Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Arkiveringsplan

Denna sida är en del av AcadeMedias medarbetarwebb

Insamlade personuppgifter som inte längre behövs ska gallras, medan vissa insamlade personuppgifter måste arkiveras under kortare eller längre tid innan de kan raderas. För att säkerställa att arkivering och gallring sker korrekt finns en arkiveringsplan.

Tänk på att du inte kan kasta handlingar bara för att de inte listas i arkiveringsplanen nedan, den innehåller inte alla sorts dokumenttyper utan fylls på löpande.

Saknar du någon typ av dokument, tipsa oss gärna genom att maila juridik@academedia.se.

  • Förskola
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen10 år
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen10 år
    Viktiga dokumentErbjudande om förskoleplatsGallras vid inaktualitet
    Överenskommelse om platsGallras vid inaktualitet
    Dokumentation för särskilt stöd enligt 8 kap 9 § skollagenGallras vid övergång till grundskolan
    Dokumentation avseende tilläggsbelopp10 år
    Protokoll från utvecklingssamtalGallras vid övergång till grundskolan
    Plan mot kränkande behandling10 år
    KlasslistorGallras vid inaktualitet
    Dokumentation gällande frånvaro/NärvaroGallras vid läsårsslut
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/forskola/
  • Grundskola
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen10 år
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagen10 år
    Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagenGallras vid läsårsslutSparas hos huvudmannen
    Beslut om avstängning av elev10 årSparas hos huvudmannen
    Interna utredningarUtredning om behov av särskilt stöd10 år
    Kunskapsbedömning av nyanländ5 år
    Viktiga dokumentÖverenskommelse om platsGallras vid inaktualitet
    Beslut om åtgärdsprogram grundskolan2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om placering i annan undervisningsgrupp2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om anpassad studiegång i grundskolan5 år efter avslutad utbildning
    Beslut om enskild undervisning 2 år efter avslutad utbildning
    Överklaganden avseende beslut om placering i särskild undervisningsgrupp5 år efter avslutad utbildning
    Beslut om förberedelseklass för nyanlända2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs2 år efter avslutad utbildning
    Protokoll från utvecklingssamtal2 år efter avslutad utbildning
    Individuell utvecklingsplan2 år efter avslutad utbildning
    Skriftliga bedömningar enligt 10 kap 22 § skollagenBevarasAvser elev i årskurs 9
    Terminsbetyg2 år efter avslutad utbildning
    Kopior av slutbetygBevaras
    Utskriven och signerad betygskatalogBevaras
    Dokumentation gällande frånvaro/NärvaroGallras vid läsårsslut
    Beslut om befrielse från obligatoriskt inslag i grundskolan5 år efter avslutad utbildning
    Elevlösningar av nationella prov3 år
    Nationella prov och instruktionerSe Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:9)Varierar beroende på ämne
    Plan mot kränkande behandling10 år
    OrdningsreglerGallras vid inaktualitet
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    Rutiner/policies/blanketterKlasslistorGallras vid inaktualitet
    ÖverenskommelserÖverenskommelse om prao-platser1 år

