Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Kris

×

Vid akut risk för liv eller hälsa – ring alltid först 112.

Krisledning AcadeMedia

Paula Hammerskog
073 334 87 50
Paula.hammerskog@academedia.se

Rutiner vid en kris/allvarlig händelse

  1. Ring din närmaste chef.
  2. Börja dokumentera det som hänt/händer.
  3. Informera AcadeMedias krisledning via telefon, sms eller mail. Försäkra dig om att meddelandet är mottaget.
  4. Samla fakta om händelsen och dokumentera kontinuerligt.
  5. Analysera situationen, till exempel möjliga och troliga händelseförlopp. (Vad kan vi göra själva? Vad behöver vi hjälp med?)
  6. Arbeta tillsammans med segmentets eller AcadeMedias krisledning. AcadeMedias krisledning måste alltid vara informerad.

Inköpspolicy

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Inköpsavdelningen
Antagen: 2021-02-09

På den här sidan hittar du koncernens inköpspolicy. Har du frågor eller funderingar, kontakta inkop@academedia.se.


INKÖPSORGANISATION

AcadeMedias inköpsverksamhet för den svenska verksamheten är organiserad i en central koncernövergripande inköpsavdelning. Varje segment och enskilt bolag inom koncernen ansvarar för att inköpspolicyn efterlevs lokalt.

Respektive chef har en delegerad befogenhet att utföra lokala inköp så länge värdet på inköpet/avtalet inte överstiger vad som är specificerat i attestinstruktionen. För inköp som överstiger attesträttens befogenhet krävs godkännande och bekräftelse i enlighet med attestinstruktionen.

Samtliga krav i inköpspolicyn är obligatoriska, även för lokala inköp och avtal.

INKÖPSAVDELNINGENS ROLL OCH ANSVAR

Inköpsavdelningen har rollen att, utifrån AcadeMedia-koncernens krav, teckna och förvalta ramavtal för alla typer av varor och tjänster för koncernens räkning och säkerställa att inköp sker i enlighet med minimikraven för gruppens inköpsprocess (se Bilaga 1).

Ramavtal är en generell koncernövergripande överenskommelse mellan AcadeMedia och leverantören och reglerar vilka produkter och tjänster leverantören ska kunna leverera. Ramavtalet talar också om vilka priser och villkor som ska gälla. De flesta ramavtal AcadeMedia ingår är avropsavtal mot vilka AcadeMedias enheter gör beställningar utan behov av ytterligare avtal. Alla andra avtal eller köp betecknas som lokala avtal. Lokala avtal får ingås endast om ramavtal saknas. Om lokala avtal tecknas måste de tas fram i enlighet med minimikraven för gruppens inköpsprocess (se Bilaga 1). Lokala avtal faller inte under inköpsavdelningens ansvar.

Inköpsavdelningen ska arbeta utifrån en hög professionell standard och ett affärsmässigt tillvägagångssätt och i alla sammanhang beakta AcadeMedias intressen. Inköpsavdelningen ska ha hög integritet och visa respekt för samtliga affärskontakter.

Val av leverantör

Inköpsavdelningen ansvarar för förhandlingar och val av leverantörer i samarbete med den interna kunden (d.v.s. enheter eller avdelningar i koncernen som behöver inhandla produkter eller tjänster), liksom godkänna samtliga ramavtal. Samarbetet med den interna kunden innebär att denne, när det gäller större/centrala områden, ska erbjudas att delta i förhandlingarna med leverantören; antingen själv eller genom tex segmentschef eller koncernchef. Alla förhandlingar ska genomföras på konkurrenskraftig basis där minst tre (3) offerter ska samlas in från kvalificerade leverantörer, samt i enlighet med koncernens etiska och legala policys.

Inköpsavtal

Inköpsavdelningen ansvarar för att upprätta ramavtal mellan AcadeMedia och dess leverantörer. Samtliga inköpsavtal ska innehålla, som ett minimum, den information som specificeras i Bilaga 2. Attestinstruktionens regler och nivåer gäller även vid tecknande av inköpsavtal.

Samtliga inköpsavtal i original, liksom de konkurrerande offerterna – för att underlätta revidering, ska sparas och arkiveras i minst fem (5) år, i brand- och stöldsäkrade skåp, av enhetens ansvarige eller centralt av inköpsavdelningen om det gäller ramavtal eller inköpsavtal som överstiger de lokala mandaten i attestinstruktionen.

Inköpsavdelningen ska se till att den interna kunden informeras om inköpsavtalets syfte, rättigheter och skyldigheter innan några avrop görs enligt avtalet.

Granskning av inköpsavtal

Inköpsavdelningen ska med jämna mellanrum granska användandet av ett representativt urval av inköpsavtal för att försäkra sig om att ramavtal följs och har avsedda resultat.

Inköpsavdelningen ska även övervaka avtalens uppsägningstid, utgång och förnyelsedatum, samt vid lämplig tidpunkt initiera nya inköpscykler med den interna kunden.

Intern kund

Inköpsavdelningen ska alltid samarbeta med den interna kunden. Den interna kunden ska alltid tillhandahålla inköpsavdelningen en kravspecifikation som ska utgöra basen för upphandlingen. Inköpsavdelningen har rätt att i rimlig utsträckning be om produkt- och materialprov för utvärdering.

