Nyheter april

Hej,

Jag heter Lisa Oldmark och jag har fått äran att inleda våra nyhetsbrev framöver. Jag är HR-direktör på AcadeMedia och ansvarar även för AcadeMedia Academy.

Nu är vi inne i en ny månad och som det ser ut just nu verkar våren tveka en aning, men ljuset har åtminstone återkommit med full kraft, vilket är härligt.

Den senaste tiden har vi fått ta del av resultaten från våra olika enkätundersökningar, som i år besvarades av drygt 9 300 medarbetare och otroliga 75 500 elever och vårdnadshavare. Enkäterna är en viktig del i vårt gemensamma kvalitetsarbete och genom att verkligen lyssna på den återkoppling vi får kan vi öka vår attraktivitet som arbetsgivare, och identifiera viktiga utvecklingsområden framåt för att skapa ännu bättre utbildningar.

Under mars månad brukar vi i AcadeMedias koncernledning ha strategidagar tillsammans med vår styrelse. På dessa varvar vi strategiskt arbete med studiebesök ute i våra verksamheter. Den här gången var vi först i Helsingborg för att besöka förskolan Pärlan, grundskolan Vittra Landborgen och gymnasieskolan ProCivitas. Därefter åkte vi till Malmö för att besöka The Game Assembly som utbildar framtidens stjärnor inom spelutveckling. Vi fick möta fyra fantastiska verksamheter och dessutom se goda exempel från hela utbildningskedjan.

2023 är ett år då vi har anledning att fira fler gånger om. Vittra, Rytmus och LBS fyller alla 30 år i år och det är väl värt att uppmärksamma lite extra. Jag tycker att dessa skolor på ett fint sätt symboliserar den bredd och mångfald av utbildningar som finns inom AcadeMedia.

Avslutningsvis vill jag passa på att önska er alla en riktigt fin påsk. Våren är en intensiv tid för många, så jag hoppas att alla hittar utrymme till lite återhämtning. Och så håller åtminstone jag tummarna för att våren snart gör entré på riktigt.

Lisa Oldmark

Uppdaterad arbetsmiljöutbildning

AcadeMedias utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete har uppdaterats och fått delvis nytt innehåll. Utbildningen, som är obligatorisk att genomföra årligen för alla chefer med delegerat arbetsmiljöansvar, består av arbetsmiljöverkets utbildningsmaterial, verksamhetsnära case samt ett avslutande kunskapstest och länkar till stödmaterial. Du hittar den nya utbildningen på utbildningswebben.

Missa inte frukostsändningen på onsdag

Nu på onsdag den 5 april kl. 08:15 är det dags för frukostsändning med HR-direktör Lisa Oldmark. Under sändningen kommer vi få information som berör oss som arbetar på kontoren och fokus för alla vårens träffar är på hållbart medarbetarskap. Om du eller en kollega saknar kalenderinbjudan till frukostmötena kan du maila academy@academedia.se så ser vi till att skicka en inbjudan.

Digitalt frukostmöte med Markus Strömberg om innovativ utveckling

Nästa frukostmöte med vår VD Marcus Strömberg sänds den 19 april, då live från Göteborg med temat “innovativ utveckling”. En kalenderinbjudan har skickats ut till ledare och supportmedarbetare, hör av dig till academy@academedia.se om du eller en kollega saknar inbjudan så ser vi till att bjuda in dig. För dig som missade senaste frukostsändningen, eller som kanske vill se den igen, så finns en inspelning på medarbetarwebben.

Utbildning i Refensa – vårt nya system för digital referenstagning

Vi välkomnar Refensa som är vårt nya system för digital referenstagning. Från den 1 april kommer funktionen att finnas tillgänglig i Workbuster. Den 17 april klockan 08:30-09:00 håller Refensa en kortare utbildning i systemet, boka in dig för att få tillgång till teamslänk.

Medarbetarråd på AFK

I syfte att skapa mer gemenskap och trivsel på jobbet har vi startat ett medarbetarråd på AFK (Adolf Fredriks kyrkogata, Stockholm). Vill du vara med så är du varmt välkommen att höra av dig till navet@academedia.se  Ett första initiativ från gruppen är att komplettera AcadeMedia Uniteds och IT:s lunchlöpning. Annika Druve kommer att hålla i promenader varje tisdag klockan 12.30 för alla som vill. Samling i entréhallen, och vi promenerar cirka 30 miniter per gång.

