Personal
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Dokument | Bevaring/ Gallring | Förvaras | Ansvarig arkivering/gallring | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Anställning | Anställningsavtal Tillägg till avtal Avtal om förmåner/Bonusar Avtal om upphörande av anställning | Pappersdokument sparas 3 år efter digitalisering Digitalt dokument bevaras | Digitalt arkiv | Personalchef | Scannas och förvaras i digitalt arkiv |
| Underskriven blankett om tystnadsplikt | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i HR plus | Personalchef | ||
| Ansökan och beslut om tjänstledighet längre än 6 månader | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i HR plus | Personalchef | ||
| Protokoll från lönesättande samtal | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i HR plus | Personalchef | ||
| Skriftlig erinran Beslut om omplacering Uppsägning | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i HR plus | Personalchef | ||
| Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i HR plus | Personalchef | ||
| Ansökan förändrad sysselsättningsgrad | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i HR plus | Personalchef | ||
| Ansökan och beslut om tjänstledighet kortare än 1 mån | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR Plus | Personalchef | Ansökan om tjänstledighet under en månad finns i hr-plus | |
| Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer | 7 år | Personalakt i HR plus | Personalchef | Utbetalning av bonus och gratifikationer finns i hr-plus. Kontorsansvarig ansvarar för lokalt arkiv | |
| Beslut Skatteverket skyddad identitet | Gallras vid inaktualitet | Personalakt i HR plus | Personalchef | Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör | |
| Protokoll från skyddsronder Central åtgärdsplan Anmälningar Hot och våld Riskbedömningar | 3 år | Digitalt server | Personalchef | ||
| Anmälan om arbetsskada/tillbud | Bevara | Lagras på anmälaarbetsskada.nu (Digital anmälningstjänst) | Personalchef | ||
| Arbetsanpassningar och rehabiliteringar | Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan Rehabiliteringsplan Läkarintyg Handlingsplan Beslut Läkarintyg Beslut om ersättning | Aktualitet, gallras vid rehabiliteringsperiodens slut | Personalakt i HR plus Behörighetskrav närmsta chef och HR | Personalchef | |
| Fackligt | Fackliga förhandlingsmöten: Protokoll Beslut Överenskommelse | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Digitalt + papper Behörighet HR | Personalchef | Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll. |
| Kompetensutveckling | Intyg från genomförd utbildning | Gallras vid anställningens upphörande | LMS | Personalchef | |
| Kompetensutvecklingsplaner | Gallras vid anställningens upphörande | Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR | Personalchef | ||
| Minnesanteckningar från utvecklingssamtal | Gallras två år efter utvecklingssamtalet | Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR | Personalchef | ||
| Rekrytering | Kravprofil Annons | Gallras vid inaktualitet | Rekryteringssystem | Personalchef | Kravprofil och annons publiceras externt. |
| Lista över sökande Urvalslista | 3 år | Rekryteringssystem | Personalchef | Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget. | |
| Intervjuanteckningar Referensanteckningar | 3 år | Pappersakt | Personalchef | ||
| Ansökningshandlingar, ej anställda på tjänsten. Samt anställd på tjänsten | 3 år | Rekryteringssystem | Personalchef | Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen. | |
| Spontanansökningar | 3 år | Rekryteringssystem | Personalchef |
