Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Regler för bildhantering

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: Kommunikationsdirektören
Beslutad: 15 juni 2018

GDPR som infördes den 25 maj påverkar AcadeMedias kommunikatörer och marknadsförare i deras dagliga arbete. För att säkerställa korrekt hantering av bilder, både på kort och lång sikt, har vi skapat särskilda regler för bildhantering.

Rutinerna gäller all bildlagring och bildanvändning. Dessa regler gäller samtliga som arbetar på staber, oavsett om staben är på varumärkes-, segments- eller koncernnivå. För enheter gäller att ett korrekt samtycke (se nedan) måste finnas till varje bild, dock behöver inte bilden/samtycket lagras centralt utan ska lagras på enheten. Detta gäller alltså bilder som tas av medarbetarna på enheten, och vars syfte är att användas i veckobrev eller motsvarande, samt i enhetens olika sociala kanaler. Sådana bilder får inte, utan att nytt samtycke inhämtas, användas i några centralt framtagna produktioner.

För frågor om dessa regler, kontakta ditt dataskyddsombud (finns på varje segment), AcadeMedias kommunikationsdirektör, eller AcadeMedias chefsjurist.

Dessa regler gäller i sin helhet fram till den 25 september, alltså fyra månader efter det att den nya lagstiftningen trädde i kraft. Därefter kommer några punkter nedan att sluta gälla, eftersom övergångsfasen till den nya lagstiftningen då bör vara över. Dessa punkter är tydligt markerade nedan.

Filmning och fotografering

All filmning och fotografering som görs efter den 25 maj måste hanteras enligt den nya lagstiftningen. Det betyder att de som är med på bild/film (eller deras vårdnadshavare) måste fylla i korrekt samtyckesblankett. De blanketter som ska användas är koncerngemensamma och ska hämtas vid varje tillfälle här. Utan korrekt ifylld samtyckesblankett får bilderna inte varken lagras eller användas i några sammanhang. De ska alltså omedelbart raderas.

Lagring av bilder/filmer tagna efter den 25 maj 2018

Samtliga bilder och tillstånd ska lagras i AcadeMedias koncerngemensamma bildbank, QBank. Ansvarig för bildbanken är kommunikationsdirektören. I bildbanken ska varje bild kopplas samman med relevanta samtycken, och det ska tydligt framgå i informationstexten som alltid ska fyllas i vid varje bild om hur den får användas.

Inga bilder lagrade någon annanstans än i QBank får laddas ner och användas i några produktioner. Om dubbellagring sker (exempelvis hos fotograf och i Qbank) ska bilden varje gång den används hämtas från QBank, eftersom det är där vi kan säkerställa att korrekt tillstånd finns.

Inga bilder får hämtas från andra produktioner, oavsett när dessa är gjorda. En bild i en folder får alltså inte hämtas från folderns tryckfil, och läggas på webben. Den måste vid varje enskilt tillfälle hämtas från QBank, eftersom vi måste vara säkra på att tillståndet fortfarande gäller, och att det gäller även webben.

Inga bilder får lagras på hårddiskar, usb-minnen, servrar, molntjänster, drop-box eller andra platser som tidigare använts. Efter det att en bild tagits ska den skyndsamt överföras till QBank och därefter raderas från annan enhet (kamera, USB-minne, etc). Undantag görs för fotografer med PUB-avtal.

Individer som kontaktar oss och vill få bilder raderade ska få återkoppling skyndsamt (helst inom två arbetsdagar), då ska bilderna vara raderade.

Lagring av äldre bilder, tagna före den 25 maj 2018 (regel tas bort 25 september)

Alla sådana bilder som vi har på Qbank, ligger nu i en egen folder, tydligt namngiven med ”EJ GDPR – bilder tagna före 25 maj”. Alla bilder i denna folder ska gås igenom före den 25 september. Ansvarig för att detta görs är respektive segments kommunikationschef, samt AcadeMedias kommunikationsdirektör. Bra bilder där ingen kan identifieras, får behållas och sparas bland övrig bilder. Alla bilder där en person kan identifieras ska antingen raderas, eller också ska alla identifierbara personer på bilden kontaktas och korrekt samtyckesblankett fyllas i.

Bilder lagrade på andra ställen ska gås igenom på samma sätt som bilderna i QBank, ansvariga för att detta görs är respektive segments kommunikationschef, samt AcadeMedias kommunikationsdirektör. Detta måste ske före den 15 augusti, därefter får gamla bilder ej ligga kvar på olika hårddiskar, molntjänster eller andra lagringsplatser.

Lagring av bilder utanför QBank

Bilder får lagras på två andra ställen än i QBank. Dessa är:

  • Hos fotografen som tagit bilderna, förutsatt att vi har giltigt PUB-avtal med hen.
  • Hos produktionsbolag som hjälper oss att producera/publicera exempelvis webbar, filmer och broschyrer. Även här är förutsättningen att vi har giltigt PUB-avtal.

Användning av bilder med korrekt samtycke enligt GDPR

Dessa bilder får användas i enlighet med samtyckesblanketten. När samtycket går ut ska bilderna raderas.

Specifika frågor under övergångsperioden (gäller ej efter 25 september 2018)

Hur gör vi med gamla bilder som ligger på våra webbar?

Bilderna behöver bytas ut mot nya bilder med korrekta samtycken. Detta görs successivt, och bör vara klart den 25 september 2018.

Om någon hör av sig och vill byta ut en bild, ska detta göras senast nästkommande arbetsdag.

Hur gör vi med trycksaker vi använder idag?

Vi kan fortsätta använda de foldrar vi har, dock ska de inte tryckas om. Behövs en ny upplaga, ska bilderna bytas.

Hur gör vi med filmer som spelats in det senaste året?

Här avgör vi från fall till fall.

Gymnasiesegmentet har en stor mängd filmer där de som medverkar är fullt medvetna om att deras medverkan betyder att de kommer att vara med i en skolas marknadsföring. Dessa filmer ska spridas lokalt i skolans upptagningsområde. Dessa filmer får användas. Vi har i detta fall valt att gå till en fristående juridisk expert på området som gjorde följande bedömning: Det är bra att samtycke har inhämtats och att detta tydligt anger att filmerna ska användas i marknadsföringssyfte. Samtycket som har inhämtats är inte helt GDPR-compliant (lite ospecifikt, saknas bl.a. viss information om hur länge bilderna ska användas, vem som är personuppgiftsansvarig m.m.) men vi bedömer att risken med att publicera filmerna med stöd av detta samtycke och en dokumenterad intresseavvägning ändå får anses begränsad.

Varje film/publicering måste dock bedömas för sig. Denna bedömning ska göras av AcadeMedias chefsjurist och kommunikationsdirektör tillsammans, som också avgör om oberoende expertis behöver anlitas.

Innehållsansvarig

Uppdaterad