Missa inte att registrera det du tar i Convini

Visst är det fantastiskt smidigt att kunna plocka en lunch eller ett mellanmål i Convini på plan 5 när energin behöver fyllas på? Tyvärr behöver kylen fyllas på mer än vad som registreras i köp. Vi skickar därför en vänlig, och lite bestämd, påminnelse om att inte missa att registrera de varor som du plockar från kylen.

Lönerevision 2023

Avtalsförhandlingar pågår men ännu har vi inget nytt avtal. Vi påbörjar dock förberedelserna nu och alla chefer med personalansvar inom AcadeMedia Support kommer senast den 3 april att få ett underlag av HR-koncern, med en lista på vilka medarbetare som hen har i årets revision. Den 17 april önskar HR listorna tillbaka med markering om någon ska undantas eller läggas till i revisionen, samt eventuell facklig tillhörighet i Unionen eller Sverige ingenjörer. Annan facklig tillhörighet behöver inte anges.

Ny rutin för chefer som nyanställer

Inom kort måste du som anställer en ny medarbetare ange den nyanställdes bankkontouppgifter (där lönen ska sättas in) i samband med att du registrerar nyanställningen i servicewebben. Medarbetaren ska utöver detta fortfarande anmäla sina kontouppgifter till Nordea, precis som idag. Information om vilket datum denna nya rutin träder ikraft kommer att publiceras på medarbetarwebben.

I punktlistan nedan ser du vad du som chef behöver tänka på från det att den nya rutinen börjar gälla.

Skälet till att det blir dubbla kontoanmälningar vid nyanställningar under en tid är att det under året kommer att ske en del förändringar i det system som AcadeMedia använder för löneutbetalningar. I höst kommer samtliga medarbetare inom AcadeMedia behöva ange och kontrollera sina bankkontouppgifter på nytt inför att systemförändringen slår igenom. Mer information om detta kommer när det är dags.

Genom att redan nu samla in nyanställdas kontouppgifter blir övergången till det nya systemet smidigare.

Detta behöver du som chef göra om du nyanställer efter att den nya rutinen börjat gälla:

● Be den nyanställde att meddela på vilket konto hen vill ha sin lön insatt på. Detta kan göras på det sätt medarbetaren föredrar (muntligt, mejl, sms, eller annat)

● Fylla i den nyanställdes kontouppgifter när du registrerar nyanställningen i servicewebben. När rutinen börjat gälla kommer det att finnas ett nytt obligatoriskt fält där som heter ”bankkonto”.

● Var noga med att ange vilken del av kontonumret som är clearingnummer. Detta är viktigt, så be den nyanställde att kolla med sin bank om hen är osäker.

● Påminn den nyanställde om att hen även måste registrera sina bankkontouppgifter hos Nordea för att få ut sin lön. Under en övergångsperiod sker löneutbetalningar fortsatt i det gamla systemet.

Ovan gäller endast för nyanställningar, även deltidsanställningar, men inte vid förlängning eller andra förändringar i befintliga anställningsavtal.

AJ fasas ut

Lekolar är den leverantör som ska användas vid inköp av inredning. Avtalet med AJ avser endast komplicerade kompletteringar och gäller bara fram till 2023-06-30.

De flesta koncept ska vara genomgångna av Lekolar och av varumärkets marknadsansvarige och detta ska finnas tillgängligt på er marknadshub. Om den inte finns där kan er marknadsansvarige hjälpa er. Lekolar kommer kontakta enheterna separat framöver för att presentera sig samt avtalet.

Förändringar gällande upplägg av städtjänst

Som vi tidigare informerat om kommer det att ske en förändring gällande inköp av hygienpapper (toalett/handdukspapper) och tvål. Detta ingick tidigare i de flesta städavtal. Oavsett om detta ingick i avtalet eller om enheten köper in materialet själv ska detta köpas hos Lyreco. Mer information om detta hittar du här.

Vissa enheter har redan blivit kontaktade av sitt städbolag, de som ännu inte blivit kontaktade kommer att bli det inom kort. Målet är att detta ska vara implementerat senast i augusti 2023.

Ny nyhetssida från inköpsavdelningen

Utöver den information som kommer från inköpsavdelningen via det månatliga nyhetsbrevet har vi nu även en nyhetssida som vi främst kommer att använda som komplement. Ibland behöver information gå ut mellan nyhetsbrevens publiceringar och då kommer vi hänvisa till den. Nyhetssidan hittar ni här.

