Månadshälsning från Christer Hammar
I den här månadens hälsning från Christer får vi ta del av både vad som hänt inom AcadeMedia sedan sist och Christers tankar om hur det går för vux!
Vad hände i vår omvärld i mars?
Med omvärldsrapporten fångar och förmedlar vi händelser och tendenser som är relevanta för oss. Omvärldsrapporten ser tillbaka på föregående månad utifrån de fyra bevakningsområdena: upphandling, politik/reformer, demografi och konkurrenter.
Omvärld AcadeMedia Vux mars 2023
Dags för nästa digitala ledarfrukost!
Den 28 april klockan 8.10-8.45 bjuder vi åter igen in till en digital ledarfrukost för alla chefer och verksamhetsstöd inom vux. Inbjudan med agenda och möteslänk skickas ut inom kort. Varmt välkomna!
Den 18-20 april hålls SETT-dagarna på Kistamässan i Stockholm. SETT står för Scandinavian Education Technology Transformation och är Skandinaviens ledande mötesplats inom innovativt och livslångt lärande, från förskola till gymnasieskola. I år kommer AcadeMedia EdTechs varumärken Linguista, Omniway, EdShare och EdAider att ställa ut med var sin monter. Kom gärna och säg hej ifall ni har vägarna förbi!
Hög tid att planera sommarens semester
Det är nu dags att planera sommarens semester – alla medarbetare har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under perioden juni- augusti om så önskas. Om medarbetaren ej har tillräckligt med intjänad semester kan vi som arbetsgivare ej kräva att hen skall vara ledig – däremot finns möjlighet till obetald semester om så önskas. Säkerställ att dina medarbetare tar ut minst 20 dagar under hela semesteråret!
Du kan läsa mer om semester på medarbetarwebben där du även hittar en semesterlista för planering.
Övertid/mertid i Medvind
Var uppmärksam på om det finns övertid/mertid registrerat i Medvind, det är arbetsgivaren som beordrar och godkänner övertid. I medvind registreras enbart den tid som skall ersättas i pengar. Tid som skall ersättas i ledighet registreras ej i Medvind. Var noga med att inte skapa stora tidssaldon utan kom överens om när tiden skall plockas ut. Vi har ingen form av kompsaldon där man kan spara inarbetad tid.
Du kan läsa mer över tid och mertid här.
Lönerevision 2023 – utbildningsavtalet
Det så kallade ”märket” för löneökningarna inom avtalsförhandlingar är nu satt till 7.4% under två år (4.1% i år och 3.3% 2024). Detta bli ett riktmärke för alla andra kollektivavtal men skillnader kan finnas. Utbildningsavtalet är inte klart i och med detta utan förhandlas under april månad.
Dessa procentsatser är inga individgarantier utan är kopplat till hela bolags löneutrymme. Lönesättning sker individuellt och differentierat efter prestation enligt vårt löneavtal. Ytterligare information kommer så fort avtalet är klart.
Du kan läsa mer här.
Utbildning i Refensa – vårt nya system för digital referenstagning
Refensa är vårt nya system för digital referenstagning. Från och med 1 april kommer funktionen finnas tillgänglig i Workbuster. Vill du veta mer så anmäl dig till den korta utbildningen som Refensa bjuder in till i april.
Datum: 17 april klockan 08.30-09.00
Anmälan: boka in dig här för att få tillgång till teamslänk
Ny rutin gällande bankkontouppgifter vid nyanställningar
Inom kort kommer du som anställer en ny medarbetare behöva ange dennes bankkontouppgifter (lönekonto) i samband med att du registrerar nyanställningen i servicewebben. Medarbetaren ska utöver detta fortfarande anmäla sina kontouppgifter till Nordea, precis som idag. Information om vilket datum den nya rutinen träder ikraft kommer att publiceras på medarbetarwebben. I listan nedan ser du vad du som chef behöver tänka på från det att den nya rutinen börjar gälla:
♦ Be den nyanställde att meddela på vilket konto hen vill ha sin lön insatt på. Detta kan göras på valfritt sätt: muntligt, mejl, sms, eller annat.
♦ Fylla i den nyanställdes kontouppgifter när du registrerar hen i servicewebben. När rutinen börjat gälla kommer det att finnas ett nytt obligatoriskt fält som heter ”bankkonto”.
♦ Var noga med att ange vilken del av kontonumret som är clearingnummer. Detta är viktigt, så be den nyanställde att kolla med sin bank om hen är osäker.
♦ Påminn den nyanställde om att hen även måste registrera sina bankkontouppgifter hos Nordea för att få ut sin lön. Under en övergångsperiod sker löneutbetalningar fortsatt i det gamla systemet.
Skälet till att det blir dubbla kontoanmälningar vid nyanställningar under en tid är att det under 2023 kommer att ske en del förändringar i löneutbetalningssystemet. I höst kommer samtliga medarbetare inom AcadeMedia behöva ange och kontrollera sina bankkontouppgifter på nytt inför att systemförändringen slår igenom. Mer information om detta kommer när det är dags.
