Nyheter Juni

Hej,

Nu närmar sig sommaren med snabba steg, och det är dags att summera läsåret 21/22. Det har varit ett händelserikt år på många sätt. Även om pandemin inte är över, är vi tillbaka på kontoren igen och jag tror att många med mig delar glädjen över att de flesta möten är på plats, med människor som sitter i samma rum.

Just nu pågår inte bara slutspurten inför semestern, utan också inför öppningen av AcadeMedias två nya gymnasiecampus i Stockholm. Campus Vasastan och Campus Södermalm kommer tillsammans att ta emot cirka 4 000 elever. De åtta gymnasier som ska flytta till dessa två campus ser en ökning av antalet elever som söker till skolorna. Lokalerna, och läget har stor betydelse och det är fantastiskt att kunna erbjuda elever och medarbetare två så fina arbetsplatser. Intresset för våra skolor är stort även på andra håll i Sverige, fler elever än någonsin har sökt till våra drygt 150 gymnasier.

Som ni alla säkert noterat är skolan ett hett ämne i debatten just nu. Inte minst friskolor diskuteras, ofta på ett sätt vi inte känner igen oss i. Många säger att motståndet mot friskolor är starkt, jag skulle snarare säga att debatten är högljudd. Det tydligaste beviset för att friskolor fyller en viktig funktion, och faktiskt blir allt viktigare, är ändå det faktum att antalet elever och familjer som väljer friskolor ökar för varje år.

Jag vill tacka er alla för alla fina insatser under detta läsår och jag hoppas att ni får en härlig sommar.

Glad sommar!

Marcus Strömberg, VD

Hitta din nästa utbildning på en uppfräschad utbildningswebb

Du kanske redan har sett att utbildningswebben har fått nytt utseende och att vi publicerat flera nya utbildningar? Här samlar vi en mängd utbildningar inom olika områden som alla medarbetare kostnadsfritt kan genomföra. Just nu vill vi speciellt tipsa om Perspektiv på NPF, Förebygg hot och våld samt Gruppen och jag. Använd sökfunktionen för att hitta din nästa utbildning eller kika i denna utbildningskatalog. Givetvis är du varmt välkommen att höra av dig till Academy om du har frågor kring utbildningarnas innehåll eller upplägg.

Från chefsprofil till ledarprofil

Inför läsåret 22/23 lanserar vi vår nya ledarprofil. Mycket känns igen från den tidigare chefsprofilen men viktiga uppdateringar och tillägg har gjorts för att gå i linje med pågående samhällsutveckling, ledarskapets betydelse för vår riktning framåt och vår kvalitetsledningsmodell AcadeMediamodellen. På denna utbildningssida kan du läsa mer samt anmäla dig till webbinarier om ledarprofilen och PRP 2.0 som genomförs vid ett antal tillfällen i augusti/september.

Flippad kompetensutveckling i samarbete med Preparus

Academy har inlett ett samarbete med Preparus, ett företag som vill modernisera kompetensutvecklingen inom svensk skola. De erbjuder förinspelade föreläsningar och onlinekurser med några av Sveriges främsta utbildare inom skola och utbildning. Genom detta samarbete ökar vi möjligheten till digital och flippad kompetensutveckling (du läser själv in förkunskaperna i stället för att få en genomgång med lärare, och gör sedan uppgifterna i skolan)  för alla AcadeMedias lärare och övrig pedagogisk personal. Från nu och fram till årsskiftet hittar du två av Preparus onlinekurser inom språkutvecklande arbetssätt samt Escape room i utbildningen på utbildningswebben.

Kommunikations- och mediaträning

Tillsammans med kommunikationsstaben återupptar vi våra kommunikations- och mediaträningstillfällen läsåret 22/23. Ledare i AcadeMedia kan redan nu anmäla sig till ett av fyra fysiska heldagsseminarier under kommande läsår. Under ledning av kommunikationsdirektör Paula Hammerskog genomför vi två träffar varje termin, i Stockholm och Göteborg hösten 2022 samt i Stockholm och Malmö våren 2023. Välkommen att anmäla dig redan nu på utbildningswebben.

