Månadshälsning från Christer Hammar
Den här månadshälsningen kommer från när Christer besökte NTI-skolans Stockholmskontor och träffade verksamhetschef Helena Bäckström samt förstelärare Josefine Heikka. Häng med och lär känna NTI-skolan och deras verksamhet lite bättre. Välkommen in!
Vad hände i vår omvärld i april?
Med omvärldsrapporten fångar och förmedlar vi händelser och tendenser som är relevanta för oss. Omvärldsrapporten ser tillbaka på föregående månad utifrån de fyra bevakningsområdena: upphandling, politik/reformer, demografi och konkurrenter.
Omvärld AcadeMedia Vux april 2023
Save the Date – 21 september är det årets Vuxdag!
Det kan tyckas länge till den 21 september men vi ber er redan nu att boka upp dagen. Årets Vuxdag kommer att vara digital med en twist – mer info kommer under våren! Vi ser fram emot en inspirerande och härlig dag tillsammans.
Aktuellt från några av våra bolag
EdAider fortsätter att inspirera i elevhälsoarbetet
Den 21 april anordnade EdAider ett webbinarium där man lyfte fram ett fint exempel på hur Hässelby Villastads skola lyckas med sitt progressiva elevhälsoarbete. På skolan har man väldigt få elever som inte når målen eller blir behöriga till gymnasieskolan. Och antalet hemmasittare har minskat. Webbinariet lockade många deltagare och är relevant för alla som är involverade i det systematiska elevhälsoarbetet. Du kan se inspelningen av webbinariet via denna sida.
EdTech medverkade på SETT-dagarna
Den 18-20 april medverkade fyra av våra EdTech-varumärken på SETT-dagarna, en mässa för innovativt och livslångt lärande. Omniway, EdAider, EdShare och Linguista fanns på plats för första gången i detta forum. Hos Omniway hade besökarna möjlighet att spela ett Omniway-spel och hos Linguista fanns det en så kallad aktivitetsvägg där besökarna fick skriva en hälsning på sitt modersmål, detta för att uppmärksamma vikten av modersmålsundervisning. Det blev tre utbildande och inspirerande dagar som gav mersmak!
Movant uppmärksammades för sin anstaltsutbildning
Att Movant är störst i Sverige på anstaltsutbildning kanske inte är något som alla vet men så är det! Under april lyfte vi fram Movants utbildningsverksamhet på anstalter i Sverige genom en artikel som vi även delade och fick uppmärksamhet på i våra sociala kanaler. Läs gärna artikeln här.
Digitala referensverktyget Refensa
Nu är vi igång med vårt nya digitala referensverktyg Refensa. För er som missade introduktionen till systemet finns inspelningen från introduktionen upplagd på utbildningswebben. Där finns även en presentation samt en guide för referenstagning över telefon.
Har du frågor om Refensa? Kontakta frida.lindberg@academedia.se
Nya Funktioner i Medvind för dig som chef
Två nya funktioner för chefer i Medvind
Webinar på temat arbetsmiljö
Datum: 23 maj kl 8.15 – 8.50
Tema: Hur strukturerar jag det systematiska arbetsmiljöarbetet?
Innehåll: Vi går igenom olika verktyg och hur vi enkelt kan jobba för att få igång en tydlig struktur kring arbetsmiljöarbetet. Under hösten 2023 kommer sedan flera fördjupningar inom arbetsmiljö att erbjudas. Vi kommer även att titta på vår digitala uppdaterade arbetsmiljöutbildning som vi vill att alla chefer genomför innan september 2023 – den kan du hitta här.
Utbildare: Daniel Björnhage och Henrika Holgén från HR Vux
Anmälan: varmt välkommen med din anmälan på följande länk.
Lönetillägg
Vi kommer göra ett förtydligande kring vår rutin om lönetillägg samt komplettera med följande information i vår lönepolicy.
Lönetillägg
I undantagsfall kan det finnas skäl för beslut om lönetillägg, till exempel för en tillförordnad roll eller när en anställd har tillfälliga arbetsuppgifter eller ansvar som ligger utanför ordinarie arbete.
♦ Ersättning för särskild roll – t ex arbetslagledare eller platsansvarig.
♦ Ersättning för utökat uppdrag eller ansvar – t ex tillförordnad chef, biträdande rektor eller karriärstjänst.
♦ Ett lönetillägg ska alltid godkännas enligt farfars/farmorsprincipen och motivering ska finnas enligt rutin.
♦ Ett lönetillägg ska alltid vara tidsbegränsat med ett slutdatum.
Inom de flesta roller förändras arbetsuppgifter och ansvar över tid och är en förväntad utveckling av rollen och verksamheten. Den typen av löpande förändring ska inte ersättas med ett tillägg utan ska betraktas som ett ordinarie arbete.