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/grundskola/
  • Gymnasieskola
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    Rättsliga processerÄrenden i domstol10 år
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen10 år
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagenBevaras
    Beslut och utredning om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagenGallras vid läsårsslutSparas hos huvudmannen
    Beslut om avstängning av elev10 årSparas hos huvudmannen
    Interna utredningarUtredning om behov av särskilt stöd10 år
    Kunskapsbedömning av nyanländ5 år
    Viktiga dokumentBeslut om åtgärdsprogram gymnasiet2 år efter avslutad utbildning
    Beslut om reducerat program5 år efter avslutad utbildning
    Beslut om individuellt anpassat program5 år efter avslutad utbildning
    Beslut om placering av nyanländ i lämplig årskurs2 år efter avslutad utbildning
    Protokoll från utvecklingssamtal2 år efter avslutad utbildning
    Individuell studieplan2 år efter avslutad utbildning
    Skriftliga bedömningar enligt 8 kap 20 § gymnasieförordningenBevarasAvser introduktions-program
    Sammanställning enligt 8 kap 22 § gymnasieförordningenBevarasAvser introduktions-program
    Kopior av gymnasieintyg enligt 8 kap 21 § gymnasieförordningenBevarasAvser introduktions-program
    Kopior av studieintygBevaras
    Kopior av examensbevisBevaras
    Betyg efter prövningBevarasAvser den som inte är elev i gymnasieskolan
    Utskriven och signerad betygskatalogBevaras
    Dokumentation gällande frånvaro/NärvaroGallras vid läsårsslut
    Elevlösningar av nationella prov3 år
    Nationella prov och instruktionerSe Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:9)Varierar beroende på ämne
    Skriftliga tester, prov och elevlösningarGallras vid inaktualitet
    Plan mot kränkande behandling10 år
    OrdningsreglerGallras vid inaktualitet
    KlasslistorGallras vid inaktualitet
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    KontraktKontrakt med APL-platser2 år efter avslutad utbildning
    Kontrakt med övriga praktikplatser2 år efter avslutad utbildning
    Kontrakt gällande lärlingsutbildning2 år efter avslutad utbildning
    Kontrakt gällande lärlingsliknande praktik2 år efter avslutad utbildning

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/gymnasieskola/
  • Vuxenutbildning
    OmrådeExempel på dokumentBevaras/gallrasAnmärkning
    AnmälningsärendenBeslut och utredning av klagomål mot utbildningen10 år
    Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § skollagenBevaras
    Beslut om disciplinära åtgärder 5 kap 7-13 §§ skollagenGallras vid läsårsslutSparas hos huvudmannen
    Beslut om avstängning av elev10 årSparas hos huvudmannen
    Interna utredningarKunskapsbedömning av nyanländ5 år
    Viktiga dokumentDokumentation avseende extra anpassningar2 år efter avslutad utbildning
    Protokoll från utvecklingssamtal2 år efter avslutad utbildning
    Individuell studieplan2 år efter avslutad utbildning
    Betyg efter prövningBevaras
    Intyg efter valideringBevaras
    Utdrag ur betygskatalogBevaras
    Intyg efter genomgången utbildningBevaras
    Kopior av examensbevisBevaras
    Utskriven och signerad betygskatalogBevaras
    Dokumentation gällande frånvaro/NärvaroGallras vid inaktualitet
    Elevlösningar av nationella prov3 år
    Nationella prov och instruktionerSe Skolverkets författningssamling (SKOLFS 2013:9)Varierar beroende på ämne
    Plan mot kränkande behandling10 år
    KlasslistorGallras vid inaktualitet
    Tillbudsrapporter2 år efter inträffad incident
    Protokoll från skyddsronder och övrigt arbetsmiljöarbete5 år efter upprättande
    AvtalAvtal med APL-platser5 år

