior av examensbevis Bevaras Utskriven och signerad betygskatalog Bevaras Dokumentation gällande frånvaro/närvaro Gallras vid inaktualitet Studerandes lösningar av nationella prov 3 år Nationella prov och instruktioner Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida Varierar beroende på ämne Ansökningar från studerande Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Systemansvarig antagningssystemet Beslut om studieavbrott 5 år efter beslut om studieavbrott Utbildningsledare/administratör Beslut om studieuppehåll 5 år efter beslut om studieuppehåll Utbildningsledare/administratör Examensarbete Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Bedömningsunderlag (LIA) Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Kunskapskontroller: tentamen (inkl försättsblad), betygsgrundande dokumentation som inte hämtats ut av studerande Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Betygsammanställning (genomströmningsflik) Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud. Dokumentering av individuella samtal 1 år efter avslutat intag Utbildningschef Kopior av examens- och utbildningsbevis 10 år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Avser YH, utbildningsomgångar som är avslutade efter 2015. Protokoll inkl bilagor från ledningsgrupp Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare Information som lämnat till studerande Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare/Administratör Beslut från MYH (tillsyner och kvalitetsgranskningar) 3 år efter beslut Utbildningsledare Utvärdering av kurser och utbildningar tillsammans med handlingsplaner Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare/Administratör Plan mot kränkande behandling 10 år efter upprättad plan Klasslistor Gallras vid inaktualitet Tillbudsrapporter 2 år efter inträffad incident Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete 5 år efter upprättande Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video 2 år efter samtycket upphört att gälla Avtal Kontrakt med APL-platser 2 år efter avslutad utbildning Uppdragsavtal med tillhörande villkorsbilaga 10 år efter att konsultavtalet har upphört Regional utbildningschef LIA: Samarbetsavtal Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört Utbildningsledare/Administratör
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/vuxenutbildning/ - Koncernekonomi, redovisning och styrelse
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/ Gallra Förvaras Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Koncernekonomi Styrelsedokument Kallelse, dagordning, bilagor
Bevaras Admincontrol och styrelseserver CFO Avser moderbolaget. Kallelsen utgörs av mötesinbjudan via outlook. Dagordning och bilagor distribueras via styrelseportalen Admincontrol en vecka innan mötet. Koncernekonomi Styrelsedokument Styrelseprotokoll Bevaras Admincontrol och styrelseserver CFO Avser moderbolaget Koncernekonomi Styrelsedokument Styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, bolagsordning, aktiebok, aktiebrev Bevaras Admincontrol och styrelseserver CFO Avser moderbolaget Koncernekonomi Styrelsedokument Aktiebok Bevaras Euroclear CFO Euroclear hanterar moderbolaget. Utdrag begärs ut vid behov. Koncernekonomi Styrelsedokument Årsstämmoprotokoll och dagordningar med bilagor Bevaras Admincontrol, styrelseserver och juridikserver CFO/Bolagsjurist Avser moderbolaget Koncernekonomi Styrelsedokument Registrerings- och ändringsbevis Vid inaktualitet Medarbetarwebben och Opto CFO Endast aktuella tillgängliga. Uttag från Bolagsverket. Koncernekonomi Verksamhetsstyrning Bolagsordning, Arbetsordning styrelse, VD-instruktion, Finanspolicy, IR-policy, Insiderpolicy Bevaras Admincontrol och styrelseserver CFO Avser moderbolaget. Fastställs årligen på bolagsstämman och publiceras på IR-webben (del av medarbetarwebben). Koncernekonomi Verksamhetsstyrning Attestinstruktion Bevaras Admincontrol och styrelseserver CFO Avser moderbolaget. Granskas av revisionsutskottet vid förändring. Aktuella versioner publiceras på medarbetarwebben. Controlling Planerings- och uppföljningshandlingar Enhets verksamhetsplaner, budget, prognos
3 år RP CFO Arbetsdokument och utdrag från RP sparas på server. Controlling Planerings- och uppföljningshandlingar Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen Bevaras RP och Admincontrol CFO Arbetsdokument och utdrag från RP sparas på server. Koncernekonomi Planerings- och uppföljningshandlingar Månadsbokslut
7 år Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)
Koncernekonomi/
ekonomiserviceArkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin Koncernekonomi Planerings- och uppföljningshandlingar Årsbokslut/Kvartalsrapport Bevaras Jeeves, Agresso, Adra, OCRA och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar) Koncernekonomi/