Observera att detta endast gäller för nyanställningar, även deltidsanställningar, men inte vid förlängning eller andra förändringar i befintliga anställningsavtal.
Webbkurs “Undervisning, bedömning och betyg för komvux”
Nu finns den uppdaterade versionen av kursen ”Undervisning, bedömning och betyg för komvux” på utbildningswebben. Den är speciellt framtagen i samarbete med Karlstads universitet och syftar till att utgöra stöd i arbetet med att främja en ökad rättssäkerhet och likvärdighet kring bedömning och betygssättning. I tillhörande chefshandledning finns stöd kring planering av genomförandeprocessen.
Målgrupp: Chefer, skolledare och lärare inom AcadeMedias vuxenutbildning komvux.
Kursupplägg: Kursen har både teoretiska inslag och praktiska övningar. I kursen finns tre moduler: sfi, grundläggande eller gymnasial nivå.
Beräknad kurstid: cirka 10 timmar.
Anmälan: Information, utbildning och chefshandledning hittar du på utbildningswebben.
Utbildningen är obligatorisk för chefer, skolledare och lärare inom komvux. Samtliga ska ha gått kursen senast den 31 december 2023. Därefter ska nyanställda genomföra utbildningen under sitt första år på AcadeMedia, gärna tillsammans med andra nyanställda.
Webbinarium ”Hur når vi de studerande på distans?” – för YH
Datum: 18/4 klockan 10.30-12.00
Tema: Framgångsfaktorer och fallgropar vid distansundervisning
Föreläsare: Annika Thomasson Ros – EC Utbildning, Josefine Ericsson – KUI samt Rebecca Wallentin – Hermods
Inbjudan har gått ut till regionchefer inom YH. Kontakta malin.nylen@plushogskolan.se om du eller en kollega inte har fått inbjudan.
Frågeforum från webbinarium ”Hur når vi de studerande på distans?” – för YH
Datum: 25/4 klockan 13.30-14.30
Innehåll: Frågeforumet är ett tillfälle till kollegialt lärande där du som medarbetare får möjlighet att ställa frågor och utbyta erfarenheter på temat från webbinariet ovan.
Föreläsare: Annika Thomasson Ros, EC, Josefine Ericsson, KUI samt Rebecca Wallentin, Hermods
Inbjudan har gått ut till regionchefer inom YH. Kontakta malin.nylen@plushogskolan.se om du eller en kollega inte har fått inbjudan.
Viktiga datum från Lön
3:e april – sista dag för medarbetare att klarmarkera sin tidrapport och registrera resa/utlägg.
6 april – senast klockan 17.00 behöver du som chef attestera dina anställda i Medvind samt attestera resa/utlägg. Kom ihåg att se över och förlänga ledighetsansökningar i Medvind före attest.
12 april – sista dag för att lämna in underlag för nyanställningar, ändringar och avslut om de ska komma med till nästkommande löneutbetalning. Kom ihåg att ladda upp anställningsavtalen i lönesystemet om du inte använder digital signering.
Utbildningar under april
Webinar – Lär dig mer om löneprocessen, 19 april kl. 10-12
Läs mer och anmäl dig här. Riktar sig till dig som är nyanställd chef, administratör eller intendent.
Webinar – Fördjupning i Medvind, 24 april kl. 10-12
Läs mer och anmäl dig här.
På utbildningswebben hittar du även andra förinspelade webinar om exempelvis tidrapportering, resor och utlägg, hantera schema i lönesystemet och hantera anställningar.
Månadens ros
Den här månaden tilldelas Sylwia Julianna Gagas-Piechowiak på KUI månadens ros från ekonomisupport vux. Sylwia har alltid ett trevlig bemötande och sträcker gärna ut en hjälpande hand. Hon har god framförhållning och skickar alltid in korrekta underlag till våra kommuninbetalningar. Underlagen laddas upp i god tid på Servicewebben och ligger och väntar på oss som ett paket på posten. Stort tack för ditt bidrag till att göra vårt jobb bättre!
Byte från BGC till Creditflow
Vi har nu varit i kontakt med samtliga leverantörer gällande information om att Academedia byter fakturaadress. Vägledning finns på medarbetarwebben. Om ni behöver ett informationsblad för ett specifikt bolag så går det att beställa via Servicewebben (välj leverantörsfakturafrågor).
Vi skulle dock uppskatta er hjälp med att påminna de leverantörer som ännu inte har uppdaterat sina uppgifter. Viktigt att notera är att vi nu endast tar emot PDF faktura eller elektronisk faktura vilket gör att vi behöver vara tydliga med detta. Frågor och ärenden skickas till servicewebben.
PDF fakturor mailas till leverantorsfaktura@academedia.se
Påminnelse om att avsluta telefonabonnemang som inte längre används
Detta görs enkelt via Servicewebben. Välj IT-arbetsplatsen/Telefoni/Beställ ändring & avslut av abonnemang.
När du är inne i blanketten väljer du något av nedanstående alternativ, därefter klickar du på skicka och din beställning är lagd.
