Insamlade personuppgifter som inte längre behövs ska gallras, medan vissa insamlade personuppgifter måste arkiveras under kortare eller längre tid innan de kan raderas. För att säkerställa att arkivering och gallring sker korrekt finns en arkiveringsplan.

Tänk på att du inte kan kasta handlingar bara för att de inte listas i arkiveringsplanen nedan, den innehåller inte alla sorts dokumenttyper utan fylls på löpande. Om du har frågor kring hur länge viss dokumentation ska sparas, kontakta ditt dataskyddsombud.

Saknar du någon typ av dokument, tipsa oss gärna genom att maila juridik@academedia.se.

Här hittar du Skolverkets instruktioner om hur länge nationella prov ska sparas i grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildning på gymnasial nivå.

Begrepp

Handling – text, bild, film eller liknande.

Gallring innebär att en handling förstörs.

Bevaras innebär att en handling ska sparas för all framtid.

Gallring efter (exempelvis) 5 år innebär att handlingen kan gallras tidigast fem år efter att den upprättats.

Gallring vid inaktualitet innebär att handling kan gallras när den inte längre är aktuell.

Avslutad utbildning innebär att studerande fått godkända betyg i samtliga kurser/kursmoment. Om en studerande läser ikapp kurser som inte blivit godkända är utbildningen således inte avslutad.

• Förskola

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter att dom vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  Viktiga dokument	Erbjudande om förskoleplats	Gallras vid läsårsslut
  	Överenskommelse om plats	Gallras vid läsårsslut
  	Uppsägning av plats	Gallras vid läsårsslut
  	Dokumentation för särskilt stöd enligt 8 kap 9 § skollagen	Gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan
  	Dokumentation avseende tilläggsbelopp	10 år
  	Protokoll från utvecklingssamtal	Gallras vid övergång till grundskolan
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter att plan upprättats
  	Klasslistor	Gallras vid läsårsslut
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras 1 år efter läsårsslut
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Utdrag ur belastningsregistret	1 år efter anställningsdatum
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter att samtycket har upphört att gälla

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/forskola/
• Grundskola

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter dom vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  	Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen	Gallras vid läsårsslut	Sparas hos huvudmannen
  	Beslut om avstängning av elev	3 år efter beslut	Sparas hos huvudmannen
  Interna utredningar	Utredning om behov av särskilt stöd	2 år efter avslutad utredning
  	Kunskapsbedömning av nyanländ	5 år efter utförd kunskapsbedömning
  Viktiga dokument	Överenskommelse om plats	Gallras vid läsårsslut
  	Uppsägning av plats	Gallras vid läsårsslut
  	Beslut om åtgärdsprogram grundskolan	2 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om placering i annan undervisningsgrupp	2 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om anpassad studiegång i grundskolan	5 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om enskild undervisning	2 år efter avslutad utbildning
  	Överklaganden avseende beslut om placering i särskild undervisningsgrupp	5 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om förberedelseklass för nyanlända	2 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs	2 år efter avslutad utbildning
  	Protokoll från utvecklingssamtal	2 år efter avslutad utbildning
  	Individuell utvecklingsplan	2 år efter avslutad utbildning
  	Skriftliga bedömningar enligt 10 kap 22 § skollagen	Bevaras	Avser elev i årskurs 9
  	Terminsbetyg	2 år efter avslutad utbildning
  	Kopior av slutbetyg	Bevaras
  	Utskriven och signerad betygskatalog	Bevaras
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras 1 år efter läsårsslut
  	Beslut om befrielse från obligatoriskt inslag i grundskolan	5 år efter avslutad utbildning
  	Elevlösningar av nationella prov	3 år
  	Nationella prov och instruktioner	Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida	Varierar beroende på ämne
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter upprättad plan
  	Ordningsregler	Gallras vid inaktualitet
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter att samtycket upphört att gälla
  	Utdrag ur belastningsregistret	1 år efter anställningsdatum
  Rutiner/policies/blanketter	Klasslistor	Gallras vid inaktualitet
  Överenskommelser	Överenskommelse om prao-platser	1 år
  	Kvittens vid lån av datorutrustning	Gallras vid inaktualitet	Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/grundskola/
• Gymnasieskola