ekonomiserviceAvser moderbolag och dotterbolag. Kvartalsrapporten delas till marknaden, publiceras på hemsidan Koncernekonomi Skatteredovisning Bolagsdeklaration 7 år Skatteverket, signerade kopior i Opto CFO Original till Skatteverket. Deklarationen kan omprövas i 6 år. Koncernekonomi Planerings- och uppföljningshandlingar Årsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport
Bevaras Påskrivna original i bolagspärm. Digital förvaring i Opto, se anmärkning CFO Avser moderbolaget. Fr o m 2020-06-30 signeras årsredovisningen digitalt Admincontrol och förvaras endast digitalt. Koncernekonomi Planerings- och uppföljningshandlingar Årsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport Bevaras Påskrivna original i bolagspärm CFO Avser dotterbolagen Koncernekonomi Avtal Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal) Sparas tillsvidare Digitalt - Bankens system CFO Upplägg av konton för nya bolag, registrerar användare till dessa konton Koncernekonomi Avtal Bankavtal - övriga Sparas tillsvidare Pärm hos CFO samt digitalt CFO Låneavtal bl a Koncernekonomi Internkontroll Internkontrollplan, genomförande, åtgärdsplan 3 år Server koncernekonomi CFO Under framtagande, innebär regelbunden kontroll av processer. Koncernekonomi Internkontroll Risk- och sårbarhetsanalys och uppföljningsrapport 3 år Server koncernekonomi CFO Är under framtagande Koncernekonomi Internkontroll Loggböcker, insynslista, meddelanden till Finansinspektionen
Sparas tillsvidare Server koncerncontrolling CFO Insiderförteckning ska sparas minst fem år. Insynslistan uppdateras vid förändring i styrelsen och ledande ställning.
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/koncernledning-och-redovisning/ - Ekonomiservice
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaras Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Leverantör Pengar ut Betalningsspecifikation
Leverantörsbetalningar (LB)7 år Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv. Chef Ekonomiservice Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar Leverantör Pengar ut Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade 7 år Opto (BGC) Chef Ekonomiservice från april 2008, inget manuellt Leverantör Pengar ut Leverantörsfakturor, inkomna papper 3 år alt 7 år Pärmar arkiv plan 2 AFK Chef Ekonomiservice 3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år Leverantör Pengar ut Leverantörsreskontra 7 år Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus Leverantör Pengar ut Rekvisitioner, underlag för kreditkortsfakturering 7 år Opto (BGC) Chef Ekonomiservice Kvitton skannas in och bifogas faktura i Opto.
Leverantör Pengar ut Bestridande av fakturor Vid inaktualitet Outlook, Opto Chef Ekonomiservice Krav gallras löpande, efter action tagen/kravet är löst. Dokument under hantering sparas i bolagsmapp i Opto. Kund Pengar in
Faktureringsunderlag + kopia på faktura 7 år Topdesk och / eller Jeeves Chef Ekonomiservice Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor. Kund Pengar in Kundregister 7 år Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans Kund Pengar in Kundreskontra 7 år Jeeves/Agresso eller annat ek system Chef Ekonomiservice Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus. Vux i Agresso. Kund Pengar in Inkassoärende kunder Vid inaktualitet Intrum/Jurist&Inkasso Chef Ekonomiservice Gallras efter att avskrivning skett. Kund Pengar in Kundinbetalningar, underlag som laddas ner från kommuners portaler 7 år Jeeves, Google Drive och koncernekonomi-
serverChef Ekonomiservice Verifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro. Verifikationsunderlag ifrån BGC. Kommuners direktinbetalningar (skolpeng). Jeeves används för förskola, grundskola, gymnasium. Agresso används för vux. Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Huvudboksposter 7 år Jeeves, Google Drive och koncernekonomi-
serverChef Ekonomiservice Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Underlag till huvudbokposter 7 år Jeeves, Google Drive och koncernekonomi-
serverChef Ekonomiservice Underlagen består av ett stort antal filer som sparas på Google Drive eller filserver. Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Verifikation 7 år Jeeves, Google Drive och koncernekonomi-
serverChef Ekonomiservice Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Kontoplan och konteringsdimensioner 7 år Jeeves/Agresso eller annat ek system CFO Årlig version bevaras i anslutning till bokslut Löpande ekonomiredovisning Planerings- och
uppföljnings-
handlingarResultaträkning 7 år Jeeves Chef Ekonomiservice Löpande ekonomiredovisning Planerings- och
uppföljnings-
handlingarBalansräkning 7 år Jeeves Chef Ekonomiservice Löpande ekonomiredovisning Pengar in Plus- och bankgirolistor, inbetalningar 7 år Jeeves och
koncernekonomi-
serverChef Ekonomiservice Utbetalningar Pengar ut Verifikation
Underlag för utbetalningar7 år Jeeves och
koncernekonomi-