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/vuxenutbildning/
  • Koncernledning och redovisning
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    KoncernekonomiStyrelse:
    Kallelse
    Föredragningslista
    Styrelseprotokoll
    BevaraDirectors Desk (moderbolaget)
    Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)
    CFO/KoncernekonomiCFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag.
    Bolagsordning och stadgar
    Ägardirektiv
    Firmateckning
    Aktiebrev
    Aktiebok
    BevaraDirectors Desk (moderbolaget)
    Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)
    CFO/KoncernekonomiCFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag.
    Årsstämma:
    Protokoll och dagordningar med bilagor
    BevarasDirectors Desk (moderbolaget)
    Pärmar + digitalt Opto (övriga bolag)
    CFO/KoncernekonomiCFO ansvarar för moderbolaget som förvaras i DD. Koncernekonomi ansvarar för övriga bolag.
    ControllingEnhets verksamhetsplaner, budget, prognos
    3 årDigitalt -RPKoncerncontroller
    Verksamhetsplan, budget och prognos, fastställd av styrelsen
    BevaraDigitalt -RP och Directors DeskKoncerncontroller
    KoncernekonomiInsiderinformation
    - Loggböcker
    - Insynslista
    - Meddelanden till FI
    BevaraDigitalt, server koncerncontrollingCFO/Koncerncontroller
    Månadsbokslut
    7 årDigitalt - Jeeves, Agresso och övr ek system samt Opto för påskrivna dokument (original i bolagspärmar)
    Koncernekonomi/ekonomiserviceArkiveras (per bolag) enligt gällande bokslutsrutin
    Koncernredovisning7 årDigitalt - OCRAKoncernekonomi
    Årsbokslut/Kvartalsrapport
    Verksamhetsberättelse
    Revisionsberättelse
    Hållbarhetsredovisning
    BevaraDigitalt - Opto
    Påskrivna original i bolagspärm
    Koncernekonomi/KoncerncontrollAvser på bolagsnivå såväl som koncernnivå.
    BolagsdeklarationBevarasDigitalt -SKV. Signade kopior i OptoKoncernekonomi
    Internkontrollplan
    Risk- och sårbarhetsanalys
    Uppföljningsrapport
    3 årDirectors DeskCFO
    Register bankkonton/FullmakterGallras vid inaktualitetDigitalt - Bankens system.Koncernekonomi/ekonomiservice
    Bankavtal (centralkontoavtal, bankgiroavtal)BevaraDigitalt - Bankens system.Koncernekonomi
    Bankavtal - övrigaBevaraPärm hos CFO samt digitaltKoncernekonomi
    Delegations- och attestinstruktionBevaraDigitalt - gällande på supportwebben. Äldre versioner ekonomi servernCFO
    Registrerings- och ändringsbevisGallras löpandesupportwebben samt OptoKoncernekonomiEndast aktuella tillgängliga

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/koncernledning-och-redovisning/
  • Personal
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    AnställningAnställningsavtal
    Tillägg till avtal
    Avtal om förmåner/Bonusar
    Avtal om upphörande av anställning
    Pappersdokument sparas 3 år efter digitalisering
    Digitalt dokument bevaras
    Digitalt arkivPersonalchefScannas och förvaras i digitalt arkiv (opto)
    Ansökan och beslut om tjänstledighet längre än 6 månader
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt digitalt
    Personalchef
    Protokoll från lönesättande samtal
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt digitalt
    Personalchef
    Skriftlig erinran
    Beslut om omplacering
    Uppsägning
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt digitalt
    Personalchef
    Betyg och intyg utfärdade av arbetsgivaren
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt digitalt Personalchef
    Ansökan förändrad sysselsättningsgrad
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandePersonalakt digitalt Personalchef
    Ansökan och beslut om tjänstledighet kortare än 1 månGallras 3 år efter anställnings upphörandeHR PlusPersonalchefAnsökan om tjänstledighet under en månad finns i hr-plus
    Beslut om och utbetalning av bonus och gratifikationer7 årPersonalakt digitalt PersonalchefUtbetalning av bonus och gratifikationer finns i hr-plus. Kontorsansvarig ansvarar för lokalt arkiv
    Beslut Skatteverket skyddad identitet
    Gallras vid inaktualitetPersonalaktPersonalchefHanteras med försiktighet, gallras efter att skydd upphör
    Protokoll från skyddsronder
    Central åtgärdsplan
    Anmälningar Hot och våld
    Riskbedömningar
    3 år
    Digitalt serverPersonalchef
    Anmälan om arbetsskada/tillbudBevaraLagras på anmälaarbetsskada.nu
    (Digital anmälningstjänst)
    Personalchef
    Arbetsanpassningar och rehabiliteringarRehabiliteringsutredning och förfrågan från Försäkringskassan
    Rehabiliteringsplan
    Läkarintyg
    Handlingsplan
    Beslut Läkarintyg
    Beslut om ersättning
    Aktualitet, gallras vid rehabiliteringsperiodens slutPersonalakt digitalt
    Behörighetskrav närmsta chef och HR
    Personalchef
    FackligtFackliga förhandlingsmöten:
    Protokoll
    Beslut
    Överenskommelse
    Gallras 3 år efter anställnings upphörandeDigitalt + papper
    Behörighet HR
    Personalchefminnesanteckningar och överenskommelser i Protokoll.
    KompetensutvecklingIntyg från genomförd utbildning
    Gallras vid anställningens upphörandeLMSPersonalchef
    KompetensutvecklingsplanerGallras vid anställningens upphörandePersonalakt Behörighet närmsta chef och HRPersonalchef
    Minnesanteckningar från utvecklingssamtalGallras vid anställningens upphörandePersonalakt.
    Digitalt
    Behörighet närmsta chef och HR
    Personalchef
    RekryteringKravprofil
    Annons
    Gallras vid inaktualitetRekryteringssystemPersonalchefKravprofil och annons publiceras externt..
    Lista över sökande
    Urvalslista
    3 årRekryteringssystemPersonalchef Sökande och administration av sökande hanteras i rekryteringsverktyget.
    Intervjuanteckningar
    Referensanteckningar
    3 årPappersaktPersonalchef
    Ansökningshandlingar, ej anställda på tjänsten. Samt anställd på tjänsten3 årRekryteringssystemPersonalchefBör sparas minst 2 år pga. diskrimineringslagstiftningen.
    Spontanansökningar
    3 årRekryteringssystemPersonalchef