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter att domen vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  	Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen	Gallras vid läsårsslut	Sparas hos huvudmannen
  	Beslut om avstängning av elev	3 år efter beslut	Sparas hos huvudmannen
  Interna utredningar	Utredning om behov av särskilt stöd	2 år efter avslutad utredning
  	Kunskapsbedömning av nyanländ	5 år efter upprättad kunskapsbedömning
  Viktiga dokument	Beslut om åtgärdsprogram gymnasiet	1 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om reducerat program	1 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om individuellt anpassat program	1 år efter avslutad utbildning
  	Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs	1 år efter avslutad utbildning
  	Protokoll från utvecklingssamtal	1 år efter avslutad utbildning
  	Individuell studieplan	1 år efter avslutad utbildning
  	Skriftliga bedömningar enligt 8 kap 20 § gymnasieförordningen	Bevaras	Avser introduktionsprogram
  	Sammanställning enligt 8 kap 22 § gymnasieförordningen	Bevaras	Avser introduktionsprogram
  	Kopior av gymnasieintyg enligt 8 kap 21 § gymnasieförordningen	Bevaras	Avser introduktionsprogram
  	Kopior av studieintyg	Bevaras
  	Kopior av examensbevis	Bevaras
  	Betyg efter prövning	Bevaras	Avser den som inte är elev i gymnasieskolan
  	Utskriven och signerad betygskatalog	Bevaras
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras 1 år efter läsårsslut
  	Elevlösningar av nationella prov	3 år
  	Nationella prov och instruktioner	Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida	Varierar beroende på ämne
  	Skriftliga tester, prov och elevlösningar	Gallras vid inaktualitet	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter upprättad plan
  	Ordningsregler	Gallras vid inaktualitet
  	Klasslistor	Gallras vid inaktualitet
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter samtycket upphört att gälla
  	Kvittens vid lån av datorutrustning	Gallras vid inaktualitet	Gallras när datorn är återlämnad eller utköpt
  Kontrakt	Kontrakt med APL-platser	2 år efter avslutad utbildning
  	Kontrakt med övriga praktikplatser	2 år efter avslutad utbildning
  	Kontrakt gällande lärlingsutbildning	2 år efter avslutad utbildning
  	Kontrakt gällande lärlingsliknande praktik	2 år efter avslutad utbildning

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/gymnasieskola/
• Vuxenutbildning

