Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

HR

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

OmrådeHandlingsslagHandlingstypBevara/
Gallra
FörvaringAnsvarig arkivering / gallringAnmärkning
AnställningAnställnings-
handlingar
Anställningsavtal och övriga villkor
Gallras 10 år efter pensionPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Anställningsavtal
före 31 jan 2022: det fysiskt signerade avtalet utgör original och ska förvaras i personalakt i låst skåp, samt laddas upp i HR+. För AcadeMedia Support gäller att anställande chef ser till att avtalet kommer till HR-koncern, som ansvarar för arkiveringen. För segmenten ansvarar respektive chef med personalansvar att arkivering utförs.

Fr o m 1 feb 2022: anställningsavtalet signeras digitalt och utgör originalhandling. Avtalet ska inte skrivas ut utan endast förvaras i HR+. Efter signering av båda parter skickas ett automatiskt mail till båda parter med avtalet bifogat som pdf. Detta mail ska hanteras enligt GDPR och därmed ska den anställande chefen radera sitt mail.

Övriga villkor:
Fysiskt signerade handlingar utgör original och ska förvaras i personalakt. Digitalt signerade handlingar utgör original och ska skrivas ut och läggas i personalakt.

Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+.
AnställningAnställnings-
handlingar
Dokumentation rörande byte av tjänstBevarasHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Ärende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind.
AnställningAnställnings-
handlingar
Avtal om upphörande av anställningBevarasPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Avser avtalad, överenskommen, uppsägning
AnställningAnställnings-
handlingar
UppsägningBevarasPapper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Ansökan och beslut om tjänstledighet
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Ansökan görs i Medvind
AnställningAnställnings-
handlingar
Protokoll från lönesättande samtal
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Avser protokoll från fackliga förhandlingar
AnställningAnställnings-
handlingar
Skriftlig erinran
Beslut om omplacering
Uppsägning
Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt i arkivskåpetPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Beslut om omplaceringGallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt i arkivskåpetPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Utdrag ur belastningsregistretGallras direktFår ej sparasPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Utdraget uppvisas endast och får inte sparas.
AnställningAnställnings-
handlingar
Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Ansökan förändrad sysselsättningsgrad
Gallras 3 år efter anställnings upphörandeHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer7 årHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Beslut Skatteverket skyddad identitet
Vid inaktualitetHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör
AnställningArbetsmiljö-
handlingar
Dokumentation från skyddsronder
-Protokoll
-Central åtgärdsplan
-Riskbedömningar
3 årServerPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningArbetsmiljö-
handlingar
Protokoll från skyddsronder
Central åtgärdsplan
Anmälningar Hot och våld
Riskbedömningar
3 år
TopdeskPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningArbetsmiljö-
handlingar
Anmälan om arbetsskada/tillbudBevarasTopdeskPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Kvitton för friskvårdGallras 1 år efter
anställningens
upphörande
BenifyPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Kvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv.
AnställningAnställnings-
handlingar
Kontaktinformation närmast anhörigVid inaktualitetHR+På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Uppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande
Arbetsanpassningar och rehabiliteringarAnställnings-
handlingar
Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan
-Rehabiliteringsplan
-Läkarintyg
-Handlingsplan
-Beslut Läkarintyg
-Beslut om ersättning
Vid inaktualitetHos respektive chefPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Behörighetskrav närmsta chef och HR
FackligtAnställnings-
handlingar
Fackliga förhandlingsmöten:
-Protokoll
-Beslut
-Överenskommelse
BevarasBehörighet HRHR-chefMinnesanteckningar och överenskommelser i protokoll.
KompetensutvecklingAnställnings-
handlingar
Intyg från genomförd utbildning
Gallras vid anställningens upphörandeLMS för intern utbildningPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
För externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea.
KompetensutvecklingAnställnings-
handlingar
Dokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutvecklingVid inaktualitetPersonalakt i HR plus
Behörighet närmsta chef och HR
På Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
RekryteringRekryteringshandlingarKravprofil
Annons
3 årRekryteringssystemPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Kravprofil och annons publiceras externt.
RekryteringRekryteringshandlingarLista över sökande
Urvalslista
3 årRekryteringssystemPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget.
RekryteringRekryteringshandlingarIntervjuanteckningar
Referensanteckningar
3 årRekryteringssystemPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
RekryteringRekryteringshandlingarAnsökningshandlingar, samtliga3 årRekryteringssystemPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen.
RekryteringRekryteringshandlingarSpontanansökningarVid inaktualitetRekryteringssystemPå Support: HR-chef
I verksamhet: Chef med personalansvar
AnställningAnställnings-
handlingar
Nyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK)Vid inaktualitetI pärm i receptionen, AFKNavetGäller kontoret på AFK

Innehållsansvarig

Uppdaterad