Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

Arkiveringsplan

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokument och information ska så långt det är möjligt hanteras på ett enhetligt sätt i hela organisationen och det finns flera skäl till det. Förutom att lagar i vissa fall finns att följa (bokföringslagen, GDPR) så underlättar det i det vardagliga arbetet och bidrar till effektivitet. Arkiveringsplanen nedan tillsammans med Riktlinjer för dokumenthantering och arkivering ger guidning i hur dokument ska hanteras. Observera att planen inte tar upp alla dokument. Saknas något går det bra att kontakta arkivansvarig Anna Rundberg (juridikstaben), anna.rundberg@academedia.se.

En allmän översyn av arkiveringsplanen genomförs en gång per år, vid årsskiftet, men respektive dokumentansvarig kan också uppdatera, eller delegera den uppgiften, vid behov.

Arkiveringsplanens upplägg

Handlingstyperna är uppdelade per segment och per koncernstab. Under segment ligger endast handlingar som innehåller personuppgifter och beskrivningar av hur de ska hanteras gällande gallring och bevarande. Hur dokumenten ska förvaras beskrivs inte i planen och för frågor kring det kontakta respektive segments dataskyddsombud eller koncernens dataskyddsombud.

Under koncernstaberna ligger dokument som rör alla, inklusive segmenten. Här finns dokument som inte bara innehåller personuppgifter. För att hitta information om en viss dokumenttyp är det enklast att öppna den del i planen som dokumentet kan tänkas tillhöra och göra en sökning där, t ex Nyhetsbrev under Kommunikation.

Arkiveringsplanen i sin helhet ägs av juridikstaben men de olika delarna i planen ägs av koncernstaberna där ytterst ansvarig är respektive koncernstabschef. För de delar som rör segmenten ansvarar juridikstaben och dataskyddsombuden.

Det mesta av dokumenthanteringen sker idag digitalt och för det ska avsedda system i första hand användas för förvaring. I de fall där dokumenten är fysiska och ska bevaras eller har en gallringsfrist (dvs ska destrueras efter en viss tid) används dels närarkiv på kontoret och dels en extern leverantör av arkivdepå. För mer detaljerad information om hur vi arkiverar fysiskt material i arkivdepå hänvisas till sidan Arkivering.

Nationella prov – segment

Hanteringen av de nationella proven finns med i arkiveringsplanen under grundskola och gymnasieskola, men här finns också Skolverkets instruktioner om hur länge de ska sparas i grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildning på gymnasial nivå.

Betyg – segment

Varje skola är ansvarig för att arkivera terminsbetyg och slutbetyg. Original ges till elev och kopia skickas till respektive kommun för arkivering. Kopia ska även sparas på skolan. Signerade betygskataloger ska sparas på skolan. Detta finns angivet i arkiveringsplanen. På koncernnivå arkiveras dessa handlingar endast för nedlagda enheter. Kontakta Anna Rundberg i sådant fall.

Övriga handlingar – rekommenderad gemensam hantering segment och stab

De flesta handlingstyper ägs av specifika staber men några hanteras av alla.

  • Avtal (fullmakter, konsultavtal, leverantörsavtal, sekretessförbindelser), inte ramavtal
  • Projektdokumentation
  • Manualer, handböcker rutiner riktlinjer
  • Policyer

Varje stab och verksamhet är ansvariga för sina dokument. Chef ansvarar för att mapp finns på gemensam server som är tillgänglig för medarbetarna som har behov.

Skannade dokument

Det fysiska dokumentet som skannas utgör originalhandlingen. Det hanteras enligt arkiveringsplanen. Den digitala filen ska gallras vid inaktualitet. Gallring utförs i samband med översyn av arkiveringsplanen och gallring av övriga digitala och fysiska dokument.

Begrepp

Handling innebär en dokumentation i skrift, bild, film eller liknande.

Handlingsslag innebär handlingar som uppkommer inom en process. Handlingsslaget innefattar en eller flera handlingstyper.

Handlingstyp innebär handling som blir till genom att en aktivitet genomförs i en process.

Gallring innebär att en handling förstörs.

Bevaras innebär att en handling ska sparas för all framtid.

Sparas tillsvidare används för handlingstyper som kan ha betydelse för lång tid framåt men som inte behöver bevaras enligt lag eller för forskning

Gallring vid inaktualitet innebär att handling kan gallras när den inte längre är aktuell.

Gallring efter (exempelvis) 3 år innebär att handlingen kan gallras tidigast tre år efter att den upprättats.

Avslutad utbildning innebär att studerande fått godkända betyg i samtliga kurser/kursmoment. Om en studerande läser ikapp kurser som inte blivit godkända är utbildningen således inte avslutad.