serverChef Ekonomiservice Attesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc. Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Verifikationslistor 7 år Jeeves Chef Ekonomiservice Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Avstämning 7 år Adra Chef Ekonomiservice Kontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Löpande ekonomiredovisning Skatteredovisning Skattedeklarationer, slutlig skatt 7 år Jeeves och Adra Chef Ekonomiservice Kopplat till både huvudbok och bokslut Löpande ekonomiredovisning Löpande ekonomiredovisning Prisbeslut kommun 7 år Opto Prisgruppen Gäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/ekonomi/ - HR
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
GallraFörvaring Ansvarig arkivering / gallring Anmärkning Anställning Anställnings-
handlingarAnställningsavtal och övriga villkor
Gallras 10 år efter pension Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställningsavtal
före 31 jan 2022: det fysiskt signerade avtalet utgör original och ska förvaras i personalakt i låst skåp, samt laddas upp i HR+. För AcadeMedia Support gäller att anställande chef ser till att avtalet kommer till HR-koncern, som ansvarar för arkiveringen. För segmenten ansvarar respektive chef med personalansvar att arkivering utförs.
Fr o m 1 feb 2022: anställningsavtalet signeras digitalt och utgör originalhandling. Avtalet ska inte skrivas ut utan endast förvaras i HR+. Efter signering av båda parter skickas ett automatiskt mail till båda parter med avtalet bifogat som pdf. Detta mail ska hanteras enligt GDPR och därmed ska den anställande chefen radera sitt mail.
Övriga villkor:
Fysiskt signerade handlingar utgör original och ska förvaras i personalakt. Digitalt signerade handlingar utgör original och ska skrivas ut och läggas i personalakt.
Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+.Anställning Anställnings-
handlingarDokumentation rörande byte av tjänst Bevaras HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarÄrende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind. Anställning Anställnings-
handlingarAvtal om upphörande av anställning Bevaras Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAvser avtalad, överenskommen, uppsägning Anställning Anställnings-
handlingarUppsägning Bevaras Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarAnsökan och beslut om tjänstledighet
Gallras 3 år efter anställnings upphörande HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnsökan görs i Medvind Anställning Anställnings-
handlingarProtokoll från lönesättande samtal
Gallras 3 år efter anställnings upphörande HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAvser protokoll från fackliga förhandlingar Anställning Anställnings-
handlingarSkriftlig erinran
Beslut om omplacering
Uppsägning
Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i arkivskåpet På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarBeslut om omplacering Gallras 3 år efter anställnings upphörande Personalakt i arkivskåpet På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarUtdrag ur belastningsregistret Gallras direkt Får ej sparas På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarUtdraget uppvisas endast och får inte sparas. Anställning Anställnings-
handlingarBetyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren
Gallras 3 år efter anställnings upphörande HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarAnsökan förändrad sysselsättningsgrad
Gallras 3 år efter anställnings upphörande HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarBeslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer 7 år HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarBeslut Skatteverket skyddad identitet
Vid inaktualitet HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarHanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör Anställning Arbetsmiljö-
handlingarDokumentation från skyddsronder
-Protokoll
-Central åtgärdsplan
-Riskbedömningar3 år Server På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Arbetsmiljö-
handlingarProtokoll från skyddsronder
Central åtgärdsplan
Anmälningar Hot och våld
Riskbedömningar3 år
Topdesk På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Arbetsmiljö-
handlingarAnmälan om arbetsskada/tillbud Bevaras Topdesk På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarKvitton för friskvård Gallras 1 år efter
anställningens
upphörandeBenify På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarKvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv. Anställning Anställnings-
handlingarKontaktinformation närmast anhörig Vid inaktualitet HR+ På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarUppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande Arbetsanpassningar och rehabiliteringar Anställnings-
handlingarRehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan
-Rehabiliteringsplan
