Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Regler för bildhantering

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: AcadeMedias kommunikationsdirektör
Skapad: 2018-06-15
Uppdaterad: 2019-08-14

Dataskyddsförordningen, GDPR, som infördes den 25 maj 2018 påverkar AcadeMedias kommunikatörer och marknadsförare i deras dagliga arbete. För att säkerställa korrekt hantering av bilder, både på kort och lång sikt, har vi skapat särskilda regler för bildhantering.

Rutinerna gäller all bildlagring och bildanvändning. Dessa regler gäller samtliga som arbetar på staber, oavsett om staben är på varumärkes-, segments- eller koncernnivå. För enheter gäller att ett korrekt samtycke (se nedan) måste finnas till varje bild, dock behöver inte bilden/samtycket lagras centralt utan ska lagras på enheten. Detta gäller alltså bilder som tas av medarbetarna på enheten, och vars syfte är att användas i veckobrev eller motsvarande, samt i enhetens olika sociala kanaler. Sådana bilder får inte, utan att nytt samtycke inhämtas, användas i några centralt framtagna produktioner.

För frågor om dessa regler, kontakta ditt dataskyddsombud (finns på varje segment), AcadeMedias kommunikationsdirektör, eller AcadeMedias chefsjurist.

Filmning och fotografering

All filmning och fotografering som görs efter den 25 maj 2018 måste hanteras enligt den nya lagstiftningen. Det betyder att de som är med på bild/film (eller deras vårdnadshavare) måste fylla i korrekt samtyckesblankett. De blanketter som ska användas är koncerngemensamma och ska hämtas vid varje tillfälle här. Utan korrekt ifylld samtyckesblankett får bilderna inte varken lagras eller användas i några sammanhang. De ska alltså omedelbart raderas.

Lagring av bilder/filmer tagna efter den 25 maj 2018

Samtliga bilder och tillstånd ska lagras i AcadeMedias koncerngemensamma bildbank, QBank. Ansvarig för bildbanken är kommunikationsdirektören. I bildbanken ska varje bild kopplas samman med relevanta samtycken, och det ska tydligt framgå i informationstexten som alltid ska fyllas i vid varje bild om hur den får användas.

Inga bilder lagrade någon annanstans än i QBank får laddas ner och användas i några produktioner. Om dubbellagring sker (exempelvis hos fotograf och i Qbank) ska bilden varje gång den används hämtas från QBank, eftersom det är där vi kan säkerställa att korrekt tillstånd finns.

Inga bilder får hämtas från andra produktioner, oavsett när dessa är gjorda. En bild i en folder får alltså inte hämtas från folderns tryckfil, och läggas på webben. Den måste vid varje enskilt tillfälle hämtas från QBank, eftersom vi måste vara säkra på att tillståndet fortfarande gäller, och att det gäller även webben.

Inga bilder får lagras på hårddiskar, usb-minnen, servrar, molntjänster eller andra platser som tidigare använts. Efter det att en bild tagits ska den skyndsamt överföras till QBank och därefter raderas från annan enhet (kamera, USB-minne, etc). Undantag görs för fotografer med PUB-avtal.

Individer som kontaktar oss och vill få bilder raderade ska få återkoppling skyndsamt (helst inom två arbetsdagar), då ska bilderna vara raderade.

Lagring av bilder utanför QBank

Bilder får lagras på två andra ställen än i QBank. Dessa är:

  • Hos fotografen som tagit bilderna, förutsatt att vi har tecknat giltigt PUB-avtal.
  • Hos produktionsbolag som hjälper oss att producera/publicera exempelvis webbsidor, filmer och broschyrer. Även här är förutsättningen att vi har giltigt PUB-avtal.

Användning av bilder med korrekt samtycke enligt GDPR

Dessa bilder får användas i enlighet med samtyckesblanketten. När samtycket går ut ska bilderna raderas. Läs mer om samtycken här.

Innehållsansvarig

Uppdaterad