Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Rutin för digitala efterforskningar

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Trygghetsdirektör
Skapad: 2017-10-18
Reviderad: 2019-09-18

Det finns i huvudsak två olika situationer som kan göra att vi som företag kan behöva göra digitala efterforskningar, alltså gå igenom mejl, digitala lagringsutrymmen och liknande som är kopplade till en enskild individ. Dessa är när någon slutat och man i förväg inte säkerställt en korrekt överlämning av information samt vid olika typer av utredningar.

När en medarbetare avslutat sin anställning

Den vanligaste är att en medarbetare slutar och att vi efter att hen lämnat sin anställning inser att det finns digitalt material som andra behöver ta del av. Det kan röra sig om allt från korrespondens med elever/vårdnadshavare till kontakt med myndigheter och andra externa parter.

När en medarbetare slutar ansvarar alltid närmaste chef för att relevant material överlämnas, digitalt och fysiskt. I de fall där så inte sker agerar vi enligt följande rutin:

  • Kontaktar den tidigare medarbetaren och inhämtar samtycke. Samtycket måste dokumenteras. Så snart samtycket dokumenterats kan mail/lagringsutrymmen låsas upp.
  • Om medarbetaren inte ger samtycke följs rutinen för digitala efterforskningar utan samtycke nedan.

Vid utredningar

En av våra viktigaste uppgifter är att erbjuda våra deltagare och medarbetare en trygg och respektfull miljö. AcadeMedia är en stor organisation med många anställda och många deltagare. Det innebär att vi ibland behöver utreda olika typer av incidenter, visselblåsaranmälningar eller misstänkta oegentligheter. En utredning ska alltid göras i enlighet med gällande lag men även i största möjliga mån skydda den enskildes integritet.

Alla utredningar ska om möjligt utgå från ett samtycke av individen själv (vårdnadshavare för elev under 18 år). Endast där det inte är möjligt att få, eller där det ligger i utredningens natur att samtycke inte bör/kan efterfrågas ska vi överväga att påbörja efterforskning utan samtycke.

I dokumentrutan till höger hittar du rutinen i sin helhet.

Innehållsansvarig

Uppdaterad