  • Förskola
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år efter att dom vunnit laga kraft
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen5 år efter beslut
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen5 år efter beslut
    Viktiga dokumentErbjudande om förskoleplatsGallras vid läsårsslut
    Överenskommelse om platsGallras vid läsårsslut
    Uppsägning av platsGallras vid läsårsslut
    Dokumentation för särskilt stöd enligt 8 kap 9 § skollagenGallras efter överlämning vid övergång till grundskolan
    Dokumentation avseende tilläggsbelopp10 år
    Protokoll från utvecklingssamtalGallras vid övergång till grundskolan
    Plan mot kränkande behandling10 år efter att plan upprättats
    KlasslistorGallras vid läsårsslut
    Dokumentation gällande frånvaro/närvaroGallras 1 år efter läsårsslut
    Tillbudsrapporter5 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    Utdrag ur belastningsregistret1 år efter anställningsdatum
    Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video2 år efter att samtycket har upphört att gälla

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/forskola/
  • Grundskola
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år efter dom vunnit laga kraft
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen5 år efter beslut
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen5 år efter beslut
    Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagenGallras vid läsårsslutSparas hos huvudmannen
    Beslut om avstängning av elev3 år efter beslutSparas hos huvudmannen
    Interna utredningarUtredning om behov av särskilt stöd2 år efter avslutad utredning
    Kunskapsbedömning av nyanländ5 år efter utförd kunskapsbedömning
    Viktiga dokumentÖverenskommelse om platsGallras vid läsårsslut
    Uppsägning av platsGallras vid läsårsslut
    Beslut om åtgärdsprogram grundskolan2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om placering i annan undervisningsgrupp2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om anpassad studiegång i grundskolan5 år efter avslutad utbildning
    Beslut om enskild undervisning 2 år efter avslutad utbildning
    Överklaganden avseende beslut om placering i särskild undervisningsgrupp5 år efter avslutad utbildning
    Beslut om förberedelseklass för nyanlända2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs2 år efter avslutad utbildning
    Protokoll från utvecklingssamtal2 år efter avslutad utbildning
    Individuell utvecklingsplan2 år efter avslutad utbildning
    Skriftliga bedömningar enligt 10 kap 22 § skollagenBevarasAvser elev i årskurs 9
    Terminsbetyg2 år efter avslutad utbildning
    Kopior av slutbetygBevaras
    Utskriven och signerad betygskatalogBevaras
    Dokumentation gällande frånvaro/närvaroGallras 1 år efter läsårsslut
    Beslut om befrielse från obligatoriskt inslag i grundskolan5 år efter avslutad utbildning
    Elevlösningar av nationella prov3 år
    Nationella prov och instruktionerSe Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sidaVarierar beroende på ämne
    Plan mot kränkande behandling10 år efter upprättad plan
    OrdningsreglerGallras vid inaktualitet
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video2 år efter att samtycket upphört att gälla
    Utdrag ur belastningsregistret1 år efter anställningsdatum
    Rutiner/policies/blanketterKlasslistorGallras vid inaktualitet
    ÖverenskommelserÖverenskommelse om prao-platser1 år
    Kvittens vid lån av datorutrustningGallras vid inaktualitetGallras när datorn är återlämnad eller utköpt

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/grundskola/
  • Gymnasieskola
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år efter att domen vunnit laga kraft
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen5 år efter beslut
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen5 år efter beslut
    Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagenGallras vid läsårsslutSparas hos huvudmannen
    Beslut om avstängning av elev3 år efter beslutSparas hos huvudmannen
    Interna utredningarUtredning om behov av särskilt stöd2 år efter avslutad utredning
    Kunskapsbedömning av nyanländ5 år efter upprättad kunskapsbedömning
    Viktiga dokumentBeslut om åtgärdsprogram gymnasiet1 år efter avslutad utbildning
    Beslut om reducerat program1 år efter avslutad utbildning
    Beslut om individuellt anpassat program1 år efter avslutad utbildning
    Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs1 år efter avslutad utbildning
    Protokoll från utvecklingssamtal1 år efter avslutad utbildning
    Individuell studieplan1 år efter avslutad utbildning
    Skriftliga bedömningar enligt 8 kap 20 § gymnasieförordningenBevarasAvser introduktionsprogram
    Sammanställning enligt 8 kap 22 § gymnasieförordningenBevarasAvser introduktionsprogram
    Kopior av gymnasieintyg enligt 8 kap 21 § gymnasieförordningenBevarasAvser introduktionsprogram
    Kopior av studieintygBevaras
    Kopior av examensbevisBevaras
    Betyg efter prövningBevarasAvser den som inte är elev i gymnasieskolan
    Utskriven och signerad betygskatalogBevaras
    Dokumentation gällande frånvaro/närvaroGallras 1 år efter läsårsslut
    Elevlösningar av nationella prov3 år
    Nationella prov och instruktionerSe Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sidaVarierar beroende på ämne
    Skriftliga tester, prov och elevlösningarGallras vid inaktualitetOm det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
    Plan mot kränkande behandling10 år efter upprättad plan
    OrdningsreglerGallras vid inaktualitet
    KlasslistorGallras vid inaktualitet
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video2 år efter samtycket upphört att gälla
    Kvittens vid lån av datorutrustningGallras vid inaktualitetGallras när datorn är återlämnad eller utköpt
    KontraktKontrakt med APL-platser2 år efter avslutad utbildning
    Kontrakt med övriga praktikplatser2 år efter avslutad utbildning
    Kontrakt gällande lärlingsutbildning2 år efter avslutad utbildning
    Kontrakt gällande lärlingsliknande praktik2 år efter avslutad utbildning

