Lön
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Handlingsslag | Handlingstyp | Bevara/ gallra | Förvaring | Ansvarig arkivering/ gallring | Anmärkning |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Banklistor, utbetalad nettolön | 7 år | Löneserver | Avdelningschef lön | |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Kontrolluppgifter till Skatteverket | 7 år | Avdelningschef lön | ||
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Frivillig skatt | 7 år | Topdesk och HR+ | Avdelningschef lön | Begäran initieras av medarbetare via ärendesystemet Topdesk. Ny skattenivå registreras i lönesystemet för innevarande år. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Lönespecifikation | 7 år | HR+ | Avdelningschef lön | |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Lönelista anställd | Sparas tillsvidare | HR+ | Avdelningschef lön | Avser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i HR+ att ta ut vid behov. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Lönepåverkande inrapportering per anställd (t ex tidrapporter, ansökan om ledighet) | 7 år | HR+ och Medvind | Avdelningschef lön | T.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Sjukintyg/läkarintyg | Vid inaktualitet | HR+ | Avdelningschef lön | Läkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl. Frånvarodatum anmäls i Medvind. Gallras vid sjukdomsperiodens slut. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Reseräkningar och utlägg | 7 år | HR+ | Avdelningschef lön | Eventuella papperskvitton gallras efter inskanning eller fotografering. Reseräkning finns i HR+ |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Beslut om jämkning | 7 år | Topdesk och HR+ | Avdelningschef lön | Info finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Beslut om utmätning av lön | 7 år | Topdesk och HR+ | Avdelningschef lön | Info finns i HR+ att ta ut vid behov. Beslutet läggs in som ett ärende i Topdesk. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Löneskuldsbrev | Vid inaktualitet | Löneserver | Avdelningschef lön | Gallras efter action tagen/kravet är löst. Original skickas per post och kopia sparas på filserver. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Övertids- och jourjournaler | 7 år | HR+ | Avdelningschef lön | Finns i HR+ att ta ut vid behov. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Pensionsansökan | Sparas tillsvidare | Topdesk | Avdelningschef lön | Påskrift av chef. Ansökan skannas in och läggs som ärende i Topdesk. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Uppgift om barns personnummer vid föräldraledighet | Vid inaktualitet | HR+ och Medvind | Avdelningschef lön | Finns i HR+ att ta ut vid behov. Rätt att ta ut föräldraledighet upp till 12 års ålder. Gallras när rätt ta ut föräldraledighet upphör eller när anställning upphör. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Statistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom | 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Avdelningschef lön | Finns i HR+ att ta ut vid behov. |
| Pension och försäkring | Löneadministrativa handlingar | Uppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundande | 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Avdelningschef lön | Finns i HR+ att ta ut vid behov. |
| Pension och försäkring | Löneadministrativa handlingar | Uppgifter från pensionsavtalet | Sparas tillsvidare | HR+ | Avdelningschef lön | Information om ITP1 eller ITP2 läggs in i HR+, inga belopp. |
| Pension och försäkring | Löneadministrativa handlingar | Uppgifter om inbetalade premiebelopp | Sparas tillsvidare | Collectum och Söderberg och partner | Avdelningschef lön | Arbetsgivarfil till Idur (Collectum) samt Söderberg och Partner. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar | Sparas tillsvidare | HR+ | Avdelningschef lön | Finns i HR+ att ta ut vid behov. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Semester saldo /sparade semesterdagar | 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Avdelningschef lön | Saldo syns på lönespecifikation innevarande år + 4 senaste åren. Finns dagar kvar efter 5 år sker utbetalning. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Schema arbetstid | Vid inaktualitet | HR+ och Medvind | Avdelningschef lön | Schema läggs upp i Medvind och läses in i HR+ |
| Pension och försäkring | Löneadministrativa handlingar | Löneväxling | Vid inaktualitet | Benify | Avdelningschef lön | Skickar informationon om lön till Collectum. Benify sköter avdraget på lönen. |
| Beräkna och betala ut löner och arvoden | Löneadministrativa handlingar | Lönekorrigering pga förmåner | 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Avdelningschef lön | Inläsningsfil från Benify rörande t ex friskvård, SL-kort |
