Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Coronavirus - information

Med anledning av spridningen av coronaviruset har vi samlat AcadeMedias riktlinjer och övrig information på vår webb.
Informationen uppdateras kontinuerligt.

Läs mer om AcadeMedias riktlinjer här

Lön

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
gallra
FörvaringAnsvarig
arkivering/
gallring
Anmärkning
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarBanklistor, utbetalad nettolön
7 årLöneserverAvdelningschef lön
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarKontrolluppgifter till Skatteverket7 årAvdelningschef lön
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarFrivillig skatt7 årTopdesk och HR+Avdelningschef lönBegäran initieras av medarbetare via ärendesystemet Topdesk. Ny skattenivå registreras i lönesystemet för innevarande år.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönespecifikation7 år
HR+Avdelningschef lön
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönelista anställdSparas tillsvidareHR+Avdelningschef lönAvser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i HR+ att ta ut vid behov.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönepåverkande inrapportering per anställd
(t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)
7 år
HR+ och MedvindAvdelningschef lönT.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarSjukintyg/läkarintygVid inaktualitetHR+Avdelningschef lönLäkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. Frånvarodatum anmäls i Medvind. Gallras vid sjukdomsperiodens slut.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarReseräkningar och utlägg7 årHR+Avdelningschef lönEventuella papperskvitton gallras efter inskanning eller fotografering. Reseräkning finns i HR+
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarBeslut om jämkning7 årTopdesk och HR+Avdelningschef lönInfo finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarBeslut om utmätning av lön7 årTopdesk och HR+Avdelningschef lönInfo finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLöneskuldsbrevVid inaktualitetLöneserverAvdelningschef lönGallras efter action tagen/kravet är löst. Original skickas per post och kopia sparas på filserver.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarÖvertids- och jourjournaler7 årHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarPensionsansökanSparas tillsvidareTopdeskAvdelningschef lönPåskrift av chef. Ansökan skannas in och läggs som ärende i Topdesk.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarUppgift om barns personnummer vid föräldraledighet
Vid inaktualitetHR+ och MedvindAvdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov. Rätt att ta ut föräldraledighet upp till 12 års ålder. Gallras när rätt ta ut föräldraledighet upphör eller när anställning upphör.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarStatistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarUppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarUppgifter från pensionsavtaletSparas tillsvidareHR+Avdelningschef lönInformation om ITP1 eller ITP2 läggs in i HR+, inga belopp.
Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarUppgifter om inbetalade premiebeloppSparas tillsvidareCollectum och Söderberg och partnerAvdelningschef lönArbetsgivarfil till Idur (Collectum) samt Söderberg och Partner.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönelistor månadsvisa löneutbetalningar
Sparas tillsvidareHR+Avdelningschef lönFinns i HR+ att ta ut vid behov.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarSemester saldo /sparade semesterdagar3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönSaldo syns på lönespecifikation innevarande år + 4 senaste åren. Finns dagar kvar efter 5 år sker utbetalning.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarSchema arbetstidVid inaktualitet HR+ och MedvindAvdelningschef lönSchema läggs upp i Medvind och läses in i HR+
Pension och försäkringLöneadministrativa handlingarLöneväxlingVid inaktualitetBenifyAvdelningschef lönSkickar informationon om lön till Collectum. Benify sköter avdraget på lönen.
Beräkna och betala ut löner och arvodenLöneadministrativa handlingarLönekorrigering pga förmåner3 år efter anställnings upphörandeHR+Avdelningschef lönInläsningsfil från Benify rörande t ex friskvård, SL-kort

Innehållsansvarig

Uppdaterad