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/gymnasieskola/
  • Vuxenutbildning
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år efter dom vunnit laga kraft
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen5 år efter beslut
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen5 år efter beslut
    Beslut om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagenGallras vid läsårsslutSparas hos huvudmannen
    Beslut om avstängning av studerande3 år efter beslutSparas hos huvudmannen
    Interna utredningarKunskapsbedömning av nyanländ5 år efter upprättad kunskapsbedömning
    Viktiga dokumentDokumentation avseende extra anpassningar2 år efter avslutad utbildning
    Protokoll från utvecklingssamtal1 år efter avslutad utbildning
    Individuell studieplan1 år efter avslutad utbildning
    Betyg efter prövningBevaras
    Intyg efter valideringBevaras
    Utdrag ur betygskatalogBevaras
    Intyg efter genomgången utbildningBevaras
    Kopior av examensbevisBevaras
    Utskriven och signerad betygskatalogBevaras
    Dokumentation gällande frånvaro/närvaroGallras vid inaktualitet
    Studerandes lösningar av nationella prov3 år
    Nationella prov och instruktionerSe Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sidaVarierar beroende på ämne
    Ansökningar från studerandeTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtSystemansvarig antagningssystemet
    Beslut om studieavbrott5 år efter beslut om studieavbrottUtbildningsledare/administratör
    Beslut om studieuppehåll5 år efter beslut om studieuppehållUtbildningsledare/administratör
    ExamensarbeteTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtOm det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
    Bedömningsunderlag (LIA)Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtOm det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
    Kunskapskontroller: tentamen (inkl försättsblad), betygsgrundande dokumentation som inte hämtats ut av studerandeTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtOm det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
    Betygsammanställning (genomströmningsflik)Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtOm det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
    Dokumentering av individuella samtal1 år efter avslutat intagUtbildningschef
    Kopior av examens- och utbildningsbevis10 år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtAvser YH, utbildningsomgångar som är avslutade efter 2015.
    Protokoll inkl bilagor från ledningsgruppTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtUtbildningsledare
    Information som lämnat till studerandeTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtUtbildningsledare/Administratör
    Beslut från MYH (tillsyner och kvalitetsgranskningar)3 år efter beslutUtbildningsledare
    Utvärdering av kurser och utbildningar tillsammans med handlingsplanerTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtUtbildningsledare/Administratör
    Plan mot kränkande behandling10 år efter upprättad plan
    KlasslistorGallras vid inaktualitet
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video2 år efter samtycket upphört att gälla
    AvtalKontrakt med APL-platser2 år efter avslutad utbildning
    Uppdragsavtal med tillhörande villkorsbilaga10 år efter att konsultavtalet har upphörtRegional utbildningschef
    LIA: SamarbetsavtalTvå år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphörtUtbildningsledare/Administratör

