Lön
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Dokument | Bevaring/ Gallring | Förvaras | Ansvarig arkivering/gallring | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Banklistor, utbetalad nettolön | 7 år | Banklistor finns digitalt, skrivs inte ut. | Avdelningschef lön | |
| Kontrolluppgifter till Skatteverket | 2 år | Avdelningschef lön | |||
| Lönespecifikation | 7 år | HR Plus | Avdelningschef lön | ||
| Lönelista anställd | 7 år | HR Plus | Avdelningschef lön | Avser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i hr-plus att ta ut vid behov. | |
| Lönepåverkande inrapportering per anställd (t ex tidrapporter, ansökan om ledighet) | 3 år | HR Plus | Avdelningschef lön | T.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester. | |
| Sjukintyg/läkarintyg | Gallras vid sjukdomsperiodens slut | HR Plus | Avdelningschef lön | Läkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. | |
| Reseräkningar | 7 år | HR Plus | Avdelningschef lön | Pappersform (kvitton). Reseräkning finns i HR+ | |
| Beslut om jämkning | Gallras efter upplägg i lönesystem | HR Plus | Avdelningschef lön | Info finns i hr-plus att ta ut vid behov. | |
| Beslut om utmätning av lön | Gallras vid inaktualitet | Pappersform samt HR+ | Avdelningschef lön | ||
| Löneskuldsbrev | Gallras vid inaktualitet | Pappersform | Avdelningschef lön | ||
| Övertids- och jourjournaler | 3 år | HR Plus | Avdelningschef lön | Finns i hr-plus att ta ut vid behov. | |
| Pensionsansökan | Bevara | Digitalt arkiv (inscannat papper) | Avdelningschef lön | Påskrift av chef och inscannat av lön | |
| Uppgift om barn vid föräldraledighet | 8 år | HR Plus | Avdelningschef lön | Finns i hr-plus att ta ut vid behov. 8 år pga rätten att ta ut föräldraledighet upp till 8 års ålder |
|
| Statistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom | Bevara | HR Plus | Avdelningschef lön | Finns i hr-plus att ta ut vid behov. | |
| Pension och försäkring | Uppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande | Bevara | HR Plus | Avdelningschef lön | Finns i hr-plus att ta ut vid behov. |
| Pensionsavtal | Bevara | Personalakt | Avdelningschef lön | ||
| Uppgifter om inbetalade premiebelopp | Bevara | Collectum samt fakturaspecifikation | Avdelningschef lön | Arbetsgivarfil till Idun | |
| Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar | 7 år | HR Plus | Avdelningschef lön | Finns i hr-plus att ta ut vid behov. |
