Nyheter november

Hej,

Det här månadsbrevet kommer mitt i höstlovet och jag vet att många tagit en välbehövlig ledighet. Att få tid till återhämtning är viktig, inte minst på grund av det förändrade läget i världen. Kriget i Ukraina, energikrisen och den höga inflationen skapar naturligtvis oro. Mitt i denna oro ser vi också en stor vilja till handling, när behovet att spara el blev akut sänktes elförbrukningen i Skåne med över 20% jämfört med samma period förra året. Den situation som råder nu påverkar oss som individer – och den påverkar oss som organisation.

Även AcadeMedia måste se över vad våra resurser används till, och vad vi kan göra för att vi ska vara ett långsiktigt hållbart företag även i svåra tider. Därför har vi startat projektet Trygg framtid, ett projekt som ni som var med på frukostmötet i förra veckan hörde mig prata om.

Koncernledningen har inom ramen för detta projekt initierat ett antal arbetsströmmar. Några av dem är att se över våra hyror, effektivisera våra inköp, skapa mer effektiva kontor och se över våra gemensamma OH-kostnader.

En av de saker vi tittar på är att sänka temperaturen på våra kontor och enheter, en eller två grader kommer knappast att märkas men gör stor skillnad för elförbrukningen. Just den frågan är dessutom en viktig hållbarhetsfråga, vi minskar elförbrukningen och därmed vårt klimatavtryck kraftigt. Vi är dessutom så stora att om vi lyckas minska vår elförbrukning med 10 eller till och med 15 procent kan det göra skillnad för både priser och behovet av planerade strömavbrott, något det ju faktiskt talas om.

Annat som ses över är våra hyresavtal samt våra konferenser och resor. Vi kommer också framöver att trycka ännu mer på att allt som går att köpa via de ramavtal som finns, också ska köpas genom dessa avtal.

Utbildning är ett av samhällets viktigaste fundament i ett samhälle, därför ska vårt fokus alltid vara vårt kärnuppdrag. Vi har dock samma ansvar som alla företag och organisationer i Sverige, vi måste hjälpas åt för att skapa ett samhälle som fungerar även under press. Att minska vår elförbrukning, vårt resande, och annat som inte är helt nödvändigt är i dessa tider viktigt. Varje liten sak räknas, varje stor sak (som 1 grad lägre inomhustemperatur) gör stor skillnad.

Vi tar naturligtvis gärna emot idéer och tankar om detta. Du kan antingen kontakta din chef och diskutera dessa frågor, eller höra av dig till paula.hammerskog@academedia.se

 

Med vänlig hälsning

Marcus Strömberg, VD

Inspelat frukostmöte den 19 oktober

Vid tre tillfällen under höstterminen håller Petter Brobacke och Marcus Strömberg i ett frukostmöte för ledare och supportmedarbetare. Under sändningen ger de information om vad som händer inom AcadeMedia, lyfter viktiga insatser och talar om nyheter i vår omvärld som påverkar våra verksamheter. Frukostmötet den 19 oktober spelades in och finns att ta del av här, observera att du måste vara inloggad för att se sändningen.

AcadeMedia var ett av de första företagen i Sverige som införde en visselblåsartjänst, året var 2013. Idag är det lag på att vi ska ha en sådan tjänst. För oss som organisation är det viktigt att våra medarbetare, och andra, vet att vi alltid vill handla rätt, samtidigt finns det tillfällen när saker går fel. Det kan vara att någon bryter mot vår uppförandekod, eller agerar olagligt.

Vill man av något skäl inte berätta vad som hänt för sin chef, eller facket, är visselblåsartjänsten en bra kanal. Vi vill veta när problem uppstår, inte minst eftersom vi annars inte kan göra något åt dem. Dock vet vi att kännedomen om denna tjänst är relativt låg i vår organisation. Vi skulle därför vilja be rektorer och andra chefer att ni påminner era medarbetare om AcadeMedias visselblåsarpolicy och -tjänst. I policyn står vad som kan anmälas via denna kanal. Anmälan, som är öppen för alla (alltså inte bara medarbetare) kan göras anonymt, antingen brevledes, telefonledes eller via det externa rapporteringsverktyget Trumpet. Läs mer om vår visselblåsarpolicy här på medarbetarwebben. Kommunikationsdirektör Paula Hammerskog och trygghets- och säkerhetschef Mattias Hammar ansvarar för tjänsten.

Viktiga datum från lön

1 november – sista dag för medarbetare att klarmarkera sin tidrapport och registrera resa/utlägg.