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/vuxenutbildning/
  • Koncernekonomi, redovisning och styrelse
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/ GallraFörvarasAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    KoncernekonomiStyrelsedokumentKallelse, dagordning, bilagor
    BevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget. Kallelsen utgörs av mötesinbjudan via outlook. Dagordning och bilagor distribueras via styrelseportalen Admincontrol en vecka innan mötet.
    KoncernekonomiStyrelsedokumentStyrelseprotokollBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget
    KoncernekonomiStyrelsedokumentStyrelseprotokoll, stämmoprotokoll, bolagsordning, aktiebok, aktiebrevBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget
    KoncernekonomiStyrelsedokumentAktiebokBevarasEuroclearCFOEuroclear hanterar moderbolaget. Utdrag begärs ut vid behov.
    KoncernekonomiStyrelsedokumentÅrsstämmoprotokoll och dagordningar med bilagorBevarasAdmincontrol, styrelseserver och juridikserverCFO/BolagsjuristAvser moderbolaget
    KoncernekonomiStyrelsedokumentRegistrerings- och ändringsbevisVid inaktualitetMedarbetarwebben och OptoCFOEndast aktuella tillgängliga. Uttag från Bolagsverket.
    KoncernekonomiVerksamhetsstyrningBolagsordning, Arbetsordning styrelse, VD-instruktion, Finanspolicy, IR-policy, InsiderpolicyBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget. Fastställs årligen på bolagsstämman och publiceras på IR-webben (del av medarbetarwebben).
    KoncernekonomiVerksamhetsstyrningAttestinstruktionBevarasAdmincontrol och styrelseserverCFOAvser moderbolaget. Granskas av revisionsutskottet vid förändring. Aktuella versioner publiceras på medarbetarwebben.
    ControllingPlanerings- och uppföljningshandlingarEnhets verksamhetsplaner, budget, prognos
    3 årRPCFOArbetsdokument och utdrag från RP sparas på server.
    ControllingPlanerings- och uppföljningshandlingarVerksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsenBevarasRP och AdmincontrolCFOArbetsdokument och utdrag från RP sparas på server.
    KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarMånadsbokslut
    7 årJeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)
    Koncernekonomi/
    ekonomiservice
    Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin
    KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarÅrsbokslut/KvartalsrapportBevarasJeeves, Agresso, Adra, OCRA och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)Koncernekonomi/
    ekonomiservice
    Avser moderbolag och dotterbolag. Kvartalsrapporten delas till marknaden, publiceras på hemsidan
    KoncernekonomiSkatteredovisningBolagsdeklaration7 årSkatteverket, signerade kopior i OptoCFOOriginal till Skatteverket. Deklarationen kan omprövas i 6 år.
    KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarÅrsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapport
    BevarasPåskrivna original i bolagspärm. Digital förvaring i Opto, se anmärkningCFOAvser moderbolaget. Fr o m 2020-06-30 signeras årsredovisningen digitalt Admincontrol och förvaras endast digitalt.
    KoncernekonomiPlanerings- och uppföljningshandlingarÅrsredovisning, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, bolagsstyrningsrapport, hållbarhetsrapportBevarasPåskrivna original i bolagspärmCFOAvser dotterbolagen
    KoncernekonomiAvtalBankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal)Sparas tillsvidareDigitalt - Bankens systemCFOUpplägg av konton för nya bolag, registrerar användare till dessa konton
    KoncernekonomiAvtalBankavtal - övrigaSparas tillsvidarePärm hos CFO samt digitaltCFOLåneavtal bl a
    KoncernekonomiInternkontrollInternkontrollplan, genomförande, åtgärdsplan3 årServer koncernekonomiCFOUnder framtagande, innebär regelbunden kontroll av processer.
    KoncernekonomiInternkontrollRisk- och sårbarhetsanalys och uppföljningsrapport3 årServer koncernekonomiCFOÄr under framtagande
    KoncernekonomiInternkontrollLoggböcker, insynslista, meddelanden till Finansinspektionen
    Sparas tillsvidareServer koncerncontrollingCFOInsiderförteckning ska sparas minst fem år. Insynslistan uppdateras vid förändring i styrelsen och ledande ställning.

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/koncernledning-och-redovisning/
  • Ekonomiservice
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvarasAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    LeverantörPengar utBetalningsspecifikation
    Leverantörsbetalningar (LB)
    7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceSammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar
    LeverantörPengar utLeverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade7 årOpto (BGC)Chef Ekonomiservicefrån april 2008, inget manuellt
    LeverantörPengar utLeverantörsfakturor, inkomna papper3 år alt 7 årPärmar arkiv plan 2 AFKChef Ekonomiservice3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år
    LeverantörPengar utLeverantörsreskontra7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceLeverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus
    LeverantörPengar utRekvisitioner, underlag för kreditkortsfakturering7 årOpto (BGC)Chef EkonomiserviceKvitton skannas in och bifogas faktura i Opto.
    LeverantörPengar utBestridande av fakturorVid inaktualitetOutlook, OptoChef EkonomiserviceKrav gallras löpande, efter action tagen/kravet är löst. Dokument under hantering sparas i bolagsmapp i Opto.
    KundPengar in
    Faktureringsunderlag + kopia på faktura7 årTopdesk och / eller JeevesChef EkonomiserviceBeställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor.
    KundPengar inKundregister7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceInformation om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans
    KundPengar inKundreskontra7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceKundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus. Vux i Agresso.
    KundPengar inInkassoärende kunderVid inaktualitetIntrum/Jurist&InkassoChef EkonomiserviceGallras efter att avskrivning skett.
    KundPengar inKundinbetalningar, underlag som laddas ner från kommuners portaler7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
    server
    Chef EkonomiserviceVerifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro. Verifikationsunderlag ifrån BGC. Kommuners direktinbetalningar (skolpeng). Jeeves används för förskola, grundskola, gymnasium. Agresso används för vux.
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningHuvudboksposter7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
    server
    Chef Ekonomiservice
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningUnderlag till huvudbokposter7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
    server
    Chef EkonomiserviceUnderlagen består av ett stort antal filer som sparas på Google Drive eller filserver.
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningVerifikation7 årJeeves, Google Drive och koncernekonomi-
    server
    Chef Ekonomiservice
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningKontoplan och konteringsdimensioner7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemCFOÅrlig version bevaras i anslutning till bokslut
    Löpande ekonomiredovisningPlanerings- och
    uppföljnings-
    handlingar
    Resultaträkning7 årJeevesChef Ekonomiservice
    Löpande ekonomiredovisningPlanerings- och
    uppföljnings-
    handlingar
    Balansräkning7 årJeevesChef Ekonomiservice
    Löpande ekonomiredovisningPengar inPlus- och bankgirolistor, inbetalningar7 årJeeves och
    koncernekonomi-
    server
    Chef Ekonomiservice
    UtbetalningarPengar utVerifikation
    Underlag för utbetalningar
    7 årJeeves och
    koncernekonomi-
    server
    Chef EkonomiserviceAttesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc.
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningVerifikationslistor7 årJeevesChef Ekonomiservice
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningAvstämning7 årAdraChef EkonomiserviceKontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift
    Löpande ekonomiredovisningSkatteredovisningSkattedeklarationer, slutlig skatt7 årJeeves och AdraChef EkonomiserviceKopplat till både huvudbok och bokslut
    Löpande ekonomiredovisningLöpande ekonomiredovisningPrisbeslut kommun7 årOptoPrisgruppenGäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/ekonomi/
  • HR
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    Gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Anställningsavtal och övriga villkor
    Gallras 10 år efter pensionPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Alla anställda på AcadeMedia Support ska ha en fysisk personalakt i arkivskåp på plan 1, AFK. För segment gäller att varje enskild enhet ansvarar för att personalakt i arkivskåp finns. I personalakterna ska signerat anställningsavtal förvaras. Detta gäller tills digital signering av anställningsavtal är på plats.

    Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+.

    För AcadeMedia Support: det signerade fysiska avtalet skickas till HR för arkivering i personalakt.
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Dokumentation rörande byte av tjänstBevarasHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Ärende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind.
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Avtal om upphörande av anställningBevarasPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Avser avtalad, överenskommen, uppsägning
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    UppsägningBevarasPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+Chef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Ansökan och beslut om tjänstledighet
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Ansökan görs i Medvind
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Protokoll från lönesättande samtal
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Avser protokoll från fackliga förhandlingar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Skriftlig erinran
    Beslut om omplacering
    Uppsägning
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt i arkivskåpetChef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Beslut om omplaceringGallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt i arkivskåpetChef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Utdrag ur belastningsregistretGallras direktFår ej sparasChef med
    personal-
    ansvar
    Utdraget uppvisas endast och får inte sparas.
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Ansökan förändrad sysselsättningsgrad
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer7 årHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Beslut Skatteverket skyddad identitet
    Vid inaktualitetHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör
    AnställningArbetsmiljö-
    handlingar
    Dokumentation från skyddsronder
    -Protokoll
    -Central åtgärdsplan
    -Riskbedömningar
    3 årServerChef med
    personal-
    ansvar
    AnställningArbetsmiljö-
    handlingar
    Protokoll från skyddsronder
    Central åtgärdsplan
    Anmälningar Hot och våld
    Riskbedömningar
    3 år
    TopdeskChef med
    personal-
    ansvar
    AnställningArbetsmiljö-
    handlingar
    Anmälan om arbetsskada/tillbudBevarasTopdeskChef med
    personal-
    ansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Kvitton för friskvårdGallras 1 år efter
    anställningens
    upphörande
    BenifyChef med
    personal-
    ansvar
    Kvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv.
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Kontaktinformation närmast anhörigVid inaktualitetHR+Chef med
    personal-
    ansvar
    Uppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande
    Arbetsanpassningar och rehabiliteringarAnställnings-
    handlingar
    Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan
    -Rehabiliteringsplan
    -Läkarintyg
    -Handlingsplan
    -Beslut Läkarintyg
    -Beslut om ersättning
    Vid inaktualitetHos respektive chefChef med personalansvarBehörighetskrav närmsta chef och HR
    FackligtAnställnings-
    handlingar
    Fackliga förhandlingsmöten:
    -Protokoll
    -Beslut
    -Överenskommelse
    BevarasBehörighet HRHR-chefMinnesanteckningar och överenskommelser i protokoll.
    KompetensutvecklingAnställnings-
    handlingar
    Intyg från genomförd utbildning
    Gallras vid anställningens upphörandeLMS för intern utbildningChef med personalansvarFör externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea.
    KompetensutvecklingAnställnings-
    handlingar
    Dokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutvecklingVid inaktualitetPersonalakt i HR plus
    Behörighet närmsta chef och HR
    Chef med personalansvar
    RekryteringRekryteringshandlingarKravprofil
    Annons
    3 årRekryteringssystemChef med personalansvarKravprofil och annons publiceras externt.
    RekryteringRekryteringshandlingarLista över sökande
    Urvalslista
    3 årRekryteringssystemChef med personalansvarSökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget.
    RekryteringRekryteringshandlingarIntervjuanteckningar
    Referensanteckningar
    3 årRekryteringssystemChef med personalansvar
    RekryteringRekryteringshandlingarAnsökningshandlingar, samtliga3 årRekryteringssystemChef med personalansvarBör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen.
    RekryteringRekryteringshandlingarSpontanansökningarVid inaktualitetRekryteringssystemChef med personalansvar
    AnställningAnställnings-
    handlingar
    Nyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK)Vid inaktualitetI pärm i receptionen, AFKNavetGäller kontoret på AFK