  Område	Exempel på dokument	Bevaras/gallras	Anmärkning
  Rättsliga processer	Ärenden i domstol	10 år efter dom vunnit laga kraft
  Anmälningsärenden	Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen	5 år efter beslut
  	Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen	5 år efter beslut
  	Beslut om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagen	Gallras vid läsårsslut	Sparas hos huvudmannen
  	Beslut om avstängning av studerande	3 år efter beslut	Sparas hos huvudmannen
  Interna utredningar	Kunskapsbedömning av nyanländ	5 år efter upprättad kunskapsbedömning
  Viktiga dokument	Dokumentation avseende extra anpassningar	2 år efter avslutad utbildning
  	Protokoll från utvecklingssamtal	1 år efter avslutad utbildning
  	Individuell studieplan	1 år efter avslutad utbildning
  	Betyg efter prövning	Bevaras
  	Intyg efter validering	Bevaras
  	Utdrag ur betygskatalog	Bevaras
  	Intyg efter genomgången utbildning	Bevaras
  	Kopior av examensbevis	Bevaras
  	Utskriven och signerad betygskatalog	Bevaras
  	Dokumentation gällande frånvaro/närvaro	Gallras vid inaktualitet
  	Studerandes lösningar av nationella prov	3 år
  	Nationella prov och instruktioner	Se Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:19) eller nederst på denna sida	Varierar beroende på ämne
  	Ansökningar från studerande	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Systemansvarig antagningssystemet
  	Beslut om studieavbrott	5 år efter beslut om studieavbrott	Utbildningsledare/administratör
  	Beslut om studieuppehåll	5 år efter beslut om studieuppehåll	Utbildningsledare/administratör
  	Examensarbete	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Bedömningsunderlag (LIA)	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Kunskapskontroller: tentamen (inkl försättsblad), betygsgrundande dokumentation som inte hämtats ut av studerande	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Betygsammanställning (genomströmningsflik)	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Om det finns behov av att spara dokumentationen under längre tid, kontakta ditt dataskyddsombud.
  	Dokumentering av individuella samtal	1 år efter avslutat intag	Utbildningschef
  	Kopior av examens- och utbildningsbevis	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Avser YH, utbildningsomgångar som är avslutade efter 2015.
  	Protokoll inkl bilagor från ledningsgrupp	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare
  	Information som lämnat till studerande	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare/Administratör
  	Beslut från MYH (tillsyner och kvalitetsgranskningar)	3 år efter beslut	Utbildningsledare
  	Utvärdering av kurser och utbildningar tillsammans med handlingsplaner	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare/Administratör
  	Plan mot kränkande behandling	10 år efter upprättad plan
  	Klasslistor	Gallras vid inaktualitet
  	Tillbudsrapporter	2 år efter inträffad incident
  	Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete	5 år efter upprättande
  	Samtyckesblankett för publicering av namn/foto/video	2 år efter samtycket upphört att gälla
  Avtal	Kontrakt med APL-platser	2 år efter avslutad utbildning
  	Uppdragsavtal med tillhörande villkorsbilaga	10 år efter att konsultavtalet har upphört	Regional utbildningschef
  	LIA: Samarbetsavtal	Två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört	Utbildningsledare/Administratör

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/vuxenutbildning/
• Koncernledning och redovisning

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Koncernekonomi	Styrelse: Kallelse Föredragningslista Styrelseprotokoll	Bevara	Admincontrol (moderbolaget) Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)	CFO/Koncernekonomi	CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag.
  	Bolagsordning och stadgar Ägardirektiv Firmateckning Aktiebrev Aktiebok	Bevara	Admincontrol (moderbolaget) Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)	CFO/Koncernekonomi	CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag.
  	Årsstämma: Protokoll och dagordningar med bilagor	Bevaras	Admincontrol (moderbolaget) Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)	CFO/Koncernekonomi	CFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag.
  Controlling	Enhets verksamhetsplaner, budget, prognos	3 år	Digitalt -RP	Koncerncontroller
  	Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen	Bevara	Digitalt -RP och Admincontrol	Koncerncontroller
  Koncernekonomi	Insiderinformation - Loggböcker - Insynslista - Meddelanden till FI	Bevara	Digitalt, server koncerncontrolling	CFO/Koncerncontroller
  	Månadsbokslut	7 år	Digitalt - Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)	Koncernekonomi/ekonomiservice	Arkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin
  	Koncernredovisning	7 år	Digitalt - OCRA	Koncernekonomi
  	Årsbokslut/Kvartalsrapport Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse Hållbarhetsredovisning	Bevara	Digitalt - Opto Påskrivna original i bolagspärm	Koncernekonomi/Koncerncontroll	Avser på bolagsnivå såväl som koncernnivå.
  	Bolagsdeklaration	Bevaras	Digitalt -SKV. Signade kopior i Opto	Koncernekonomi
  	Internkontrollplan Risk- och sårbarhetsanalys Uppföljningsrapport	3 år	Admincontrol	CFO
  	Register bankkonton/Fullmakter	Gallras vid inaktualitet	Digitalt - Bankens system	Koncernekonomi/ekonomiservice
  	Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal)	Bevara	Digitalt - Bankens system	Koncernekonomi
  	Bankavtal - övriga	Bevara	Pärm hos CFO samt digitalt	Koncernekonomi
  	Delegations- och attestinstruktion	Bevara	Digitalt - gällande på supportwebben. Äldre versioner ekonomi servern	CFO
  	Registrerings- och ändringsbevis	Gallras löpande	supportwebben samt Opto	Koncernekonomi	Endast aktuella tillgängliga