Från och med den 5 april kommer Telia att spärra möjligheten för sina företagskunder som använder Touch Point Plus att ringa ett antal länder, läs om förändringarna nedan.

• Du kan inte vidarekoppla ett samtal till andra länder, undantag: Norge, Finland, Danmark och Tyskland, undantag för andra länder kan ske om det behövs.
• Du kan inte ringa till någon som har ett utländskt abonnemang i spärrade länder,  undantag kan göras i din profil i Touch Point Plus. Se aktulla länder här
• Om vi blir utsatta för bedrägeri kommer fler landsnummer att spärras av Telia.

Observera att du fortsatt kan ringa och ta emot samtal med och från en telefon som har ett svenskt abonnemang. 

Påskägg

Navet kommer att upprepa fjolårets succé med påskgodisbuffé på plan 5, AFK. Denna kommer att stå uppdukad från den 3 april. Mindre ägg kommer att finnas att fylla med godis en eller flera gånger, men vi vill även uppmuntra till hållbarhet så det går också fint att återanvända och ta med egna hemifrån.

Öppettider i påsk

På skärtorsdag stänger Navet klockan 12.00. Veckan efter vecka 15, är det påsklov och Navet har då följande öppettider;
Måndag – torsdag kl. 08.00 – 17.00, Fredag kl. 08-16 

Namnskyltar

Vi håller på att se över säkerheten på AFK (Adolf Fredriks kyrkogata) gällande inpassering. Till dess att vi har hittat rätt lösning så har Navet beställt namnskyltar till alla som har sin arbetsplats på AFK samt till er som tillhör våra andra kontor men som vistas mycket på AFK. Namnbrickorna finns att hämta hos Navet på plan 0.

Navet bistår gärna med att beställa namnbricka till dig som behöver. Från den 11 april (efter påskhelgen) kommer det vara obligatoriskt att bära namnbricka när du är på AFK så att vi lättare kan känna igen varandra.

Den 18-20 april hålls SETT-dagarna på Kistamässan i Stockholm. SETT står för Scandinavian Education Technology Transformation och är Skandinaviens ledande mötesplats inom innovativt och livslångt lärande, från förskola till gymnasieskola. I år kommer AcadeMedia EdTechs varumärken Linguista, Omniway, EdShare och EdAider att ställa ut med var sin monter. Kom gärna och säg hej ifall ni har vägarna förbi!

Viktiga datum från Lön

3:e april – sista dag för medarbetare att klarmarkera sin tidrapport och registrera resa/utlägg.

6 april – senast klockan 17.00 behöver du som chef attestera dina anställda i Medvind samt attestera resa/utlägg. Kom ihåg att se över och förlänga ledighetsansökningar i Medvind före attest.

12 april – sista dag för att lämna in underlag för nyanställningar, ändringar och avslut om de ska komma med till nästkommande löneutbetalning. Kom ihåg att ladda upp anställningsavtalen i lönesystemet om du inte använder digital signering.

Utbildningar våren 2023

Lär dig mer om löneprocessen

Varmt välkommen att delta i ett webbinarium om löneprocessen för dig som nyanställd chef, administratör eller intendent.
Du kommer få en guidad tur där vi berättar hur du på ett enkelt och smidigt sätt kan navigera i lönesystemet och se till så att dina medarbetare får det de har rätt till. Erfarna lönehandläggare kommer att visa dig allt ifrån hur du lägger ärenden och hittar manualer i medarbetarwebben till hur du hanterar frånvaro och attesterar i Medvind.
19 april, kl 10-12
22 maj, kl 10-12

Länk till anmälan.

Fördjupning Medvind

Välkommen till ett webbinarium om schemaläggning i Medvind. Här fördjupar vi våra kunskaper inom schema och frånvarohantering i Medvind. Du kommer också få tips och trix som kan vara bra att ha med sig i arbetet framöver.        
24 april, kl 10-11
29 maj, kl 10-11

Länk till anmälan.

Det finns även andra förinspelade webbinarier i utbildningswebben som vi varmt rekommenderar:

• Tidrapportering (chefer)
• Tidrapportering (medarbetare)
• Resor och utlägg i lönesystemet
• Hantera schema i lönesystemet
• Hantera anställningar