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/personal/
  • Lön
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    Beräkna och betala ut löner och arvodenBanklistor, utbetalad nettolön
    7 årBanklistor finns digitalt, skrivs inte ut.Avdelningschef lön
    Kontrolluppgifter till Skatteverket2 årAvdelningschef lön
    Lönespecifikation7 år
    HR PlusAvdelningschef lön
    Lönelista anställd7 årHR PlusAvdelningschef lönAvser lönelista/-sammanställning innehållande nödvändigauppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringarenligt vid varje tid gällande avtal. Finns i hr-plus att ta ut vid behov.
    Lönepåverkande inrapportering per anställd
    (t ex tidrapporter, ansökan om ledighet)
    3 år
    HR PlusAvdelningschef lönT.ex. ansökan om ledighet, frånvarorapportering. Ansökan om semester samt ledigheter upp till en månad finns i hr-plus. Ledigheter över en månad finns som pappersunderlag, dock inte semester.
    Sjukintyg/läkarintygGallras vid sjukdomsperiodens slutHR PlusAvdelningschef lönLäkarintyg hanteras i HR+ och behöver inte arkiveras i pappersform av sekretesskäl.
    Reseräkningar7 årHR PlusAvdelningschef lönPappersform (kvitton). Reseräkning finns i HR+
    Beslut om jämkningGallras efter upplägg i lönesystemHR PlusAvdelningschef lönInfo finns i hr-plus att ta ut vid behov.
    Beslut om utmätning av lönGallras vid inaktualitetPappersform samt HR+Avdelningschef lön
    LöneskuldsbrevGallras vid inaktualitetPappersformAvdelningschef lön
    Övertids- och jourjournaler3 årHR PlusAvdelningschef lönFinns i hr-plus att ta ut vid behov.
    PensionsansökanBevaraDigitalt arkiv (inscannat papper)Avdelningschef lönPåskrift av chef och inscannat av lön
    Uppgift om barn vid föräldraledighet
    8 årHR PlusAvdelningschef lönFinns i hr-plus att ta ut vid behov.
    8 år pga rätten att ta ut föräldraledighet upp till 8 års ålder
    Statistik över ersättningsutbetalningar vid sjukdom
    BevaraHR PlusAvdelningschef lönFinns i hr-plus att ta ut vid behov.
    Pension och försäkringUppgifter kring tjänstledighet som ej är pensionsgrundandeBevaraHR PlusAvdelningschef lönFinns i hr-plus att ta ut vid behov.
    PensionsavtalBevaraPersonalaktAvdelningschef lön
    Uppgifter om inbetalade premiebeloppBevaraCollectum samt fakturaspecifikationAvdelningschef lönArbetsgivarfil till Idun
    Lönelistor månadsvisa löneutbetalningar
    7 årHR PlusAvdelningschef lönFinns i hr-plus att ta ut vid behov.