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/personal/
  • Lön
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarBanklistor, utbetalad nettolön
    7 årLöneserverAvdelningschef lön
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarKontrolluppgifter till Skatteverket7 årAvdelningschef lön
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarFrivillig skatt7 årTopdesk och HR+Avdelningschef lönBegäran initieras av medarbetare via ärendesystemet Topdesk. Ny skattenivå registreras i lönesystemet för innevarande år.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönespecifikation7 år
    HR+Avdelningschef lön
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönelista anställdSparas tillsvidareHR+Avdelningschef lönAvser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i HR+ att ta ut vid behov.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönepåverkande inrapportering per anställd
    (t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)
    7 år
    HR+ och MedvindAvdelningschef lönT.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarSjukintyg/läkarintygVid inaktualitetHR+Avdelningschef lönLäkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. Frånvarodatum anmäls i Medvind. Gallras vid sjukdomsperiodens slut.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarReseräkningar och utlägg7 årHR+Avdelningschef lönEventuella papperskvitton gallras efter inskanning eller fotografering. Reseräkning finns i HR+
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarBeslut om jämkning7 årTopdesk och HR+Avdelningschef lönInfo finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarBeslut om utmätning av lön7 årTopdesk och HR+Avdelningschef lönInfo finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLöneskuldsbrevVid inaktualitetLöneserverAvdelningschef lönGallras efter action tagen/kravet är löst. Original skickas per post och kopia sparas på filserver.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarÖvertids- och jourjournaler7 årHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarPensionsansökanSparas tillsvidareTopdeskAvdelningschef lönPåskrift av chef. Ansökan skannas in och läggs som ärende i Topdesk.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarUppgift om barns personnummer vid föräldraledighet
    Vid inaktualitetHR+ och MedvindAvdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov. Rätt att ta ut föräldraledighet upp till 12 års ålder. Gallras när rätt ta ut föräldraledighet upphör eller när anställning upphör.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarStatistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
    Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarUppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
    Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarUppgifter från pensionsavtaletSparas tillsvidareHR+Avdelningschef lönInformation om ITP1 eller ITP2 läggs in i HR+, inga belopp.
    Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarUppgifter om inbetalade premiebeloppSparas tillsvidareCollectum och Söderberg och partnerAvdelningschef lönArbetsgivarfil till Idur (Collectum) samt Söderberg och Partner.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönelistor månadsvisa löneutbetalningar
    Sparas tillsvidareHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarSemester saldo /sparade semesterdagar3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönSaldo syns på lönespecifikation innevarande år + 4 senaste åren. Finns dagar kvar efter 5 år sker utbetalning.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarSchema arbetstidVid inaktualitet HR+ och MedvindAvdelningschef lönSchema läggs upp i Medvind och läses in i HR+
    Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarLöneväxlingVid inaktualitetBenifyAvdelningschef lönSkickar informationon om lön till Collectum. Benify sköter avdraget på lönen.
    Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönekorrigering pga förmåner3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönInläsningsfil från Benify rörande t ex friskvård, SL-kort

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/lon/
  • Inköp
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    UpphandlingUpphandlingRamavtal med avtalstillägg10 år efter avtalstidens utgångInköpsserver, Opto och medarbetarwebbenAdmin
    UpphandlingUpphandlingInformationsförfrågan (RFI)10 år eller
    vid inaktualitet
    InköpsserverTeamleaderUndersökning vilka produkter och tjänster som finns. Om informationsförfrågan inte leder till ett avtal gallras dokumentationen direkt.
    UpphandlingUpphandlingFörfrågningsunderlag (RFQ)10 år eller
    vid inaktualitet
    InköpsserverTeamleaderOm förfrågningsunderlaget inte leder till ett avtal gallras dokumentationen direkt.
    UpphandlingUpphandlingAnbud, antaget
    Anbud, ej antaget
    10 år eller
    vid inaktualitet
    InköpsserverTeamleader
    UpphandlingUpphandlingUtvärdering av anbud10 årInköpsserverTeamleader
    Upphandling/
    segment
    UpphandlingLokalanpassade avtal kopplad till ramavtalet10 år
    Pga reglerna för generell preskription
    Digitalt ute på respektive enhetRektor/SkolchefAvtalet skapas ute på enheten av behörig beställare.
    Upphandling/
    segment
    UpphandlingAvrop/beställning mot ramavtal3 årDigitalt ute på respektive enhet (gäller vid mailbeställning)Rektor/SkolchefSkapas ute på enheten av behörig beställare.
    Vårda och förvalta ingångna avtalUpphandlingAvstämning och uppföljning med avtalsparter
    Protokoll
    3 årInköpsserverTeamleader