-Läkarintyg
-Handlingsplan
-Beslut Läkarintyg
-Beslut om ersättningVid inaktualitet Hos respektive chef På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarBehörighetskrav närmsta chef och HR Fackligt Anställnings-
handlingarFackliga förhandlingsmöten:
-Protokoll
-Beslut
-ÖverenskommelseBevaras Behörighet HR HR-chef Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll. Kompetensutveckling Anställnings-
handlingarIntyg från genomförd utbildning
Gallras vid anställningens upphörande LMS för intern utbildning På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarFör externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea. Kompetensutveckling Anställnings-
handlingarDokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutveckling Vid inaktualitet Personalakt i HR plus
Behörighet närmsta chef och HRPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarRekrytering Rekryteringshandlingar Kravprofil
Annons3 år Rekryteringssystem På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarKravprofil och annons publiceras externt. Rekrytering Rekryteringshandlingar Lista över sökande
Urvalslista
3 år Rekryteringssystem På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarSökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget. Rekrytering Rekryteringshandlingar Intervjuanteckningar
Referensanteckningar
3 år Rekryteringssystem På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarRekrytering Rekryteringshandlingar Ansökningshandlingar, samtliga 3 år Rekryteringssystem På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarBör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen. Rekrytering Rekryteringshandlingar Spontanansökningar Vid inaktualitet Rekryteringssystem På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvarAnställning Anställnings-
handlingarNyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK) Vid inaktualitet I pärm i receptionen, AFK Navet Gäller kontoret på AFK
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/personal/ - Lön
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Banklistor, utbetalad nettolön
7 år Löneserver Avdelningschef lön Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Kontrolluppgifter till Skatteverket 7 år Avdelningschef lön Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Frivillig skatt 7 år Topdesk och HR+ Avdelningschef lön Begäran initieras av medarbetare via ärendesystemet Topdesk. Ny skattenivå registreras i lönesystemet för innevarande år. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Lönespecifikation 7 år
HR+ Avdelningschef lön Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Lönelista anställd Sparas tillsvidare HR+ Avdelningschef lön Avser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i HR+ att ta ut vid behov. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Lönepåverkande inrapportering per anställd
(t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)7 år
HR+ och Medvind Avdelningschef lön T.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Sjukintyg/läkarintyg Vid inaktualitet HR+ Avdelningschef lön Läkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. Frånvarodatum anmäls i Medvind. Gallras vid sjukdomsperiodens slut. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Reseräkningar och utlägg 7 år HR+ Avdelningschef lön Eventuella papperskvitton gallras efter inskanning eller fotografering. Reseräkning finns i HR+ Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Beslut om jämkning 7 år Topdesk och HR+ Avdelningschef lön Info finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Beslut om utmätning av lön 7 år Topdesk och HR+ Avdelningschef lön Info finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Löneskuldsbrev Vid inaktualitet Löneserver Avdelningschef lön Gallras efter action tagen/kravet är löst. Original skickas per post och kopia sparas på filserver. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Övertids- och jourjournaler 7 år HR+ Avdelningschef lön Finns i HR+ att ta ut vid behov. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Pensionsansökan Sparas tillsvidare Topdesk Avdelningschef lön Påskrift av chef. Ansökan skannas in och läggs som ärende i Topdesk. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Uppgift om barns personnummer vid föräldraledighet
Vid inaktualitet HR+ och Medvind Avdelningschef lön Finns i HR+ att ta ut vid behov. Rätt att ta ut föräldraledighet upp till 12 års ålder. Gallras när rätt ta ut föräldraledighet upphör eller när anställning upphör. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Statistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom 3 år efter anställnings upphörande HR+ Avdelningschef lön Finns i HR+ att ta ut vid behov. Pension och försäkring Löneadministrativa handlingar Uppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande 3 år efter anställnings upphörande HR+ Avdelningschef lön Finns i HR+ att ta ut vid behov. Pension och försäkring Löneadministrativa handlingar Uppgifter från pensionsavtalet Sparas tillsvidare HR+ Avdelningschef lön Information om ITP1 eller ITP2 läggs in i HR+, inga belopp. Pension och försäkring Löneadministrativa handlingar Uppgifter om inbetalade premiebelopp Sparas tillsvidare Collectum och Söderberg och partner Avdelningschef lön Arbetsgivarfil till Idur (Collectum) samt Söderberg och Partner. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar
Sparas tillsvidare HR+ Avdelningschef lön Finns i HR+ att ta ut vid behov. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Semester saldo /sparade semesterdagar 3 år efter anställnings upphörande HR+ Avdelningschef lön Saldo syns på lönespecifikation innevarande år + 4 senaste åren. Finns dagar kvar efter 5 år sker utbetalning. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Schema arbetstid Vid inaktualitet HR+ och Medvind Avdelningschef lön Schema läggs upp i Medvind och läses in i HR+ Pension och försäkring Löneadministrativa handlingar Löneväxling Vid inaktualitet Benify Avdelningschef lön Skickar informationon om lön till Collectum. Benify sköter avdraget på lönen. Beräkna och betala ut löner och arvoden Löneadministrativa handlingar Lönekorrigering pga förmåner 3 år efter anställnings upphörande HR+ Avdelningschef lön Inläsningsfil från Benify rörande t ex friskvård, SL-kort
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/lon/ - Inköp
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Upphandling Upphandling Ramavtal med avtalstillägg 10 år efter avtalstidens utgång Inköpsserver, Opto och medarbetarwebben Admin Upphandling Upphandling Informationsförfrågan (RFI) 10 år eller
vid inaktualitetInköpsserver Teamleader Undersökning vilka produkter och tjänster som finns. Om informationsförfrågan inte leder till ett avtal gallras dokumentationen direkt. Upphandling Upphandling Förfrågningsunderlag (RFQ) 10 år eller
vid inaktualitetInköpsserver Teamleader Om förfrågningsunderlaget inte leder till ett avtal gallras dokumentationen direkt. Upphandling Upphandling Anbud, antaget
Anbud, ej antaget10 år eller
vid inaktualitetInköpsserver Teamleader Upphandling Upphandling Utvärdering av anbud 10 år Inköpsserver Teamleader Upphandling/
segmentUpphandling Lokalanpassade avtal kopplad till ramavtalet 10 år
Pga reglerna för generell preskriptionDigitalt ute på respektive enhet Rektor/Skolchef Avtalet skapas ute på enheten av behörig beställare. Upphandling/
segmentUpphandling Avrop/beställning mot ramavtal 3 år Digitalt ute på respektive enhet (gäller vid mailbeställning) Rektor/Skolchef Skapas ute på enheten av behörig beställare. Vårda och förvalta ingångna avtal Upphandling Avstämning och uppföljning med avtalsparter
Protokoll3 år Inköpsserver Teamleader
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/inkop/ - Fastighet
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Hyresavtal Lokalavtal Lokalhyresavtal inklusive tilläggsavtal och internavtal och externa uthyresavtal 10 år efter att lokalen avskaffas Pythagoras, Google Drive och arkiv plan 2 Koncern business control Alla giltiga avtal finns i Pythagoras. Internavtal innebär enhet som hyr av annan enhet. Externa uthyresavtal innebär att AcadeMedia hyr ut till extern organisation. Förvaltare på segment sköter omförhandling. Hyresavtal Lokalavtal Uppsägning och bekräftelse av denna 10 år efter att lokalen avskaffas Pythagoras, Google Drive och arkiv plan 2 Koncern business control Kan inte e-signeras. Uppsägning skickas via rek. All dokumentation kring upsägningar lagras på Google Drive. Hyresavtal Lokalavtal Bevakningslista med kommentarer om eventuell uppsägning
Bevaras Google Drive Koncern business control bevakning på vilka avtal som kan sägas upp. Andra listor tas även ut för lättare översyn. Hyresavtal Lokalavtal Övriga listor rörande hyresavtal Bevaras Google Drive och filserver Koncern business control För att underlätta översynen av hyresavtalen, t ex kostnader, ytor, mm Investering Bygghandlingar Investeringsprojekt kopplad till fastighet/lokal
- Behovsanalys från verksamheten
- Beställning till fastighetsägare
- Kostnader
- Byggprojekt-handlingar (kopior från fastighetsägare)10 år efter att lokalen avskaffas Segment förvarar handlingarna Rektor/
skolchefAvser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren. Styrs helt av segmenten och sköts av lokala förvaltare. Organisationen gjordes om våren 2020. Innan dess kan projekt ha drivits av koncernen. Investering Bygghandlingar Bygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade) 10 år efter att lokalen avskaffas Segment förvarar handlingarna Rektor/
skolchefAvser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent. Fr o m våren 2021 ska bygglovsansökningar läggas in i Pythagoras. Sköts av förvaltarna inom segment.