En anställds ambition och förmåga att prestera i förhållande till nya arbetsuppgifter och ansvarsområden ska bedömas och värderas i den återkommande lönerevisionen.
I formuläret i Servicewebben kommer tydligare motiveringar att efterfrågas. Det är viktigt att varje beslut kring ett lönetillägg är förankrat med överordnad chef och verkligen fyller ett syfte enligt riktlinjerna.
Dags för inventering av anläggningstillgångar
Under maj och juni kommer vi att skicka ut information om vilka anläggningstillgångar som är kopplade till respektive verksamhet. Syftet är att alla verksamheter med anläggningar ska genomföra en årlig inventering då vi behöver säkerställa att anläggningsregistret stämmer. Finns alla anläggningar kvar? Är de i gott skick på de enheter som vi har registrerat eller har något flyttats, sålts eller slängts under året?
Vi är mycket tacksamma om ni som får information om att ni är ansvariga för anläggningar, kan prioritera vårt ärende och återkoppla inom kort med korrekt information. Tack!
Månadens ros till Peter Brasch på KYH
Ekonomisupport VUX vill dela ut månadens ros i april 2023 till Peter Brasch inom KYH. Peter är mån om andra människor och hjälper gärna sina attestkollegor vid oklarheter i OPTO. Han är en trevlig person som är lätt att samarbeta med och är tacksam för hjälp. Stort tack för allt du bidrar med till att göra vårt arbetsklimat ännu bättre!
Affärstypsidorna på vår gemensamma sharepoint-yta
Ni vet väl att alla affärstyper har egna affärstypssidor på vår vuxgemensamma sharepoint-yta? På dessa sidor samlar vi information, utbildningar samt stöd och hjälp förknippade med respektive affärstyp. Ni får gärna länka information från dessa sidor vidare ut i era organisationer och till era medarbetare. Ni hittar sidorna här:
Affärstypsida för YH
Affärstypsida för AMT
Affärstypsida för Komvux. På komvux affärstypssida publiceras nyhetsbrevet Komvuxnytt i slutet av varje månad. Detta nyhetsbrevet riktar sig främst till lärare och skolledare inom komvux och innehåller matnyttig information, omvärldsbevakning samt olika tips på fortbildning som är relevanta för komvux. Komvuxnytt är ett bra sätt att hålla sig uppdaterad om vad som händer inom komvux. Sprid gärna länken i era organisationer.
Webbinarium ”Förändringar och konflikter – hur göra?” – för YH
Datum: 23/5 -kl. 10:30-12:00
Tema: Den sista delen av tre i föreläsningsserien om hur vi hanterar svåra studerandesituationer.
Föreläsare: Maria Bivesjö, Academedia Academy
Inbjudan har gått ut till regionchefer inom YH. Kontakta malin.nylen@plushogskolan.se om du eller en kollega inte har fått inbjudan.
Frågeforum från webbinarium ”Förändringar och konflikter – hur göra?” – för YH
Datum: 30/5 – kl. 13.30-14.30
Innehåll: Frågeforumet är ett tillfälle till kollegialt lärande där du som medarbetare får möjlighet att ställa frågor och utbyta erfarenheter på temat från webbinariet ”Förändringar och konflikter – hur göra?”
Föreläsare: Maria Bivesjö, Academedia Academy
Inbjudan har gått ut till regionchefer inom YH. Kontakta malin.nylen@plushogskolan.se om du eller en kollega inte har fått inbjudan.
Ny utbildning i ledningssystemet för chefer
Nu finns en utbildning som beskriver vår gemensamma ledningssystem inom vux. Utbildningen ger dig fördjupade kunskaper om vad ett ledningssystem innebär, varför vi har ett, hur det används i vardagen samt hur det hänger ihop med ISO. Utbildningen riktar sig till alla som vill fördjupa sina kunskaper om vårt ledningssystem och är obligatorisk för chefer. Du hittar den på ledningssystemets startsida eller i Utbildningswebben.
Ny roll inom Yrkesvux
Elisabeth Björnram, marknadschef för Movant sedan fem år, har valt att gå vidare till nytt, spännande uppdrag utanför AcadeMedia. I samband med detta görs en förändring i marknadsfunktionen inom Yrkesvux. Från och med den 2 maj tillträder Marie-Louise Blomqvist, marknadschef för KUI, en ny roll som marknadschef för Yrkesvux och får ansvar för både Movant och KUI. Marie-Louise kommer att rapportera till UD Patrik Henriksson.