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/koncernledning-och-redovisning/
• Personal

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Anställning	Anställningsavtal Tillägg till avtal Avtal om förmåner/Bonusar Avtal om upphörande av anställning	Pappersdokument sparas 3 år efter digitalisering Digitalt dokument bevaras	Digitalt arkiv	Personalchef	Scannas och förvaras i digitalt arkiv
  	Underskriven blankett om tystnadsplikt	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i HR plus	Personalchef
  	Ansökan och beslut om tjänstledighet längre än 6 månader	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i HR plus	Personalchef
  	Protokoll från lönesättande samtal	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i HR plus	Personalchef
  	Skriftlig erinran Beslut om omplacering Uppsägning	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i HR plus	Personalchef
  	Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i HR plus	Personalchef
  	Ansökan förändrad sysselsättningsgrad	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Personalakt i HR plus	Personalchef
  	Ansökan och beslut om tjänstledighet kortare än 1 mån	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	HR Plus	Personalchef	Ansökan om tjänstledighet under en månad finns i hr-plus
  	Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer	7 år	Personalakt i HR plus	Personalchef	Utbetalning av bonus och gratifikationer finns i hr-plus. Kontorsansvarig ansvarar för lokalt arkiv
  	Beslut Skatteverket skyddad identitet	Gallras vid inaktualitet	Personalakt i HR plus	Personalchef	Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör
  	Protokoll från skyddsronder Central åtgärdsplan Anmälningar Hot och våld Riskbedömningar	3 år	Digitalt server	Personalchef
  	Anmälan om arbetsskada/tillbud	Bevara	Lagras på anmälaarbetsskada.nu (Digital anmälningstjänst)	Personalchef
  Arbetsanpassningar och rehabiliteringar	Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan Rehabiliteringsplan Läkarintyg Handlingsplan Beslut Läkarintyg Beslut om ersättning	Aktualitet, gallras vid rehabiliteringsperiodens slut	Personalakt i HR plus Behörighetskrav närmsta chef och HR	Personalchef
  Fackligt	Fackliga förhandlingsmöten: Protokoll Beslut Överenskommelse	Gallras 3 år efter anställnings upphörande	Digitalt + papper Behörighet HR	Personalchef	Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll.
  Kompetensutveckling	Intyg från genomförd utbildning	Gallras vid anställningens upphörande	LMS	Personalchef
  	Kompetensutvecklingsplaner	Gallras vid anställningens upphörande	Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR	Personalchef
  	Minnesanteckningar från utvecklingssamtal	Gallras två år efter utvecklingssamtalet	Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR	Personalchef
  Rekrytering	Kravprofil Annons	Gallras vid inaktualitet	Rekryteringssystem	Personalchef	Kravprofil och annons publiceras externt.
  	Lista över sökande Urvalslista	3 år	Rekryteringssystem	Personalchef	Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget.
  	Intervjuanteckningar Referensanteckningar	3 år	Pappersakt	Personalchef
  	Ansökningshandlingar, ej anställda på tjänsten. Samt anställd på tjänsten	3 år	Rekryteringssystem	Personalchef	Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen.
  	Spontanansökningar	3 år	Rekryteringssystem	Personalchef