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/fastighet/ - Trygghet och säkerhet
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Trygghet Utredningsärenden Whistleblowing 10 år 2 Secure Trygghetsdirektör Enligt lag. Anmälan görs via 2 secure. Alla okvalificerade anmälningar gallras tre veckor efter att det har kommit in. De som utreds gallras elektroniskt, men de finns utskrivna i ett kassaskåp, sedan 2017. Handlar till stor del om arbetsmiljöfrågor och trakasserier och diskriminering. De bevaras tillsammans med utredningen och beslut. Trygghet Utredningsärenden Hot framförda på mail och sms Vid inaktualitet Trygghetsdirektör Dokumentation angående hot- och våldsituationer. Hot i lagens mening polisanmäls, arbetsmiljöfrågor anmäls till arbetsmiljöverket Trygghet Utredningsärenden Incidenter som har negativ påverkan på organisation och person 10 år Topdesk Trygghetsdirektör Trygghet Verksamhetsstyrning Code of conduct Bevaras Medarbetarwebben och filserver Trygghetsdirektör Uppdateras varje år av styrelsen efter årsstämman
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/trygghet-och-sakerhet/ - Kommunikation
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Extern kommunikation Extern kommunikation Företagsinformation och nyhetsflöde Bevaras Hos leverantören, Duva och Ember Kommunikations-direktör Avser moderbolaget. Sparas ned en gång om året, första veckan i juni. Arkivering hos leverantören. Extern kommunikation Extern kommunikation Pressmeddelanden Bevaras Hos leverantören, Duva och Ember Kommunikations-direktör Avser moderbolaget. Distribueras via TT Extern kommunikation Extern kommunikation Debattartiklar Bevaras Hos leverantören, Duva och Ember Kommunikations-direktör Publiceras på extern media Extern kommunikation Extern kommunikation Facebook, Twitter, Linkedin, Youtube Vid inaktualitet Finns kvar på sociala medier Kommunikations-direktör Avser moderbolaget. Viktiga nyheter arkiveras som pressmeddelande. Inlägg på sociala medier arkiveras inte. Olämpliga kommentarer gallras. Intern kommunikation Verksamhetsstyrning Nyhetsbrev internt
Vid inaktualitet Hos leverantören, Duva och Ember Ansvarig på koncernstab och segmentstab Fr o m 2021 ligger de kvar på medarbetarwebben, tidigare mailades de ut. Intern kommunikation Verksamhetsstyrning AcadeMedias kommunikationsplan
Bevaras Kommunikations-servern Kommunikations-direktör Intern kommunikation Verksamhetsstyrning Kommunikationsplaner av ringa betydelse och tillfällig karaktär Vid inaktualitet Kommunikations-servern Kommunikations-direktör Grafisk profil Grafisk profil Bilder Bevaras
Qbank bilddatabas Kommunikations-direktör Avser moderbolaget. Sparas ner tillsammans med samtyckesavtal. Inga bilder får sparas längre än samtycke finns, men idag när samtycket löper ut gallras det inte. Bilderna är tagna av proffs. Grafisk profil Extern kommunikation Referenskopior av varje trycksak
Bevaras Fysiskt (5 ex) och digitalt (PDF) Ansvarig på koncernstab och segmentstab För AFK: Navet sköter hanteringen (kvalitetsrapporten, årsredovisningen, färdplanen och ett par olika foldrar) Grafisk profil Grafisk profil Logotyper, mallar
Bevaras Hos leverantören, Duwa och Ember och kommunikations-servern Kommunikations-direktör Extern kommunikation / juridik Extern kommunikation Remissvar Bevaras Hos leverantören, Duwa och Ember och kommunikations-servern Kommunikations-direktör
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/kommunikation/ - Juridik och Compliance
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Dokumenthantering Verksamhetsstyrning Arkiveringsplan Bevaras Medarbetarwebben, koncernjuridiks server Chefsjurist Ses över en gång per år av respektive stab och dataskyddsombud. Rättsliga processer Utredningsärenden Överklaganden, domar, yttranden, fullmakt, registreringsbevis 10 år efter att domen vunnit laga kraft. Filserver koncernjuridik Chefsjurist