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/inkop/
  • Fastighet
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    HyresavtalLokalavtalLokalhyresavtal inklusive tilläggsavtal och internavtal och externa uthyresavtal10 år efter att lokalen avskaffasPythagoras, Google Drive och arkiv plan 2Koncern business controlAlla giltiga avtal finns i Pythagoras. Internavtal innebär enhet som hyr av annan enhet. Externa uthyresavtal innebär att AcadeMedia hyr ut till extern organisation. Förvaltare på segment sköter omförhandling.
    HyresavtalLokalavtalUppsägning och bekräftelse av denna10 år efter att lokalen avskaffasPythagoras, Google Drive och arkiv plan 2Koncern business controlKan inte e-signeras. Uppsägning skickas via rek. All dokumentation kring upsägningar lagras på Google Drive.
    HyresavtalLokalavtalBevakningslista med kommentarer om eventuell uppsägning
    BevarasGoogle DriveKoncern business controlbevakning på vilka avtal som kan sägas upp. Andra listor tas även ut för lättare översyn.
    HyresavtalLokalavtalÖvriga listor rörande hyresavtalBevarasGoogle Drive och filserverKoncern business controlFör att underlätta översynen av hyresavtalen, t ex kostnader, ytor, mm
    InvesteringBygghandlingarInvesteringsprojekt kopplad till fastighet/lokal
    - Behovsanalys från verksamheten
    - Beställning till fastighetsägare
    - Kostnader
    - Byggprojekt-handlingar (kopior från fastighetsägare)
    10 år efter att lokalen avskaffasSegment förvarar handlingarnaRektor/
    skolchef
    Avser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren. Styrs helt av segmenten och sköts av lokala förvaltare. Organisationen gjordes om våren 2020. Innan dess kan projekt ha drivits av koncernen.
    InvesteringBygghandlingarBygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade)10 år efter att lokalen avskaffasSegment förvarar handlingarnaRektor/
    skolchef
    Avser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent. Fr o m våren 2021 ska bygglovsansökningar läggas in i Pythagoras. Sköts av förvaltarna inom segment.

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/fastighet/
  • Trygghet och säkerhet
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    TrygghetUtredningsärendenWhistleblowing10 år2 SecureTrygghetsdirektörEnligt lag. Anmälan görs via 2 secure. Alla okvalificerade anmälningar gallras tre veckor efter att det har kommit in. De som utreds gallras elektroniskt, men de finns utskrivna i ett kassaskåp, sedan 2017. Handlar till stor del om arbetsmiljöfrågor och trakasserier och diskriminering. De bevaras tillsammans med utredningen och beslut.
    TrygghetUtredningsärendenHot framförda på mail och smsVid inaktualitetTrygghetsdirektörDokumentation angående hot- och våldsituationer. Hot i lagens mening polisanmäls, arbetsmiljöfrågor anmäls till arbetsmiljöverket
    TrygghetUtredningsärendenIncidenter som har negativ påverkan på organisation och person10 årTopdeskTrygghetsdirektör
    TrygghetVerksamhetsstyrningCode of conductBevarasMedarbetarwebben och filserverTrygghetsdirektörUppdateras varje år av styrelsen efter årsstämman

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/trygghet-och-sakerhet/
  • Kommunikation
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    Extern kommunikationExtern kommunikationFöretagsinformation och nyhetsflödeBevarasHos leverantören, Duva och EmberKommunikations-direktörAvser moderbolaget. Sparas ned en gång om året, första veckan i juni. Arkivering hos leverantören.
    Extern kommunikationExtern kommunikationPressmeddelandenBevarasHos leverantören, Duva och EmberKommunikations-direktörAvser moderbolaget. Distribueras via TT
    Extern kommunikationExtern kommunikationDebattartiklarBevarasHos leverantören, Duva och EmberKommunikations-direktörPubliceras på extern media
    Extern kommunikationExtern kommunikationFacebook, Twitter, Linkedin, YoutubeVid inaktualitetFinns kvar på sociala medierKommunikations-direktörAvser moderbolaget. Viktiga nyheter arkiveras som pressmeddelande. Inlägg på sociala medier arkiveras inte. Olämpliga kommentarer gallras.
    Intern kommunikationVerksamhetsstyrningNyhetsbrev internt
    Vid inaktualitetHos leverantören, Duva och EmberAnsvarig på koncernstab och verksamhetstabFr o m 2021 ligger de kvar på medarbetarwebben, tidigare mailades de ut.
    Intern kommunikationVerksamhetsstyrningAcadeMedias kommunikationsplan
    BevarasKommunikations-servernKommunikations-direktör
    Intern kommunikationVerksamhetsstyrningKommunikationsplaner av ringa betydelse och tillfällig karaktärVid inaktualitetKommunikations-servernKommunikations-direktör
    Grafisk profilGrafisk profilBilderBevaras
    Qbank bilddatabasKommunikations-direktörAvser moderbolaget. Sparas ner tillsammans med samtyckesavtal. Inga bilder får sparas längre än samtycke finns, men idag när samtycket löper ut gallras det inte. Bilderna är tagna av proffs.
    Grafisk profilExtern kommunikationReferenskopior av varje trycksak
    BevarasFysiskt (5 ex) och digitalt (PDF)Ansvarig på koncernstab och verksamhetstabFör AFK: Navet sköter hanteringen (kvalitetsrapporten, årsredovisningen, färdplanen och ett par olika foldrar)
    Grafisk profilGrafisk profilLogotyper, mallar
    BevarasHos leverantören, Duwa och Ember och kommunikations-servernKommunikations-direktör
    Extern kommunikation / juridikExtern kommunikationRemissvarBevarasHos leverantören, Duwa och Ember och kommunikations-servernKommunikations-direktör