Creative afternoon med hela Academedia Inhouse
För att ta tillvara intern kompetens och samtidigt sprida kunskap om vuxenutbildningen till våra kollegor som jobbar med varumärken inom grund- och gymnasiesegmentet anordnades, den 27 april, en Creative Afternoon med fokus på ett urval av våra varumärken inom vuxensegmentet. Eductus, SMH, KUI, Teknikhögskolan, Hermods, KYH, TGA och NTI-skolan fick var och en spela in en presentationsfilm inför workshopen som sedan genomfördes i grupper, både i Stockholm och Göteborg. Eftermiddagen mynnade ut i en rad härliga tankar och idéer om hur bolagen kan jobba vidare med sina varumärken. Kontakta Alexander Wetterström för mer information.
Nominera ledare till nästa läsårs ledarutvecklingsprogram innan 19 maj
Nu är det dags att nominera drivna och engagerade ledare som du tycker ska få en plats i ett ledarutvecklingsprogram nästa läsår. Till hösten startar Academy nya omgångar av Mentorsprogram för ledare och Strategisk utvecklingsgrupp. Dessutom introduceras det nya programmet Innovationsprogram för hållbar utveckling. Alla tre utvecklingsprogram riktar sig till ledare. Du kan läsa mer om respektive program på medarbetarwebben. Nomineringen pågår 2-19 maj på denna sida.
Frukostmöte med Petter och Marcus 17 maj
Nästa frukostmöte med VD Marcus Strömberg och Academys utvecklingschef Petter Brobacke äger rum den 17 maj, denna gång på temat Hållbarhet. En kalenderinbjudan har skickats ut till alla ledare och supportmedarbetare. Om du eller en kollega saknar inbjudan så maila academy@academedia.se. En inspelning av sändningen från den 19 april finns på medarbetarwebben.
Administratörsträff om papperslös skolstart och ChatGPT
Den 9 maj erbjuds en digital administratörsträff där Per Melin medverkar och berättar om implementeringen av ”papperslös skolstart”. Dessutom får vi en genomgång i hur ChatGPT fungerar, och hur verktyget skulle kunna underlätta administratörens arbete av Academys Frida Gustafsson Wennö. Anmälan görs på utbildningswebben.
Inspiration från konferens i Argentina
Academys Frida Gustafsson Wennö deltog på konferensen ”Transforming learning through character education” i Argentina för ett par veckor sedan. Både konferensen och de studiebesök som gjordes väckte många tankar, frågor och idéer kring hur vi inom AcadeMedia kan utveckla vårt sätt att se på utbildning. Läs mer om Fridas tankar från resan i detta inlägg.
Anslut elhandeln till Fortum
Har din enhet anslutit elhandeln till Fortum (kallas energikundservice i Opto)? För att anmäla enheten direkt till Fortum följer ni instruktionerna som finns här.
Använder din enhet ett annat elhandelsbolag än Fortum? Då vill vi påminna om att flytta elhandeln till vår ramavtalsleverantör Fortum Markets. Nätavtal tecknas av respektive enhet då det är knutet till fastigheten, men elhandeln ska gå via Fortum som samfakturerar kostnaderna för både nät- och elhandel. Läs mer här.
Information om DIB Travel
Nu var vi varit igång med vår nya resebyrå i några månader och som med de flesta nya leverantörer upptäcks alltid förbättringsområden. Vi har löpande möten med DIB för att utveckla och förfina tjänsten utifrån våra behov. Vi är tacksamma för den input som ni kommit med och välkomnar era synpunkter. Fortsätt att kontakta oss via mail om ni stöter på problem i portalen så hjälper vi er med att se vad som kan ha hänt.
För att ytterligare underlätta för er som bokar resor kommer vi inom kort att uppdatera medarbetarwebben med bokningsinstruktioner i PDF-format. Vi kommer även att sätta upp fler utbildningstillfällen om hur du bokar din resa i DIB portalen. Datum och länkar för dessa kommer ni inom kort att hitta här. Vi vill också lyfta fram de instruktionsfilmer (även i PDF-format) samt vanliga frågor och svar som ni här.
Efter tre månader med DIB sker 85 % av alla bokningar online. Motsvarande siffra hos Egencia var 88-90 %.
Har du frågor om din bokade resa kontaktar du DIB Travel direkt:
Support: 010-888 70 62
Email: support@dibtravel.com
Chat: finns längst ned i hörnet på webportalen
Återkoppling från utvärdering
Tack alla som medverkade i utvärderingen av Inrego, hårdvara och support. Utifrån era synpunkter kommer vi att göra följande förbättringar i våra system och processer:
♦ Vi utvecklar en bättre och tydligare beställningssida för datorer och tillbehör på servicewebben.
