Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Skyddade personuppgifter

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Om en medarbetare är utsatt för ett allvarligt och konkret hot kan hen ansöka om skyddade personuppgifter hos Skatteverket. Exempel på sådana fall kan vara att du utsatts för våld, hot om våld, förföljelse eller andra trakasserier. Läs mer om detta på Skatteverket.se. Information om skyddade personuppgifter skickas inte per automatiskt från Skatteverket utan medarbetaren måste informera sin närmsta chef om detta.

Definition

Skyddade personuppgifter, eller skyddad identitet som man också kan säga, är ett samlingsnamn för tre olika typer av skydd som är; sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter.

Sekretessmarkering

Vanligtvis är personuppgifter, så som namn, personnummer och adress offentliga, det vill säga tillgängliga för allmänheten. Detta gäller emellertid inte om uppgifterna är sekretessmarkerade. Sekretessmarkering är det första och vanligaste steget när en person känner sig hotad och vill få sina personuppgifter skyddade. Om en persons uppgifter är sekretessmarkerade i databasen hos Skatteverket och andra myndigheter innebär det att de ska vara försiktiga med att lämna ut uppgifterna. Markeringen är inte bindande, utan det är i samband med att uppgifterna begärs ut som ett beslut fattas om de ska lämnas ut eller inte.

Kvarskrivning

Om sekretessmarkering inte bedöms utgöra ett tillräckligt skydd kan Skatteverket besluta om kvarskrivning, vilket gör det möjligt för en person att flytta men ändå vara folkbokförd på den gamla orten. Personen blir ”på församlingen skriven” med adress Skatteverket, som eftersänder all post. Detta är ett starkare skydd än en sekretessmarkering eftersom din nya adress aldrig förs in i folkbokföringen, och lämnas aldrig ut till andra myndigheter.

Fingerade personuppgifter

Om man är utsatt för särskilt allvarlig brottslighet och hotas till liv, hälsa eller frihet kan man få fingerade personuppgifter eller så kallad ny identitet. Det innebär att man får nya identitetsuppgifter, till exempel ett nytt namn och nytt personnummer.

För att läsa mer om dessa klassificeringar gå in på skatteverket.se.

Vad ska man som chef tänka på om man har en medarbetare med skyddade personuppgifter?

En sekretessmarkering omfattar alla personuppgifter men det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen som ska skyddas.

Adress är i regel den uppgift som ofta måste skyddas, men det kan även finnas andra uppgifter inom folkbokföringen som behöver skyddas. Namn är även vanligt att skydda då man kan ha bytt namn i syfte att stärka sitt skydd och det då inte är bra om det nya namnet visas för obehöriga. Anhöriga till personen så som barn eller föräldrar kan behöva skyddas då hotet kan vara riktat mot hela familjen. Information om geografiskt område likväl vart en person kan befinna sig kan även behöva skyddas, så som information om arbetsplats, skola och sjukhus.

Det är viktigt att ha en dialog med den berörda medarbetaren om vad som är extra viktigt att tänka på, samt hur ni ska hantera möjliga situationer. Frågor som kan vara bra att ställa är:

  • Finns det några särskilda risker som verksamheten måste tänka på?
  • Får namn finnas med i offentliga sammanhang så som på hemsida och Facebook?
  • Vad för information ska finnas på hemsidan?
  • Närmaste anhörig? Vem kontaktas om något skulle hända?
  • Hur ska e-post och andra typer av system hanteras (exempelvis Schoolsoft)? Behöver exempelvis medarbetaren ha ett fingerat namn?
  • Hur vill medarbetaren att fotografering till hemsidor, skolkataloger och så vidare ska hanteras?
  • Hur ska akuta situationer hanteras till exempel om personuppgifterna röjts eller ett hot uppstår?

Vilka har tillgång till medarbetarens personuppgifter?

HR, den närmaste chefen samt löneavdelningen har tillgång till medarbetarens personuppgifter via lönesystemet. Har man någon form av skyddad personuppgift är detta markerat och personerna med tillgång till detta ska därmed iaktta försiktighet. Detsamma gäller AcadeMedias ekonomiavdelning som även del av namn och personnummer utifrån registreringen i Personalwebben, personalen där hanterar sådan information för all vår personal med försiktighet.

Hur registreras skyddade personuppgifter i Personalwebben?

För att verksamheten ska kunna registrera skyddade personuppgifter behöver medarbetare meddela sin närmaste chef om detta. Chefen behöver även en kopia på beslutet från Skatteverket.

Chefen gör sedan en personalanmälan i Personalwebben och skickar in handlingen från Skatteverket, se rutinbeskrivningen i relaterade dokument. När löneavdelningen har fått informationen gör de en markering om skyddad identitet i lönesystemet.

Vid fingerade personuppgifter registreras det fingerade personnumret precis som vid en vanlig personalanmälan.

Hur beställer jag som chef dator, e-post och inloggning till andra typer av system?

Chefen gör tillsammans med medarbetaren en bedömning om man överhuvudtaget behöver registrera medarbetaren i alla system. Om man anser att detta är nödvändigt, kan man registrera personnumret som fiktivt likväl namn och adress. Kontakta verksamhetens IT-ansvarige för mer stöd i frågan. Det är viktigt att tänka på att man skapar autentiska uppgifter så att inte den fiktiva uppgiften är utpekande i sig.

Behöver inte medarbetaren något fiktivt namn eller personnummer registreras beställer ni utrustning och kontoinformation precis som vanligt.

Hur förvaras dokumentation?

Behöver man lagra dokumentation rekommenderas att man har dem på papper eller USB-minne, inlåsta på ett ställe som ytterst få har tillgång till.

Hur ska skyddade uppgifter hanteras inom AcadeMedia?

Det finns egentligen inga särskilda regler för den som har skyddade personuppgifter. Av hänsyn till medarbetaren bör man dock vara restriktiv med att lämna ut uppgifter om medarbetaren till någon. Vilket i och för sig gäller alla medarbetare. Verksamheten är enbart skyldiga att lämna ut uppgifter till Kronofogden samt uppgifter om inkomst till Skatteverket. Den legala innebörden av sekretessmarkeringen är att uppgifter om personen enligt folkbokföringens bedömning inte bör lämnas ut utan en särskild sekretessprövning.

Innehållsansvarig

Uppdaterad