Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Resepolicy

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Dokumentägare: HR-koncern
Skapat: 2009-12-08
Reviderat: 2015-04-08

AcadeMedias rese-och konferenspolicy syftar till att skapa förutsättningar för ett kostnadseffektivt, miljövänligt och trafiksäkert resande, samt kostnadseffektiv konferens- och lokalbokning.

Policyn utgör en gemensam grund för hantering av resandet och bruk av externa lokaler inom koncernen. Policyn gäller för alla resor och konferenser som sker inom koncernen och betalas av något av dotterbolagen. Koncernens ramavtal och det avtal som finns med aktuell resebyrå ska i första hand användas. Avsteg från policyn kan göras efter beslut av ansvarig chef.

Grundsyn

Resandet och bokning av externa konferenslokaler är medel som ska användas på ett omdömesgillt sätt. Den tid och de pengar som läggs ned ska kunna försvaras på samma sätt som övriga resurser för att nå våra mål.

Ansvar

Ansvarig chef för respektive verksamhet ska se till att policy och interna föreskrifter (avtal samt resebestämmelser) följs. Samtidigt vilar ansvaret för planering och bedömning på såväl ansvarig chef som på berörd medarbetare. Det är upp till var och en att ansvara för att hans eller hennes resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med policyn.

Bokning av resor

Inom koncernen ska långsiktig reseplanering göras, detta för att möjliggöra kostnadsbesparingar genom att utnyttja rabatter och samordning av flera resmål. Resenären ska välja det lämpligaste och billigaste färdsättet med hänsyn till kostnad och tid. I planeringen ingår också att överväga om andra alternativ än resa är möjliga, till exempel telefonkonferens, webbmöte eller videokonferens1. Dessa tankar ska även appliceras i samband med bokning av eventuellt boende. Vid gemensamma resor ska hänseende tas för eventuell risk i samband med resan.

Ledningsgrupper, oavsett nivå (enhet, verksamhet, koncern) bör alltid dela upp sig i mindre grupper, fler än hälften ur en ledningsgrupp bör inte använda samma resesätt samtidigt.

För bokning av resor och boende gäller också följande principer:

  • Resor och boende ska bokas med VIA Egencias onlinefunktion.
  • Resor ska bokas så lång tid i förväg som möjligt utan risk för fördyrande ombokning.
  • Ombokningsbara biljetter ska inte köpas. Vid ändrat resedatum köps en ny biljett. Enligt vår statistik bokas väldigt få resor om.
  • Gemensam transport ska användas om så erbjuds.
  • Resor mellan Stockholm och Göteborg ska genomföras med tåg. Flyg får endast bokas undantagsvis om godkännande erhållits från närmsta chef, se attestordning.
  • Vid hotellboende ska det billigaste alternativet väljas på ramavtal.

Miljö

Miljöhänsyn ska beaktas vid val av färdmedel. Inom landet rekommenderas resor med tåg framför flyg respektive kommunalt transportmedel framför taxi.

Säkerhet

Säker bilkörning förutsätter att trafikregler och regler för användning av mobiltelefon följs. Ersättning för parkering i tjänsten betalas av respektive företag. Parkeringsböter betalas av respektive medarbetare.

Ytterligare information om tillvägagångssätt i samband med bokning av resor och boende finns i AcadeMedias resemanual. I övrigt gäller de regler och riktlinjer som är gällande enligt lag och det kollektivavtal som den enskilda verksamheten lyder under.

Ovanstående policy är godkänd av Koncernledningen i AcadeMediakoncernen och fastställd i samband med Bolagsledningsmötet 2015-02-10.

1) Gratis tele-/webmöten kan ordnas via exempelvis Lync, Skype eller motsvarande. Telia tele-/webbmöte tillhandahåller betallösningar enligt ramavtal.

Bokning av konferenser och talare

AcadeMedia eftersträvar kostnadseffektiva lösningar avseende konferens- och möteslokaler samt talare och andra leverantörer. Läs mer i policyn för evenemang och talare här.

Innehållsansvarig

Uppdaterad