Se senaste supportmedarbetarträffen

Supportmedarbetarträffen som gick av stapeln den 19 maj spelades in och kan här ses i efterhand.

 

Fokus var på hållbart mående och till vår hjälp hade vi tre inspirerande gäster.

• Pernilla Svensson, rektor på Vittra Landborgen. Pernilla delade med sig av hur pedagoger och elever på skolan arbetar för ökad förståelse för både världens och individens hållbara mående.
• Josefine Jonasson, dietist och grundare av Aftonbladets hälsosajt Wellobe. Josefine gav oss tips och trix för hur vi var och en kan tänka hållbart vad gäller vår egen kost och hälsa.
• Katarina Önell, client manager på Kantar/Sifo. Katarina har specialiserat sig på vad som kännetecknar hållbara organisationer där medarbetare mår bra och sjukantalet är lågt. Hon delade med sig av sina perspektiv och råd.

Juridikstaben har tagit fram en lathund kring vilka avtalsbestämmelser vi vill undvika i våra ramavtal och lokala avtal. Denna ligger som en bilaga i Inköpspolicyn. Kika på denna och undvik de vanligaste fallgroparna.

Ny brandskyddsansvarig för koncernen

AcadeMedias säkerhetschef Mattias Hammar har tagit över ansvaret för vårt systematiska brandskyddsarbete inom koncernen. Vår ramavtalsleverantör, Dafo Brand, har ansvar för att stötta alla enheter i deras arbete, samt genomföra de årliga kontrollerna. Mattias är vårt interna stöd och ska främst vara till hjälp när det uppstår frågor i leveransen från Dafo, eller om någon behöver hjälp att komma igång med det digitala verktyget SBA aXess.

Vi vet att brandskydd för många är en både svår och känslig fråga. Vi vill därför gärna att ni, om ni känner er det minsta osäkra, går igenom den information vi har på medarbetarwebben. Där finns både beskrivningar av hur avtalet är skrivet, och vilka utbildningar som går att beställa, och en instruktionsfilm om det digitala verktyget SBA aXess. Har ni frågor utöver det kan ni kontakta Mattias Hammar vars kontaktuppgifter finns på medarbetarwebben.

Eletive – nytt verktyg för att mäta välmående och trivsel

Äntligen kan vi ge er den glädjande nyheten att alla verksamheter som ingår i AcadeMedia från och med i höst kommer få tillgång till Eletive. Det är ett verktyg som kan användas för att ge medarbetare möjlighet att regelbundet ge feedback på hur de upplever sin arbetssituation. Det är en form av pulsmätning och ska ses som ett komplement till den årliga medarbetarenkäten.

Verktyget är enkelt att använda och ger chefer möjlighet att systematiskt fånga upp sådant som är aktuellt och relevant för medarbetarna här och nu. Här kan du läsa mer om vad Eletive är och hur det kan användas.

Friskvård

Vi behöver alla värna om vår hälsa för ett hållbart medarbetarskap. Vi har förmånen att genom förmånswebben erbjuda många hälsofrämjande aktiviteter. Passa på att nyttja och registrera ditt friskvårdsbidrag senast den 30 juni. Du behöver registrera dina beställningar/kvitton i förmånswebben senast den 30 juni för att kunna nyttja årets friskvårdsbidrag. Den 1 juli får du ditt nya friskvårdsbidrag vilket innebär att kvitton och beställningar som registreras senare än 30 juni kommer att räknas på ditt nya friskvårdsbidrag.

Läs mer om vad du kan bekosta friskvårdsbidraget med på Medarbetarwebben.

Långa svarstider hos Egencia

På grund av högt tryck hos vår resebyrå Egencia är svarstiderna något längre än vanligt. De är i skrivande stund i full gång med rekrytering till sin egen kundtjänst för att åtgärda detta.

Ramavtal DigitalTolk – en huvudleverantör inom tolktjänster

Vi har uppgraderat ramavtalet med Digital Tolk, vilket innebär lägre priser. DigitalTolk erbjuder tolkning och översättning inom 210 språk och dialekter inom sitt nätverk med över 6 000 Tolkar. Som utgångspunkt bör vi alltid utgå från att välja Telefontolkning på distans då vi både sparar miljö, tid och pengar.