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/lon/
  • Ekonomi
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    LeverantörBetalningsspecifikation
    Leverantörsbetalningar (LB)
    7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceSammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar
    Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade7 årDigitalt Opto (BGC)Chef Ekonomiservicefrån april 2008, inget manuellt
    Leverantörsfakturor, inkomna papper3 årPärmar BGCChef Ekonomiservice3 år under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt, annars 7 år
    Leverantörsreskontra7 årDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceLeverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus
    Rekvisitioner3 årDigitalt Opto (BGC)Chef EkonomiserviceBifogas faktura i Opto
    KundFaktureringsunderlag + kopia på faktura7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceBeställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor exempelvis elevlistor.
    KundregisterBevarasDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceInformation om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans
    Kundreskontra7 årDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef EkonomiserviceKundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus
    Inkassoärende kunderGallras vid inaktualitetDigitalt Intrum/Jurist&InkassoChef EkonomiserviceGallras efter att avskrivning skett.
    Kundinbetalningar7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceVerifikationsunderlag ifrån Bgc och Plusgiro
    Löpande ekonomiredovisningHuvudboksposter7 årDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemChef Ekonomiservice
    Kontoplan och konteringsdimensionerGallras vid inaktualitetDigitalt Jeeves/Agresso eller annat ek systemKoncernredovisningsansvarigÅrlig version bevaras i anslutning till bokslut
    Verifikation
    Plus- och bankgirolistor, inbetalningar
    7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef Ekonomiservice
    UtbetalningarVerifikation
    Underlag för utbetalningar
    7 årPärmar - verifikation. Digitalt - attester i resp. systemChef EkonomiserviceAttesterade lönefiler, utebetalningsjournaler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag, kvitton etc.
    Löpande ekonomiredovisningVerifikationslistor7 årJeeves/Agresso eller annat ek systemChef Ekonomiservice
    Avstämning7 årPärmar. Arkiveras 2 år på kontoret. Skickas därefter till arkiv.Chef EkonomiserviceKontoutdrag, Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift
    Skattedeklarationer, slutlig skatt7 årSkattepärm, samt verifikation, digitalt med deklarationenChef Ekonomiservice
    Prisbeslut kommun3 årDigitalt på servernPrisgruppenGäller ej Vux, där sköter verksamhetsområdet detta

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/ekonomi/
  • Inköp
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    UpphandlingRamavtal5 år efter avtalets utgångDigitalt på Q-server & OptoOriginal förvaras hos Inköp.Admin
    Lokalanpassade avtal kopplad till ramavtalet5 år efter avtalets utgångDigitalt ute på respektive enhetRektor/SkolchefAvtalet skapas ute på enheten av behörig beställare.
    Avrop/beställning mot ramavtal2 år efter avtalets utgångDigitalt ute på respektive enhet (gäller vid mailbeställning)Rektor/SkolchefSkapas ute på enheten av behörig beställare.
    Vårda och förvalta ingångna avtalAvstämning och uppföljning med avtalsparter
    Protokoll
    2 årDigitalt på Q-serverAdmin
    Tvister gällande pågående avtalBevaraDigitalt på Q-serverRespektive avtalsansvarig

