Nyheter inför skolstart hösten 2022

Viktiga datum under hösten

1:a September – Rapportering elevuppgifter
15:e September – Slutgiltig avläsning elevuppgifter.
10:e Oktober – Busskort fakturering
8:e/månad – Spar körning (uppdatering Folkbokföringsadress)
- 16:e Augusti (extra körning)
- 28:e Augusti (extra körning)
- 8:e September
- 13:e September (extra körning)
1:a tors/månad – Personnummer uppdatering ScS
23:e/månad – deadline för APL-underlag

Schoolsoft

Elevuppgifterna i Schoolsoft ska hållas uppdaterade varje dag från den 20 augusti och framåt.
Det första utdraget av elevtal för den här terminen sker den 24 augusti och den andra exporten den 30 augusti. 1:a September sker rapportering av elevuppgifter.
Elevtalen som rapporteras den 1 september används av oss på Ekonomiservice för att bokföra resultatet av era elevintäkter för både juli och augusti månad.
Alla elever som inte har kommit till uppropet skall tas bort som aktiva ur Schoolsoft senast tre dagar efter uppropet.
Den stora avläsningen av elevregistret för fakturering avseende juli, augusti och september sker den 15 september.
Tänk på att elever som är inskrivna med startdatum innan 31 augusti får vi betalt för juli-sep och de som är inskrivna med startdatum 1 sep och senare får vi endast betalt för september. Gäller kommuner som använder UEDB Sthlm som kommunsystem, samt IKE Värmland, IKE Skaraborg och IKE Halland
Avseende kommuner som använder ELIN är det viktigt att man följer manualen och använder “Skapa fil till CSN” för att informationen skall skickas vidare till ELIN.
Gäller kommuner som använder ELIN som kommunsystem
Viktigt att eleven är registrerat med exakt samma datum och program i både Schoolsoft och IKE systemet för att vi ska få rätt ersättning för rätt period.
Var observanta med start/slutdatum när elever byter kommun eller program.
Observera att det är mycket viktigt att ni skriver in eleverna med programkod som bygger på de nationella, tex SASAM, SABET, FTTRA

Viktigt att tänka på avseende elevpeng

Förutom att ha korrekta uppgifter om eleverna i Schoolsoft och kommunernas system är det även viktigt att ni tänker på följande för att få rätt ersättning för eleverna från kommun:

Kontakta kommun gällandet 4:e läsår för rätt hantering.
För elever med tilläggsbelopp behöver avtalen skickas in till ekonomservice via servicewebben
Kontakta kommun gällande elever med skyddad identitet för rätt hantering.
Skicka kopia på LMA-kort till kommun för att erhålla elevpeng för asylsökande och spara en kopia på skolan för om tvist skulle uppstå. Finns även fält i SchoolSoft där LMA-numret kan skrivas in för korrekt registrering.
Kontakta kommun för rätt hantering av elever som saknar behörighet från grundskola och går introduktionsprogram gällande avtal, IMV ersättning osv.
Skyddade elever inom Stockholms Län skall gå via Ömer Eken och behöver därav kontaktas via omer.eken@academedia.se +46 (0)8-545 610 43 inom Ekonomiservice.

SPAR Körning

Schoolsofts första körning mot SPAR görs den 16:e Augusti följt av den 28:e augusti. I september sker avläsningen den 8:e samt 13:e och resten av terminen är det körning den 8:e varje månad.

Integration mellan Schoolsoft och kommunsystemet UEDB

Skolor som har elever folkbokförda i någon av kommunerna som använder UEDB kan inte längre hantera/registrera sina elever manuellt i UEDB utan all hantering/registrering sker genom Schoolsoft. Filer skickas varje natt med elevinformation från Schoolsoft till UEDB.

Era konton (och övrig personal såsom administratörer) fungerar inte längre för hantering/registrering av elever i UEDB. Schoolsoft ska uppdateras av er precis som tidigare.

