Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Policy för evenemang/möten

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: HR-direktören
Antagen: 9 juni 2017

AcadeMedia eftersträvar kostnadseffektiva lösningar avseende konferens- och möteslokaler samt talare och andra leverantörer. Egna lokaler, kontor och skolor ska alltid vara förstahandsvalet vid möten och konferenser. Externa lokaler kan bokas om egna lokaler inte är tillgängliga eller om ändamålet kräver externa lokaler.

För större interna och externa evenemang arrangerade av något bolag inom AcadeMedia gäller samtliga punkter i denna policy. Som större evenemang räknas sammankomster med alla skolledare eller medarbetare inom verksamheten, eller där den totala kostnaden överstiger 250.000 kronor inklusive moms och logi.

Policyn ska dock, med några undantag som specificeras i nedanstående punkter, följas vid samtliga evenemang. Innehållet i evenemanget kan variera, men det handlar normalt om utbildningar, konferenser eller evenemang.

  • Större evenemang ska beslutas av koncernledningen, föredragande är HR-direktören.
  • Större evenemang ska planeras, genomföras och följas upp av en projektgrupp (beskrivning av uppdrag för sådan samt förslag på sammansättning av gruppen nedan).
  • Kostnad per medarbetare får inte överstiga:
    • Vid endagarskonferens 2.800 kronor inklusive moms, men exklusive logi.
    • Vid tvådagarskonferens 4.000 kronor inklusive moms, men exklusive logi.
  • Det ska finnas en tydlig koppling till färdplan 2020 och verksamhetens affärsplan/verksamhetsplan eller för koncernen aktuella fokusområden.

Här följer allmänna riktlinjer att ta hänsyn till vid större evenemang. Gå alltid igenom dessa riktlinjer innan något bokas. Om en eller flera av dessa riktlinjer inte följs, måste det tydligt framgå av koncernledningens beslut att så är fallet.

  • Nästan alla evenemang har deltagare från olika delar av landet. Därför får inget evenemang starta före klockan 11.00, samtliga deltagare ska kunna resa samma dag.
  • Återkommande evenemang bör om möjligt samordnas inom segmenten, att hyra en lokal i tre på varandra följande dagar är normalt betydligt billigare än att hyra en lokal i tre dagar som inte ligger tillsammans.
  • Om många av deltagarna är från samma stad, överväg om evenemanget kan läggas där. Res- och boendekostnader är ofta höga.
  • Tidpunkten ska om möjligt väljas utifrån säsongspriser, det kan finnas stora anläggningar till bra priser på sommarsemesterorter under vinterhalvåret. Ta dock här alltid in även nästa punkt i resonemanget.
  • Valet av anläggning bör göras med ordet ”måttfullt” som ledstjärna. Vi använder funktionella lokaler som passar det evenemang vi håller, utan överdåd.
  • Nästan alla evenemang har en gemensam middag/fest på kvällen. Val av underhållning bör göras enligt samma principer som valet av lokal ovan, vi är måttfulla och avstår från extravaganser.

För större evenemang krävs en projektgrupp. Dess uppdrag är att planera, genomföra, och följa upp evenemanget. Denna grupp ska ta fram en projektplan som ska innehålla följande:

  • Ett tydligt syfte, detaljerat innehåll och viktiga intressenter att ha med på evenemanget
  • Budget
  • Plan för intern och eventuell extern kommunikation
  • Plan för uppföljning efter genomfört event

Förslag till organisation

  • Projektägare (deltar normalt inte i själva projektarbetet, hens uppgift är att stödja gruppen och att fatta beslut)
  • Denne bör ha tid avsatt särskilt för denna uppgift
  • Kommunikationsansvarig från stab
  • HR-ansvarig från stab
  • Verksamhetsutvecklare från stab

Innehållsansvarig

Uppdaterad