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/inkop/
  • Fastighet
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    HyresavtalHyresavtal lokal
    Omförhandling
    Tilläggsavtal
    Uppsägning och bekräftelse av denna.
    7 år efter att lokalen avskaffasDigitalt & Pappersform i original.FastighetschefSamtliga hyresavtal kopplad till en fastighet/lokal bör sparas så länge man hyr lokalen. Gallras 7 år efter att slutgiltig uppsägning och avflytt skett.
    Andrahandskontrakt överytor
    2 år efter avtalets utgångDigitalt & Pappersform i original.Fastighetschef
    InvesteringInvesteringsprojekt kopplad till fastighet/lokal
    Behovsanalys från verksamheten
    Beställning till fastighetsägare
    Kostnader
    Byggprojekthandlingar (kopior från fastighetsägare)
    7 år efter att lokalen avskaffasDigitaltFastighetschefAvser de investeringar där Academedia tar projekteringskostnaderna jämfört med fastighetsägaren.
    Bygglovsansökningar och beslut (avslagna och beviljade)7 år efter att lokalen avskaffasDigitaltFastighetschefAvser utbyggnader av ramper, skyltar, flyttbara moduler från exempelvis Temporent.

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/fastighet/
  • Kommunikation
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    Extern kommunikationExterna webben
    - Bloggar
    - Nyheter
    -Pressmeddelanden MyNewsDesk
    -Pressmeddelanden börsen
    BevaraDigitalt på serverKommunikationsdirektörSparas ned en gång om året, första veckan i juni
    Intern kommunikationNyhetsbrev internt
    1 årDigitalt, Apsis ProKommunikationsdirektör
    Interna dokument- T.ex kommunikationsplan
    BevaraDigitalt, på serverKommunikationsdirektör
    Grafisk profilBilderBevara
    Digitala kopior, Qbank arkiveringssystemKommunikationsdirektörSparas ner tillsammans med samtyckesavtal med medarbetare
    Referenskopior av varje trycksak
    BevaraFysiskt (5 ex) och digitalt (PDF)Kommunikationsdirektör
    Logotyper
    BevaraDigitala kopiorKommunikationsdirektör

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/kommunikation/
  • Juridik och Compliance
    OmrådeDokumentBevaring/ GallringFörvarasAnsvarig arkivering/gallringKommentar
    Rättsliga processerAkter, underlag från rättsliga processer10 år efter att domen vunnit laga kraft.Papper/DigitaltChefsjuristPappersform hos huvudmannen
    Digitalt på filserver
    Interna utredningarÄrenden WhistleblowerBevaras
    Digitalt - filserverChefsjurist
    PM
    Rättsutredningar
    kartläggningar
    etc.
    10 årDigitalt - filserverChefsjurist
    Anmälningsärenden
    10 årDigitalt - filserverChefsjurist
    Juridiska frågor&svarGallras 3 år efter anställnings upphörande
    Digitalt - gemensam mailbox JuristenhetenChefsjurist
    AvtalAvtal10 årPapper/digitaltChefsjuristPappersform hos huvudmannen
    Digitalt på filserver
    StrukturmaterialPolicyer5 år efter policyns utgång
    SupportwebbenChefsjurist

    https://medarbetare.academedia.se/organisation-och-ledning/arkivera-och-gallra/juridik-och-compliance/

Begrepp

Handling – text, bild, film eller liknande.

Gallring innebär att en handling förstörs.

Bevaras innebär att en handling ska sparas för all framtid.

Gallring efter (exempelvis) 5 år innebär att handlingen kan gallras tidigast fem år efter att den upprättats.

Gallring vid inaktualitet innebär att handling kan gallras när den inte längre är aktuell.

Innehållsansvarig

Uppdaterad

För att göra vår webbplats bättre samlar vi in information från våra besökare. Vi gör det för att:

Läs mer