HR
Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb
| Område | Handlingsslag | Handlingstyp | Bevara/ Gallra | Förvaring | Ansvarig arkivering/ gallring | Anmärkning |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anställning | Anställnings- handlingar | Anställningsavtal och övriga villkor | Gallras 10 år efter pension | Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ | Chef med personal- ansvar | Alla anställda på AcadeMedia Support ska ha en fysisk personalakt i arkivskåp på plan 1, AFK. För segment gäller att varje enskild enhet ansvarar för att personalakt i arkivskåp finns. I personalakterna ska signerat anställningsavtal förvaras. Detta gäller tills digital signering av anställningsavtal är på plats. Anställds chef ansvarar för att avtal signeras och laddas upp i HR+. För AcadeMedia Support: det signerade fysiska avtalet skickas till HR för arkivering i personalakt. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Dokumentation rörande byte av tjänst | Bevaras | HR+ | Chef med personal- ansvar | Ärende läggs in i Topdesk, befattning, lön och andra villkor justeras i Medvind. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Avtal om upphörande av anställning | Bevaras | Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ | Chef med personal- ansvar | Avser avtalad, överenskommen, uppsägning |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Uppsägning | Bevaras | Papper i personalakt i arkivskåp, digitalt i HR+ | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Ansökan och beslut om tjänstledighet | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Chef med personal- ansvar | Ansökan görs i Medvind |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Protokoll från lönesättande samtal | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Chef med personal- ansvar | Avser protokoll från fackliga förhandlingar |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Skriftlig erinran Beslut om omplacering Uppsägning | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i arkivskåpet | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Beslut om omplacering | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | Personalakt i arkivskåpet | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Utdrag ur belastningsregistret | Gallras direkt | Får ej sparas | Chef med personal- ansvar | Utdraget uppvisas endast och får inte sparas. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Ansökan förändrad sysselsättningsgrad | Gallras 3 år efter anställnings upphörande | HR+ | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer | 7 år | HR+ | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Beslut Skatteverket skyddad identitet | Vid inaktualitet | HR+ | Chef med personal- ansvar | Hanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör |
| Anställning | Arbetsmiljö- handlingar | Dokumentation från skyddsronder -Protokoll -Central åtgärdsplan -Riskbedömningar | 3 år | Server | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Arbetsmiljö- handlingar | Protokoll från skyddsronder Central åtgärdsplan Anmälningar Hot och våld Riskbedömningar | 3 år | Topdesk | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Arbetsmiljö- handlingar | Anmälan om arbetsskada/tillbud | Bevaras | Topdesk | Chef med personal- ansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Kvitton för friskvård | Gallras 1 år efter anställningens upphörande | Benify | Chef med personal- ansvar | Kvitton skannas in och bifogas i Benify. Det inskannade kvittot utgör sedan original. Det fysiska kvittot sparas av medarbetaren själv. |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Kontaktinformation närmast anhörig | Vid inaktualitet | HR+ | Chef med personal- ansvar | Uppdateras vid förändring och gallras vid anställningens upphörande |
| Arbetsanpassningar och rehabiliteringar | Anställnings- handlingar | Rehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan -Rehabiliteringsplan -Läkarintyg -Handlingsplan -Beslut Läkarintyg -Beslut om ersättning | Vid inaktualitet | Hos respektive chef | Chef med personalansvar | Behörighetskrav närmsta chef och HR |
| Fackligt | Anställnings- handlingar | Fackliga förhandlingsmöten: -Protokoll -Beslut -Överenskommelse | Bevaras | Behörighet HR | HR-chef | Minnesanteckningar och överenskommelser i protokoll. |
| Kompetensutveckling | Anställnings- handlingar | Intyg från genomförd utbildning | Gallras vid anställningens upphörande | LMS för intern utbildning | Chef med personalansvar | För externa utbildningar för chefer med personalansvar finns möjlighet att lägga in intyg i comea. |
| Kompetensutveckling | Anställnings- handlingar | Dokumentation från medarbetarsamtal inkl individuell kompetensutveckling | Vid inaktualitet | Personalakt i HR plus Behörighet närmsta chef och HR | Chef med personalansvar | |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Kravprofil Annons | 3 år | Rekryteringssystem | Chef med personalansvar | Kravprofil och annons publiceras externt. |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Lista över sökande Urvalslista | 3 år | Rekryteringssystem | Chef med personalansvar | Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget. |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Intervjuanteckningar Referensanteckningar | 3 år | Rekryteringssystem | Chef med personalansvar | |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Ansökningshandlingar, samtliga | 3 år | Rekryteringssystem | Chef med personalansvar | Bör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen. |
| Rekrytering | Rekryteringshandlingar | Spontanansökningar | Vid inaktualitet | Rekryteringssystem | Chef med personalansvar | |
| Anställning | Anställnings- handlingar | Nyckelkvittenser Adolf Fredrik Kyrkogata 2 (AFK) | Vid inaktualitet | I pärm i receptionen, AFK | Navet | Gäller kontoret på AFK |