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/kommunikation/
  • Juridik och Compliance
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    DokumenthanteringVerksamhetsstyrningArkiveringsplanBevarasMedarbetarwebben, koncernjuridiks serverChefsjuristSes över en gång per år av respektive stab och dataskyddsombud.
    Rättsliga processerUtredningsärendenÖverklaganden, domar, yttranden, fullmakt, registreringsbevis10 år efter att domen vunnit laga kraft.Filserver koncernjuridikChefsjurist
    Interna utredningarUtredningsärendenRättsutredningar
    -PM
    10 år
    Filserver koncernjuridikChefsjurist
    Interna utredningarInternkontrollRegisterförteckningar, kartläggningar med stöd av dataskyddsförordning3 årFilserver koncernjuridikChefsjuristAnsvar för innehållet är resp personuppgifts-ansvarig
    Interna utredningarUtredningsärendenAnmälningsärenden, kränkande behandling, klagomål på utbildning, Skolinpektionen och BEO
    10 årFilserver skoljuridik i GöteborgChefsjuristHanteras av skoljuridik i Göteborg för segmenten.
    Interna utredningarUtredningsärendenPersonuppgiftsincidenter utifrån GDPR10 år
    TopdeskChefsjuristHandläggs av DSO eller personuppgiftsansvarig
    Interna utredningarUtredningsärendenJuridiska frågor och svar av ringa och tillfällig betydelseVid inaktualitet
    Filserver koncernjuridikChefsjurist
    AvtalAvtalBolagsjuridiska handlingar, t ex avtalSparas tillsvidareFilserver KoncernmaterialChefsjurist
    Interna utredningarInternkontrollRiskanalys/
    Risklista
    3 årOne DriveChefsjuristRisklistan uppdateras vid varje rapporteringstillfälle (september, november, januari, mars, maj)

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/juridik-och-compliance/
  • Academy
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvaringAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    UtbildningMedarbetarutbildningPresentation av utbildningarVid inaktualitetUtbildningswebben, LMSHR-direktörLMS är plattformen där utbudet presenteras, både digital utbildning via teams och fysisk utbildning. Utifrån hur behoven har sett ut de senaste åren, om utbildningsledaren finns kvar inom AcadeMedia och om den är gammal så har gallring skett. Gallras när kursen raderas.
    UtbildningMedarbetarutbildningStatistik på deltagandeVid inaktualitetUtbildningswebben, LMSHR-direktörFr o m våren 2020 har statistiken börjat räknas om. På utbildningar som har raderats går det inte att ta fram statistik. Gallras när kursen raderas.
    UtbildningMedarbetarutbildningUtvärderingVid inaktualitetUtbildningswebben, LMSHR-direktörUtvärderingen görs på respektive utbildningssida. Resultatet är aggregerat. Gallras när kursen raderas.
    UtbildningMedarbetarutbildningKursmaterial, t ex filmer underlag till utbildningar, guidade instruktionerVid inaktualitetUtbildningswebben, LMSHR-direktörDet utbildningsledaren vill dela med deltagarna laddas upp här. Gallras när kursen raderas.
    UtbildningMedarbetarutbildningKursmaterial, t ex filmer underlag till utbildningar, guidade instruktionerBevarasGoogle Drive och One DriveHR-direktörMaterial som Academy har producerat

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/academedia-academy/
  • IT
    OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
    gallra
    FörvarasAnsvarig
    arkivering/
    gallring
    Anmärkning
    ITIT-administrationE-postloggar90 dagarMicrosoft och GoogleIT-chefAvser Office 365 och Google suite
    ITIT-administrationSystemloggar90 dagarMicrosoftIT-chefAllmänna systemloggar på hostade system, ex driftloggar, felloggar, inloggningsloggar, ändringsloggar, e-postloggar
    ITIT-administrationSäkerhetsloggar90 dagarMicrosoftIT-chef
    ITIT-administrationSpamfilter30 dagarMicrosoft och GoogleIT-chef
    ITIT-administrationKonton för anställda90 dagar efter avslutIT-chef
    ITIT-administrationKonton för elever och vårdnadshavare90 dagar efter avslutIT-chef
    ITInternkontrollInformationssäkerhets-
    klassning
    3 årConfluenceIT-chef
    ITInternkontrollRiskbedömningar3 årConfluenceIT-chef
    ITIT-administrationFörvaltningsplanerSparas tillsvidareConfluence, Google Drive, One Drive, Office 365IT-chef
    ITIT-administrationIncidenthantering, ändringshantering, problemhanteringSparas tillsvidareTopdeskIT-chef
    ITIT-administrationutvecklingskodVid inaktualitetMicrosoft for developers, AmazonIT-chefGallras vid avveckling av tjänst

    https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/it/

Innehållsansvarig

Uppdaterad