♦ Vi kommer att ha utökad bemanning i supporten i augusti för att ha kortare svarstider när övriga segment har skolstart.
♦ Vi inför fler förinstallerade program för att minska behovet av handpåläggning vid nybeställning och ominstallation av datorer.
♦ Beställningsformuläret för hårdvara får ett fält för e-postadress till mottagare för att kollinummer och uppdateringar kring beställningen kommer till rätt person.
♦ Vi följer kontinuerligt upp kvaliteten i leveransen från Inrego, men får ni defekta datorer meddela gärna Younes.Ben-Ayad@academedia.se
♦ För att minimera onödiga återtag kommer Inrego införa en check av batterikapaciteten även vid utleverans från vårt lager.
♦ Följande punkter kräver mer utveckling men kommer förhoppningsvis också snart:
– Vid återlämning kunna fylla i orsak till återlämning för att få bättre uppföljning av datorer som är skadade vid leverans.
– Extra påminnelse vid återtag om inte all registrerad hårdvara skickats tillbaka.
Om du vill veta mer eller har andra fantastiska förslag hör gärna av dig till Tore Olbert Neld tore.olbert@academedia.se
Skyddade personuppgifter – nya regler
Rutinerna för vad och hur vi ändrar i våra interna IT-system för personer som har någon form av skyddade personuppgifter ändras nu. Vi kommer från nu att vara betydligt mer restriktiva när det gäller att på enskilda individers begäran ändra personuppgifter i våra system. Bakgrunden är dels att våra register enligt dataskyddsförordningen ska vara korrekta, dels att våra register inte lyder under offentlighetsprincipen, det går alltså inte att begära ut uppgifter från våra register.
Vi kommer inte att gå igenom våra register för att ändra uppgifter som redan lagts in, de nya reglerna gäller framåt.
Mer information om hur vi hanterar skyddade personuppgifter i våra verksamheter kan du läsa här.
Spårningspixlar i marknadsutskick
Använder ni spårningspixlar i era utskick, exempelvis när ni skickar nyhetsbrev? Glöm då inte att informera om detta i samband med att ni samlar in informationen och i era informationstexter. Ingen ska bli spårad eller loggad i hemlighet. Spårningspixlar används exempelvis för att se om utskicken blir öppnade av mottagarna. Visste du också att det krävs ett samtycke från individen för att det ska vara lagligt med spårningspixlar i utskick? Kravet på samtycke för spårning regleras i cookielagen/ePrivacy direktivet (EPD).
ChatGPT och GDPR
Aldrig har väl utvecklingen av AI gått så fort eller varit så på tapeten som den är nu. ChatGPT lyfts fram som alltifrån ett verktyg som kan finputsa ditt CV till något som kan hjälpa företaget med sin support. Men det pratas också om riskerna, fusk, skadlig kod, desinformation och brister i säkerheten. Ur ett GDPR perspektiv ser man risker utifrån svårigheterna att verifiera användarens ålder, hur data har samlats in samt svårigheterna med att få sin data raderad.
Funderar ert bolag på att börja använda någon form av ny teknik, exempelvis ChatGPT? Då behöver ni i enlighet med GDPR rådfråga dataskyddsombudet innan. Vill ni veta mer om ChatGPT och liknande teknik ur ett GDPR-perspektiv kontakta dataskydd@academedia.se.
Viktiga datum från Lön
2 maj– sista dag för medarbetare att klarmarkera sin tidrapport och registrera resa/utlägg.
5 maj– senast klockan 17.00 behöver du som chef attestera dina anställda i Medvind samt attestera resa/utlägg. Kom ihåg att se över och förlänga ledighetsansökningar i Medvind före attest.
9 maj– sista dag för att lämna in underlag för nyanställningar, ändringar och avslut om de ska komma med till nästkommande löneutbetalning. Kom ihåg att ladda upp anställningsavtalen i lönesystemet om du inte använder digital signering.
Utbildningar under maj
Webinar – Lär dig mer om löneprocessen, 22 maj kl. 10-12
Läs mer och anmäl dig här. Riktar sig till dig som är nyanställd chef, administratör eller intendent.
Webinar – Fördjupning i Medvind, 29 maj kl. 10-11
Läs mer och anmäl dig här.
På utbildningswebben hittar du även andra förinspelade webinar om exempelvis tidrapportering, resor och utlägg, hantera schema i lönesystemet och hantera anställningar.
Synpunkter på nyhetsbrevet
Har du några synpunkter eller idéer på hur det här nyhetsflödet kan bli ännu bättre? Vad vill du läsa om eller se mer av här?
Hör av dig till mig!
Nina Lindblom, kommunikationschef AcadeMedia vuxenutbildning