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/personal/
• Lön

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Beräkna och betala ut löner och arvoden	Banklistor, utbetalad nettolön	7 år	Banklistor finns digitalt, skrivs inte ut.	Avdelningschef lön
  	Kontrolluppgifter till Skatteverket	2 år		Avdelningschef lön
  	Lönespecifikation	7 år	HR Plus	Avdelningschef lön
  	Lönelista anställd	7 år	HR Plus	Avdelningschef lön	Avser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
  	Lönepåverkande inrapportering per anställd (t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)	3 år	HR Plus	Avdelningschef lön	T.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester.
  	Sjukintyg/läkarintyg	Gallras vid sjukdomsperiodens slut	HR Plus	Avdelningschef lön	Läkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl.
  	Reseräkningar	7 år	HR Plus	Avdelningschef lön	Pappersform (kvitton). Reseräkning finns i HR+
  	Beslut om jämkning	Gallras efter upplägg i lönesystem	HR Plus	Avdelningschef lön	Info finns i hr-plus att ta ut vid behov.
  	Beslut om utmätning av lön	Gallras vid inaktualitet	Pappersform samt HR+	Avdelningschef lön
  	Löneskuldsbrev	Gallras vid inaktualitet	Pappersform	Avdelningschef lön
  	Övertids- och jourjournaler	3 år	HR Plus	Avdelningschef lön	Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
  	Pensionsansökan	Bevara	Digitalt arkiv (inscannat papper)	Avdelningschef lön	Påskrift av chef och inscannat av lön
  	Uppgift om barn vid föräldraledighet	8 år	HR Plus	Avdelningschef lön	Finns i hr-plus att ta ut vid behov. 8 år pga rätten att ta ut föräldraledighet upp till 8 års ålder
  	Statistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom	Bevara	HR Plus	Avdelningschef lön	Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
  Pension och försäkring	Uppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande	Bevara	HR Plus	Avdelningschef lön	Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
  	Pensionsavtal	Bevara	Personalakt	Avdelningschef lön
  	Uppgifter om inbetalade premiebelopp	Bevara	Collectum samt fakturaspecifikation	Avdelningschef lön	Arbetsgivarfil till Idun
  	Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar	7 år	HR Plus	Avdelningschef lön	Finns i hr-plus att ta ut vid behov.

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/lon/
• Ekonomi

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Leverantör	Betalningsspecifikation Leverantörsbetalningar (LB)	7 år	Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.	Chef Ekonomiservice	Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar
  	Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade	7 år	Digitalt Opto (BGC)	Chef Ekonomiservice	från april 2008, inget manuellt
  	Leverantörsfakturor, inkomna papper	3 år	Pärmar BGC	Chef Ekonomiservice	3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år
  	Leverantörsreskontra	7 år	Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice	Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus
  	Rekvisitioner	3 år	Digitalt Opto (BGC)	Chef Ekonomiservice	Bifogas faktura i Opto
  Kund	Faktureringsunderlag + kopia på faktura	7 år	Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.	Chef Ekonomiservice	Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor.
  	Kundregister	Bevaras	Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice	Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans
  	Kundreskontra	7 år	Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice	Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus
  	Inkassoärende kunder	Gallras vid inaktualitet	Digitalt Intrum/Jurist&Inkasso	Chef Ekonomiservice	Gallras efter att avskrivning skett.
  	Kundinbetalningar	7 år	Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.	Chef Ekonomiservice	Verifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro
  Löpande ekonomiredovisning	Huvudboksposter	7 år	Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice
  	Kontoplan och konteringsdimensioner	Gallras vid inaktualitet	Digitalt Jeeves/Agresso eller annat ek system	Koncernredovisningsansvarig	Årlig version bevaras i anslutning till bokslut
  	Verifikation Plus- och bankgirolistor, inbetalningar	7 år	Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.	Chef Ekonomiservice
  Utbetalningar	Verifikation Underlag för utbetalningar	7 år	Pärmar - verifikation. Digitalt - attester i resp. system	Chef Ekonomiservice	Attesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc.
  Löpande ekonomiredovisning	Verifikationslistor	7 år	Jeeves/Agresso eller annat ek system	Chef Ekonomiservice
  	Avstämning	7 år	Pärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.	Chef Ekonomiservice	Kontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift
  	Skattedeklarationer, slutlig skatt	7 år	Skattepärm, samt verifikation, digitalt med deklarationen	Chef Ekonomiservice
  	Prisbeslut kommun	3 år	Digitalt på servern	Prisgruppen	Gäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/ekonomi/
• Inköp