4 november – senast klockan 17.00 behöver du som chef attestera dina anställda i Medvind samt attestera resa/utlägg. Kom ihåg att se över och förlänga ledighetsansökningar i Medvind före attest.

8 november – sista dag för att lämna in underlag för nyanställningar, ändringar och avslut om de ska komma med till löneutbetalning för november. Kom ihåg att ladda upp anställningsavtalen i lönesystemet om du inte använder digital signering.

Utbildningar under hösten

Vi erbjuder under hösten två olika typer av utbildningar i Medvind och övriga system som är relaterade till lön. Utbildningarna är i form av webinarier och hålls av Camilla Hamberg och Monika Mirow.
1) Grundläggande kurs i Medvind samt de system som man behöver jobba i kring lön.
2) Fördjupningskurs som går in djupare i Medvind och hur en chef kan arbeta i systemet.

Datum: Grundläggande kurs 21/11, klockan 13-15. Fördjupningskurs 29/11, klockan 10-11.
Målgrupp: Nya chefer, administratörer/intendenter och biträdande rektorer.
Anmälan: Du anmäler dig via utbildningswebben.

Semestersaldo på förmånswebben

Nu är det dags för läslov och snart stundar även julledigheter! Vi vill uppmuntra alla medarbetare och chefer att hitta tid för den viktiga återhämtningen och ta ut semester. Du hittar ditt semestersaldo i förmånswebben.

Åtgärder för att minska elförbrukningen

Sedan årets början har priserna inom många områden ökat drastiskt. Den generella inflationstakten i september var nästan 10 procent, för livsmedel 16 procent och för el hela 54 procent mot samma månad föregående år. För att hjälpa varandra att hålla nere elförbrukningen har inköpsavdelningen tagit fram förslag på åtgärder för minskad elförbrukning. Du kommer säkert på fler tips som du kan dela med dig av till dina kollegor.

Ny ramavtalsleverantör för möbler

Som en del i vårt ständiga förbättringsarbete har AcadeMedia tagit beslutet att från och med 1 november 2022 byta primär möbelleverantör från AJ Produkter till Lekolar. Fördelarna med bytet är många. Vi får lägre priser på volymprodukter, bättre rabatt på det övriga sortimentet, bättre hållbarhetsarbete, webbportal samt bättre och snyggare inredningsförslag.

Lekolar är redan leverantör av lekmaterial och utemiljö och känner vår organisation väl. Inköpsavdelningen kommer tillsammans med marknadsavdelningen att arbeta fram våra möbelkoncept utifrån vad Lekolar kan erbjuda. Vi kommer att kunna erbjuda likvärdiga produkter i de flesta fall så ni som redan har möbler enligt våra koncept behöver alltså inte oroa er för att det skiljer sig speciellt mycket. Avtalet med AJ Produkter löper året ut och konceptmöblerna ytterligare 6 månader efter avtalsslut.

Har ni frågor om detta kontakta kajsa.hammarstrand@academedia.se

Om du behöver firmatecknares underskrift på något dokument mailar du navet@academedia.se som ser till att dokumentet blir underskrivet och returnerat till dig. Skriv gärna en förklaring till vad det är som ska signeras  samt om du behöver ha det fysiska originalet i retur eller om det räcker med att du har det det digitalt.

Från och med 1 oktober 2022 tillhör dataskyddsombuden (DSO) Anders Wiklund och Erik Zouave IT-säkerhetsteamet.
Många frågor som DSO sköter har med IT-säkerhet att göra i någon form och därför ser vi att det finns fördelar med att Anders och Erik flyttar till IT-säkerhetsteamet. Några månader till kan ni träffa dem på våning 1 på AFK i Stockholm där de har sin hemvist, senare under året kommer de att flytta upp till våning 4 på AFK.

På AFK i Stockholm finns det en löpargrupp som träffas vid entrén varje måndag klockan 11.45. Fart och distans anpassas efter deltagare alternativt delar vi upp oss i två grupper för olika fart. Snöra på dig löparskorna och häng på, löpningen pågår i ungefär 30-40 minuter.

Du som får påminnelsemail om detta månadsutskick ingår i den mailgrupp som tillhör ditt kontor. Har du någon kollega som inte får påminnelsemailet och har sin arbetsplats på något av kontoren i Göteborg eller på AFK i Stockholm, be hen att kontakta oss enligt nedan så lägger vi till hen i aktuell mailgrupp.