FILMochSKOLA.se – streamingtjänst med Utbildnings- och Spelfilmer

För att förenkla laglig streaming, erbjuder Swedish Film oss strömningstjänsten Film och Skola. Börja när du vill, avsluta när du vill! Laglig visning med licens.

En smart paketlösning för filmvisning i skol- och fritidsverksamheten

• Över 23 000 utbildningsfilmer, som inkluderar hela UR Utbildningsradions programutbud.
• Mer än 3 100 spelfilmer från de flesta välkända filmbolagen.

IKEA – färre kundnummer

För att effektivisera och städa upp i vårt kundregister hos IKEA kommer det från 1 juni enbart att finnas ett (1) kundnummer per organisationsnummer som är valt utifrån störst omsättning 2021. De kundnummer som stängs kommer att ha en hänvisning till det aktiva. Du hittar en översikt på vilka organisationsnummer och kundnummer som är kvar på medarbetarwebben. Du måste även i samband med beställning ange ditt kostnadsställe som ska bestå av minst 3 och max 5 siffror. Detta innebär ingen annan förändring än att välja rätt kundnummer samt ange 3-5-siffrigt kostnadsställe vid inköp.

På medarbetarwebbens sida för möbler finner du en uppdaterad manual på hur du bäst handlar på IKEA.

I månadsskiftet augusti/september kommer medarbetarwebben att få en ny kostym. Varje segment och stab kommer ha en egen ingång på webben, vilket gör att informationen kommer vara lite mer anpassad efter var du arbetar. Projektgruppen har också gjort ett arbete tillsammans med berörda staber för att rensa bort en del material och se över texter. Vi hoppas att du ska tycka om det!

Tips inför sommaren

Passa på att gör din ledighetsansökan redan nu och klarmarkera din tidrapport om du är borta över ett månadsskifte. Du som chef vet väl att du kan delegera attestansvaret till någon annan, hur du gör finner du här i våra manualer på servicewebben?

Viktiga datum från lön

1 juni  – sista dag för medarbetare att klarmarkera din tidrapport och registrera resa/utlägg.

7 juni – senast klockan 17 behöver du som chef attestera dina anställda i Medvind samt attestera resa/utlägg. Kom ihåg att se över och förlänga ledighetsansökningar i Medvind innan attest.

9 juni – sista dag för att lämna in underlag för nyanställningar, ändringar och avslut om de ska komma med i löneutbetalning för juni. Kom ihåg att ladda upp anställningsavtalen i lönesystemet om du inte använder digital signering.

Ny lönerapport i HR+
Nu finns det en ny lönerapport i HR+. I rapporten går det bland annat att se månadslön/timlön per medarbetare, eventuella tillägg, sysselsättningsgrad och ålder. Du hittar listan i HR+ under fliken “rapporter”, där väljer du “lönelista AcadeMedia”. Det är viktigt att bocka i ”select all” vid urvalet. Du hittar en manual för hur du tar ut rapporten här.

Kontakta oss gärna
Om du som chef har någon fråga inför sommaren så är du välkommen att ringa oss på 0771-794401, vardagar mellan klockan 9 – 15.

Vi hoppas att ingen har missat de mailutskick som kommer varje tisdag klockan 9 med vår gemensamma utbildning i digital säkerhet. Under våren genomför alla medarbetare inom AcadeMedia denna viktiga utbildning vars syfte är att trygga och stärka den digitala säkerheten för dig som individ, för oss som grupp och för vår verksamhet. Vi skickar en stark uppmuntran till dig som ännu inte genomfört lektionerna att ta dig den korta tid som krävs för att slutföra lektionerna samt att sprida ordet vidare till dina medarbetare. I höst startar en ny omgång av utbildningen för nya medarbetare. Om du har frågor kring utbildningen har vi samlat svaren på de vanligaste frågorna här.

Nedan hittar du punkter med saker att tänka på inför ledigheten. Genom förebyggande och främjande arbete får vi alla möjlighet till en lugn och skön ledighet.

