HR
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Handlingsslag | Handlingstyp | Bevara/ Gallra | Förvaring | Ansvarig arkivering / gallring | Anmärkning |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anställning | Anställnings- handlingar | Anställningsavtal och övriga villkor | Gallras 10 år efter pension | Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Anställningsavtal före 31 jan 2022: det fysiskt signerade avtalet utgör original och ska förvaras i personalakt i låst skåp, samt laddas upp i HR+. För AcadeMedia Support gäller att anställande chef ser till att avtalet kommer till HR-koncern, som ansvarar för arkiveringen. För segmenten ansvarar respektive chef med personalansvar att arkivering utförs. Fr o m 1 feb 2022: anställningsavtalet signeras digitalt och utgör originalhandling. Avtalet ska inte skrivas ut utan endast förvaras i HR+. Efter signering av båda parter skickas ett automatiskt mail till båda parter med avtalet bifogat som pdf. Detta mail ska hanteras enligt GDPR och därmed ska den anställande chefen radera sitt mail. Övriga villkor: Fysiskt signerade handlingar utgör original och ska förvaras i personalakt. Digitalt signerade handlingar utgör original och ska skrivas ut och läggas i personalakt. Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Dokumentation rörande byte av tjänst | Bevaras | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Ärende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Avtal om upphörande av anställning | Bevaras | Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Avser avtalad, överenskommen, uppsägning |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Uppsägning | Bevaras | Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Ansökan och beslut om tjänstledighet | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Ansökan görs i Medvind |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Protokoll från lönesättande samtal | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Avser protokoll från fackliga förhandlingar |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Skriftlig erinran Beslut om omplacering Uppsägning | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i arkivskåpet | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Beslut om omplacering | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i arkivskåpet | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Utdrag ur belastningsregistret | Gallras direkt | Får ej sparas | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Utdraget uppvisas endast och får inte sparas. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Ansökan förändrad sysselsättningsgrad | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer | 7 år | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Beslut Skatteverket skyddad identitet | Vid inaktualitet | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör |
| Anställning | Arbetsmiljö- handlingar | Dokumentation från skyddsronder -Protokoll -Central åtgärdsplan -Riskbedömningar | 3 år | Server | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Arbetsmiljö- handlingar | Protokoll från skyddsronder Central åtgärdsplan Anmälningar Hot och våld Riskbedömningar | 3 år | Topdesk | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Arbetsmiljö- handlingar | Anmälan om arbetsskada/tillbud | Bevaras | Topdesk | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Kvitton för friskvård | Gallras 1 år efter anställningens upphörande | Benify | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Kvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Kontaktinformation närmast anhörig | Vid inaktualitet | HR+ | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Uppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande |
| Arbetsanpassningar och rehabiliteringar | Anställnings- handlingar | Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan -Rehabiliteringsplan -Läkarintyg -Handlingsplan -Beslut Läkarintyg -Beslut om ersättning | Vid inaktualitet | Hos respektive chef | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Behörighetskrav närmsta chef och HR |
| Fackligt | Anställnings- handlingar | Fackliga förhandlingsmöten: -Protokoll -Beslut -Överenskommelse | Bevaras | Behörighet HR | HR-chef | Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll. |
| Kompetensutveckling | Anställnings- handlingar | Intyg från genomförd utbildning | Gallras vid anställningens upphörande | LMS för intern utbildning | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | För externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea. |
| Kompetensutveckling | Anställnings- handlingar | Dokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutveckling | Vid inaktualitet | Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Kravprofil Annons | 3 år | Rekryteringssystem | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Kravprofil och annons publiceras externt. |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Lista över sökande Urvalslista | 3 år | Rekryteringssystem | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget. |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Intervjuanteckningar Referensanteckningar | 3 år | Rekryteringssystem | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Ansökningshandlingar, samtliga | 3 år | Rekryteringssystem | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen. |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Spontanansökningar | Vid inaktualitet | Rekryteringssystem | På Support: HR-chef I verksamhet: Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Nyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK) | Vid inaktualitet | I pärm i receptionen, AFK | Navet | Gäller kontoret på AFK |