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Upphandling	Ramavtal	5 år efter avtalets utgång	Digitalt på Q-server & OptoOriginal förvaras hos Inköp.	Admin
  	Lokalanpassade avtal kopplad till ramavtalet	5 år efter avtalets utgång	Digitalt ute på respektive enhet	Rektor/Skolchef	Avtalet skapas ute på enheten av behörig beställare.
  	Avrop/beställning mot ramavtal	2 år efter avtalets utgång	Digitalt ute på respektive enhet (gäller vid mailbeställning)	Rektor/Skolchef	Skapas ute på enheten av behörig beställare.
  Vårda och förvalta ingångna avtal	Avstämning och uppföljning med avtalsparter Protokoll	2 år	Digitalt på Q-server	Admin
  	Tvister gällande pågående avtal	Bevaras	Digitalt på Q-server	Respektive avtalsansvarig

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/inkop/
• Fastighet

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Hyresavtal	Hyresavtal lokal Omförhandling Tilläggsavtal Uppsägning och bekräftelse av denna.	7 år efter att lokalen avskaffas	Digitalt & Pappersform i original.	Fastighetschef	Samtliga hyresavtal kopplad till en fastighet/lokal bör sparas så länge man hyr lokalen. Gallras 7 år efter att slutgiltig uppsägning och avflytt skett.
  	Andrahandskontrakt överytor	2 år efter avtalets utgång	Digitalt & Pappersform i original.	Fastighetschef
  Investering	Investeringsprojekt kopplad till fastighet/lokal Behovsanalys från verksamheten Beställning till fastighetsägare Kostnader Byggprojekthandlingar (kopior från fastighetsägare)	7 år efter att lokalen avskaffas	Digitalt	Fastighetschef	Avser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren.
  	Bygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade)	7 år efter att lokalen avskaffas	Digitalt	Fastighetschef	Avser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent.

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/fastighet/
• Kommunikation

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Extern kommunikation	Externa webben - Bloggar - Nyheter -Pressmeddelanden TT -Pressmeddelanden börsen	Bevara	Digitalt på server	Kommunikationsdirektör	Sparas ned en gång om året, första veckan i juni
  Intern kommunikation	Nyhetsbrev internt	1 år	Digitalt	Kommunikationsdirektör
  	Interna dokument- T.ex kommunikationsplan	Bevara	Digitalt, på server	Kommunikationsdirektör
  Grafisk profil	Bilder	Bevara	Digitala kopior, Qbank arkiveringssystem	Kommunikationsdirektör	Sparas ner tillsammans med samtyckesavtal med medarbetare
  	Referenskopior av varje trycksak	Bevara	Fysiskt (5 ex) och digitalt (PDF)	Kommunikationsdirektör
  	Logotyper	Bevara	Digitala kopior	Kommunikationsdirektör

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/kommunikation/
• Juridik och Compliance

  Område	Dokument	Bevaring/ Gallring	Förvaras	Ansvarig arkivering/gallring	Kommentar
  Rättsliga processer	Akter, underlag från rättsliga processer	10 år efter att domen vunnit laga kraft.	Papper/digitalt	Chefsjurist	Digitalt på filserver
  Interna utredningar	Ärenden Whistleblower	Bevaras	Digitalt - filserver	Chefsjurist
  	PM Rättsutredningar kartläggningar etc.	10 år	Digitalt - filserver	Chefsjurist
  	Anmälningsärenden	10 år	Digitalt - filserver	Chefsjurist
  	Juridiska frågor&svar	Gallras vid inaktualitet	Digitalt - filserver	Chefsjurist
  Avtal	Avtal	10 år	Papper/digitalt	Chefsjurist	Pappersform hos huvudmannen Digitalt på filserver
  Strukturmaterial	Policyer	5 år efter policyns utgång	Supportwebben	Chefsjurist

  
  https://medarbetare.academedia.se/information-dokument/juridik/arkivera-och-gallra/juridik-och-compliance/

• print Skriv ut
• Textinnehåll CC0