• Informera dina medarbetare om att lägga in semestern i Medvind och klarmarkera tidrapporten innan de går på semesterledighet.
• Attestera dina medarbetares tidrapporter innan du själv går på semester så att rätt lön betalas ut till dina medarbetare. Se manual här.

Det är du som chef som ansvarar för att attest av dina medarbetares tidrapporter, kvitton och utlägg blir gjord. Vid behov kan attesträtten delegeras till någon annan, är detta aktuellt följ instruktionen Delegering av attest i Medvind (för tidrapporteringen) samt Delegering av attest i HR+ (för attest av kvitton och utlägg). Hör av dig till lön om det uppstår några problem.

• Glöm inte att registrera föräldraledighet/tjänstledighet eller avslut av anställning innan du går på ledighet. Registreras det in felaktigt eller för sent kommer lön att betalas ut vilket kan resultera i en bruttolöneskuld.

• Opto

Kom ihåg att vi under sommartider får in fakturor löpande som behöver hanteras. Om ni inte har möjlighet att hantera era fakturor under semestern behöver ni delegera (koda frånvaro) denna uppgift till en annan användare i OPTO. Stäm av med din närmsta chef.

Det är årsbokslut 1 juli, vilket innebär att det är sista dagen att hantera fakturor som ska belasta verksamhetsåret 22/23. Se därav till att hantera fakturor i god tid.

• Lösenord

Innan du går på semesterledighet är det en bra idé att skriva ner hur du hittat på lösenordet till respektive system exempelvis favoriträtt och hundens födelseår, skriv aldrig ner själva lösenordet.

• Ställ in autosvar på mailen

Glöm inte att ställa in frånvaromeddelande på din mail. Autosvaret bör upplysa om när du kommer tillbaka från semestern samt kontaktuppgifter till de personer i ditt team som är tillgängliga under din frånvaro.

Förslag på autosvar

Hej,

Jag har semester från den [datum] till den [datum]. Om ditt ärende inte kan vänta tills jag kommer tillbaka, kontakta min kollega [namn och mailadress].

Om du ansvarar för en funktionsmailadress, kontrollera att den är bemannad hela sommaren. Funktionsmail bör besvaras inom fyra timmar under kontorstid, om den har ett autosvar bör autosvaret följas upp med ett personligt mail inom ett dygn.

Vi välkomnar

Jonatan Genberg som medarbetare på IT servicedesk.
Jonatan börjar den 10 juni och har sin arbetsplats på kontoret i Stockholm. Hans närmaste chef är Jessica Ericsson.

 

 

 

Lena Carlberg som redovisningschef ekonomiservice (för- och grundskola samt gymnasium).
Lena har sin arbetsplats på kontoret i Stockholm och hennes närmaste chef är Carina Gustafsson.

 

 

 

Valle Markulic som medarbetare inom systemförvaltning lön.
Valle har sin arbetsplats på kontoret i Stockholm, och hans närmaste chef är Carina Gustafsson.

 

 

Vi gratulerar 

Anna Davidsson som den 1 juni tillträder rollen som ny kvalitetschef för grundskolorna och blir därmed chef för teamet av kvalitets- och utvecklingsansvariga samt förskoleutvecklare och fritidshemsutvecklare. Anna har tidigare varit teamledare för kvalitetsarbetet inom grundskolesegmentet.

 

 

 

Karin Widengren som den 1 juni tillträder rollen som ny HR-chef för grundskolorna och blir därmed chef för det team av HR business partners och HR-administratörer som arbetar med grundskolorna idag. Karin kommer senast från en roll som HR business partner för Noblaskolorna och Montessori Mondial.

 

Du som får påminnelsemail om detta månadsutskick ingår i den mailgrupp som tillhör ditt kontor. Har du någon kollega som inte får påminnelsemailet och har sin arbetsplats på något av kontoren i Göteborg eller på AFK i Stockholm, be hen att kontakta oss enligt nedan så lägger vi till hen i aktuell mailgrupp.

AFK i Stockholm – navet@academedia.se
Lilla Bommen i Göteborg – origo@academedia.se
Norra Ågatan i Göteborg – anna.garcia-karisaar@academedia.se