♦ avsluta abonnemang,
♦ avsluta abonnemang och ta med mobilnummer från Academedia,
♦ ändra kostnadsställe eller ändra befintligt abonnemang
Var uppmärksam på att avsluta eller ändring av ett abonnemang kan göras när som helst, men om det görs innan avslutad anställning är det viktigt att lägga in från vilket datum förändringen ska gälla. Har du frågor, kontakta IT-support.
Förändringar gällande utländska telefonsamtal
Från och med den 5 april kommer Telia att spärra möjligheten för sina företagskunder som använder Touch Point Plus att ringa ett antal länder, se nedan.
♦ Du kan inte vidarekoppla ett samtal till andra länder, undantag: Norge, Finland, Danmark och Tyskland. Undantag för andra länder görs vid behov.
♦ Du kan inte ringa till någon som har ett utländskt abonnemang i spärrade länder, undantag kan göras i din profil i Touch Point Plus. Se aktuella länder här.
♦ Om vi blir utsatta för bedrägeri kommer fler landsnummer att spärras av Telia.
Observera att du fortsatt kan ringa och ta emot samtal med och från en telefon som har ett svenskt abonnemang.
Ställ dina frågor om Omniway på administratörsträffen den 25 april
Under våren bjuder Academy in till digitala administratörsträffar på olika teman, både i helgrupp för alla som arbetar med administration inom AcadeMedia samt segmentsspecifika träffar. Den 25 april anordnas en träff för alla som arbetar med administration inom vuxensegmentet där man ges möjlighet att ställa frågor och få svar om Omniway. Frågor kan skickas in innan träffen till academy@academedia.se. Anmälan görs på utbildningswebben.
Uppdaterad arbetsmiljöutbildning
AcadeMedias utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete har uppdaterats och fått delvis nytt innehåll. Utbildningen, som är obligatorisk att genomföra årligen för alla chefer med delegerat arbetsmiljöansvar, består av arbetsmiljöverkets utbildningsmaterial, verksamhetsnära case samt ett avslutande kunskapstest och länkar till stödmaterial. Du hittar den nya utbildningen på utbildningswebben.
Språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt (SKUA) som webbutbildning
SKUA Bas är en ny webbutbildning på basnivå som ger dig förståelse för varför språket är så viktigt i alla ämnen och hur du kan sätta igång språkutvecklande processer i din egen verksamhet – oavsett om du är i klassrum eller i verkstad. Utbildningen vänder sig med fördel till dig som inte har några förkunskaper alls om hur du använder språket i ditt klassrum. Modul 1 av 3 finns nu på utbildningswebben och mer material publiceras under våren.
Matchningstjänst för ledare som önskar mentor/adept
Under läsåret 23/24 tar AcadeMedias mentorsprogram för ledare en paus i den form som det brukar genomföras. Om du som chef har en medarbetare i en ledarroll som skulle gynnas av att antingen vara mentor eller adept i ett mentorspar är du varmt välkommen att maila academy@academedia.se så matchar vi mentorspar utanför det ordinarie programmet. Vi planerar för en uppstartsträff i början av oktober där mentorsparen får med sig tips och verktyg för sitt fortsatta samarbete under läsåret.
Digitalt frukostmöte med Marcus Strömberg den 19 april
Nästa frukostmöte med Marcus Strömberg sänds den 19 april, då live från Göteborg med tema “innovativ utveckling”. En kalenderinbjudan har mailats ut till ledare och supportmedarbetare, hör av dig till academy@academedia.se om du eller en kollega saknar inbjudan så ser vi till att bjuda in dig. För dig som missade senaste frukostsändningen, eller som kanske vill se den igen, så finns en inspelning här på medarbetarwebben.
Förändringar gällande upplägg av städtjänst
Som vi tidigare informerat om kommer det att ske en förändring gällande inköp av hygienpapper (toalett/handdukspapper) och tvål. Detta ingick tidigare i de flesta städavtal. Oavsett om detta ingick i avtalet eller om enheten köper in materialet själv ska detta köpas hos Lyreco. Mer information om detta hittar du här.
Vissa enheter har redan blivit kontaktade av sitt städbolag, de som ännu inte blivit kontaktade kommer att bli det inom kort. Målet är att detta ska vara implementerat senast i augusti 2023.
Lekolar används vid inköp av inredning
Lekolar är den leverantör som ska användas vid inköp av inredning. Nuvarande avtal med AJ avser endast kompletteringar i undantagsfall och gäller bara fram till 2023-06-30.
Nyhetssida från inköpsavdelningen
Utöver den information som kommer från inköpsavdelningen via det månatliga nyhetsbrevet har vi nu även en nyhetssida som vi främst kommer att använda som komplement. Ibland behöver information gå ut mellan nyhetsbrevens publiceringar och då kommer vi hänvisa till den. Nyhetssidan hittar ni här.
Synpunkter på nyhetsbrevet
Har du några synpunkter eller idéer på hur det här nyhetsflödet kan bli ännu bättre? Vad vill du läsa om eller se mer av här?
Hör av dig till mig!
Nina Lindblom, kommunikationschef AcadeMedia vuxenutbildning