Den interna kunden ska utföra köpen enligt inköpsavtalet och ansvarar därmed för att förstå avtalets syfte, rättigheter och skyldigheter innan några avrop genomförs. Den interna kunden har också ansvar för att rapportera eventuella problem med leverantörer eller avtal till inköpsavdelningen under den period som avtalet omfattar och ska i samarbete med inköpsavdelningen avgöra vilka åtgärder som behöver vidtas för att avhjälpa sådana problem.

SYN PÅ LEVERANTÖRER

AcadeMedia behandlar alla sina leverantörer och affärskontakter rättvist och opartiskt. AcadeMedia vill arbeta med leverantörer som har en sund och långsiktig ekonomi. AcadeMedia söker stabila och långsiktiga relationer med leverantörer med vilka koncernen kan utveckla produkter och tjänster genom ömsesidigt samarbete.

Inköpsavdelningen väljer ytterst leverantörer som stödjer AcadeMedias långsiktiga behov vad gäller kvalitet, service, ekonomi, etik och miljömässigt synsätt.

Inköpsavdelningen ansvarar för att bygga sunda relationer som skapar prioritet för AcadeMedia på leverantörsmarknaden, och som därmed ger gruppen långsiktiga konkurrensfördelar.

ETIK

Alla inköp ska utföras i enlighet med AcadeMedias uppförandekod. Alla affärsrelationer ska kännetecknas av en etisk och moralisk grund och ska överensstämma med aktuell lagstiftning och standard.

Förbud mot att ta emot gåvor

AcadeMedias anställda och/eller deras anhöriga får inte ta emot någon typ av gåva eller ersättning vars värde överstiger 300 kronor, eller lagstadgad summa om lägre, från en nuvarande eller potentiell leverantör. Här finns mer om AcadeMedias policy om representation och uppvaktning.

Intressekonflikt

AcadeMedias anställda och/eller deras anhöriga ska inte på något sätt vara inblandade eller ha personliga intressen i koncernens leverantörer. Ingen anställd får personligen dra nytta av AcadeMedias transaktioner med sina leverantörer, d.v.s. släktskap, vänskap, personliga affärskontakter eller andra privata relationer får inte påverka inköp av varor eller tjänster och/eller beslutsfattande. Undantag är att anställda får nyttja avtal som inköpsavdelningen har ingått för alla anställda gällande särskilda personalerbjudanden eller rabatter.

Representation, inbjudningar, etc.

All närvaro vid leverantörsrelaterade evenemang innefattar, oavsett evenemangets tidpunkt, representation. Vid representation måste AcadeMedias intressen alltid beaktas och ett professionellt uppförande krävas. Du bör alltid konsultera din chef om huruvida det är lämpligt att delta i ett evenemang, oavsett om det sker under eller utanför arbetstid. Inbjudningar till jubileum, invigningar, o.s.v. accepteras oftast om representationen står i proportion till affären. Det är därmed inte normalt tillåtet att delta i evenemang som innefattar utlandsresa, helgvistelse på hotell, skidresor eller andra resor med fritidsaktiviteter, särskilt påkostade måltider, o.s.v., om eventet bekostats av leverantören eller motsvarande. Om du är osäker, konsultera din närmaste chef.

Motköpsaffärer

AcadeMedia ger inte företräde till någon leverantör utan varje avtal ska bygga på den enskilda varans eller tjänstens efterlevnad av berörd kravspecifikation, t.ex. vad gäller kvalitet, prestanda, pris eller andra villkor. Att ingå avtal med en leverantör där villkoret för att affären ska gå igenom är ömsesidiga inköp, d.v.s. att båda parter kommer överens om att köpa varor eller investera i varandras verksamheter, är inte tillåtet.

KONFIDENTIALITET

AcadeMedia ska behandla all information gällande förfrågningar, förhandlingar och alla andra delar av inköpsprocessen konfidentiellt.

AcadeMedia ska inte till tredje part avslöja någonting gällande vårt förhållande med våra leverantörer eller våra affärer med dem, såvida leverantören inte har godkänt det.

Reklam, artiklar, pressreleaser eller andra meddelanden från leverantören som riktas till tredje part och som innehåller AcadeMedias namn i dess helhet, i förkortad form eller dess logga ska godkännas i förväg av AcadeMedias centrala kommunikationsavdelning.

Bilaga 1. Minimikrav för Inköpsprocessen

Bilaga 2. Minimikrav på Inköpsavtal

Alla Inköpsavtal ska minst innehålla följande:

  • Avtalets parter (inkl. organisationsnummer)
  • Typ av avtal (t.ex. inköpsavtal)
  • Avtalets omfattning (produkt, tjänster, o.s.v.)
  • Orderförhållanden
  • Leveransvillkor
  • Garantiansvar
  • Priser och betalningsvillkor
  • Tillsättning och avtalets varaktighet
  • Underskrifter i enlighet med AcadeMedias Attestinstruktion
  • AcadeMedias PuB-avtal vid behov (stäm av med ditt dataskyddsombud)

Innehållsansvarig

Uppdaterad