Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

HR

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
Gallra
FörvaringAnsvarig
arkivering/
gallring
Anmärkning
AnställningAnställnings-
handlingar
Anställningsavtal och övriga villkor
Gallras 10 år efter pensionPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+Chef med
personal-
ansvar
Alla anställda på AcadeMedia Support ska ha en fysisk personalakt i arkivskåp på plan 1, AFK. För segment gäller att varje enskild enhet ansvarar för att personalakt i arkivskåp finns. I personalakterna ska signerat anställningsavtal förvaras. Detta gäller tills digital signering av anställningsavtal är på plats.

Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+.

För AcadeMedia Support: det signerade fysiska avtalet skickas till HR för arkivering i personalakt.
AnställningAnställnings-
handlingar
Dokumentation rörande byte av tjänstBevarasHR+Chef med
personal-
ansvar
Ärende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind.
AnställningAnställnings-
handlingar
Avtal om upphörande av anställningBevarasPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+Chef med
personal-
ansvar
Avser avtalad, överenskommen, uppsägning
AnställningAnställnings-
handlingar
UppsägningBevarasPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+Chef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Ansökan och beslut om tjänstledighet
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
personal-
ansvar
Ansökan görs i Medvind
AnställningAnställnings-
handlingar
Protokoll från lönesättande samtal
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
personal-
ansvar
Avser protokoll från fackliga förhandlingar
AnställningAnställnings-
handlingar
Skriftlig erinran
Beslut om omplacering
Uppsägning
Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt i arkivskåpetChef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Beslut om omplaceringGallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt i arkivskåpetChef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Utdrag ur belastningsregistretGallras direktFår ej sparasChef med
personal-
ansvar
Utdraget uppvisas endast och får inte sparas.
AnställningAnställnings-
handlingar
Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Ansökan förändrad sysselsättningsgrad
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+Chef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer7 årHR+Chef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Beslut Skatteverket skyddad identitet
Vid inaktualitetHR+Chef med
personal-
ansvar
Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör
AnställningArbetsmiljö-
handlingar
Dokumentation från skyddsronder
-Protokoll
-Central åtgärdsplan
-Riskbedömningar
3 årServerChef med
personal-
ansvar
AnställningArbetsmiljö-
handlingar
Protokoll från skyddsronder
Central åtgärdsplan
Anmälningar Hot och våld
Riskbedömningar
3 år
TopdeskChef med
personal-
ansvar
AnställningArbetsmiljö-
handlingar
Anmälan om arbetsskada/tillbudBevarasTopdeskChef med
personal-
ansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Kvitton för friskvårdGallras 1 år efter
anställningens
upphörande
BenifyChef med
personal-
ansvar
Kvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv.
AnställningAnställnings-
handlingar
Kontaktinformation närmast anhörigVid inaktualitetHR+Chef med
personal-
ansvar
Uppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande
Arbetsanpassningar och rehabiliteringarAnställnings-
handlingar
Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan
-Rehabiliteringsplan
-Läkarintyg
-Handlingsplan
-Beslut Läkarintyg
-Beslut om ersättning
Vid inaktualitetHos respektive chefChef med personalansvarBehörighetskrav närmsta chef och HR
FackligtAnställnings-
handlingar
Fackliga förhandlingsmöten:
-Protokoll
-Beslut
-Överenskommelse
BevarasBehörighet HRHR-chefMinnesanteckningar och överenskommelser i protokoll.
KompetensutvecklingAnställnings-
handlingar
Intyg från genomförd utbildning
Gallras vid anställningens upphörandeLMS för intern utbildningChef med personalansvarFör externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea.
KompetensutvecklingAnställnings-
handlingar
Dokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutvecklingVid inaktualitetPersonalakt i HR plus
Behörighet närmsta chef och HR
Chef med personalansvar
RekryteringRekryteringshandlingarKravprofil
Annons
3 årRekryteringssystemChef med personalansvarKravprofil och annons publiceras externt.
RekryteringRekryteringshandlingarLista över sökande
Urvalslista
3 årRekryteringssystemChef med personalansvarSökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget.
RekryteringRekryteringshandlingarIntervjuanteckningar
Referensanteckningar
3 årRekryteringssystemChef med personalansvar
RekryteringRekryteringshandlingarAnsökningshandlingar, samtliga3 årRekryteringssystemChef med personalansvarBör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen.
RekryteringRekryteringshandlingarSpontanansökningarVid inaktualitetRekryteringssystemChef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Nyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK)Vid inaktualitetI pärm i receptionen, AFKNavetGäller kontoret på AFK

Innehållsansvarig

Uppdaterad