Interna utredningar Utredningsärenden Rättsutredningar
-PM10 år
Filserver koncernjuridik Chefsjurist Interna utredningar Internkontroll Registerförteckningar, kartläggningar med stöd av dataskyddsförordning 3 år Filserver koncernjuridik Chefsjurist Ansvar för innehållet är resp personuppgifts-ansvarig Interna utredningar Utredningsärenden Anmälningsärenden, kränkande behandling, klagomål på utbildning, Skolinpektionen och BEO
10 år Filserver skoljuridik i Göteborg Chefsjurist Hanteras av skoljuridik i Göteborg för segmenten. Interna utredningar Utredningsärenden Personuppgiftsincidenter utifrån GDPR 10 år
Topdesk Chefsjurist Handläggs av DSO eller personuppgiftsansvarig Interna utredningar Utredningsärenden Juridiska frågor och svar av ringa och tillfällig betydelse Vid inaktualitet
Filserver koncernjuridik Chefsjurist Avtal Avtal Bolagsjuridiska handlingar, t ex avtal Sparas tillsvidare Filserver Koncernmaterial Chefsjurist Interna utredningar Internkontroll Riskanalys/
Risklista3 år One Drive Chefsjurist Risklistan uppdateras vid varje rapporteringstillfälle (september, november, januari, mars, maj)
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/juridik-och-compliance/ - Academy
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaring Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning Utbildning Medarbetarutbildning Presentation av utbildningar Vid inaktualitet Utbildningswebben, LMS HR-direktör LMS är plattformen där utbudet presenteras, både digital utbildning via teams och fysisk utbildning. Utifrån hur behoven har sett ut de senaste åren, om utbildningsledaren finns kvar inom AcadeMedia och om den är gammal så har gallring skett. Gallras när kursen raderas. Utbildning Medarbetarutbildning Statistik på deltagande Vid inaktualitet Utbildningswebben, LMS HR-direktör Fr o m våren 2020 har statistiken börjat räknas om. På utbildningar som har raderats går det inte att ta fram statistik. Gallras när kursen raderas. Utbildning Medarbetarutbildning Utvärdering Vid inaktualitet Utbildningswebben, LMS HR-direktör Utvärderingen görs på respektive utbildningssida. Resultatet är aggregerat. Gallras när kursen raderas. Utbildning Medarbetarutbildning Kursmaterial, t ex filmer underlag till utbildningar, guidade instruktioner Vid inaktualitet Utbildningswebben, LMS HR-direktör Det utbildningsledaren vill dela med deltagarna laddas upp här. Gallras när kursen raderas. Utbildning Medarbetarutbildning Kursmaterial, t ex filmer underlag till utbildningar, guidade instruktioner Bevaras Google Drive och One Drive HR-direktör Material som Academy har producerat
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/academedia-academy/ - IT
Område Handlingsslag Handlingstyp Bevara/
gallraFörvaras Ansvarig
arkivering/
gallringAnmärkning IT IT-administration E-postloggar 90 dagar Microsoft och Google IT-chef Avser Office 365 och Google suite IT IT-administration Systemloggar 90 dagar Microsoft IT-chef Allmänna systemloggar på hostade system, ex driftloggar, felloggar, inloggningsloggar, ändringsloggar, e-postloggar IT IT-administration Säkerhetsloggar 90 dagar Microsoft IT-chef IT IT-administration Spamfilter 30 dagar Microsoft och Google IT-chef IT IT-administration Konton för anställda 90 dagar efter avslut IT-chef IT IT-administration Konton för elever och vårdnadshavare 90 dagar efter avslut IT-chef IT Internkontroll Informationssäkerhets-
klassning3 år Confluence IT-chef IT Internkontroll Riskbedömningar 3 år Confluence IT-chef IT IT-administration Förvaltningsplaner Sparas tillsvidare Confluence, Google Drive, One Drive, Office 365 IT-chef IT IT-administration Incidenthantering, ändringshantering, problemhantering Sparas tillsvidare Topdesk IT-chef IT IT-administration utvecklingskod Vid inaktualitet Microsoft for developers, Amazon IT-chef Gallras vid avveckling av tjänst
https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/it/