Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

Barn och elever

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skyddade personuppgifter

Det finns tre kategorier av skyddade personuppgifter i Sverige; fingerade uppgifter, sekretessmarkering och skyddad folkbokföring. För fördjupad information om dessa, se Skatteverkets webbplats.

Vid den högsta nivån, fingerade uppgifter, får personen nytt namn och personnummer. Dessa uppgifter kommer automatiskt att hanteras som vilka uppgifter som helst då AcadeMedia aldrig ska få kännedom om att de är fingerade. Fingerade uppgifter ska inte förväxlas med fiktiva uppgifter vi själva kan sätta vid behov.

Sekretessmarkerade uppgifter och den starkare varianten skyddad folkbokföring är däremot uppgifter som AcadeMedia behöver skydda utifrån den hotbild som föreligger. Nedan beskrivna hanteringsregler, tips och stöd gäller då dessa kategorier men bör även beaktas i de fall då person utan skyddade personuppgifter hävdar att skyddsbehov föreligger men att de ännu inte beslutats (det tar viss tid att få igenom en sådan ansökan).

Information om skyddade personuppgifter skickas inte per automatik från Skatteverket till skolan utan vårdnadshavaren till barnet/eleven måste informera rektor om detta. AcadeMedia har tagit fram en checklista till stöd för våra verksamheter vid hanteringen av skyddade personuppgifter. Kontakta AcadeMedia IT innan ni registrerar eleven/vårdnadshavaren i några system.

Vad ska man som rektor tänka på?

En sekretessmarkering omfattar alla uppgifter om personen och är en varningssignal om extra vaksamhet och varsamhet. Det framgår inte av markeringen vilken uppgift som ska skyddas men i huvudsak handlar det om att skydda att det är en skyddad person och var denne kan befinna sig. Utgå från att skyddet även gäller uppgifter om anhöriga såsom barn eller föräldrar då hotet ofta riktas mot närstående till den skyddade.

Adress är i regel en uppgift som måste skyddas men också geografiska ledtrådar, t.ex. om arbetsplats, skola och sjukhus även om det så rör sig om enstaka besökstillfällen. Det förekommer att personen bytt namn för att stärka sitt skydd, dessa uppgifter behöver då också skyddas (både namn och uppgift om byte).

Det är viktigt att ha en dialog med den berörda eleven/vårdnadshavaren om vad som är extra viktigt att tänka på, samt hur ni ska hantera möjliga situationer, se checklista nedan.

Vilka har tillgång till barnets/elevens personuppgifter?

Rektor har tillgång till personuppgifterna och ansvarar för att enbart de som har behov av att få information om personuppgifterna ges tillgång. AcadeMedias ekonomiavdelning tar del av personuppgifter direkt från Schoolsoft.

Hur hanteras skyddade personuppgifter i förhållande till skoladministrationen?

Huvudregeln är att samtliga barn/elever registreras i Schoolsoft. Om rektor väljer att inte registrera den skyddade eller att hitta på ett fiktivt namn (se nedan om fiktiva uppgifter) och övriga personuppgifter, måste rektor meddela ansvarig person vid ekonomiavdelningen. Kontakta oavsett AcadeMedia IT för att få hjälp med registreringsfrågan.

De personuppgifter som hämtas från Schoolsoft in i andra system är elevens för- och efternamn, mailadress och vilka kurser eleven studerar. För att verksamheten ska kunna registrera skyddade personuppgifter behöver barn/elev/vårdnadshavare samtycka till detta och meddela rektor. Av hänsyn till den skyddade ska man dock vara restriktiv med att lämna ut uppgifter om denne till någon.

Efter samråd med vårdnadshavare registreras lämpliga personuppgifter i Schoolsoft och/eller andra system. Processen hanteras av skoladministratören. Det är viktigt att tänka på att man skapar autentiska uppgifter så att inte den fiktiva uppgiften blir utpekande i sig. Kontakta alltid AcadeMedia IT vid val av fiktiva personuppgifter. Fråga efter ansvarig chef på AcadeMedia IT.

Fiktiva personuppgifter

När fiktiva personuppgifter används registreras det fiktiva personnumret precis som vid en vanlig elevregistrering. AcadeMedias verksamheter ska välja att inte presentera några kontaktuppgifter i Schoolsoft för barn/elev/vårdnadshavare. Detta innebär att enbart för- och efternamn samt e-postadress kommer att vara synliga för eleverna i systemet.

Hur ska man förhålla sig till bilder?

En stark rekommendation är att elever som har skyddad identitet inte ska finnas på bilder som kan komma att spridas utanför skolan, det vill säga på bilder som ska spridas på webbplats eller i tryckt material som delas ut till allmänheten och skolkataloger. Enbart vid barnets/elevens/vårdnadshavarens uttryckliga önskemål får barnet/eleven finnas med på den typen av bilder. Det rekommenderas att vårdnadshavarens uttryckliga önskemål dokumenteras skriftligen.

Däremot är risken för spridning av uppgifter mindre när det gäller bilder i presentationsmaterial som endast används inom skolans eller förskolans lokaler, till exempel på anslagstavlor. Dessa bilder kan barnet/eleven förekomma på, om barn/elev och dess vårdnadshavare uttryckligen önskar det. Även detta önskemål ska dokumenteras skriftligt.

Hur förvaras uppgifter om elever med skyddade personuppgifter?

Övriga uppgifter om elever med skyddade personuppgifter, exempelvis kvittens datorutrustning, hälsodeklaration, ska bevaras inlåst på ett säkert ställe utan åtkomst för obehöriga. Behöver man lagra dokumentation rekommenderas att man har dem på papper eller USB-minne, inlåsta på ett ställe som ytterst få har tillgång till. Varje enhet måste utforma konkreta rutiner för hur och var denna typ av uppgifter ska förvaras, exempelvis vem som ska ha tillgång till det låsta utrymmet.

Om skyddade uppgifter läcker ut?

Om skyddade personuppgifter om en enskild elev av misstag röjs ska ansvarig rektor omedelbart kontaktas och informeras. Rektor övertar ansvaret och fortsatt hantering av situationen. Då det inträffade alltid utgör en personuppgiftsincident måste en anmälan ske, se vidare information på länk.

Rektor beslutar om åtgärder utifrån elevens handlingsplan som ska finnas upprättad efter samråd med vårdnadshavaren. I de fall där en handlingsplan inte upprättats och/eller det saknas kontaktuppgifter till vårdnadshavare kontaktar rektor polisen.

 

Innehållsansvarig

Uppdaterad