Integration mellan Schoolsoft och kommunsystemet ELIN

Filer skickas varje natt med elevinformation från Schoolsoft till ELIN observera att körningen till ELIN sker via “Skapa fil till CSN” i SchoolSoft och därav viktigt att denna används som manualen anvisar. Schoolsoft ska uppdateras av er precis som tidigare. Underlaget till CSN behöver hållas uppdaterat även under läsåret.

Om du får problem med att ladda upp CSN-filen eller har frågor kring Elevrapportering CSN i Schoolsoft är det bästa att i första hand kontakta Schoolsoft support.

Observera att vi inte har några filintegration för övriga system som tex IKE Sjuhärad och IKE Skåne. De kommunsystem vi har filintegration med från HT19 är ELIN och UEDB i Stockholm.

Busskort

Inför detta läsår är det viktigt att säkerställa att processen följs. Därför finns vi här som stöd om det finns några frågor för dess registrering alternativt finns mer info här.

Du som administratör kan läsa in färdiga listor med busskortsnummer i Schoolsoft för en mer automatiserad hantering. Dessutom kan man ta ut rapporter för att kunna kontrollera vilka elever som tilldelats respektive kort samt busskortsnummer. Detta gör att hanteringen av busskort inte är lika personberoende och arbetskrävande, även om ert arbete är kritiskt för att registrering och fakturering skall fungera. Observera att det är viktigt att ni säkerställer priset för terminen

Avläsning från Schoolsoft för fakturering av busskort för HT22 kommer att ske den 10:e oktober, efter det måste eventuella justeringar göras manuellt av resp. skola.

Det är därför viktigt att lägga in uppgifter om kort och kortnummer på eleverna så snart som möjligt så det inte missas (OBS viktigt att fr.o.m. datum och t.o.m. datum är korrekt ifyllda för terminsperioden).

Har ni följdfrågor är ni varmt välkomna att ta kontakt med oss inom Ekonomiservice via busskortsfakturering@academedia.se alternativt ringa oss via telefonnummer 0771-79 44 02 (öppettider vardagar mellan 09:00 – 12:00)

Leverantörsfakturahantering/OPTO

I början på ett nytt läsår görs det mycket inköp och leverantörer skickar mycket fakturor. Det är därför viktigt att fortsatt löpande hantera leverantörsfakturor i OPTO. Första OPTO-stängningen för läsåret sker den 1:a september.

Fakturor behöver fortsatt levereras som E-faktura eller PDF-faktura. Information om korrekt fakturaadress och fakturakrav finns här.

Är ni nya i Opto, har frågor eller funderingar är ni välkomna att lägga ett ärende i Servicewebben till leverantörsgruppen (“Opto och Leverantörsfakturor”) så får ni hjälp med hanteringen av leverantörsfakturor eller användningen av OPTO.

APL

Utbetalningar av APL-ersättning görs en gång per månad, den 27:e. För att deadline ska kunna hållas ska underlag skickas in senast den 23:e i månaden.

Underlag ska skickas till Ekonomiservice via servicewebben. Underlaget ska vara attesterat/godkänd av rektor eller den som har attesträtt. Vänligen notera att månadens utbetalningar ska samlas i en fil per skola, per månad. Kvitton sparas i 7 år precis som tidigare på skolorna.

Vidare önskar vi förtydliga att dessa ärenden skall registreras i servicewebben under “Fakturor & in- och utbetalningar”. Ekonomiservice fakturor in- och utbetalningar.

Ni kan alltid följa status på ert ärende via erhållet ärendenummer.

Mallar

Faktureringsmallar (Faktureringsunderlag):

Samtliga mallar finns upplagda i servicewebben

Mallarna har en ny uppbyggnad som innehåller artikelregister som både ger standardtext och hjälp till kontoval.

(OBS: Inför nytt läsår se till att hämta nya mallar från servicewebben och inte använda gamla mallar. Spara inte i molnet server/lokalt)

Kontaktinformation

Busskort: busskortsfakturering@academedia.se
Ekonomiservice (servicewebben)
Ekonomiservice telefonnummer: 0771-79 44 02 (öppettider vardagar mellan 09:00 – 12:00)